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Gerenciamento de Grupos de Trabalho

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Apresentação em tema: "Gerenciamento de Grupos de Trabalho"— Transcrição da apresentação:

1 Gerenciamento de Grupos de Trabalho
Universidade Estadual de Maringá Departamento de Informática Mestrado em Ciência da Computação Gerência de Projetos Gerenciamento de Grupos de Trabalho Daniela de Freitas Guilhermino Trindade Maio/ 2007

2 Agenda

3 Metodologia PMBOK / PMI
Integração Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicações Risco Aquisições Integração RH Comunicação Qualidade Custo Prazo Escopo Risco Aquisição Fonte: Mylius & Marodin (2005)

4 As três dimensões da GP Processos de GP Responsabilidades de GP
Ciclo de Vida de Projetos Implementação Teste Encerrar Desenvolvimento Controlar Projeto Técnico Executar Definição e Justificação Planejar Iniciar Requisitos Integração Escopo Qualidade Cronograma Custo Comunicação Risco R H Aquisição Responsabilidades de GP

5 Planejamento dos Recursos Humanos
Processos de GP - Abordagem em RH Iniciação Termo de referência, Identificação de restrições e Premissas Designação Gerente Projeto Planejamento dos Recursos Humanos Início: Designaçõ do gerente de projeto através de um documento onde um representante da alta direção expressa o reconhecimento formal da autoridade do gerente d projeto Composição da equipe do projeto Matriz de responsabilidade

6 Composição da Equipe As equipes de projeto podem ter diferentes formas, que serão definidas conforme o tamanho do projeto. Estruturas organizacionais clássicas Funcional Força-tarefa ou projetos Matricial

7 Modelo Funcional Organizados em torno de áreas funcionais
Equipes: Administradas pelos gerentes funcionais; Equipe de projeto é composta por pessoas do mesmo departamento Recursos para projeto - Vêm da organização funcional - Projeto em parcelas

8 Modelo Funcional Vantagens: Há autoridade clara;
Não necessitam negociar com outras organizações em relação aos recursos; Os membros da equipe tendem a ser familiarizados entre si. Desvantagens: Falta de especialistas; Os membros da equipe poderão ter outras responsabilidades fora do projeto.

9 Modelo Força Tarefa/ Projeto
Orientado para tarefa e para equipe Desafios: mobilização e desmobilização do pessoal

10 Modelo Força Tarefa/ Projeto
Vantagens: Clara autoridade Foco claro Desvantagens: Duplicação de recursos, pois os recursos escassos devem ser duplicados para os projetos diferentes

11 Modelo Matricial As organizações matriciais permitem que os departamentos funcionais tenham seu foco nas competências específicas dos negócios, e permitem que os projetos sejam integrados por especialistas de toda a organização. Duas chefias ao mesmo tempo.

12 Modelo Matricial Vantagens:
Alocação com eficiência de todos os recursos, especialmente as qualificações raras que não são necessárias a tempo integral no projeto. Mais flexível quando trata das mudanças das necessidades e das prioridades do negócio. Desvantagens: Relações de subordinação são complexas. Torna-se mais importante para os funcionários desenvolver habilidades de gerenciamento do tempo, para garantir que as expectativas de trabalho de múltiplos gerentes sejam atendidas. Requer uma boa comunicação e a cooperação entre os diversos gerentes funcionais e gerentes de projetos que necessitam utilizar os mesmos recursos.

13 Responsabilidades Gerente Funcional Gerente de Projetos
Define como o trabalho vai ser feito; Define onde a tarefa será executada; Indica quem fará o trabalho; Garante que as entradas de uma tarefa sejam integradas corretamente. Gerente de Projetos Define o que vai ser feito; Define prazos; Elabora estratégia de trabalho; Define Orçamento; Controla a execução do projeto.

14 Atributos do Gerente de Projetos Matricial
Maturidade como gerente; Experiência em administração de projetos; Habilidade de planejamento; Boa visão das diferentes áreas envolvidas no projeto; Capacidade de negociação e articulação; Habilidade para definir responsabilidades; Capacidade de coordenar reuniões objetivamente; Habilidade para tomar decisões a partir das contribuições do grupo; Capacidade de entendimento do clima emocional do grupo;

15 Análise Comparativa - Estruturas Organizacionais
Aspectos Funcional Matriz Força Tarefa Projeto Balanceada Autoridade do Gerente de Projetos Nehuma Limitada Moderada Alta Total Dedicação do Gerente de Projetos Baixa Até 30 % Até 75% Até 100% Alocação da Equipe Parte do tempo Fonte: Martins (2006)

16 Divisão de autoridade e atividades entre o GP, GF e Diretoria
X= toma decisão = é consultado = executa Fonte: Duarte (2000)

17 Relação entre responsáveis pelo Planejamento, Controle e Execução do Projeto
Gerente Geral de Projetos Executivo de Projetos Gerente Funcional Status O que? Status - Projeto Quão Bom Escritório Projetos Gerente do Projeto A Líder Funcional do Projeto A Quando? Quem Quanto? Responsável pelo pacote de trabalho Como Pessoas Responsáveis Status Responsável pelo pacote de trabalho Como Pessoas Responsáveis Fonte: CLELAND (2002)

18 Matriz de Responsabilidades
WBS José André Ricardo Mariana 1.1 - Modelo de Negócios A F E R 1.2 - Especificação Técnica P 1.3 - Programação 1.4 -Testes 1.5 - Homologação E/A 1.6 -Implantação F = fornece informação ou dados / E = executa R = revisa / P = participa ou apoia / A = aprova Fonte: Martins (2006)

19 Execução e Controle - RH
Gerenciamento RH:Desempenho e Motivação Solução de Conflitos Retirada Estratégica Panos Quentes Negociação Colaboração Força Atender necessidade de contratação ou treinamento não previstos

20 Encerramento Formaliza a finalização do projeto aos olhos dos participantes. Encerramento dos contratos estabelecidos com terceiros

21 Desenvolvimento da Equipe
É preciso que as pessoas “realmente” queiram fazer as coisas da forma como o gerente pede. Equipe eficaz  Propósito claro - Delegação, Relacionamento, Comunicação, Flexibilidade e Reconhecimento Uma boa equipe: Tarefa Limite Nível de desempenho prometido Prazo Final Cliente

22 Equipes Eficazes Eu sei o que preciso fazer e os objetivos da equipe são claros; Todos assumem um certo grau de responsabilidade pela liderança; Existe participação ativa de todos; Eu me sinto valorizado e apoiado pelos outros; Os membros da equipe me escutam quando eu falo; Diferençcas de opinião são respeitadas; Nós gostamos de trabalhar juntos e achamos nosso convívio prazeroso e divertido;

23 Estágios – Formação de uma equipe
Por que, Quem, Qualificações, Tamanho, Recursos, Descarte ? Maturação Conflitos de Grupo e Mudanças O que, Quais papéis, Patrocinador, Comando, Decisões, Desacordos, Pontos Fortes, Quando, Comunicação?

24 Estágios de Desenvolvimento de Equipe
Orientação Insatisfação Resolução Comprometimento Alto e Competência Baixa Produção Comprometimento Baixo e Competência Média Comprometimento Variável e Competência Alta Comprometimento Alto e Competência Alta

25 Estilos de Liderança Parâmetros: Competência e Comprometimento
Funções de tarefa e manutenção Direção: Fornece instruções específicas - quais tarefas serão executadas e como serão. Supervisão rigorosa. Orientação Treinamento: Dirigir e Supervisionar. Treinar, Incentivar, Discutir decisões e Solicitar Sugestões. Insatisfação Apoio: Facilitar e apoiar esforços da equipe. Escutar, Compartilhar tomada de decisões. (Membros tem mais autonomia planejar e executar) Resolução Delegação:Responsabilidade do processo decisório e da solução de problemas dos subordinados. Produção

26 Problemas comuns aos gerentes
Ignorância Supertreinados Talentosos demais Muito bondoso Estilos inapropriados Colocam-se adiante da equipe Não toleram o fracasso Negligência quanto às necessidades profissionais dos membros Medo de assumir riscos

27 Os bons líderes... Projetam energia, fornecem motivação
Estão envolvidos, envolvem, compartilham informações Auxiliam na evolução e na mudança Usam persuação e perseverança Enxergam além do óbvio Visão sistêmica São habituais professores Alavancam o foco e a integração. Apóiam a criatividade Tomam iniciativas Esquivam-se da negatividade Nunca se acomodam


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