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Sérgio Mendes Diretor Executivo TNX Brasil. PALESTRA Gerenciamento Eletrônico de Documentos e da Informação COMO E PORQUE IMPLANTAR Data: 14/06/2012 Horário:

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1 Sérgio Mendes Diretor Executivo TNX Brasil

2 PALESTRA Gerenciamento Eletrônico de Documentos e da Informação COMO E PORQUE IMPLANTAR Data: 14/06/2012 Horário: 17:00 h Local: EDOC Autor : Sérgio Bezerra Mendes GED – rev 15

3 O DESAFIO

4 ESTATÍSTICA DO PROBLEMA Gera-se em média 19 cópias de cada documento Gasta-se R$32,00 com mão de obra procurando, de forma errada, cada documento arquivado Perde-se cerca de 25 horas recuperando cada documento perdido 7,5% de todos os documentos são perdidos, 5% são arquivados de forma errada Gasta-se 400 horas por ano procurando documentos perdidos Gasta-se R$1,00 em mão de obra por cada documento arquivado Profissionais gastam 5 a 15% de seu tempo lendo documentos, mas gastam 50% do tempo procurando- os Fonte Global GED

5 ARMAZENAMENTO Imagem a 200 dpi, comprimida (10:1)  50KB 1 GB  20 mil imagens. 500 páginas de texto  1 MB. 1GB  500 mil páginas de texto Um arquivo (4 gavetas) comporta, em média, 10 mil documentos. Um DVD-R mede 120mm de diâmetro e armazena 4.7 GB 94 mil imagens ou 2,35 milhões de páginas de texto. Fonte CENADEM Escritórios americanos criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel/dia : 600 milhões de páginas de relatórios de computador; 234 milhões de fotocópias; 24 milhões de documentos diversos.

6 Mídias

7 GED CaptaçãoGerenciamentoArmazenamentoDistribuiçãoPreservação. GED Fonte CENADEM O GED é formado pelas seguintes principais tecnologias : Document Imaging (DI) Document Management (DM) Workflow COLD/ERM Forms Processing RIM – Records and Information Management O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. É um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: Este grupo de tecnologias permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.

8 Gerenciamento da Imagem. DI - Document Imaging Gerenciamento da Imagem. A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de “scanners”. Fonte CENADEM “Scanners” convertem os documentos de papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.

9 DI - Document Imaging

10 Gerenciamento de Documentos Eletrônicos DM - Document Management Gerenciamento de Documentos Eletrônicos Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisões. O DM controla o acesso eletrônico aos documentos, permitindo uma maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. Seu foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento. Fonte CENADEM Principais aplicações : normas técnicas, manuais, documentos da qualidade (ISO 9000, ISO 14000, etc) e desenhos de engenharia.

11 DM - Document Management

12

13 Fluxo de Trabalho Workflow Fluxo de Trabalho É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade, eficácia e segurança. Fonte CENADEM Principais sistemas e tecnologias que usam WORKFLOW:  ERP-Enterprise Resource Planning;  SCM, Supply Chain Management;  CRM-Customer Relationship Management  e-Business e outras.

14 Workflow

15 Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management Gerenciamento Corporativo de Relatórios COLD/ERM Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management Gerenciamento Corporativo de Relatórios O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos. Fonte CENADEM A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital.

16 Processamento de Formulários Forms Processing (OCR/ICR) Processamento de Formulários A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados. Fonte CENADEM Essa tecnologia automatiza o processo de digitação O Forms Processing é utilizado pelos bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos. Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognition e o ICR, Intelligent Character Recognition.

17 OCR/ICR

18 Gerenciamento de Registros RIM – Records and Information Management Gerenciamento de Registros É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. Fonte CENADEM O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade (TTD).

19 TTD – Tabela de Temporalidade Documental

20 Localização Física

21 Etiqueta de Caixa

22 Gerenciamento de Conteúdo ECM – Enterprise Content Management Gerenciamento de Conteúdo É o conjunto das tecnologias para criação, captação, ajustes, distribuição e gerenciamento de todos os conteúdos que apóiam o processo de negócios da empresa. Os conteúdos podem estar em qualquer formato digital. Fonte CENADEM GED = ECM = EDMS (Electronic Document Management System) O ECM é uma maneira mais simplificada de se explicar o GED com a sofisticação que a WEB permite.

23 Creation Human Review System Collaboration Edition Approval Release Distribute Internet Store Retention Disposal Portals Mobile PRINTPRINT Y N Preserve Fonte Softexpert

24 Gerenciamento do Conhecimento KM- Knowledge Management Gerenciamento do Conhecimento É a capacidade que uma organização tem de criar conhecimento, disseminar e incorporar a produtos, serviços e sistemas para gerar resultados. Fonte CENADEM Para a perfeita efetivação do KM é necessário o registro de todos os documentos que entram e saem da empresa, com inclusões, alterações e conteúdos. E isso só é possível com o uso de tecnologias de GED

25 Gerenciamento do Conhecimento KM- Knowledge Management Gerenciamento do Conhecimento Fonte HUMANTECH estratégias on e off-line para gerar resultados por meio de: ATIVIDADES PROCESSOS TECNOLOGIA CULTURA + + +

26 Portal Gestão do legado Revitalização Construção de Canais Hotsites Produção de conteúdo Marketing digital marketing SMS marketing SEO SEM SMO Redes sociais Revitalização Gestão Monitoramento Consultoria Gestão de crise RH 2.0 Consultoria digital Gestão das redes sociais de RH Produção de conteúdo multimídia RI 2.0 Consultoria digital Treinamento com executivos Gestão de redes sociais Campanhas Planejamento Monitoramento Gestão de redes sociais e métricas Gestão de crise Aplicativos Celulares Tablets Games Feiras e eventos SAC 2.0 Análise de resultados Métricas Planejamento CRM Social Gerenciamento do Conhecimento KM- Knowledge Management Gerenciamento do Conhecimento

27 REFLEXÃO  Você consegue localizar e encontrar um documento facilmente?  Quanto dinheiro é gasto para guardar e buscar este documento?  E se você não encontrar o documento que tanto procura?  Qual é o impacto de perdê-los?  Você tem o controle de segurança de quem os acessa?  Como é gerenciado o seu ciclo de vida?  Você consegue distribuí-los e compartilhá-los de forma eficiente?  Você consegue compartilhar o conhecimento na organização com segurança de maneira eficiente ?

28 Aplicação de GED Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, e-Commerce, etc Extratos de conta corrente, aplicações, cartões de assinatura, Contratos de câmbio, de financiamento e leasing Automação de cartórios Bibliotecas digitais Catálogos de peças e listas de preços Controle completo de compras (do pedido à entrega do produto) Controle de bilhetes de companhias aéreas Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em organismos do governo Conversão de acervos históricos Desenhos de engenharia e relatórios técnicos Fonte CENADEM

29 Aplicação de GED Documentação administrativa/Financeira/Contábil/RH Documentação da logística de transporte Documentação de auditoria Documentação de consórcios Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000, etc Documentos de escritório de modo geral: Word, Excel, Powerpoint, fax, e- mail e outros Documentos e processos de tribunais Documentos em geral de instituições de ensino Gerenciamento de contratos em geral Prontuários de pacientes em hospitais Resultados de exames laboratoriais Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização Fonte CENADEM

30 Estudo de Caso – Gestão de Pedidos SE SUITE

31 Registro Aplicador Digitalização Indexação Integração Consulta Documentos Hosting Arquivo Físico Auditorias Internas/ Externas Consulta Documentos Corretora Estudo de Caso – Corretora de Valores

32 Reconhecimento inteligente de placas de veículos e identificações de contêineres, garantindo melhoria no controle de processos e redução de custos Estudo de Caso – Gestão de veículos/cargas

33 Estudo de Caso – Gestão da Produção

34 Porque as empresas implantam GED ? Alta velocidade, segurança e precisão na localização de documentos. Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos. Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. Grande melhoria no processo de tomada de decisões. Aproveitamento de espaço físico. Ilimitadas possibilidades para indexação de documentos. Reduzir a possibilidade de extravio ou falsificação de documentos. Mais agilidade nas transações entre empresas. Agilidade nas mudanças de processos. Exigência da alta competitividade. Melhor atendimento ao cliente. Respostas precisas e instantâneas Obtenção de vantagem competitiva sustentável. Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos. Fonte CENADEM

35 Retorno sobre Investimento Premissas : a.) documentos b.) HH = R$ 12,00/h c.) Preço de uma cópia = R$ 0,10 d.) Custo médio de guarda de um documento = R$ 1,00 e.) 100 funcionários Cópias emitidas => 19 cópias * x R$ 0,10 = R$ ,00 Custo total de guarda => x R$ 1,00 = R$ ,00 Erro de armazenamento => x 5% x R$ 32,00 = R$ ,00 Reemissão de documento=> 25h x x 7,5% x R$ 12,00 = R$ ,00 Busca de documentos = 400h x R$ 12,00 = R$ ,00 Total = R$ ,00/ano R$ ,00

36 COMO IMPLEMENTAR ? LevantamentoAnáliseRecomendaçãoProjetoImplementação

37 LEVANTAMENTO 1.Definir o problema e o objetivo da solução 2.Definir usuários internos e externos 3.Quais os tipos de documentos? 4.Qual a quantidade de documentos (por tipo)? 5.Como será a integração com sistemas legados ? 6.Qual a infra-estrutura tecnológica necessária? 7.Levantamento de processos existentes 8.Definição de um Sponsor para o projeto.

38 GED IMPLEMENTADO

39 Conclusão 1.O crescente volume de informações gerado nas corporações exige uma metodologia e um sistema para gerenciamento integrado de documentos. Tudo que é importante precisa ser controlado e gerenciado. 2.O objetivo de toda empresa é a competitividade, produto de uma boa tomada de decisão. O que mais mudou nos últimos anos foi o modo de acesso às informações, base para a tomada de decisão. O foco das empresas de sucesso é um melhor gerenciamento de todas as informações. “Conhecimento é poder” Francis Bacon – Século XVI

40 A TNX Brasil Uma empresa brasileira especializada em prover soluções tecnológicas através da venda consultiva, consultoria, planejamento e execução de serviços relacionados a soluções inovadoras e de tecnologia avançada. A TNX Brasil conta hoje com cinco unidades de negócios localizadas em Minas Gerais (Belo Horizonte e Sul de Minas), no Rio de Janeiro, Espírito Santo e Santa Catarina, e uma ampla rede de parceiros com capacidade de atendimento em todo o território nacional. Como integradora de soluções, possuímos um portfólio de produtos e serviços que abrange toda parte de excelência e conformidade empresarial, Gestão do Conhecimento, Gestão do Chão de Fábrica (Sistemas MES), automação de projetos 3D, além de parcerias diversas complementares. A TNX Brasil conta hoje com mais de 300 clientes, entre as quais estão inseridas as maiores empresas atuantes no mercado nacional.

41 Alguns Clientes

42 Gestão do Conhecimento Gestão da Excelência Gestão da Produção

43 TNX – UNIDADE MG Av. do Contorno, 5351/ Funcionários – Belo Horizonte (31) TNX – UNIDADE MG Av. do Contorno, 5351/ Funcionários – Belo Horizonte (31) TNX – UNIDADE RJ Rua Dalcidio Jurandir, 255/257 Barra – Rio de Janeiro (21) TNX – UNIDADE RJ Rua Dalcidio Jurandir, 255/257 Barra – Rio de Janeiro (21) TNX – UNIDADE ES Rua Pedro Carlos de Souza, nº. 209 Ilha de Santa Maria – Vitória (27) TNX – UNIDADE ES Rua Pedro Carlos de Souza, nº. 209 Ilha de Santa Maria – Vitória (27)


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