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A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO DE CUSTOS PARA A AVALIAÇÃO DA QUALIDADE DO GASTO PÚBLICO. Palestrante: Lino Martins da Silva Prof. LD. Programa de Mestrado.

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1 A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO DE CUSTOS PARA A AVALIAÇÃO DA QUALIDADE DO GASTO PÚBLICO. Palestrante: Lino Martins da Silva Prof. LD. Programa de Mestrado da UERJ LIMASI – CONSULTORES E AUDITORES LTDA. RJ, 29 de março de 2012

2 Custos... afinal, o que é isto? 2

3 CONCEITOS E OBJETIVOS DO SISTEMA DE CUSTOS "QUANTIA PELA QUAL SE ADQUIRIU ALGO" Aurélio B. de Holanda Ferreira "GASTO RELATIVO A BEM OU SERVIÇO UTILIZADO NA PRODUÇÃO DE OUTROS BENS E SERVIÇOS" Eliseu Martins “A CONTABILIDADE DE CUSTOS É A PARTE INTEGRANTE DO PROCESSO ADMINISTRATIVO, QUE PROPORCIONA À ADMINISTRAÇÃO REGISTROS DOS CUSTOS DOS PRODUTOS, OPERAÇÕES OU FUNÇÕES E COMPARA OS CUSTOS REAIS E AS DESPESAS COM OS ORÇAMENTOS E PADRÕES PREDETERMINADOS. Adolph Matz, Othel J. Curry e George W. Frank

4 QUAL O OBJETIVO DE UM SISTEMA DE CUSTOS? Justificar o valor das taxas e preços públicos Facilitar a elaboração do Orçamento Medir a eficiência, eficácia, economia, sub-atividade e sobre-atividade Fundamentar o valor dos bens produzidos pela administração para uso ou como Bens de uso comum. Apoiar as decisões sobre continuar responsável pela produção de determinado bem, serviço ou atividade, ou entrega-lo(a) a entidades externas Facilitar informação a entidades financiadoras de produtos, serviços ou Atividades Comparar custos de produtos ou serviços similares entre diferentes órgãos ou entidades.

5 Lei 4.320/64 Decreto-lei 200/67 Decreto nº /1986 regulou o Artigo 79 do Decreto-lei 200/67  Lei Complementar nº 101, de 04/ 05/ 2000 (LRF)  “ Art. 50, § 3º - A Administração Pública manterá sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial.”  Acórdão nº 1078/ 2004 do Tribunal de Contas da União – TCU  Determinou a adoção de “providências para que a administração pública federal possa dispor com a maior brevidade possível de sistemas de custos, que permitam, entre outros, a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária e financeira de responsáveis, ante o disposto na Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar nº 101/2000, art. 50, § 3º), na LDO para 2003 (Lei nº /2002, art. 21) e na LDO para 2004 (Lei nº /2003, art. 20, §2º)”.  Comissão Interministerial de Custos, Portaria Interministerial nº 945, de 26/ 10/ 2005  Determina a adoção de providências para que a administração pública federal possa dispor com a maior brevidade possível de sistemas de custos, (...) Fundamentos legais e normativos

6 Com tantos comandos legais porque ainda não temos uma Contabilidade de Custos no Setor Público ?

7 Até o artigo 82 - Enfoque Orçamentário: A partir do artigo 83 - Enfoque Patrimonial EQUIVOCOS NAS DISCUSSÕES DO CÓDIGO DE CONTABILIDADE PÚBLICA DA UNIÃO DE 1922 EQUIVOCOS NA LEITURA DA LEI 4.320/64

8 Enfoque orçamentário x Enfoque patrimonial ENFOQUE ORÇAMENTÁRIO Pergunta: Quanto arrecadei e Quanto gastei? OBJETIVOS Transparência Prestação de Contas Balanço orçamentário Orçamentos e Preços ENFOQUE PATRIMONIAL Pergunta: Porque Custou? Onde, Como, Quando, Quem, O que? OBJETIVOS Evidenciação Avaliação de desempenho Análise custo-benefício Otimização dos recursos FALTA DE INTEGRAÇÃO

9 Contabilidade Crédito Público Gestão Financeira ORÇAMENTO PUBLICO Ênfase no orçamento (ciclos de curto prazo) Receitas (caixa) Despesas (Empenho) Orçamento autorizativo Foco na legalidade TRANSPARÊNCIA

10 Orçamento Crédito Público Gestão Financeira CONTABILIDADE (PATRIMÔNIO) Ênfase no PATRIMÔNIO (ciclos de longo prazo) Variações aumentativas do PL Variações diminutivas do PL Todos os Ativos Todos os Passivos EVIDENCIAÇÃO

11 IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE CUSTOS PREVISÕES Plano estratégico Plano plurianual Plano operacional Plano de investimentos Plano financeiro Diretrizes orçamentárias Orçamento Anual De investimentos Fiscal Seguridade Social EVIDENCIAÇÃO CONTABILIDADE GERAL CUSTOS CONTROLE ORÇAMENTÁRIO E FINANCEIRO - Capacidade instalada - Projeções de longo prazo -Análise de valor - Benchmarking FERRAMENTAS ÚTEIS TRANSPARÊNCIA

12 12 Despesa orçamentária liquidada Investimento Despesa Efetiva Despesa Efetiva 1. INTRODUÇÃO Ciclo da transformação: gasto, custo e despesa Despesa Não Efetiva Despesa Não Efetiva Gasto Custo Investimento Custo Despesa IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE CUSTOS

13 IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE CUSTOS Decisão – Plano – Orçamento – Execução – Avaliação ÓRGÃOS CENTRAIS ÓRGÃOS SETORIAIS GERENTES DE PROGRAMAS ORDENADORES DE DESPESA SOCIEDADE PODER LEGISLATIVO Decisões Políticas/ Estratégicas Decisões Operacionais Administrativa s PLANO ORÇAMENTO Visão/Objetivo/ Identificação de Problemas PROGRAMAS AÇÕES PROJETOS/ ATIVIDADES OBJETIVOS E INDICADORES PRODUTOS E METAS PRODUTOS AÇÕES - CUSTOS EFETIVIDADE EFICÁCIA EFICIÊNCIA EXECUÇÃO OBJETO DE MENSURAÇÃO CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO FEEDBACK MODELO DE INTEGRAÇÃO

14 IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE CUSTOS RELACIONAMENTO: Políticas públicas, Recursos, Atividades e Objetos de custo POLÍTICAS PÚBLICAS Determinam os programas, as atividades e os recursos para executá-las PPA LDO LOA Recursos necessários Pessoal Material e Serviços Equipamentos OBJETOS DE CUSTO PROGRAMAS PROJETOS ATIVIDADES PRODUTOS/ SERVIÇOS CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL CLASSIFICAÇÃO INSTITUCIONAL (Centros de Responsabilidade) Funções e subfunções Poder Órgão UG

15 DETERMINANTES DE CUSTO atividades e os recursos necessários para executá-las. ESTRUTURAIS OPERACIONAIS Escala Escopo Experiência Tecnologia Complexidade Modelo de gestão Estrutura de capital Participação Utilização da capacidade instalada Layout da fábrica Configuração do produto Ligações na cadeia de valor Competências e habilidades Capacidade de aprendizagem. Pessoal Tecnologia Máquinas Materiais Recursos Desenho de produtos; Treinamento Usinagem Montagem Gerenciamento Atividades Medidas de Atividade (consumo) Direcionadores de Custo dos Recursos Objetos de Custo: Produto, Linha de Produto, Cliente, Área de Responsabilidade, Centro de Resultado, etc. Direcionadores de Custo de Atividades Medidas de Atividade (produto) IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE CUSTOS – identificação dos determinantes de custo.

16 16 1. INTRODUÇÃO Sistema de Custos e Integração com Sistemas de Informações Custo = Variável financeira Variável física Custos Contratos Pessoal Planejamento Bens Móveis/Imóveis (Depreciação) Orçamento Almoxarifad o Material

17 Exemplos de objetivos concretos X Objetivos à La Palissé (1)..... OBJETIVOS CONCRETOSOBJETIVOS UTILIZADOS (LA PALISSÉ) Acidentes reduzidos em x %, em n tempo. Patrulhar estradas.... Fiscalizar velocidade.... Colocar sinais de trânsito Incêndios reduzidos em x %, em n tempo. Patrulhar florestas Limpar o mato Colocar fiscais. Certidões entregues num prazo de x.Passar certidões Alunos alfabetizados, x % em n tempoMinistrar aulas Número de páginas datilografadasEscrever à máquina. O SISTEMA DE CUSTOS DEPENDE DA IMPLEMENTAÇÃO DE INDICADORES !! IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE CUSTOS IDENTIFICAÇÃO DE OBJETIVOS CONCRETOS

18 IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE CUSTOS QUESTÕES BÁSICAS NA CONSTRUÇÃO DE INDICADORES QUESTÕES BÁSICAS: –Para que serve a atividade ou programa? –O que se deseja medir (seleção de prioridades) – Qual o impacto das informações na gestão do negócio? –Sob quais perspectivas se deseja analisar e avaliar os custos (comparabilidade)? –Quais os principais usuários da informação? –Qual a periodicidade desejada para obter as informações?

19 MINISTÉRIO OBJETO DE CUSTOS (Brasil escolarizado) INDICADORES QUANTITATIVOS Total de alunos Matriculados Total de livros distribuídos para educação básica Total do material e Livros didáticos para ensino fundamental VISÃO DE CUSTOS Custos de materiais Custos de mão de obra Custos de serviços contratados. Outros custos diretos VISÃO ORÇAMENTÁRIA Pessoal Material Serviços Outros INDICADORES QUALITATIVOS Taxa de frequencia à escola da população na faixa etária de 0 a 3 anos (%) Taxa de frequencia bruta no ensino médio (%) Taxa de frequencia liquida a pré- escola da população na faixa etária de 4 a 6 anos. INDICADOR DE CUSTOS IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE CUSTOS – EXEMPLO DO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

20 COMPARAÇÃO GLOBAL: PREVISTO X REALIZADO Em unidades monetárias COMPARATIVO DAS METAS PREVISTAS E REALIZADAS COM AS RESPECTIVAS VARIAÇÕES Aspecto Financeiro 5. CUSTOS PARA TOMADA DE DECISÕES ANÁLISE DOS DESVIOS DescriçãoOrçamento Aprovado Orçamento Executado Variações MetaValorMetaValorNa metaValor N° de atendimentos2.750(F) (V Fav Orçamento para o nível de atividade atingida: -Custos fixos (14,5454) - Custos variáveis (5,4545) 2.750(F) (V) (F) ,8 (V) ,2 D , ,2 F VISÃO ORÇAMENTÁRIA VISÃO DE CUSTOS

21 Mudança na cultura 1) Patrocínio (alta administração): 1.1) Custos é importante e será olhado; 1.3) Será usado na análise de resultados e desempenho; 1.4) Quem reduzir/equalizar vai receber “algo em troca” (mais orçamento, etc); 1.5) É prioridade: Realocar equipes e considerar o projeto no conjunto das prioridades existentes. a) Vamos olhar b) Vamos medir e c) Vamos ajustar a balança Gradualismo : Estamos prontos para começar uma longa jornada (noção do 1° passo)

22 Mudança cultural Orçamento É preciso gastar, “zerar” a dotaçao a) Vamos olhar b) Vamos medir e c) Vamos ajustar a balança Gradualismo : Estamos prontos para começar uma longa jornada (noção do 1° passo) Orçamento É preciso economizar, gastar bem Quanto mais gastar, melhor As economias não são reconhecidas Gastar adequadamente, melhor As economias são reconhecidas Sistema de Custos Setor Público Merecimento

23 Características do SIC Uma vez estruturado o Sistema de Informações de Custos será possível a obtenção de informações gerenciais de qualquer entidade que devem, além da delimitação do seu objeto (função, programa, projeto, produto) atender as seguintes características: –O nível de custeamento –O conteúdo do custo –O momento em que o custo deve ser calculado.

24 DIMENSÕES DE UM SISTEMA DE CUSTOS Entidade - Função – Programa – Projeto - Produto Nível Momento Conteúdo Custo pleno ou integral Custo de produção Custo de distribuição Custo de administração Custo real/Custo histórico Custo pré-determinado Custo padrão. Custos completos Custos parciais Custos Diretos e Variáveis

25 6. SISTEMA DE CUSTOS Visão de processo Direcionadores de Custo Visão de processo (horizontal) Ações (atividades) Medidas de desempenho Objetos Visão de custo (vertical)

26 SISTEMA DE CUSTOS Fatores a considerar na construção dos indicadores Descrição das atividades (O QUE É FEITO?) Seleção das atividades prioritárias (O QUE SE DESEJA MEDIR) Seleção dos destinatários da informação (QUEM UTILIZARÁ A INFORMAÇÃO) Seleção da periodicidade (QUANTO TEMPO) Estabelecimento de referencias em termos de qualidade, quantidade, tempo e custo. IMPORTANTE: As metas estabelecidas é que definirão a natureza dos indicadores

27 A Economia, a Eficiência e à Eficácia Na definição dos conceitos de economia, eficiência e eficácia seguimos a preconizada pelo IFAC (1996): –Economia: assegurar a aquisição dos recursos financeiros, humanos e físicos na quantidade e qualidade apropriadas, no momento certo e ao menor custo; –Eficiência: indicador entre "outputs" (quantidade e qualidade de bens e serviços) e "inputs" (recursos), isto é, o menor volume de recursos necessário para atingir os resultados de acordo com as especificações. –Eficácia: atingir os resultados previstos, isto é, fornecer os bens e serviços que permitam a entidade implementar as suas políticas e atingir os seus objetivos.

28 A Economia, a Eficiência e à Eficácia Perspectiva do processo entre Economia, Eficiência e Eficácia EconomiaEficiênciaEficácia CustoRecursosOutputs Satisfação Nível de serviço População alvo Utilização Resultado

29 Principais atribuições - Subordinação técnica - Subordinação administrativa - Usos de informática - Materiais - Recursos Humanos - Planejamento e Administração dos recursos financeiros. Organograma e quadro de pessoal (quantidades) - Chefia - Setores segundo os níveis na estrutura. - Servidores à disposição de outros órgãos - Servidores de outros órgãos à disposição do setor. Processos de negócio Fornecedor internoInsumo Fornecedor externoInsumo Cliente internoProduto Cliente externoProduto Sistema de informações - Sob gestão do setor- Desenvolvidos por terceiros; - Desenvolvidos pela própria área. - Sistemas necessários. - Informações necessárias, mas não disponíveis em sistema - Informações existentes em sistema, mas não disponíveis imediatamente. Indicadores de desempenho e/ou de custos. - Atuais - Necessários - Possibilidade de comparação de custos com outras entidades (Benchmarks) Objetos de Custeio - Atuais - Necessários

30 Fatores-Chave do Sucesso Comprometimento com o processo de mudança. Envolvimento e participação dos servidores Capacidade para reestruturar o serviço de atendimento, orientado para o cliente, missão, metas e objetivos Indicadores de desempenho mensuráveis - Fazer benchmarking em outras entidades Implementar e gerenciar um projeto piloto Capacidade para vencer o obstáculo da burocracia II SEMINÁRIO DO SISTEMA DE CUSTOS DO GOVERNO FEDERAL: ANÁLISE E AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DE CUSTOS

31 DESAFIOS PARA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE CUSTOS Ênfase aos meios e não aos fins Processos inconsistentes Atividades redundantes Uso excessivo de planilhas Intervenção manual Abordagem descoordenada Falta de procedimentos definidos Processos Confundir sistemas tecnológicos com Sistemas Contábeis Múltiplos sistemas Falta de integração Uso inadequado da tecnologia Tecnologia Controles com forte apego na responsabilização. Papeis e responsabilidades mal definidos Treinamento insuficiente Estrutura de governança inadequada Organização e Pessoas Muitos controles Controles inadequados Desbalanceamento entre controles detectivos e controles preventivos Falta de segregação de funções Riscos e ControlesEfeitos Omissão de Ativos e Passivos. Avaliação inadequada de Ativos e Passivos. Intervenções manuais Criação de processos paralelos. Inviabilidade de implantação de um sistema de custos Falta de transparência e integridade das informações Uso ineficiente dos recursos Confronto de informações desnecessário Alto custo dos processos Tempo insuficiente para analises Decisões reativas / falta de planejamento Indefinição de responsabilidades Falta de qualidade nas informações

32 QUALIDADE DO GASTO Contabilidade Sistema de Custos Controle Interno SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS Eficiência Custo-efetividade Economicidade Eficácia Efetividade Reorientar & Realinhar as Estratégias IMPORTÂNCIA PARA AVALIAÇÃO DA QUALIDADE DO GASTO

33 Custos Contabilidade Plano Resultados Desempenho Eficiência Qualidade do Gasto Público Orçamento Gestão ÁREA DE PLANEJAMENTO ÁREA FAZENDÁRIA Crédito Tributário Controle Internos Papel e Importância dos órgãos Centrais Visão Sistêmica Abordagem por Macroprocessos Setoriais SIG (Visão da Floresta) Receita

34 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS AID - Agência para o Desenvolvimento Internacional. Sistema Integrado, Modelo de Administração Financeira, Controle e Auditoria - SIMAFAL, AID, Washington, 1991; GAO – Government Accountability Offi ce – USA – GAO Cost Estimating and Assessment Guide. Marche GILBERT, Patrick. Le controle de gestion dans lês organisations publiques. Ed. Les Editions d`organization (coleção “Management Public). GILSON, Iberê - Do Controle Financeiro e Orçamentário, Rio de Janeiro, Revista da Inspetoria Geral de Finanças, mar/abril de 1974 HINRICHS, Harley H. e TAYLOR, Graeme M.. Orçamento Programa e análise de custo- benefício: casos, textos e leituras. Tradução de Carlos Kronauer. Rio de Janeiro, Fundação Getúlio Vargas, IFAC - International Federation of Accountants. Perspectives on Cost Accounting for Government, Study 12, September MACHADO, Nelson. Sistema de Informações de Custos Diretrizes para Integração ao Orçamento Público e à Contabilidade Governamental. Tese apresentada à Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da USP, dezembro de NAO – National Audit Offi ce – UK. Measuring the Performance of Government Departments. March SILVA, Lino Martins da. CONTRIBUIÇÃO AO ESTUDO PARA IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE CUSTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. Artigo premiado com o 2º lugar no concurso de monografias da Secretaria do Tesouro Nacional e que teve por base a tese de Livre Docência defendida na Universidade Gama Filho. II SEMINÁRIO DO SISTEMA DE CUSTOS DO GOVERNO FEDERAL: ANÁLISE E AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DE CUSTOS

35 MUITO OBRIGADO Contactos: Blog: GRUPO DE PESQUISA: II SEMINÁRIO DO SISTEMA DE CUSTOS DO GOVERNO FEDERAL: ANÁLISE E AVALIAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DE CUSTOS


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