Camilla Spinola Consultora de Vendas

Apresentação em tema: "Camilla Spinola Consultora de Vendas"— Transcrição da apresentação:

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2 Camilla Spinola Consultora de Vendas
Oracle Brasil

3 Agenda Oracle E-Business Suite Visão Funcional Tipos de Demanda
Negociações Workflow Colaboração com Fornecedores Recebimento Controle de Estoque Portal Gerencial

4 Capacitação Básica 1 38 2

5 Oracle 11i: Construído para E-Business
Customer Relationship Management Supply Chain Management Desenvolver Vender Planejar Temos uma solução completa de aplicativos de ERP e CRM, abrangendo desde o planejamento e desenvolvimento de produtos até a venda e entrega, passando por toda cadeia de suprimentos. O Oracle E-Business Suite 11i possui todas as ferramentas necessárias para transformar sua empresa num e-business. Nossos aplicativos são 100% baseados na Internet. Por isso, basta um browser para poder acessá-los, o que diminui bruscamente a necessidade de manutenção das máquinas dos seus usuários e aumenta a performance dos produtos. Outro fator importante: nossos aplicativos possuem funcionalidades que permitem adotar um modelo self-service, possuem workflows automatizados e facilitam a colaboração entre sua empresa, seus clientes e seus fornecedores. Neste círculo, em vermelho temos representadas as famílias de produtos voltados para soluções de Supply Chain Management, enquanto as setas em laranja mostram os produtos de Customer Relationship Management. Com isso desejamos evidenciar que a Oracle possui uma suite completa de produtos, envolvendo todas as áreas de sua empresa. Enterprise Management Financeiro Ativos Projetos RH Manutenção Comprar Comprar Marketing Serviços Produzir Entregar

6 Solução Oracle de Compras Visão Funcional
Colaboração Self-Service de Requisições Requisições Manutenção Planejamento & Reposição Demanda Projeto & Engenharia Portal RFx Leilão Ofertas Cotações Lances Contra-Ofertas Fornecedores Contratos / Catálogos Alteração de Ordem Notificação Embarque Faturas Negociação Aprovação Ordem de Compra Mensagem: XML / EDI Recebimento Há três pontos principais a serem destacados quando abordamos a solução de compras da Oracle. São eles: a automação do processo, desde a requisição até o pagamento; a colaboração com fornecedores; e a inteligência integrada, que captura todas as atividades, provendo informações sobre a análise de gastos, a produtividade do processo e o desempenho de fornecedores. A figura apresenta uma visão funcional de compras das empresas: À esquerda temos a geração da demanda e suas diferentes fontes. No centro temos representadas a etapa de negociações e o fluxo normal de compras. Este fluxo normal aborda todo o processo, desde a aprovação da requisição, passando por uma possível solicitação de cotação, geração de ordens de compra, recebimento e pagamento. Para o caso de haver necessidade de uma ferramenta de negociações mais elaboradas, a Oracle possui um módulo totalmente integrado ao processo de compras que atende a esta necessidade. E, à direita, estão representados os fornecedores e os meios de manter a colaboração entre eles e sua empresa, através de troca de documentos, integração direta entre sistemas e o portal do fornecedor. Finalmente, na base do slide, temos representada a inteligência do portal, que permite fazer análises elaboradas das atividades realizadas, geração de relatórios e avaliação de índices de desempenho. Automatização do Processo EFT/Cheque Extrato Pagamento / Reconciliação Bancos Inteligência Integrada Análise de Despesas Produtividade de Aquisições Desempenho de Fornecedores

7 Compras Diretas e Indiretas Suporte a Todos os Tipos de Demanda
Manutenção da Planta Reposição de Estoque Requisição da Engenharia de Produto Previsões & Programação Requisições únicas (on-time) Processamento Externo Compras por Contratos Catálogo de Compras Compras para Projetos Serviços Profissionais Planejamento & Reposição Projeto & Engenharia Requisições Manutenção A geração de demanda tem diferentes origens e a Oracle trata qualquer uma delas. Neste slide colocamos uma lista das principais fontes de demanda das empresas, desde Manutenção de Ativo, Reposição Automática de Estoque e VMI até Serviços e Compras para Projetos. Nossa solução atende necessidades tanto de material direto, por exemplo insumos de produção, como indireto, tipo material de escritório. Self-Service de Requisições

8 Gestão de Fornecedores Flexibilidade
Cadastro único PF e PJ Nacional e estrangeiro Fornecedores de mercadorias, serviços e transporte. Colaboração com fornecedor através da web Cadastramento de fornecedores Desempenhos Ordens de compra Agendamento de entrega Acompanhamento de entrega e pagamentos Acordos de Compra A gestão de fornecedores é feita pelo sistema incluindo casos de fornecedores nacionais e estrangeiros, com controle de CNPJ e CPF, i.e., tanto para Pessoa Jurídica como para Pessoa Física. Os fornecedores podem ser desde transportadoras ou empresas prestadoras de serviços até distribuidores ou fabricantes de mercadorias. Esse cadastro permite que os fornecedores utilizem as ferramentas de colaboração e participem de forma mais ativa do processo de compras. Com isso também é possível fazer o controle do desempenho, uma vez que suas atividades estarão associadas ao seu cadastro. A geração de ordens de compra e o agendamento de entregas também utiliza estas informações, bem como o acompanhamento de entregas e pagamentos. Finalmente, os contratos e acordos de compra feitos entre a empresa compradora e os fornecedores também tem como base, entre outras coisas, o local dos fornecedores, inclusive para fins fiscais. Estas são algumas das funções do cadastro de fornecedores e suas utilizações pelo sistema de compras.

9 Processo de Compras ao Pagamento Visão de Processo
Analisa Gastos & Desenvolve Requerimentos Outorga Contrato/POs Auto-Criação Ordem de Compra Pagar Fornecedor Qualifica Fornecedores Acessa Conteúdo Eletrônico Enviar OC Eletrônica Para Fornecedor Receber Extrato Do Banco Negocia Contratos Gera Requisição/ Liberação Receber Bens ou Serviços Auto-Reconciliação Extrato do Banco O processo de compras pode ser dividido conceitualmente em três grupos: Negociação, Compras e Pagamento com Contabilização. Cada um destes grupos e suas etapas está representado neste slide e faz parte da nossa solução completa de suprimentos. É importante frisar alguns aspectos: Um: Todas as etapas são integradas, ou seja, as atividades dos usuários geram reflexos diretos sobre as demais etapas do processo. Dois: Todas as atividades são baseadas em workflows específicos, que automatizam partes do processo de compras. Três: A Oracle trata demanda direta e indireta, o que inclui compra de serviços. E, finalmente, através do processo há a integração com fornecedores e provedores de conteúdo. Avalia Ofertas Aprova Requisição/ Liberação Receber Faturamento Eletrônico Registrar Transação na Contabilidade Pagar e Contabilizar Negociar Comprar

10 Processo Integrado de Negociação
Demanda Negociação Fornecimento Engenheiros Projeto Colaboração Colaboração Portal DIRETA RFx Leilão Ofertas Cotações Lances Contra-Oferta Planejador Planejamento, Programação Multi-Rodadas de Negociações Manutenção Compras XML / EDI INDIRETA Empregado Bens & Serviços A etapa de compras, mencionada no slide anterior, tem diferentes abordagens no tratamento de requisições. A partir delas podemos criar uma ordem de compra, uma solicitação de cotação, leilão ou oferta, entre outros documentos. A geração de negociações é diretamente integrada às requisições. Seu resultado, que pode ser uma ordem de compra ou um contrato, fica automaticamente cadastrado no sistema. Estas negociações são geradas facilmente, tanto seguindo um passo-a-passo auto-explicativo como através de rascunhos e gabaritos pré-definidos. A análise dos lances para determinação do vencedor ou dos vencedores pode ser feita tanto on-line como fazendo o download do resultado em planilhas. Devido ao registro das atividades dos usuários pelo sistema, será possível à área de compras fazer uma análise de compradores e fornecedores, usando gráficos e relatórios gerados pela própria ferramenta de inteligência. Outorga Análise de Lances Análise dos Gastos Desempenho Fornecedores Seleção Fornecedores Inteligência

11 Suporte a Qualquer Negociação Métodos Flexíveis, Atende SUA Estratégia de Negócios
RFx / Cotação Complexos, Engineer to Order Construção, Gov. Dias ou Semanas Responder às Necessidades por Vários Atributos Leilão / Lances Atributos Bem Definidos Mobiliários, Memórias Horas Negocia Melhor Preço Ofertas / Contra Oferta Commodities Padrão Papéis, Metais, Óleos Varia Melhores Termos: Preço, Entrega, Pagamento Bens ou Serviços Exemplo Duração Foco Há diferentes tipos de negociação que podem ser criadas a partir das requisições. Uma RFx representa as Solicitações de Cotação, de Informação ou de Proposta. Este tipo de negociação aplica-se a itens técnicos e para os casos em que deseja-se avaliar não só o preço do item, mas suas características. Um exemplo típico é a usinagem de peças para máquinas que tem diferentes processos de fabricação e, neste caso, o fator decisivo não é somente o preço, mas também a qualidade da peça. Outro tipo de negociação é o Leilão. Este se aplica a casos em que o preço é o fator decisivo, já que há diferentes fornecedores para um produto idêntico, como por exemplo telefones celulares ou papel sulfite para impressora. Finalmente, as ofertas são usadas em casos nos quais o existem vários fatores que influenciam o preço final do produto, como frete e cotação do dólar praticada. Este tipo de negociação é usado para compra de commodities. Com isso e com os parâmetros que podem ser definidos na criação das negociações, a Oracle fornece à área de compras uma ferramenta integrada, flexível e que se adere às suas necessidades de negócio. RFx = Request for Information / Quote / Proposal

12 Suporte a Negociações Complexas Aumenta da Eficiência da Negociação
Negociações multi-rodadas Altera atributos entre rodadas Itens da negociação Convidados Controles gerais Convocação Auto-extensão Lances multi-atributo Monitora eventos do lance em tempo real Colaborativo através da discussão Lance parcial Lance mínimo & incrementos Alguns dos parâmetros que podem ser configurados pelo comprador ao criar uma negociação são mostrados neste slide. A negociação pode seguir várias rodadas. Assim, entre o término de uma rodada e início de outra podem ser alterados os participantes e os itens, por exemplo, aumentando a competitividade entre fornecedores. Durante uma negociação em andamento podem ser convidados outros participantes. O convite de fornecedores pode ser feito com base em gabaritos, economizando tempo para montar a lista de participantes. Outra funcionalidade interessante refere-se aos controles dos lances, como valor máximo por item, decremento mínimo entre lances, auto-extensão da negociação, lances sobre quantidade parcial ou total, sobre todos os itens ou permitindo a escolha, entre outros parâmetros de controle. As negociações permitem também a definição de atributos que caracterizam os itens. Estes atributos podem ser copiados de listas pré-definidas ou criados especificamente para uma negociação. Os fornecedores dão seus lances também colocando os valores deste parâmetros, como cor, material, etc. Assim, ao término da negociação, poderá ser feita uma avaliação com base não só no preço, mas também na qualidade do produto. Finalmente, toda participação de fornecedores pode ser controlada online e em tempo real e existe a possibilidade de se trocar mensagens de texto entre compradores e fornecedores durante a negociação num chat específico deste evento.

13 Requisição de Compra Interface Amigável
Catálogos Fornecedor de Conteúdo Cad. Fornecedor com XML, EDI, OBI, etc Fornecedores Catálogos Eletrônicos de Fornecedores Catálogo Virtual Comprador Interface web, intuitiva Personalizável por grupo de usuário Verifica orçamento de compra Requisições de compra e internas Permite identificar disponibilidade do material Catálogo Local Requisição de Compras A geração de requisições pelos usuários e seu tratamento pode ser feita com base em catálogos de fornecedores cadastrados no sistema de compras. Neste slide vamos discutir como manter estas informações de forma organizada, integrada e atualizada. Na parte de cima do slide, à direita, vê-se o universo do fornecedor, gerador das informações que desejamos disponibilizar aos compradores e requisitantes. Estas informações são usadas nos contratos e negociações mantidos pela área de compras para os usuários finais, representado na parte inferior, à esquerda. Há diferentes maneiras de disponibilizar estas informações aos usuários. Uma das formas é receber arquivos dos fornecedores e carregá-los no sistema, ou recebê-los de uma empresa especializada. Outra solução é ter o catálogo mantido por uma empresa especializada que poderá manter o catálogo não só estruturado mas também fazer o host do mesmo fora de sua base. Finalmente, pode-se permitir que os fornecedores tenham acesso a informações críticas através de um browser. A visualização dos itens é específica por grupo de usuário. A busca é feita usando uma interface web intuitiva e o envio das requisições pode passar por verificação e reserva de orçamento e verificação de disponibilidade. As requisições podem ser feitas entre organizações e entre subinventários de uma mesma organização, ou seja, requisições internas. Requisitante

14 Processos Orientados por Workflow Facilidade de Adaptar sem Customização
Descrição gráfica de todo o processo Modificar processo na medida em que o negócio se altera Captura exceções e toma ações Aperfeiçoamento contínuo dos processos Através de uma ferramenta flexível e sofisticada de workflow, os profissionais da área de compras poderão definir regras de aprovação e envio de notificações, modificar aprovadores e revisores de acordo com as suas regras de negócio, além de monitorar as ações e status em cada etapa do processo. A interface gráfica facilita a visualização do processo. A área de compras terá uma ferramenta que permitirá tomar ações com base em exceções e que irão aperfeiçoar o processo continuamente.

15 Processo de Compras Compra com Contrato e SDC
Importação Requisição de Compra Envia OC para Fornecedores Supplier Portal / EDI / FAx Workflow de Aprovação Workflow de Aprovação Contrato Agrega Requisições Os contratos com seus fornecedores, seus termos e condições podem já estar no sistema de forma que as requisições baseiem-se diretamente neles, eliminando erros do processo, diminuindo a papelada e com isso aumentando a produtividade da área de compras. Ao término da validade destes contratos e para firmar outros, novos contratos, poderá ser necessário negociar outra vez os termos e condições com seus fornecedores. Para isso, a integração com a ferramenta de compras permite que esta etapa do processo seja automatizada, baseada em workflows e gere como resultado o próprio contrato ou uma ordem de compra que passará por sua vez pelo processo de aprovação e envio de documentos ao fornecedor. Gostaríamos de salientar que a Oracle possui uma ferramenta que trata das importações, atendendo à legislação brasileira e totalmente integrada aos produtos da Oracle. Criação Solicitação de Cotação Cotação de Fornecedores Ordem de Compra Mapa de Cotação

16 Colaboração com Fornecedor Informação Direta a sua Rede de Fornecedores
Portal Comprador Fornecedor Usando o Portal, o sistema de compras da Oracle disponibiliza aos fornecedores a habilidade de usar um browser para controlar termos e condições de negócios e contratos e acessar algumas informações de sua empresa. Um comprador pode dar visibilidade a documentos chaves para que pequenos fornecedores os acessem sem necessidade de softwares sofisticados para isso, apenas um browser. Para o caso de fornecedores maiores e mais estratégicos, há técnicas mais sofisticadas de integração direta. Com isso, diminuem-se dramaticamente os custos de processamento administrativo que viriam tanto de compradores como de fornecedores. As responsabilidades designadas aos usuários de uma organização, seja de compra ou de venda, permite que os fornecedores acessem, através de uma única porta de entrada, todas as informações de que necessita para diferentes organizações de compra. Com todas estas informações disponíveis, os fornecedores poderão dar suporte pró-ativo às atividades da área de compras. Mensagem

17 Colaboração via Portal Fácil, Acesso Interativo
Pesquisa Rápida de Documentos Acesso aos Dados do Compras ao Pagamento Alertas & Notificações “Treinamento Zero” Acesso às informações da ordem ao pagamento Ordens Mais Recentes A tela apresentada neste slide traz um exemplo da interface do Portal de colaboração com o fornecedor. Todas as informações podem ser acessadas diretamente a partir da primeira página. Além disso, o uso do portal não exige treinamento, uma vez que sua interface é amigável e as atividades realizadas são auto-explicativas e seguem um passo-a-passo bastante simples. Apesar desta simplicidade, as informações disponíveis aos fornecedores abrangem o processo de compra desde a ordem de compra até o pagamento. Finalmente, os fornecedores poderão acessar no portal as avaliações feitas a respeito do recebimento e do pagamento dos produtos enviados, sendo que os relatórios que os avaliam permitirão a tomada de ações sem intervenção da área de compras. Embarques Mais Recentes

18 Recebimento Integrado Recebimento Fiscal e Físico
Inspeção de Recebimento Inspeção OK Fornecedores Recebimento Físico e Fiscal Recebimento Fiscal Ordem de Compra Entrada da NF Web, EDI, Fax Recebimento Físico Escrituração Fiscal Receb. Fiscal O recebimento de mercadorias é feito de forma totalmente integrada aos sistemas de compras, pagamento, inventário livros fiscais e contabilização, atendendo às necessidades da legislação do país. Inicia-se com a entrada das informações fiscais. Estas são validadas com a Ordem de Compra em relação à forma de pagamento, quantidade, valores, impostos, entre outros e estes dados permitem que seja feita a apuração dos custos de aquisição. Uma mesma nota fiscal pode estar associada a vários recebimentos. Pode-se definir o número de dias antes de gerar a fatura, sendo também permitido fazer correções, ajuste e devoluções de recebimentos. Após o recebimento fiscal dá-se o recebimento físico. Pode-se configurar o sistema para que um determinado fornecedor ou um determinado item seja inspecionado no momento do recebimento físico. Após a inspeção, caso esta seja aprovada o item entra no inventário (se for um item de inventário). Caso contrário, a mercadoria pode ser devolvida e tudo isso é acompanhado e controlado de forma integrada pelos sistemas. Agendas de Fornecimento Estoques AP Geração Aut. do Título e Pagamento Eletrônico GL

19 Recebimento Integrado Materiais e Serviços
NFF. 123 Recebimento Físico e Liberação Estoque Recebimento Fiscal Despesa direta Padrão NFF. 123 Recebimento Fiscal Recebimento Físico Liberação Estoque Despesa direta Fornecedor Inspeção Estoque Despesa direta NFF. 123 Recebimento Físico Inspeção de Recebimento Liberação Neste slide estão representados três processos de recebimento. O primeiro acima ilustra um recebimento direto, em que após o recebimento fiscal segue-se o recebimento físico com a liberação do pagamento ao fornecedor e da entrada no estoque da mercadoria. No centro está ilustrado um recebimento padrão, em que é feito o recebimento fiscal, em seguida o recebimento físico, para após ser feita a liberação e a entrada em estoque e o pagamento ao fornecedor. Finalmente, na base do slide, está representado um recebimento com inspeção, em que faz-se o recebimento fiscal, depois faz-se o recebimento físico seguido da inspeção que, somente após aprovação, permite que seja feita a liberação para entrada em estoque e para pagamento do fornecedor. Recebimento Fiscal Imobiliza Gera Etiqueta Ativo Fixo

20 Controle de Estoque Disponibilidade Tipos de Controle Aferição
Disponível para promessa (ATP) Por organização Multi-organização Tipos de Controle Localização Número de lote Número de série Aferição Contagem cíclica Inventário físico O controle do estoque possui funcionalidades de ATP, isto é, Available to Promisse, que avalia a disponibilidade do produto, na quantidade e na data requeridas, além de permite inventariar os itens de estoque, por organização ou multi-organização, através de uma monitoração do consumo, das compras, etc. A aferição do estoque pode ser feita por inventário físico ou por contagem cíclica. Os estoques podem ser controlados indicando-se sua organização, seu sub-inventário ou almoxarifado, e sua localização, como corredor, estante e gaveta, além poder-se manter o número de lote e o número de série dos itens.

21 Inventariar Inventário físico Contagem cíclica
Realiza inventário físico para um depósito ou para toda a organização Contagem cíclica Inventário físico para um item ou conjunto de itens Agendamento manual e automático, utilizando análise ABC... Múltiplos critérios de análise Ciclos diferentes de contagem por local Gera etiquetas de contagem, automático ou manual Ajustes Avaliação prévia de ajustes Com ou sem aprovações de ajustes Tolerância, recontagens Múltiplas aprovações de ajustes Inventário físico é um recurso totalmente automatizado utilizado para conciliar os saldos em estoque no sistema com as quantidades reais do inventário. As quantidades precisas dos níveis de estoque no sistema, são essenciais para gerenciar o suprimento e demanda, mantendo altos níveis de serviço e o planejando da produção. A aferição pode ser feita por organização ou por cada depósito. Na contagem faz-se uma instantâneo dos inventários a serem contados, para que não haja qualquer movimentação de estoque. O inventário cíclico permite lançar pedidos para inventariar um determinado produto ou conjunto de itens em datas específicas, mantendo um controle diferenciado dos estoques da empresa. Estes pedidos podem ser feitos manual ou automaticamente, inclusive com análise ABC. Em ambos os métodos de fazer o inventário, pode-se optar por emitir etiquetas automaticamente ou manualmente. Além disso, são definidas tolerâncias aceitáveis na contagem. Ultrapassando estes limites, pode-se encaminhar uma recontagem. Caso a recontagem continue fora dos limites, pode-se fazer ajustes no sistema pelos usuários autorizados. Este ajuste será registrado e armazenado no sistema, para avaliações e auditorias. Pode-se fazer um agendamento automático de acordo com a análise ABC, os itens A serão contados de 7 em 7 dias, os B de 15 em 15 dias, e assim por diante. Porém, se for necessário, pode-se fazer um agendamento manual. Pode-se utilizar ciclos diferentes de contagem por local e cada local pode ter seu próprio ciclo.

22 Portal Gerencial Fácil, Acesso Interativo
Home-Page Pessoal Hello Clough Malvern Alertas Intelligence baseada em função Portais & portlets pré- construídos Painel Unificado Medidas de Desempenho Gráficos Usando o sistema de compras da Oracle, o usuário gerencial terá uma visão personalizada de índices de desempenho, relatórios e gráficos pré-definidos. A apresentação destas informações é feita de forma customizada por usuário, utilizando uma interface Web. Os usuários poderão também criar novas análises e relatórios. Relatórios Análises Portal Corporativo

23 Solução Oracle de Compras Benefícios
Compras pelos Melhores Valores Ferramenta de Negociação através da Internet, suporte a negociações complexas Automatização do Fluxo de Compra ao Pagamento Integrado, processo da requisição ao pagamento gerenciado por workflow Estende a Eficiência Através da Colaboração com Fornecedor Acesso a Portal para estender as transações de P2P com notificação em tempo real, mensagens XML Identifica Oportunidades de Economia e Desempenho dos Fornecedores Análise de despesas e desempenho de fornecedor Bem, podemos resumir o que foi apresentado neste iSeminar em quatro principais mensagens: A primeira, Compra pelo Melhor Valor, refere-se ao poder das ferramentas de negociação e, conseqüentemente, à possibilidade de firmar contratos baseados não só no melhor preço, mas no melhor conjunto de condições. Em seguida, a Automatização do Fluxo da Compra ao Pagamento traz como benefícios a redução nos erros do processo, papelada e a integração direta entre as etapas da compra. Através da colaboração com fornecedores pode-se melhorar a troca de informações, o que também otimiza o processo de compras e permite a tomada de ações corretivas pelos próprios fornecedores, de forma pró-ativa. Finalmente, uma análise das atividades realizadas no sistema resulta na identificação de melhorias no processo, de forma contínua e antecipadamente.

24 Obrigado !!!! 1 38 2

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