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Gerência de Projetos Gerenciamento de Grupos de Trabalho Daniela de Freitas Guilhermino Trindade Maio/ 2007 Mestrado em Ciência da Computação Universidade.

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1 Gerência de Projetos Gerenciamento de Grupos de Trabalho Daniela de Freitas Guilhermino Trindade Maio/ 2007 Mestrado em Ciência da Computação Universidade Estadual de Maringá Departamento de Informática Mestrado em Ciência da Computação

2 Agenda

3  Integração  Escopo  Tempo  Custo  Qualidade  Recursos Humanos  Comunicações  Risco  Aquisições Metodologia PMBOK / PMI Integração CustoPrazo Escopo RH Risco Comunicação Aquisição Qualida de Fonte: Mylius & Marodin (2005)

4 As três dimensões da GP Encerrar Controlar Executar Planejar Iniciar Aquisição R H Risco Comunicação Custo Cronograma Escopo Qualidade Integração Implementação Teste Desenvolvimento Projeto Técnico Requisitos Definição e Justificação Processos de GP Responsabilidades de GP Ciclo de Vida de Projetos

5  Planejamento dos Recursos Humanos  Composição da equipe do projeto  Matriz de responsabilidade  Iniciação  Termo de referência, Identificação de restrições e Premissas  Designação Gerente Projeto Processos de GP - Abordagem em RH

6 Composição da Equipe As equipes de projeto podem ter diferentes formas, que serão definidas conforme o tamanho do projeto.  Estruturas organizacionais clássicas Funcional Força-tarefa ou projetos Matricial

7 Modelo Funcional  Organizados em torno de áreas funcionais  Equipes: Administradas pelos gerentes funcionais;  Equipe de projeto é composta por pessoas do mesmo departamento  Recursos para projeto - Vêm da organização funcional - Projeto em parcelas

8 Vantagens:  Há autoridade clara;  Não necessitam negociar com outras organizações em relação aos recursos;  Os membros da equipe tendem a ser familiarizados entre si. Desvantagens:  Falta de especialistas;  Os membros da equipe poderão ter outras responsabilidades fora do projeto. Modelo Funcional

9  Orientado para tarefa e para equipe  Desafios: mobilização e desmobilização do pessoal Modelo Força Tarefa/ Projeto

10 Vantagens:  Clara autoridade  Foco claro Desvantagens:  Duplicação de recursos, pois os recursos escassos devem ser duplicados para os projetos diferentes Modelo Força Tarefa/ Projeto

11 Modelo Matricial  As organizações matriciais permitem que os departamentos funcionais tenham seu foco nas competências específicas dos negócios, e permitem que os projetos sejam integrados por especialistas de toda a organização.  Duas chefias ao mesmo tempo.

12 Vantagens:  Alocação com eficiência de todos os recursos, especialmente as qualificações raras que não são necessárias a tempo integral no projeto. Mais flexível quando trata das mudanças das necessidades e das prioridades do negócio. Desvantagens:  Relações de subordinação são complexas.  Torna-se mais importante para os funcionários desenvolver habilidades de gerenciamento do tempo, para garantir que as expectativas de trabalho de múltiplos gerentes sejam atendidas.  Requer uma boa comunicação e a cooperação entre os diversos gerentes funcionais e gerentes de projetos que necessitam utilizar os mesmos recursos. Modelo Matricial

13 Responsabilidades  Gerente de Projetos - Define o que vai ser feito; - Define prazos; - Elabora estratégia de trabalho; - Define Orçamento; - Controla a execução do projeto.  Gerente Funcional - Define como o trabalho vai ser feito; - Define onde a tarefa será executada; - Indica quem fará o trabalho; - Garante que as entradas de uma tarefa sejam integradas corretamente.

14 Atributos do Gerente de Projetos Matricial Maturidade como gerente; Experiência em administração de projetos; Habilidade de planejamento; Boa visão das diferentes áreas envolvidas no projeto; Capacidade de negociação e articulação; Habilidade para definir responsabilidades; Capacidade de coordenar reuniões objetivamente; Habilidade para tomar decisões a partir das contribuições do grupo; Capacidade de entendimento do clima emocional do grupo;

15 Análise Comparativa - Estruturas Organizacionais AspectosFuncional Matriz Força Tarefa FuncionalProjetoBalanceada Autoridade do Gerente de Projetos NehumaLimitadaModeradaAltaTotal Dedicação do Gerente de Projetos BaixaAté 30 %Até 75%Até 100%Total Alocação da Equipe Baixa Parte do tempo Total Fonte: Martins (2006)

16 Divisão de autoridade e atividades entre o GP, GF e Diretoria X= toma decisão = é consultado  = executa Fonte: Duarte (2000)

17 Fonte: CLELAND (2002) Relação entre responsáveis pelo Planejamento, Controle e Execução do Projeto Gerente Geral de Projetos Executivo de Projetos Gerente do Projeto A Gerente Funcional Escritório Projetos Líder Funcional do Projeto A O que? Quando? Quanto? Status Responsável pelo pacote de trabalho Pessoas Responsáveis Quem Como Quão Bom Status - Projeto Status

18 Matriz de Responsabilidades WBSJoséAndréRicardoMariana Modelo de NegóciosAFER Especificação TécnicaA EP ProgramaçãoP RE 1.4 -TestesP EF Homologação E/AFF 1.6 -Implantação E/APE F = fornece informação ou dados / E = executa R = revisa / P = participa ou apoia / A = aprova Fonte: Martins (2006)

19  Execução e Controle - RH  Gerenciamento RH:Desempenho e Motivação  Solução de Conflitos - Retirada Estratégica - Panos Quentes - Negociação - Colaboração - Força  Atender necessidade de contratação ou treinamento não previstos

20  Encerramento  Formaliza a finalização do projeto aos olhos dos participantes.  Encerramento dos contratos estabelecidos com terceiros

21  Desenvolvimento da Equipe  É preciso que as pessoas “realmente” queiram fazer as coisas da forma como o gerente pede.  Equipe eficaz  Propósito claro - Delegação, Relacionamento, Comunicação, Flexibilidade e Reconhecimento  Uma boa equipe: - Tarefa - Limite - Nível de desempenho prometido - Prazo Final - Cliente

22  Eu sei o que preciso fazer e os objetivos da equipe são claros;  Todos assumem um certo grau de responsabilidade pela liderança;  Existe participação ativa de todos;  Eu me sinto valorizado e apoiado pelos outros;  Os membros da equipe me escutam quando eu falo;  Diferençcas de opinião são respeitadas;  Nós gostamos de trabalhar juntos e achamos nosso convívio prazeroso e divertido; Equipes Eficazes

23  Formação - Por que, Quem, Qualificações, Tamanho, Recursos, Descarte ?  Maturação - Conflitos de Grupo e Mudanças - O que, Quais papéis, Patrocinador, Comando, Decisões, Desacordos, Pontos Fortes, Quando, Comunicação? Estágios – Formação de uma equipe

24 Estágios de Desenvolvimento de Equipe Orientação Insatisfação Resolução Produção Comprometimento Alto e Competência Baixa Comprometimento Baixo e Competência Média Comprometimento Variável e Competência Alta Comprometimento Alto e Competência Alta

25 Estilos de Liderança  Parâmetros: Competência e Comprometimento  Funções de tarefa e manutenção Direção: Fornece instruções específicas - quais tarefas serão executadas e como serão. Supervisão rigorosa. Orientação Treinamento: Dirigir e Supervisionar. Treinar, Incentivar, Discutir decisões e Solicitar Sugestões. Insatisfação Apoio: Facilitar e apoiar esforços da equipe. Escutar, Compartilhar tomada de decisões. (Membros tem mais autonomia planejar e executar) Resolução Delegação:Responsabilidade do processo decisório e da solução de problemas dos subordinados. Produção

26 Problemas comuns aos gerentes  Ignorância  Supertreinados  Talentosos demais  Muito bondoso  Estilos inapropriados  Colocam-se adiante da equipe  Não toleram o fracasso  Negligência quanto às necessidades profissionais dos membros  Medo de assumir riscos

27 Os bons líderes...  Projetam energia, fornecem motivação  Estão envolvidos, envolvem, compartilham informações  Auxiliam na evolução e na mudança  Usam persuação e perseverança  Enxergam além do óbvio  Visão sistêmica  São habituais professores  Alavancam o foco e a integração.  Apóiam a criatividade  Tomam iniciativas  Esquivam-se da negatividade  Nunca se acomodam


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