O Sistema de Gestão da Qualidade Reunião de Análise Crítica Mar/abr/2013 Departamento de Gestão de Suprimentos.

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1 O Sistema de Gestão da Qualidade Reunião de Análise Crítica Mar/abr/2013 Departamento de Gestão de Suprimentos

2 O ORGANOGRAMA

3 Nossa Missão Suprir as necessidades de bens e serviços contribuindo para o desenvolvimento, crescimento e o alcance dos objetivos empresariais

4 Nossa Visão Ser, até 2020, o órgão padrão de excelência no suprimento de bens e serviços entre as empresas Eletrobrás

5 A Alta Direção deve analisar criticamente o Sistema de Gestão da Qualidade, a intervalos planejados, para assegurar sua contínua pertinência, adequação e eficácia. Essa análise crítica deve incluir: a avaliação de oportunidades para melhoria e a avaliação de oportunidades para melhoria e necessidade de mudanças do Sistema de Gestão da Qualidade, incluindo a Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade. necessidade de mudanças do Sistema de Gestão da Qualidade, incluindo a Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade. Objetivo da Reunião

6 AGENDA DA REUNIÃO 1. - Abertura – RD - 10 min 2. - Resultados de Auditorias Internas – RD - 10 min. 3. - Resultados de Auditorias Externas – RD – 10 min. 4. - Realimentação do cliente – DVAQ/SEQAL - 15 min. 5. - Situação das ações preventivas e corretivas - DVAQ/SEQAL - 10 min. 6. - Ações de acompanhamento das análises críticas anteriores - DVAQ/SEQAL - 10 min. 7. - Mudanças que afetaram o sistema da qualidade - DVAQ/SEQAL - 10 min. 8. - Recomendações para melhorias - DVAQ/SEQAL - 10 min. 9. - Análise da adequação da Política da Qualidade - RD - 10 min. 10. - Pendências do Sistema de Gestão da Qualidade - RD - 10 min. 11. - Indicadores da Qualidade DVLC - Gerente de Divisão - 15 min. 12. - Indicadores da Qualidade DGCC - Cerente de Divisão - 15 min. 13. - Indicadores da Qualidade DVAQ - Chefe do Setor - 15 min. 14. - EncerramentoRD - 10 min.

7 DVAQ - DVLC - DGCC 1. Abertura Reunião de Análise Crítica DGS

8 2.Resultados de Auditorias Internas - DGS Não Conformidades: Requisito ou Documento (legitimação) 7.2.2 - A organização deve avaliar criticamente os requisitos relacionados ao produto. Esta análise crítica deve ser realizada antes da organização assumir o compromisso de fornecer um produto para o cliente. Descrição da Não-conformidade (afirmação) O passo 1 do procedimento de aquisição/contratação (SL-PR-74-002-01) é realizado em desacordo com o procedimento, devido a determinação da reunião de análise critica (SS-RE-56-036-01). Evidência objetiva (fundamentação) Procedimento de aquisição/contratação (SL-PR-74-002-01) e reunião de análise crítica (SS-RE-56-036-01). OBSERVAÇÕES: A pesquisa de satisfação dos clientes do DGS está ocorrendo e finalizará no dia 21/12/12. O Manual da Qualidade está em revisão pelo comitê da qualidade. OPORTUNIDADES DE MELHORIAS: SECON Alterar a denominação do RAD para PRD no documento SE IE 74 007 DGS Registrar no sistema ROI (Registro de Ocorrência ISO) as melhorias e problemas decorrentes. RECOMENDAÇÕES: Verificar o tratamento das não conformidades indicadas. CONCLUSÕES: O sistema integrado GEM está implementado e em fase de ajustes, já que nem todas as funcionalidades estão ativas. O sistema de gestão da qualidade está implementado e internalizado pelos colaboradores.

9 3.Resultados de Auditorias Externas - DGS SETORES AUDITADOS: SEQAL e Alta Direção, SECAF, SESTI, SECON e DGP. NÃO CONFORMIDADES: Não Conformidades menores detectadas Nesta Auditoria. Ref Área/Processo Cláusula A826425/1 Gestão da Qualidade 4.2.3 Detalhes: Requisitos: Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser controlados Evidência Objetiva: Evidenciado que o Procedimento SQ-PR 85001 no sistema eletrônico consta como 04 porém fisicamente o mesmo está na revisão 03. Ref. Área/ProcessoCláusula A826425/2 SECON8.5.2 Detalhes: Requisitos: A organização deve tomar medidas para eliminar as causas de não-conformidades, a fim de evitar a reincidência. As ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não conformidades encontradas.

10 4. Realimentação do cliente (críticas, sugestões, pesquisa, etc.) Pesquisas 2007, 2008 e 2010 disponíveis no site do DGS, intranet Eletrosul. (http://wservnotes.eletrosul.gov.br/dsp/dsp01.html )http://wservnotes.eletrosul.gov.br/dsp/dsp01.html Pesquisa 2012 – O comitê da qualidade elaborou em conjunto como DGI o formulário da pesquisa que está no site do DGS – Intranet/Eletrosul. (http://wservnotes.eletrosul.gov.br/dsp/indicadores_qualidade/P esquisa_satisfa%C3%A7%C3%A3o_2012.pps )http://wservnotes.eletrosul.gov.br/dsp/indicadores_qualidade/P esquisa_satisfa%C3%A7%C3%A3o_2012.pps

11 5. Situação das ações preventivas e corretivas O ROI (Registro de Ocorrências ISO) tem por finalidade, automatizar o processo de tratamento de ocorrências do Sistema de Gestão da Qualidade do Departamento de Suprimentos e Infra-estrutura, garantindo o atendimento aos requisitos da norma NBR ISO 9001aplicáveis e que os mesmos sejam eficazmente executados Dados disponíveis no ambiente notes -- ROI

12 6. Ações de acompanhamento das análises críticas anteriores. DescriçãoPrazoResponsávelTipo Projeto visão 202012/07/2011Alta Direção Elaboração de plano de ação ROI – aviso de pendênciasContínuoDVAQAnálise da DVAQ Inclusão de nota sobre a origem da fórmula de eficiência constante da apresentação da DVLC Realizado DVLC

13 . Mudanças que afetaram o sistema da qualidade Implantação/manutenção do Sistema SIG – em andamento

14 8. Recomendações para melhorias Dados disponíveis no ambiente notes -- ROI

15 Buscar a satisfação dos nossos Clientes no suprimento das necessidades de bens e serviços e a melhoria contínua dos nossos processos, por meio do desenvolvimento dos nossos colaboradores e fornecedores, atendimento aos requisitos legais, de qualidade, de prazo, de custos, de controle e inovação dos processos. 9. Análise da adequação da Política da Qualidade

16 Indicador de Desempenho DVLC Rodrigo de Oliveira Fernandes DGS - Departamento de Gestão de Suprimentos DVLC - Divisão de Licitação e Contratos Mar/abr/2013

17 Evolução Tempo de Processamento

18 Índice de Eficiência  Aproveitamento no período foi de 93,47%. O aproveitamento é calculado com base na seguinte equação: (total de processos concluídos no período) ÷ (Total de processos iniciados no período)  De 46 processos iniciados, 03 fracassaram como segue:  1 fracassado – DVD 16X, os fornecedores não encontram com esta velocidade para fornecimento.  1 fracassado – compra de lanches para o projeto casa aberta, a empresa que alcançou o orçamento não apresentou alvará.  1 fracasso – serviços de instalação de luminárias, a única empresa participante não realizou a visita técnica obrigatória.

19 ROI – ocorrências em andamento 2012.013.Q – Necessidade de conversão entre as unidades de armazenamento e comercialização.

20 Participação em eventos Não houve participação em eventos externos; A DVLC com a colaboração da DDOM está revisando a NG-005. Está sendo elaborado também o Mapa do Processo de Licitação.

21 Obrigado Divisão de Licitação e Contratos: Rodrigo de Oliveira Fernandes Elaboração: Israel Quint de Souza, Valdemir Rosado Goulart Apresentação: Rodrigo de Oliveira Fernandes E-mail: rfernandes@eletrosul.gov.br Telefone para contato: (48) 3231-7645

22 DGS / DGCC Mar/abr/2013

23 Indicador

24 Métrica do Indicador: razão entre processos analisados em até 10 dias e total de processos com análise concluída A meta a ser atingida é de 90% do total de processos analisados dentro de 10 dias

25 Monitoramentos SECAF

26 Prazo de análise dos processos

27 Cadastros Vencidos X Renovados

28 Fornecedores Cadastrados X Registrados

29 Atividades realizadas no mês Redução de acompanhamento de pregões eletrônicos em JAN/2013 devido a implantação do sistema Comprasnet

30 CENTRAL DE ATENDIMENTO AO FORNECEDOR

31 Pendências e Compromissos

32 Compromissos com a Ata anterior Nenhum compromisso pendente.

33 Registros de Ocorrência NúmeroOcorrênciaStatus 2013.002.C O indicador do SECAF - 90% dos processos analisados em até 10 dias - não foi atingido em Dezembro/2012. Finalizado 2012.015.C O indicador do SECAF - 90% dos processos analisados em até 10 dias - não foi atingido em Julho/2012. Finalizado

34 Monitoramentos SEGEO

35 Monitoramento: Gestão de Contratos - Prazos de entregas Meta: 60% dos contratos entregues no prazo Métrica: relação entre as entregas no prazo nos últimos doze meses e o total de entregas dos últimos doze meses

36 Monitoramento: SEGEO - Motivos de atrasos de entregas 050607080910111201020304Total Execu ç ão/ culpa fornecedor 244 113321140 34 Atraso fabricante/ distribuidor 111 100000021 12 Atraso no transporte 000 110100000 4 Atraso na importa ç ão 000 001011001 6 Reprova ç ão na inspe ç ão 000 110020010 9 Erro pedido/entrega incompleta 000 000000000 0 Treinamento e/ou instala ç ão 000 000000000 0 Documenta ç ão/NF 000 100000000 1 Atraso da Eletrosul 000 000000000 0 Total 355 534452172 66

37 050607080910111201020304 Contratos gerenciados 484540454853626549504441 Termos Aditivos emitidos 6755362312171631 Rescisão e Termo de Encerramento 010033103121 Editais Analisados 610217111211198139 Ocorrências registradas 22231518212423 16191213 Advertências emitidas 010131422031 Suspensões emitidas 002110000000 OB Analisados 0611110402 0405119 Monitoramento: SEGEO – Atividades realizadas no mês

38 Participações

39 Grupo de Trabalho para revisão da Minuta Padrão de Contratos

40 Monitoramentos SESTI

41 MONITORAMENTO Notas Fiscais Emitidas x Notas Fiscais efetivamente Seguradas por todas áreas que transportam mercadorias na Eletrosul Meta de Acompanhamento: visa efetuar o acompanhamento das mercadorias efetivamente seguradas e permitir orientar as áreas que eventualmente não estão solicitando a cobertura securitária de mercadorias que efetivamente deveriam ser seguradas.

42 DIAGNÓSTICO Das NF emitidas sem seguro foram constatados as seguintes situações: Foram enviados e-mail para os emitentes de NF acima de R$ 10.000,00 sem seguro para orientações sobre o assunto

43 OBRIGADO! Responsáveis: Angelita Maria Pereira Lívia Mello Silva Ferreira Simone Angelica Alves

44 Indicador - SECAF

45 Indicadores da Qualidade DVAQ MAR/ABR/2013

46 Indicadores da Qualidade DVAQ/SETAM Mar/abr/2013

47 A partir da análise dos Indicadores, relatamos o status do SETAM buscando atingir os Objetivos da Qualidade nos meses de Março e Abril de 2013.

48 Índice de atendimento Indica quão eficaz foi a gestão de estoque para atender às solicitações dos usuários.

49 Índice de atendimento IA Índice de Atendimento IA = n° itens atendidos nº itens solicitados IA = 450.350 453.250 IA = 99,36 %

50 Gráfico Índice Atendimento

51 PARTICIPAÇÕES DVAQ

52 ALIENAÇÕES LOCALPREVISÃOREALIZAÇÃO DROE Avaliação na SEXAN 06/2013Andamento DRPR Avaliação sucatas 06/2013Andamento Doação de Equipamento de ar condicionado para HOSPITAL FÊMINA 06/2013Andamento Doação de relés para CEP Diomício Freitas 06/2013Andamento

53 NúmeroOcorrênciaStatus 2010.037.G Revisar o procedimento de recebimento de material no AFLO.Ação em execução Registros de Ocorrência

54 OBRIGADO

55 Indicadores da Qualidade DVAQ/SEQAL Mar/Abr - 2013

56 Monitoramento de conformidade % de itens aprovados no recebimento.

57 Monitoramento de Conformidade Indicadores ENTRADASNC MAR230

58 Monitoramento de Conformidade Indicadores ENTRADASNC ABR120

59 Monitoramento de Conformidade Mostra o comportamento do recebimento nos últimos 12 meses.

60 Monitoramento de conformidade MêsQtde RecebidaReprovados% abr/12160100,00% mai/12410100,00% jun/12114199,12% jul/12130100,00% ago/1227485,19% set/1220290,00% out/1235294,29% nov/1287396,55% dez/12430100,00% jan/13250100,00% fev/13750100,00% mar/13230100,00% abr/13120100,00%

61 Índices SEQAL Valor e quantidade de materiais analisados. Mês 2007 Itens Mês 2008 Itens Mês 2009 Itens Mês 2010 Itens Mês 2011 Itens Mês 2012 Itens Mês 2013 Itens Jan52Jan69Jan44Jan42Jan60Jan30Jan25 Fev44Fev50Fev26Fev50Fev52Fev25Fev75 Mar46Mar58Mar71Mar63Mar52Mar52Mar23 Abr55Abr84Abr86Abr32Abr35Abr16Abr12 Mai93Mai45Mai107Mai37Mai84Mai41Mai0 Jun70Jun30Jun54Jun60Jun44Jun114Jun0 Jul85Jul127Jul70Jul45Jul58Jul13Jul0 Ago54Ago56Ago28Ago54Ago20Ago27Ago0 Set89Set96Set95Set66Set49Set20Set0 Out67Out86Out52Out37Out60Out20Out0 Nov68Nov79Nov26Nov53Nov43Nov35Nov0 Dez64Dez104Dez66Dez61Dez66Dez87Dez0 TOTAL787884725600623480135 média mensal65,5873,6760,4250,0051,9240,0033,75 Valor Recebido6.302.470,818.363.173,0512.624.755,798.398.555,349.008.923,659.265.746,28366.261,00 Média R$ /item8008,229460,6017413,4613997,5914460,5519303,642713,04

62 INDICADOR Análise Critica de Requisição Análise de requisições de materiais de estoque. PeriodoNº de RequisiçõesTempo de Processamento dez/1271,00 jan/13202,15 fev/13110,82 mar/1381,00 abr/13290,76

63 Inventário Anual AURU – 26/03 Inventário Anual AROE - 23/04 PARTICIPAÇÕES Mar/Abr 2013

64 OBRIGADO! E-mail: seqal@eletrosul.gov.br Telefone para contato: (48) 3231-7573