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IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO - SEI Jan. 2015.

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1 IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO - SEI Jan. 2015

2 2 CENÁRIO ATUAL processos Processos autuados em 2014 Autuação de aproximadamente Processos administrativos por dia útil de documentos e expedientes administrativos Documentos internos numerados (TID) 2 anos Tempo médio de tramitação de um processo administrativo Processos oficialmente considerados extraviados Munícipes cadastrados no SIMPROC para ter acesso a processos. Aproximadamente 50 milhões de folhas/ano Consumo de papel relativo aos processos

3 3 PRINCIPAIS PROBLEMAS Múltiplos números de protocolos, sistemas de tramitação e controle Burocracia Grande volume de retrabalho e alocação de servidores para tarefas de autuação e manuseio de processos Baixa produtividade 3 milhões de reais por ano somente com os insumos básicos para autuação de processos (2,5 mi em impressão + 0,5 mi com capeamento) Elevados custos Extravio, dano físico, quebra de sigilo Alto risco decorrente do manuseio Acesso não imediato ao conteúdo dos processos, dificuldade em levantar informações gerenciais, tomadas de decisão menos embasadas Falta de transparência

4 4 Objetivo Economicidade Transparência Sustentabilidade Modernização da gestão pública

5 5 PROJETO – PROCESSO ELETRÔNICO Objetivo Implantar solução de Gestão Eletrônica de Documentos, a fim de permitir a criação, armazenamento, controle, compartilhamento e obtenção de informações de processos em plataforma digital. Benefícios esperados Acelerar os trâmites administrativos, garantindo respostas mais rápidas às demandas; Aumentar o controle social e o acesso à informação; Racionalizar o gasto público e o consumo de papel; Estancar o crescimento do estoque do Arquivo Municipal de Processos; Aumentar a produtividade dos servidores; Melhorar o gerenciamento de processos e instrumentos de controle; Eliminar incidentes decorrentes do deslocamento físico de documentos; Garantir que o peticionamento não seja limitado ao horário de funcionamento do protocolo.

6 27/3/20156 PROCESSO ELETRÔNICO O processo eletrônico é um conjunto de serviços eletrônicos que permite a intercomunicação entre órgãos e entidades diferentes e entre unidades de trabalho do mesmo órgão. Através da solução escolhida para a implementação do Processo Eletrônico será possível realizar o trâmite totalmente eletrônico de processos e documentos administrativos, garantindo agilidade e melhor gerenciamento de processos. O que muda na realidade de trabalho? O Processo Eletrônico será implementado de forma gradual por tipo de processos. Processos novos serão criados e finalizados de forma eletrônica e aqueles que se iniciaram em papel, serão finalizados em papel. Os mesmos procedimentos realizados atualmente para a tramitação de processos serão realizados igualmente, mas em meio eletrônico.

7 7 PROCESSO ELETRÔNICO Com fluxo Sem fluxo + Tramitação Livre

8 8 Tipo de fluxo Principal ganho Tipo de processo Ferramenta Sem fluxoServe para qualquer processo Processo Geral Com fluxoAutomação Processos Específicos Os processos específicos serão tratados por meio do processo eletrônico com fluxo na medida da necessidade PROCESSO ELETRÔNICO

9 9 SOLUÇÃO ESCOLHIDA Sistema Eletrônico de Informações (SEI!) Sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) Possui ferramentas para produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema Escolhido pela iniciativa Processo Eletrônico Nacional (PEN) como sistema modelo

10 10 Práticas inovadoras de trabalho – libertação do paradigma do papel Interface intuitiva e orientada ao aumento de produtividade Orientação a processos de negócio Possibilidade de execução em plataforma 100% software livre Arquitetura de software bem definida Compatibilidade com diversos ambientes operacionais Histórico de implantações bem-sucedidas em outros órgãos Propriedade pública Fatores-chave para a Escolha do SEI

11 11 PROCESSO ELETRÔNICO - SEI Premissas do SEI para utilização do Processo Eletrônico: 1.Todos os expedientes são processos 2.Todos os documentos fazem parte de algum processo 3.Os documentos podem ser: Internos Externos 4.Os documentos podem ser: Assinados Não assinados ( = Minuta) 5.Os documentos podem ser: Públicos Restritos Sigilosos 6.Os processos estão com unidades e não com pessoas 7.A tramitação é entre unidades 8.Um processo pode estar aberto em mais uma unidade 9.Usuário do sistema faz parte do negócio

12 12 Não depende de mapeamento de processos, mas pode ser adaptado para workflow Flexibilidade É 100% web, não exigindo sistemas operacionais específicos, instalações de aplicativos ou computadores de alto desempenho Compatibilidade Pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como computadores portáteis, tablets e smartphones Portabilidade Está preparado para gerenciar o acesso de terceiros aos expedientes administrativos, para concessão de vistas e assinatura de documentos Acesso à usuários externos Arquitetura do sistema desenhada para ser escalável a mais diversos níveis de demanda Arquitetura Robusta Gerencia criação e trâmite de processos e documentos em níveis: público, restrito e sigiloso Controle de nível de acesso Rompe com a tramitação linear e tradicional, de maneira que várias unidades podem ser demandadas simultaneamente Tramitação em múltiplas unidades Estruturado com boa navegabilidade e usabilidade Sistema intuitivo Integrações tradicionais ou webservices nativos do sistema Permite integração com outros sistemas de informação Controle de prazo, módulo de ouvidoria, estatísticas de desempenho, base de conhecimento, pesquisa em todo teor do documento, acompanhamento especial, modelos de documento, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, entre outros Funcionalidades específicas PRINCIPAIS FACILIDADES DO

13 13 ESCOPO PROJETO PILOTO Piloto de 3 meses. Implementação gradativa Os documentos abaixo serão os primeiros produzidos somente através do SEI: I – pedido de crédito adicional suplementar; II – pedido de descongelamento e congelamento de dotação orçamentária; III – liberação e antecipação de cota orçamentária; IV – edição de decreto de crédito adicional; V – pedido de crédito adicional suplementar por portaria (adequação orçamentária entre elementos de despesa da mesma atividade, categoria econômica, grupo de despesa, modalidade de aplicação e fonte); VI – registro das deliberações da Junta Orçamentário-Financeira. VII – recurso de autos de infração do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza – ISS, Taxa de Fiscalização de Estabelecimentos – TFE e Taxa de Fiscalização de Anúncios – TFA, a partir de 03 de fevereiro de 2015; VIII – impugnação de autos de infração do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza – ISS, Taxa de Fiscalização de Estabelecimentos – TFE e Taxa de Fiscalização de Anúncios – TFA, a partir de 19 de fevereiro de 2015; IX – fiscalização do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza – ISS, Taxa de Fiscalização de Estabelecimentos – TFE e Taxa de Fiscalização de Anúncios – TFA, a partir de 03 de março de *A Portaria nº 05/2014 de SEMPLA regulamenta o período para entrar em vigor os processos que constam nos itens VII, VIII e IX (de SF) no SEI

14 14 Legislação Decreto nº de 15 de janeiro de 2015 Institui o Sistema Eletrônico de Informações da Prefeitura do Município de São Paulo - SEI. Portaria nº 04/2015 – SEMPLA Regulamenta o disposto do Decreto nº de 15 de janeiro de Portaria nº 05/2015 – SEMPLA Regulamenta o disposto do Decreto nº de 15 de janeiro de 2015

15 15 Para mais informações sobre o Processo Eletrônico: https://processoeletronico.gov.brhttps://processoeletronico.gov.br Para mais informações sobre o SEI, acesse: https://prefeitura.sp.gov.br/processoeletronico https://prefeitura.sp.gov.br/processoeletronico Ambiente de treinamento do SEI: https://sei.treinamento.prefeitura.sp.gov.br https://sei.treinamento.prefeitura.sp.gov.br Para dúvidas referentes à utilização do sistema: Mais informações

16 27/3/ SEI Para acessar o link oficial do SEI e tramitar os processos necessários:


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