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COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA. Qualidade e Meio Ambiente ISO 19011  Definições Auditoria.

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Apresentação em tema: "COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA. Qualidade e Meio Ambiente ISO 19011  Definições Auditoria."— Transcrição da apresentação:

1 COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA

2 Qualidade e Meio Ambiente ISO  Definições Auditoria

3 BS 8800 OHSAS  Definições Auditoria

4 Auditorias em Sistemas de Gestão Atividades Sistemáticas Detectar vícios Avaliar degradação Atividades Independentes Não pertencer à área auditada Ter mente aberta Critérios de auditorias adotados Eficácia (“O que fazer”) Eficiência (“Como fazer”) As Auditorias... Verificam Conformidade Avaliam controles (diferentes de inspeção) Não possuem caráter punitivo Constituem processo amostral

5 IDÉIAS E CONCEITOS COMUNS PARA AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS E BS 8800

6 LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA ZELAR PELA QUALIFICAÇÃO DO GRUPO DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA CONDUZIR REUNIÕES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO RESOLVER “IMPASSES CRÍTICOS” FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO ATENDER TODAS AS ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR AUDITOR  ZELAR PELA SUA QUALIFICAÇÃO  PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NÃO CONFORMIDADES  SER IMPARCIAL E OBJETIVO  ESCLARECER DÚVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS  MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A ÉTICA ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

7 AUDITADO  COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA  COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR  DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO  FACILITAR O ACESSO ÀS FUNÇÕES, ÁREAS E INFORMAÇÕES PERTINENTES  PROVIDENCIAR AS AÇÕES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABÍVEIS CLIENTE DA AUDITORIA  DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA  DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITÉRIOS DE AUDITORIA  DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO)  RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AÇÕES CABÍVEIS ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

8 Tipos de Auditoria  Finalidade Auditoria de adequação ou conformidade  Interação entre as partes Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes  Objeto de auditoria Processo, produto ou sistema

9 PLANEJAMENTO * ESCOPO * OBJETO * OCASIÃO * CRITÉRIOS DE AUDITORIA PREPARAÇÃO * ESTUDO DOS DADOS * LISTAS DE VERIFICAÇÃO * NOTIFICAÇÃO CONDUÇÃO * REUNIÃO DE ABERTURA * EXECUÇÃO * REUNIÃO DE ENCERRAMENTO RELATO * VERBAL * DOCUMENTADO AÇÃO PREVENTIVA / CORRETIVA * ÁREA AUDITADA * CONSENSO AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE * NOVA AUDITORIA * ENVIO DE DOCUMENTOS / REGISTROS AVALIAÇÃO DAS AUDITORIAS * GRUPO AUDITOR * AUDITADO SISTEMÁTICO Etapas das Auditorias

10 ESCOPO  Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor líder e consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e recursos PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS OBJETIVO  Pode ser conformidade da documentação (auditoria de adequação) e/ou conformidade da implementação (auditoria de conformidade) CRITÉRIOS DE AUDITORIA  Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado

11 GRUPO AUDITOR  Designado considerando-se Critérios de auditoria Tipo de organização e processos Capacidade de comunicação Requisitos legais aplicáveis OCASIÃO  Definida considerando-se Alterações no sistema de gestão Requisitos legais Ações corretivas e preventivas PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

12 ATIVIDADES A REALIZAR CONTATOS COM O AUDITADO * SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS (CONFIDENCIALIDADE) * CONFIRMAÇÃO DOS PARÂME- TROS PLANEJADOS GRUPO AUDITOR * DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS PELO LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA * CONFECÇÃO DA AGENDA DA AUDITORIA * PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO VISITAS ÀS INSTALAÇÕES * SE NECESSÁRIO E VIÁVEL Preparação para a Auditoria

13 EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO

14  ETAPAS NA CONDUÇÃO DE AUDITORIAS Reunião de abertura Visita às instalações Condução da auditoria Reuniões parciais com o auditado Reunião de encerramento CONDUÇÃO DAS AUDITORIAS

15  Apresentação dos auditores Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável REUNIÃO DE ABERTURA  Confirmação do panejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria  Confirmação da agenda Alterações devem ser feitas, se necessário  Confirmação dos arranjos administrativos Transporte, almoço, sala de reunião e etc.

16  Confirmação dos contatos Auditados e demais envolvidos Guia de auditoria REUNIÃO DE ABERTURA Interferir, se necessário Conhecer objeto e critérios de auditoria Não é auditado (a princípio)  Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas

17  Visitar as instalações Se necessário, antes da condução da auditoria Apenas observar. Interferir em situações de risco CONDUÇÃO DA AUDITORIA  Coletar evidências por meio de Entrevistas, documentos, registros e observações de atividades  Realizar amostragem Aleatória e em quantidade “suficiente”  Utilizar documentos de trabalho Listas de verificação (diretriz) Realizar anotações necessárias e reportar eventuais não conformidades “na hora” (verbalmente, pelo menos)

18  Utilizar técnicas de rastreamento Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”) e/ou aleatório (“trace random) CONDUÇÃO DA AUDITORIA  Interferir o mínimo possível Solicitar permissão  Gerenciar o tempo da auditoria Alterar agenda, se necessário, em comum acordo com o auditado

19 Reuniões parciais com o auditado  Objetivo: consolidar os resultados da auditoria Envolver os auditados do dia (no mínimo) Realizá-la ao término do dia ou no início do dia seguinte >Facilita a reunião de encerramento >Reuniões semelhantes podem ser feitas apenas com auditores Reportar eventuais não conformidades ou observações

20  Reapresentação dos auditores Se necessário, quando estiverem presentes pessoas que não estavam na reunião de abertura REUNIÃO DE ENCERRAMENTO  Agradecimentos ao auditado Cooperação e tempo dedicado, por exemplo  Reconfirmação do planejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria  Reconfirmação da agenda Destacar eventuais alterações  Apresentação dos pontos de “maior preocupação” e “positivos” Resumidamente

21  Entrega dos relatórios individuais de não conformidade Se previsto no procedimento de auditoria ou outro procedimento. Caso contrário, acordar prazo. REUNIÃO DE ENCERRAMENTO  Esclarecimento de dúvidas, Se existirem  Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas

22 * CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS CONFIDENCIALIDADE PRAZO DE ENTREGA DO RELATÓRIO: O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL * RELATO VERBAL AO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃO DA AUDITORIA AO REALIZAR REUNIÕES PARCIAIS COM O AUDITADO AO REALIZAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO * RELATO DOCUMENTADO NÃO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS CONCLUSÃO FINAL RELATÓRIOS ENTREGUES AO AUDITADO INDIVIDUAIS DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS GERENCIAL COM CONCLUSÃO FINAL RELATO DE AUDITORIA

23 Relatório Individual de NC

24 NÃO CONFORMIDADES POTENCIAISREAIS AÇÃO CORRETIVA AÇÃO PREVENTIVA AUDITADO AUDITOR Ações Corretivas e Preventivas nas Auditorias >Identificar a causa >Propor solução >Implementar solução >Avaliar efetividade

25 * RESPONSÁVEL LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO * FORMA DE AVALIAÇÃO NOVA AUDITORIA ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LÍDER ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LÍDER PRÓXIMA AUDITORIA * FORMA DE DOCUMENTAÇÃO RELATÓRIO INDIVIDUAL DE NÃO CONFORMIDADE RELATÓRIO GERENCIAL (CONCLUSÕES) Avaliação da efetividade das ações preventiva e corretiva

26 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES REQUISITOS BÁSICOS

27 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE - ISO e outras referências -

28 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL - ISO e outras referências -

29 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO BS 8800/OHSAS 18001

30 PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES CARACTERÍSTICAS BÁSICAS - SISTEMA GENÉRICO

31 Desafios do Auditor  Primeiro desafio  Lidar com pessoas Acrescida de respeito: harmonia, transparência e ganhos mútuos Estabelecer confiança Acrescida de credibilidade: reconhecimento da competência (treinamento e experiência)  Segundo desafio  Distinguir entre avaliação e asserção Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo Exige do auditor Capacidade de distinguir julgamentos de fatos “O tempo está nublado” “O tempo está ruim”

32 A comunicação na auditoria....  Qualificação inicial do auditado:  Chame-o pelo nome Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicação e busque a empatia  Quebre o “gelo” inicial Exemplo: “O auditor é apresentado ao auditado, gerente da área. Depois de apresentado, faz o seguinte questionamento: - Qual a sua opinião sobre o processo de auditoria interna para preparar o sistema da qualidade para a auditoria de certificação?” - Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras. - E vocês já conseguiram muitas melhorias? - Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da qualidade...”

33 A comunicação na auditoria....  Ouça o auditado:  Conduza o diálogo “O que”, “Quando”, “Como”, “Onde” e “Por que” (observe a hierarquia)  Não demonstre sinais de impaciência ou distração  Faça perguntas do tipo “aberta” “Mostre-me” Obter respostas “Sim” ou “Não”  Faça perguntas do tipo “fechadas” Fornecer alternativas no questionamento  Faça perguntas do tipo “alternativas” Lembrar que o auditor é visita e que deve “relaxar” o auditado  Considere a ansiedade do auditado Comunicação

34 Situações típicas de auditoria....  O auditado....  Fala demais, desviando o assunto  É resistente  Discorda das eventuais não conformidades  Prepara “balão fixo”  Chega atrasado  Solicita sugestões  E durante a auditoria....  O tempo planejado é insuficiente  O fato gera dúvida ao auditor quanto à existência de uma não conformidade  A independência do auditor é “ameaçada”  Outras pessoas tentam “ajudar” o auditado


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