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Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos e Processos Janeiro / 2012. Easy Doc ® Soluções Integradas Ltda Em 2011, a Easy Doc® comemorou 6 anos no.

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Apresentação em tema: "Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos e Processos Janeiro / 2012. Easy Doc ® Soluções Integradas Ltda Em 2011, a Easy Doc® comemorou 6 anos no."— Transcrição da apresentação:

1 Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos e Processos Janeiro / Easy Doc ® Soluções Integradas Ltda Em 2011, a Easy Doc® comemorou 6 anos no mercado. Uma trajetória de muito sucesso marcada pela excelência de seu trabalho e pelo respeito aos padrões éticos, valores e condutas que valorizam o ser humano e a vida. Criada com o objetivo de atender a crescente demanda por controle de processos e documentos, presta serviços de BPO e é revenda dos scanners Fujitsu, principal fabricante de scanners para documentos. A Easy Doc® rapidamente firmou sua marca no mercado tornando-se sinônimo de confiança e qualidade. Sempre orientada pela tecnologia e evoluindo junto ao mercado, a Easy Doc® acompanhou o desenvolvimento das necessidades dos escritórios modernos e passou a desenvolver soluções de ponta. Missão Satisfazer as necessidades de nossos clientes, oferecendo soluções completas que desenvolvam continuamente alto valor agregado aos processos de negócio. Visão Ser uma empresa atuante e sólida, que opere com foco no cliente e com o máximo de qualidade, eficiência e confiabilidade, mantendo sempre a ética e a constância de propósitos. Foco A Easy Doc® é uma empresa 100% focada em oferecer produtos e serviços ligados às tecnologias de Processos e Documentos, com forte ênfase na inovação do processo de implantação junto ao mercado. Suas soluções foram concebidas baseadas em demandas reais recebidas de nossos clientes e a experiência adquirida por cerca de 11 anos em soluções de impressão/cópia de documentos, gestão empresarial, ERP`s e RH.

2 Consultoria em Gestão Eletrônica de Documentos e Processos Janeiro / PORTFÓLIO DE SOLUÇÕES

3 Solução O Easy Doc Suíte é uma ferramenta que agrega um conjunto de conceitos voltados ao gerenciamento de documentos e processos de forma digital. Seu principal objetivo é fornecer segurança, organização e acessibilidade em um ambiente integrado e corporativo para as questões envolvendo digitalização, armazenamento, localização, controle de fluxo e recuperação de documentos no meio eletrônico. Easy Doc SUITE Gerenciamento de Conteúdo – GED Controle de Fluxos de Documentos – Workflow Formulários Eletrônicos Certificação Digital Biometria FTP Collector Relatórios Gerenciais Easy Doc SUITE

4 Módulos WORKFLOW – GESTÃO E AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS Otimização no fluxo de informações e documentos, incluindo formato gráfico, através do ambiente web, com segurança e integração corporativa. Integra eventos manuais com eventos automatizados da empresa, permitindo a rastreabilidade e posterior medição de cada processo, etapa e colaborador envolvido. FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS Definição de templates ( padrões ) de documentos, criação automática dos mesmos, substituindo partes variáveis de forma automática, além de integrar a aplicação web com a edição do documento na estação do usuário. BIOMETRIA Com a tecnologia da biometria + workflow é possível identificar e autenticar as ações realizadas no sistema com total segurança, além de poder criar aplicações que necessitam de validação biométrica moldadas às necessidades do cliente. OCR / BARCODE Reconhecimento de caracteres através de imagem baseados nas tecnologias de OCR ou Código de Barras, identificando padrões de informações através de regras de negócio e integração com as bases de dados. GED – GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Representa o ciclo de vida do documento desde a sua criação ou captura inteligente até sua disponibilidade final para consulta on-line do usuário, em ambiente web, com segurança e integração corporativa. CERTIFICAÇÃO DIGITAL Tecnologia que permite a criação ou assinatura de documentos e processos, dentro do padrão legal brasileiro ( ICP-Brasil ), através da assinatura digital de uma pessoa física ou jurídica, eliminando O papel, reduzindo custos, e aumentando a eficiência da operação. DIGITALIZAÇÃO DISTRIBUÍDA FTPCollector – Digitalização inteligente sobre o painel de multi-funcionais, permitindo uma pré- Indexação e posterior captura automatizada do documento. ANÁLISE GERENCIAL Ferramenta de EIS ( Executive Information System ), que fornece um ambiente flexível para geração de gráficos e relatórios, além de ferramenta de medição on-line de indicadores dos processos da empresa.

5 Arquitetura Visão Geral do Sistema (Arquitetura de Componentes)

6 Gerenciamento de Conteúdo – GED Gerenciamento de qualquer Tipo de Processo, Tipo de Documento, armazenando qualquer tipo de extensão como: Word, Excel, Power Point, Cad, jpg, pdf, tiff, , voz e vídeo. Através deste módulo, serão digitalizados e ficarão armazenados em banco de dados todos os documentos do processo, proporcionando organização, conformidade, agilidade, e segurança, ambientes client e web, incluindo funcionalidades como criação, digitalização, localização, download, upload, digitalização profissional, indexação, workflow e integração com Sistemas de Gestão (ERP).

7 Eficiente ferramenta para Controle de Processos de (qualquer natureza) como: Jurídicos, RH, Processo de Compra, entre outros.

8 OCR ( indexação automática) Com o módulo de captura por OCR e CÓDIGO DE BARRAS, o Easy Doc é capaz de identificar e diferenciar em um grande lote de imagens digitalizadas quais são os tipos de documentos, e ainda mais, indexar o documento com os dados ocerizados. É um módulo de apoio à indexação que traz acima de tudo rapidez e auxílio no processo de disponibilização das imagens no GED.

9 Workflow Este módulo fornece suporte total a processos como elaboração, revisão, cancelamento, distribuição, cópia controlada, controle de versões e conformidades. Operações como a colaboração entre as pessoas, a verificação dos prazos de vencimento e a distribuição dos documentos serão controladas através do Workflow embutido no produto. Além disso, poderão ser emitidos alertas e avisos de novas tarefas através da própria interface do Easy Doc ou através de para os responsáveis. Os fluxos podem ser adequados aos padrões da empresa, garantindo aderência total. Será possível ainda estabelecer ações e avisos de contingências, caso tarefas não sejam executadas nos tempos previstos ou determinadas situações ocorram. Todas as atividades realizadas através do produto são auditadas, permitindo que, a qualquer momento, sejam verificadas pendências, atrasos, tempos de resposta, e o histórico dos fluxos e das comunicações geradas na colaboração. Visualização Gráfica do FLuxo Comentários sobre a etapa Botões de Ações

10 Workflow Consultoria; Suporte total à empresa em processos; Os fluxos podem ser adequados aos padrões da empresa, garantindo aderência total; Automação de tarefas; Economia de tempo; Integração de tecnologias; Rastreabilidade; Regras, condições e segurança; Envio de s automáticos;

11 Exemplos de Aplicações (Construções/Obras)

12 DIÁRIO DE OBRAS Workflow de acompanhamento da obra, envolvendo a análise de não-conformidades e gestão documental. Aplicações

13 Processo de Compras Aplicações

14 Certificação Digital Utilizando os recursos da Certificação Digital, é possível criar documentos e processos digitais originais e autênticos, além de digitalizar acervos de documentos, liberando espaço físico. Além disso, é possível assinar e distribuir digitalmente novos documentos e processos, eliminando custos com papel.

15 FTPCollector Inteligência da solução consistindo em ferramenta que captura arquivos em ambiente windows com armazenamento automático em banco de dados; Coleta automática de documentos gerados pelo ERP e demais sistemas com armazenamento no Easy Doc. Solução para Digitalização Distribuída ou Busca Automática de Arquivos Exemplos: Captura de XML, Captura de Backup’s, ’s, etc.

16 Digitalização Distribuída Através da interface web é possível interligar todas as filiais, para que a documentação gire em torno de um fluxo de trabalho. É possível ainda a migração manual ou automática de bases de produção descentralizadas para base de dados central.

17 Formulários Eletrônicos Os Formulários Eletrônicos possibilitam a rápida criação ou modificação de telas que complementam os sistemas de gestão, sem a necessidade de desenvolvimento técnico. Informações complementares podem ser trazidas para a tela e consistências podem ser feitas a partir de dados de outras aplicações no banco de dados

18 Análise Gerencial Definição de relatórios e gráficos pré-definidos e disponibilização de ambiente para geração pelo próprio usuário; Ferramenta de Monitoração On-Line de Indicadores de processos ( painel de monitoração e avisos de processos ). EIS – Executive Information SystemMonitoração On-Line de Processos

19 SEGMENTOS ATENDIDOS

20 Aplicações Diversas ENGENHARIA COMERCIAL QUALIDADE JURÍDICO RH ANÁLISE DE CRÉDITO HELP-DESK LOGÍSTICA e TRANSPORTE FISCAL FINANCEIRO

21 Funcionalidades detalhadas do Produto

22 Funcionalidades do Produto Configuração de aplicativos, ícones e seus múltiplos caminhos de rede por extensão de arquivo; Configuração de aplicativo de impressão por aplicativo; Configuração de tipos de documentos e suas propriedades (campos), automaticamente via comando SQL; Definição de campos chave (informados) e descritores (obtidos automaticamente) via comando SQL; Definição de tipos de documentos processos, tipos que englobam tipos de documentos filhos; Configuração de numeradores e sua geração automática em propriedades de tipos de documentos; Configuração de cargas de arquivos texto e a associação de suas linhas e posições com propriedades e pastas de arquivamento; Configuração de tamanhos mínimos de páginas digitalizadas; Definição de intervalo de tempo para atualização de atividades de workflow; Cadastramento de domínios de valores, com suas opções, e sua associação com propriedades de tipos de documentos; Parametrização de níveis e operações de log desejados, por documentos, arquivos, propriedades, pastas, login/logout, operações de localização e alterações de senhas; Rotina de atualização de palavras sobre dicionário OCR a partir de arquivo de vocabulários; Definição de atualização automática de OCR no arquivamento do documento ou rotina a ser executada em horário posterior; Listagem de utilização do repositório, por cofres, pastas, tipos de documentos e extensões de arquivo; 1. Administração

23 2. Interface do Sistema Configuração de aplicativos, ícones e seus múltiplos caminhos de rede por extensão de arquivo ; Árvore hierárquica de cofres e pastas conforme privilégios e acessos do usuário ; Pasta virtual automática com atividades de workflow ; Pasta virtual automática com documentos localizados por pesquisa ; Montagem dinâmica de nomes de documentos, seus ícones representativos e demais informações ; Ajuste automático de layout para propriedades do tipo de documento selecionado ; Ajuste automático de layout para opções de decisões de workflow e chamadas de aplicativos contextuais ; Possibilidade de marcação de documentos da tela e sua impressão e envio de em lotes marcados ; Funcionalidades do Produto

24 3. Operações Permite armazenar qualquer tipo de documento (imagens digitalizadas, MS Word, MS Excel, MS Power Point, Auto Cad, PDF, TXT, etc) ; Permite armazenar qualquer documento em banco de dados até o limite máximo permitido no banco de dados ; Capacidade de gerenciamento próprio do scanner, transferindo as digitalizações diretamente para o banco de dados, evitando a necessidade de softwares externos para fazer digitalizações ; Criação de novos cofres e pastas, conforme os privilégios do usuário ; Criação de novo documento, a partir de template ; Substituição automática de bookmarks para documentos word pelas propriedades informadas no documento ; Cópia de documentos de seu local origem para pasta destino definida ; Criação de nova versão de documento a partir da sua última versão ; Localização de documentos por tipo de documentos em que o usuário possua acesso ; Por propriedades definidas para pesquisa ; Diferenciando ou não maiúsculas / minúsculas, caracteres coringas e somente a última versão ; Por conteúdo ( pesquisa textual baseado em OCR prévio gerado no dicionário); Conteúdos combinados nos critérios “AND’ e ‘OR’; Por características de arquivos ( mesmos critérios oferecidos pelo windows) ; Funcionalidades do Produto

25 3. Operações (cont.) Visualização automática de documentos ; Visualizador próprio multi-page para imagens ; Visualização de 1, 2 ou 4 páginas simultâneas ; Reordenação de páginas para frente ou trás ; Recatalogação de páginas para outros tipos de documentos ; Edição da imagem selecionada ; Impressão total ou de intervalos definidos de páginas ; Função OCR para visualização na tela do texto reconhecido ; Redigitalização do documento inteiro ; Inserção de novas páginas via digitalização em determinado ponto do documento ; Redigitalização da página selecionada ; Eliminação de página selecionada ; Navegação para página próxima, anterior, primeira ou última ; Rotação 90% para direita e esquerda, e rotação 180% ; Zoom + e zoom - ; Chamada de visualizadores externos conforme o tipo de documento ; Funcionalidades do Produto

26 3. Operações (cont.) Edição externa de documentos conforme o tipo de documento ; Atualização automática no banco de dados em caso de modificação na edição ; Eliminação de processos de documentos, documentos ou páginas de documentos ; Vínculo entre documentos, marcando origem e destino ; Visualização na tela de documentos vinculados ao documento selecionado ; Exportação de processo de documento ou documento selecionado ; Um arquivo por documento ou um arquivo por página ; Arquivamento de arquivos ou pastas inteiras de documentos ; Selecionando o tipo de documento a ser criado e informando suas propriedades ; Visualização multi-page automática para imagens ; Desmenbramento automática de arquivos TIF / TIFF multi-page ; Digitalização de documentos ; Selecionando o tipo de documento a ser criado e informando suas propriedades ; Visualização multi-page automática ; Utilização de interfaces padrão TWAIN, informando todos os drivers instalados e permitindo a seleção ; Seleção de propriedades de digitalização do driver TWAIN selecioanado, como a qualidade desejada ; Funcionalidades do Produto

27 3. Operações (cont.) Assinatura digital de documentos ; Detecção automática de certificados digitais no equipamento ou dispositivos externos como smart-card ; Processamento de qualquer tipo de arquivo imagem, word, excel ou PDF ; Transformação do conteúdo do documento com a assinatura digital e sua compactação ; Visualização de documentos assinados digitalmente ; Capacidade de gerar um protocolo de cópia controlada, dando suporte a ISO 9001 quando forem autorizadas impressões documentos. Funcionalidades do Produto

28 4. Segurança Funcionalidades do Produto Cadastramento de perfis ( grupos ) de usuários, usuários e usuários por perfil ; Privilégios de acesso, inclusão, alteração ou exclusão por cofres, pastas, tipos de documentos e valores específicos de domínios ; Integração com MS-AD ( Active Director ).

29 5. Workflow Permite a configuração de workflows através de parametrização em português, não exigindo que se façam customizações ou alterações no seu código fonte ; Permite que usuários compartilhem comentários quando participarem de fluxos de workflow; Capaz de controlar suas próprias tabelas de feriados e finais de semana para o estabelecimento de prazos em dias úteis; Permite parametrizar acessos a outras bases de dados através de comandos SQL, que são executados a partir dos tipos documentos envolvidos ; Configuração ad-hoc de diferentes fluxos de workflow por tipo de documento ; Definição de início automático de fluxo baseado na criação do documento ; Definição de início automático de fluxo baseado no vencimento de propriedades tipo data ; Visualização gráfica do fluxo parametrizado ou em execução ; Incluindo cores para atrasado, antecipado ou sem controle de prazo ; Incluindo a informação de usuários participantes e horários de participação ; Configuração das diferentes etapas por fluxo de workflow ; Definição de labels a serem utilizados na interface ; Definição de prazos em minutos, horas, dias e meses, dia útil ou não ; Definição de participantes da etapa em questão ; Usuário origem do fluxo, origem da etapa anterior, pré-definição de grupos ou usuários ou definição manual durante a execução do fluxo ; Funcionalidades do Produto

30 5. Workflow (cont.) Definição de automático para os participantes, possibilitando a substituição automática de propriedades dos documentos dentro dos assuntos e textos pré-definidos ; Configuração das diferentes ações por etapa de fluxo de workflow ; Definição de label a ser informado; Política de conclusão da etapa ( 1 participante, todos os partticipantes, N participantes ) ; Nova etapa do fluxo indicado pela ação ; específicos com relação a ação tomada ( como os mesmos recursos de substituição de informações ) ; Definição de destinação avançada de etapa do fluxo conforme regras booleanas ; Regras booleanas baseadas em expressões lógicas envolvendo as propriedades do documento ; Ações manuais ou automáticas ( executadas por motor de workflow cuja regra tenha sido cumprida ) ; Configuração de contingências de fluxo de workflow ; A cada intervalo de tempo anterior ou posterior ao vencimento da atividade iniciar fluxo de workflow alternativo ou simplesmente enviar s de aviso ; Configuração de chamadas de aplicativos externos a cada etapa do fluxo ; Definição de montagem de linha de comando e passagem de parâmetros baseadas em constantes ou propriedades do documento ; Definição de envio de s por SMTP, Outlook Express ou Office Outlook ; Execução automática de ações de workflow baseada em regras booleanas sobre os metadados do documento através do conceito de “motor de workflow”. Funcionalidades do Produto

31 6. Formulários Eletrônicos / Integrado ao MS OFFICE Permite a criação e identificação de documentos de texto “templates” para cada situação de processo existente ; Cria automaticamente um determinado tipo de documento a partir da identificação do seu template existente ; Substitui de forma automática partes variáveis do documento a partir das informações estruturadas fornecidas ou obtidas junto ao ERP da empresa ; Permite o acesso via web aos documentos, baixando e abrindo o seu editor na estação do cliente ; Salva automaticamente o conteúdo do documento no repositório do banco de dados após sua alteração. Funcionalidades do Produto Permite visualizar/editar documentos do MS OFFICE por um botão da interface WEB.

32 7. Certificação Digital Permite assinar documentos digitais que estão na base de dados do Easy Doc, incluindo documentos complexos que representam processos estruturados ; O documento assinado fica armazenado com a extensão P7M ( padrão brasileiro para arquivos assinados ) ; Possibilita que um processo de Workflow ( conjunto de documentos e histórico de um processo ) seja “agrupado” e assinado, não podendo ser alterado posteriormente à sua assinatura; Utilizado também para acesso seguro ao sistema e seus documentos e processos. Permite a elaboração, distribuição e assinatura remota com participantes distantes através da internet. Funcionalidades do Produto

33 8. Biometria Permite vincular botões de ação de um workflow para realizar cadastro/validação de biometria; Definição de brilho dos dispositivos; Definição de contraste dos dispositivos; Configuração das conexões dos dispositivos; Definição de tempo de resposta dos dispositivos; Definição de avisos sonoros dos dispositivos; Pode estar integrado a um banco de dados de fraudadores. Funcionalidades do Produto

34 9. Análise Gerencial Definição de relatórios e gráficos pré-definidos e disponibilização de ambiente para geração pelo próprio usuário; Ferramenta de Monitoração On-Line de Indicadores de processos ( painel de monitoração e avisos de processos ). Funcionalidades do Produto

35 9. Repositório de Banco de Dados Estrutura de informações, dicionário de dados, etc, totalmente dentro de banco de dados relacional ; Portabilidade para os bancos de dados Oracle, Sql-Server ou PostgreSQL. Dicionário de dados aberto e documentado ; Armazenamento binário dos documentos utilizados dentro de tabelas do banco dados. Funcionalidades do Produto

36 10. Funcionalidades Web Interface em browers padrões de mercado em ambos os ambientes Windows e Linux, para todas as funcionalidades abaixo; Login através de autenticação via MS-AD (Active Director); Conexão em ambiente seguro de internet ( SSL – Security Socket Layer ); Função localização de documentos, similar à versão client-server, por tipo de documento e seus metadados de acordo com os privilégios do usuário ; Upload de documentos, inclusive de documentos estruturados no conceito “pai / filho”, englobando controles de metadados; Montagem dinâmica da árvore de cofres e pastas de acordo com os privilégios de acesso do usuário ; Visualização das páginas de um documento de formato imagem localizado dentro do browser e possibilidade de transformação das imagens em PDF ; Download de documentos ; Edição de alteração dos metadados de um documento de acordo com os privilégios do usuário; Eliminação de um documento de acordo com os privilégios do usuário; do documento localizado, anexando automaticamente o documento à mensagem de ; Funcionalidade coleta automatizada de documentos via FTP, configurando servidores e pastas de origem e disponibilizando em estrutura idêntica de pastas no servidor web, permitindo a busca em servidores Windows e Linux; Funcionalidades do Produto

37 11. Funcionalidades Web – Integração com o MS OFFICE Mesmas funcionalidades descritas no item ‘Formulários Eletrônicos’ Funcionalidades do Produto 12. Funcionalidades Web – Integração Certificação Digital Mesmas funcionalidades descritas no item ‘Certificação Digital’ 10. Funcionalidades Web (Cont.) Funcionalidade de upload (ou arquivamento) e indexação de metados automático de tais documentos coletados via FTP, através de configuração baseada na nomenclatura padrão dos documentos e sua associação com todos os metadados que são “chave” de indexação do tipo de documento; Todas as funcionalidades do módulo workflow client descritas acima no item “Quanto ao workflow”; Possibilidade de autenticação do usuário na execução de uma etapa de workflow através de reconhecimento biométrico integrado ao banco de dados de biometria dos usuários ;

38 Alguns Clientes

39 “TUDO PODE E DEVE SER MEDIDO! QUANDO VOCÊ MEDE, VOCÊ ENTENDE, QUANDO VOCÊ ENTENDE, VOCÊ CONTROLA E QUANDO VOCÊ CONTROLA, VOCÊ MELHORA” Peter Drucker André Nyilas Tel. (11)


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