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Gestão Documental. 1. APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO A logicpulse propõe uma solução de gestão documental, doc.track, com base nas últimas tecnologias, que permite.

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1 Gestão Documental

2 1. APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO A logicpulse propõe uma solução de gestão documental, doc.track, com base nas últimas tecnologias, que permite permite digitalizar, arquivar, pesquisar e recuperar os seus documentos em segundos. Com a solução doc.track, a Logicpulse pretende ultrapassar variadíssimos problemas e lacunas de gestão documental existente em variadas organizações e Instituições. Gestão Documental

3 1. APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO Gestão Documental Realizar pesquisas e consultas avançadas; Convenções de nomenclatura de arquivo; Flexibilidade no controlo de acessos de todos os usuários individuais; Acesso rápido, seguro e flexível a todos os documentos; Localização de documentos quase instantaneamente usando pesquisas personalizadas; Ligação automática com documentos relacionados; Atividades Track / auditoria relacionados a cada documento; Maior visibilidade sobre o desempenho de processo permitindo melhorar a sua eficiência. 1.1 Vantagens do sistema doc.track doc.track Redução de custos Cumprir com os regulamentos Guardar todos os tipos de documentos Garantir a segurança Economizar tempo e melhorar a eficiência Melhorar a produtividade da equipa

4 2. O DOC.TRACK Gestão Documental  Desmaterialização Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos eletrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério. Após a digitalização para ficheiros PDF, os seus documentos são convertidos em ficheiros de Microsoft Word® e armazenados digitalmente, permitindo o acesso aos mesmos de forma prática e fácil, e os documentos originais podem ser armazenados para ocuparem o menor espaço possível, rentabilizando as suas instalações. 2.1 Funcionalidades do sistema doc.track

5 2. O DOC.TRACK Gestão Documental  Integração com outro software Veja os documentos digitalizados diretamente no seu software de gestão. Com um clique, coloque os documentos do Microsoft Office® e CRM na gestão documental.  Cumprimento da legislação Associe os seus documentos a assinaturas digitais e temporais (time stamp), garantindo a validade jurídica e fiscal.  Leitura OCR Ao digitalizar os seus documentos, o software reconhece o respetivo conteúdo e processa-o automaticamente. Por exemplo, uma fatura de fornecedor é registada automaticamente no software de gestão.

6 2. O DOC.TRACK Gestão Documental  Normalização Normalização de todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos. Passa a ter todos os documentos com o mesmo formato, o que facilita a utilização e edição dos mesmos.  Indexação Catalogação e classificação dos documentos eletrônicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e eletrônico. Permite que, tal como no arquivo físico anterior, seja catalogados e classificados os documentos, mas facilitando o acesso aos mesmos, de forma digital.

7 2. O DOC.TRACK Gestão Documental  Workflow Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos. Pode decidir qual o destino do documento digital e os passos que se processam até ao mesmo, desde a publicação do documento até ao arquivamento deste.  Pesquisa Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte. Desta forma consegue aceder a qualquer momento e de forma digital aos seus documentos, sem que para isso tenha que se deslocar ao repositório físico.

8 2. O DOC.TRACK Gestão Documental  Redução de Custo A redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo. Vai ver as suas despesas relacionadas com a gestão documental reduzidas significativamente, pois passará a usufruir de uma solução que tornará mais fácil a utilização dos seus documentos, eliminará a necessidade de realizar cópias físicas dos mesmos e reduzirá consideravelmente as dimensões do seu arquivo físico.

9 Apresentamos de seguida algumas das empresas onde temos instaladas soluções LogicPulse, estas referências podem confirmar a qualidade dos nossos sistemas: 3. REFERÊNCIAS Gestão Documental

10 Luanda: Avenida do Brasil, Rua Hoji ya Henda, Prédio 43, 1º E, Luanda Lubango Centro Comercial Millennium LJ 49, Praça J. paulo II, Lubango Tel.: Telm.:

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