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BOAS PRÁTICAS DE PROCUREMENT APRESENTAÇÃO SOBRE PROCUREMENT E NEGOCIAÇÃO Eduardo Branco Lisboa, 2014/12/17

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Apresentação em tema: "BOAS PRÁTICAS DE PROCUREMENT APRESENTAÇÃO SOBRE PROCUREMENT E NEGOCIAÇÃO Eduardo Branco Lisboa, 2014/12/17"— Transcrição da apresentação:

1 BOAS PRÁTICAS DE PROCUREMENT APRESENTAÇÃO SOBRE PROCUREMENT E NEGOCIAÇÃO Eduardo Branco Lisboa, 2014/12/17

2 Eixos de atuação para a afirmação de uma área de Procurement 1 1.Mapa das Categorias de Compras 2.Modelo de Compras Único 3.Estrutura consolidada 4.Sistema Informático único de Compras 5.Sistema Informático único de Supply Relationship Management (SRM) 6.RH com funções definidas e com programas de formação e treino unificados

3 2. Modelo de Compras Único 2  Identificação de quais os tipos de compras que ficam fora do Modelo de Compras;  Definição de quais os critérios para um processo ser considerado Local/ Simplificado e Nacional;  Visão “End-to-End” das compras em cada categoria (PAC; Planeamento de Categoria; Processo de Compra; Monitorização do Contrato);  Definição das guide-lines para elaboração do PAC, timings e entidades envolvidas;  Descrição do Planeamento de Categoria, responsáveis envolvidos, objectivos, trabalhos a executar e output’s a obter;  Descrição do tratamento do Processo de Compra;  Descrição da Gestão e Monitorização dos Contratos resultante do Processo de Compra.

4 2. Modelo de Compras Único 3 Processo de CompraPlaneamentoGestão e Monitorização PAC Pedido Compra e preparaç ão do Concurs o Operacion alização do Concurso Negociaçã o Contrato Colocação de Encomenda s Mesa de Compras Gestão Contratos Monitorização de Performance Planeament o Equipas Pluridisciplinares Adjudicaçã o Planeamento Estratégico das Categorias Planeamento das Consultas ao mercado Visão “end to end” do Processo de Compras por Categoria  Estratégia e Planeamento por categoria de compras  Processo de negociação e compra  Monitorização do consumo e dos fornecedores

5 2. Modelo de Compras Único 2.1. Planeamento de Categoria 4  Coordena a estratégia de compras da categoria  Negoceia e gere a relação com os fornecedores “Head Buyer” Objectivos comuns de Planeamento  Define as necessidades de produtos/ serviços do departamento ou da Empresa  Dá suporte à negociação “Head User” Apurar informação necessária e Identificar alavancas de negociação Calcular TCO da categoria e de cada sub - categoria Identificar principais tarefas de optimização de custos/serviços da categoria Definir a estratégia para a categoria:. Painel de fornecedores ;. Estimar preços de reserva dos fornecedores;. Atualização da Matriz de Kraljic;. Método de Negociação;. Timing da/s compras a efectuar Estão previamente definidas as responsabilidades de cada interveniente o que permite trabalhar duma forma colaborativa logo mais eficiente e produtiva Fóruns de Categoria

6 2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Preparação do Concurso 5 Abertura Processo de Compra Elaboração Especificações Técnicas Decisão Painel de Fornecedores Preparação Cronograma Concurso Existem Especificações Técnicas Sim Não Verificação Requisitos do Processo Preparação Draft Contrato Cliente Interno Negociador  Definição das condições para abertura de um processo de compra;  Tipo de processo: Compra Específica; Compra Geral e Acordo Quadro;  Requisição de Compra em Sistema de Compras;  Mérito de compra com aprovação do valor para o processo de acordo com a delegação de competências aprovada.  Segregação de funções entre quem compra e quem determina a necessidade;  Separação formal do pedido de abertura do processo e elaboração das especificações, a cargo do cliente interno, da negociação comercial, a cargo das compras.  Garantia da obtenção do resultado negociado;  Só se negoceia com cada fornecedor após aceitação por escrito do Draft do Contrato. Consolidação documentação Concurso

7 2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra -Operacionalização do Concurso 6 Envio da Documentação Separação Comercial / Técnica Acordo Parâmetros Negociação Fazer Comparação Comercial Esclarecer dúvidas com Fornecedores Avaliação Proposta Técnica Definição limite Ok / NOk Técnico Sim Não Receção das Propostas Avaliação Proposta Comercial Dúvidas? Sim Dúvidas? Decisão s/ Coeficientes Discricionários Finalizar Comparação Propostas Não Cliente Interno Negociador  Segregação de funções entre quem compra e quem determina a necessidade;  Separação formal da avaliação técnica das propostas, a cargo do cliente interno, da negociação comercial, a cargo das compras.  Garantia de Isenção entre Fornecedores;  Impossibildade efectiva de consulta de qualquer proposta antes da Data/hora de abertura das propostas definida no RFP;  Fecho da avaliação técnica e proposta de adopção de coeficientes descricionários técnicos pelo cliente interno, com base na proposta técnica, antes de ter acesso à proposta comercial dos fornecedores.  Garantia da melhor compra no binómio Preço / Qualidade;  Possibilidade de se fazer a negociação com fornecedor único ou por concurso com o número de fornecedores julgado conveniente;  Possibilidade de se adoptar coeficiente descricionário técnico para se permitir pagar mais a propostas técnicamente superiores em negocição competitiva.

8 2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Negociação 7 Premium Nirvana Error Low Cost Q $  Considerações Prévias;  Qualidade e Preço são caracteristicas ortogonais do Produto / serviço;  A junção das características técnicas e das características comerciais na matriz multi-critério de avaliação das propostas, impossibilita qualquer posterior negociação isenta;  A avaliação técnica é contaminada pelo preço quando este é conhecido;

9 2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Negociação 8  Negociação por Concurso;  Negociação por Leilão  Negociação por Targets Garantia de obtenção da melhor negociação;  Existência de um comité de compra para cada processo composto por: um representante do cliente; o negociador; o Manager responsável de categoria; o Manager de processos;  Comité de compra submete respetivo processo a “Mesa de Compras” para Planeamento e, após negociação, a “Mesa de Compras” para adjudicação;  “Mesa de Compras” reune-se ordinariamente 2x por semana e analisa todos os processos agendados quer para Planeamento, quer para Ajudicação;  “Mesa de Compras reune-se extraordinariamente sempre que necessário;  Aprovação em “Mesa de Compras” são só por unanimidade. Mesa de Planeamento Envio de Target Target Alcançado? Mais que 1 Fornecedor? Envio de novo Target BAFO Mesa de Adjudicação Sim Não Mesa de Planeamento Resultados Satisfazem? Comunicar parâmetros Leilão (1) Fornecedores testam Leilão Mesa de Planeamento Leilão Mesa de Adjudicação (1) Tipo de leilão Valor de partida Incremento minimo entre lances Tempo limite entre lances

10 2. Modelo de Compras Único 2.2. Processo de Compra – Negociação 9  Negociação Condicionada;  Solicitar descrimação das propostas (part numbers; homens/hora, etc)  Fazer bundle do processo com outros processos em negociação;  Existência de Acordos quadro diretamente com Fornecedores de equipamento;  Existência de Acordos Quadro com integradores e distribuidores;  Base de dados de processos na mesma categoria, para servir de benchmark;  Alterar âmbito.


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