OPORTUNIDADES E DESAFIOS NA UTILIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO DE CUSTOS NA ADMINISTRAÇÃO E NO CONTROLE PÚBLICO MARCIA VASCONCELLOS CARVALHO Coordenadora –Geral.

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1 OPORTUNIDADES E DESAFIOS NA UTILIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO DE CUSTOS NA ADMINISTRAÇÃO E NO CONTROLE PÚBLICO MARCIA VASCONCELLOS CARVALHO Coordenadora –Geral de Auditoria e Desenvolvimento/ CADCoordenadora –Geral de Auditoria e Desenvolvimento/ CAD VIRGÍLIO DE OLIVEIRA SOUZA Inspetor da 1ª Inspetoria de Gestão de PessoalInspetor da 1ª Inspetoria de Gestão de Pessoal

2 A necessidade da mensuração da informação de custos da administração pública não é preocupação recente.

3 Lei nº 4.320/64 Art. 85. Os serviços de contabilidade serão organizados de forma a permitirem o acompanhamento da execução orçamentária, o conhecimento da composição patrimonial, a determinação dos custos dos serviços industriais, o levantamento dos balanços gerais, a análise e a interpretação dos resultados econômicos e financeiros. Art. 99. Os serviços públicos industriais, ainda que não organizados como empresa pública ou autárquica, manterão contabilidade especial para determinação dos custos, ingressos e resultados, sem prejuízo da escrituração patrimonial e financeiro comum.

4 Decreto-Lei nº 200/67 Art. 79. A contabilidade deverá apurar os custos dos serviços de forma a evidenciar os resultados da gestão.

5 Insucesso na tentativa de implantação do sistema de custos Pleno emprego; Inflação controlada; Contas públicas saudáveis (superávit fiscal); Baixo nível de endividamento público; Crescimento econômico.

6 Mudança de cenário a partir dos anos 80 Crise fiscal intensa; Altos índices de inflação; Economia nacional exposta a competição internacional; Alto nível de endividamento público.

7 Necessidade de conter os gastos públicos Chegada das ideias neoliberais na América Latina; Reforma da Gestão Pública – Plano Diretor – Bresser-Pereira – Criação do MARE: 1995/98; Desenvolvimento gerencial da máquina pública => ações voltadas à qualidade da gestão organizacional; Aproximação do modelo de gestão pública ao modelo de gestão empresarial;

8 EC nº 19/1998 Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte: (...) A administração pública passa a perseguir a eficiência em suas ações.

9 LC nº 101/2000 - LRF Art. 50. Além de obedecer às demais normas de contabilidade pública, a escrituração das contas públicas observará as seguintes: § 3º A Administração Pública manterá sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial.

10 Os maiores desafios são a mudança de cultura e a implantação da gestão por resultados. O desafio da Administração Pública não é a pura implantação de um sistema de custos. O desafio da Administração Pública não é a pura implantação de um sistema de custos.

11 Fonte: Vicente Montesinos (University of Valencia, Spain) 2010 I Congresso: Informação de Custos e Qualidade do Gasto no Setor Público, Brasília.

12 Desafio da Administração Pública

13 Melhoria da Governança  Capacidade do estado de oferecer as políticas públicas de que a sociedade necessita, com o sucesso esperado;  Vai além de mecanismos de gestão; trata-se da gestão pública direcionada ao atendimento das necessidades da sociedade.

14 Oportunidades da utilização da informação de custos Melhorar a qualidade dos projetos; Direcionar a administração no sentido de perseguir excelência e eficiência na prestação dos serviços; Permitir uma avaliação mais precisa dos projetos e políticas públicas pela construção de indicadores; Possibilitar avaliação precisa da qualidade do gasto; Melhorar a Governança.

15 Oportunidades da utilização da informação de custos Melhoria do controle.Melhoria do controle.

16 LC nº 101/2000 - LRF Art. 59 (...) § 1º Os Tribunais de Contas alertarão os Poderes ou órgãos referidos no art. 20 quando constatarem: V - fatos que comprometam os custos ou os resultados dos programas ou indícios de irregularidades na gestão orçamentária.

17 Oportunidades para o controle Melhor qualidade do controle externo;

18 Oportunidades para o controle Novo cenário implica maior eficácia, eficiência e efetividade do controle: Modernização do controle externo; Melhor planejamento da atuação do controle; Utilização de técnicas de auditoria mais modernas (abandono das auditorias tipo checklist); Foco na qualidade dos trabalhos e menos no quantitativo; Realização de Auditorias Operacionais e de TI; Uso de TI no planejamento das auditorias (atuação direcionada por risco).

19 É possível mensurar o benefício do controle para a sociedade?

20 Uma visão de custos na análise dos atos de aposentadoria. RETORNO SOCIOECONÔMICO CUSTOS APURADOS X

21 1 – OBJETO A análise limitou-se aos atos de aposentadoria, reforma e transferência para a reserva, tendo como meta inicial obter o valor de cada processo para o futuro e, assim, no seu todo, apresentar os reflexos dos trabalhos desenvolvidos pela Subsecretaria de Controle de Pessoal – SUP com relação a essas naturezas de processo.

22 2 – JUSTIFICATIVA Dentre as atividades desenvolvidas pelo Tribunal de Contas do Estado, há um incômodo mito com relação à fiscalização dos atos de pessoal e esse sentimento repercute na autoestima dos técnicos que exercem essas funções na SUP. Ex.: Trabalho de Sísifo

23 Portanto, o cerne da questão não é minimizar os custos da fiscalização dos atos de pessoal de forma impensada, mas sim, otimizar esses gastos, repercutindo em resultados positivos para a sociedade em fiscalização.

24 3 – METODOLOGIA: 1ª parte da análise Relatórios do Sistema de Controle e Acompanhamento de Processos – SCAP.Relatórios do Sistema de Controle e Acompanhamento de Processos – SCAP. Delimitação temporal: Delimitação temporal: 01 de maio a 10 de dezembro de 2009.01 de maio a 10 de dezembro de 2009. Exclusão dos meses de janeiro a abril da amostra (reflexos da reestruturação que ocorreu nos momentos iniciais daquele exercício).Exclusão dos meses de janeiro a abril da amostra (reflexos da reestruturação que ocorreu nos momentos iniciais daquele exercício).

25 METODOLOGIA: 2ª parte da análise ( METODOLOGIA: 2ª parte da análise ( análise de conteúdo e confronto dos expedientes com os registros constantes do Infobase e relatórios de gastos disponibilizados pela SGA.) Ensaio de custos - 3ª IGP: para os gastos diretos e indiretos de mão de obra, adotou-se o sistema de questionários e a tabela de cargos e salários. dificuldade: centro de custos, centros de atividades ≠ de lotação e/ou localização. Os serviços indiretos constantes da folha de pagamento do TCE (segurança, recepção, sistemas – CPD e protocolo geral) foram rateados em cada serviço / atividade e, ao final, rateados na atividade de aposentadoria e outras, tomando-se como direcionador de custo o valor por real da folha de pagamento.

26 Consumo de material de expediente: relatório do almoxarifado para 3ª IGP e a contagem do material existente em dezembro 2009. Os custos fixos (light, cedae, telefonia e serviços de limpeza): relatório circunstanciado da Secretaria Geral de Administração – SGA. Apropriação no mês de competência e base de rateio o total da folha de pagamento, haja vista as diversas classes de salários. Não foram considerados valores de depreciação e/ou amortização, haja vista não existir, até então, controle dessa informação.

27 4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS 4.1 – ACHADOS DA 3ª IGP : maio a dezembro2009 UM ENSAIO DE CUSTOS DOS ATOS DE APOSENTADORIA Quadro_01: apropriação dos custos de material de expediente

28 4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS UM ENSAIO DE CUSTOS DOS ATOS DE APOSENTADORIA Quadro_02: apropriação dos custos de mão de obra direta

29 4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS UM ENSAIO DE CUSTOS DOS ATOS DE APOSENTADORIA Quadro_03: apropriação dos custos de mão de obra indireta

30 4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS UM ENSAIO DE CUSTOS DOS ATOS DE APOSENTADORIA Quadro_04: apropriação dos encargos patronais_Rioprevidência - MOD

31 4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS UM ENSAIO DE CUSTOS DOS ATOS DE APOSENTADORIA Quadro_05: apropriação dos encargos patronais_Rioprevidência - MOI

32 4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS UM ENSAIO DE CUSTOS DOS ATOS DE APOSENTADORIA Quadro_06: apropriação dos custos fixos e gastos indiretos - CIF

33 4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS UM ENSAIO DE CUSTOS DOS ATOS DE APOSENTADORIA Quadro_07: síntese dos custos apurados na atividade – maio a dez/2009 CONCLUSÃO: Custo por processo do universo de aposentadoria: R$390,88 Relação do custo total / retorno social: 0,1068% Custo por milhão de reais analisados: R$1.068,08 Relação do universo total / retorno social: 936,26 VEZES

34 Concurso Público 4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS UM ENSAIO DE CUSTOS DOS ATOS DE APOSENTADORIA Gráfico_1: Apuração de custos da atividade – maio a dezembro / 2009

35 4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS UM ENSAIO DE CUSTOS DOS ATOS DE APOSENTADORIA Planilha_aposentadoria: retorno socioeconômico / custo processual A Subsecretaria de Controle de Pessoal instituiu em suas três inspetorias planilha de análise dos atos de aposentadoria, que, além de ser um check list otimizando a fiscalização, visa à eficiência na análise. Adicionalmente, apresenta ao técnico o valor para o futuro do retorno socioeconômico, bem como o custo envolvido. Ex.:Planilha_Aposentadoria_teste_agosto_2010.xls

36 4.2 – CONSOLIDAÇÃO DA ANÁLISE – SUP Quadro_08: Consolidação do espaço amostral - SUP Fonte: elaborado a partir do relatório SCAP – maio-dez2009

37 Fonte: papéis de trabalho elaborados pelo técnico 4.2 – CONSOLIDAÇÃO DA ANÁLISE – SUP Quadro_09: Consolidação análise qualitativa - SUP Quadro_09: Consolidação análise qualitativa - SUP

38 4.2 – CONSOLIDAÇÃO DA ANÁLISE – SUP Quadro_10 – análise resumida dos dados coletados ANÁLISE NO ESPAÇO AMOSTRAL DEFINIDO INFORMAÇÕESVRUFIR - RJR$ Processos analisados: 6.758 Espaço amostral: 1.69225,04% Informações completas: 989 14,63% Expectativa de benefícios a pagar – valor presente273.019.934,368090528.894.212,08 Valor nominal médio de um processo2.297,16 Valor médio atualizado por mês (considera como divisor a média dos meses de benefícios a pagar – futuro) 1.204.982,7463402.334.292,56 Valor médio atualizado por processo (considera como divisor o nº de expedientes com informações completas) de benefícios a pagar – futuro 276.056,556489534.776,76 Valor médio dos proventos de aposentadoria atualizados por processo / mês. 1.234,7638352.391,98 Fonte: papel de trabalho elaborado a partir do relatório SCAP – maio-dez/09

39 4.2 – CONSOLIDAÇÃO DA ANÁLISE – SUP Quadro_11 – análise resumida dos dados coletados

40 A análise dos atos de pessoal pode gerar informações gerenciais visando a nortear decisões a serem tomadas em relação às inspeções e às definições de prioridades, com uma melhor alocação dos recursos disponíveis, isto é, a busca do princípio da eficiência, decidindo em relação ao custo de oportunidade. 5 – CONCLUSÃO

41 A análise dos atos de pessoal pode se afastar da característica quase cartorial para consubstanciar relatórios com enfoque qualitativo e quantitativo. 5 – CONCLUSÃO

42 A análise dos atos da amostra estudada aponta para um inexpressivo percentual de ilegalidades (0,07%) que levaram à recusa de registro, o que leva a inferir que essa competência pode ser inclusa nos serviços de campo, com controlada autonomia ao inspetor, disponibilizando os atos ao Plenário no bojo do relatório, para registro ou promoção, se for o caso.

43 5 – CONCLUSÃO A análise dos atos de aposentadoria, fixação e/ou refixação de proventos no momento de inspeção, além do caráter fiscalizatório, adota um viés orientativo, sanando, ainda no serviço de campo, as falhas identificadas, reduzindo os custos internos do TCE e dos jurisdicionados com relação aos serviços de expedientes e de transportes (material e humano).

44 5 – CONCLUSÃO Para a implantação do esperado subsistema de custos, faz-se necessário que o sistema contábil esteja adequado às NBCASP, assim como os demais sistemas (folha de pagamento, almoxarifado, bens patrimoniais, etc.) isto é, estejam integrados, adotando-se uma mesma linguagem voltada ao resultado.

45 O TCE-RJ possui vários componentes que ajudam a perseguir uma maior eficiência de sua atuação. Planejamento Estratégico;Planejamento Estratégico; Educação Corporativa – ECG;Educação Corporativa – ECG; Auditorias Especializadas; Auditorias Especializadas; Análise mais qualitativa das Contas de Governo.Análise mais qualitativa das Contas de Governo.

46 “Você nunca sabe que resultados virão de sua ação. Mas se você não fizer nada, não existirão resultados.” (Mahatma Gandhi)