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Curso: REDAÇÃO DE RELATÓRIO Facilitadora: TEREZINHA BOTELHO.

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1 Curso: REDAÇÃO DE RELATÓRIO Facilitadora: TEREZINHA BOTELHO

2 O TCU recomenda a observância, no que couber, das Normas de Auditoria da Organização Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). A INTOSAI é uma organização não governamental autônoma e independente, fundada em 1953 que tem por objetivo oferecer um marco constitucional para a transferência e aprimoramento de conhecimentos sobre a atividade de fiscalização pública, através do intercâmbio de experiências entre os seus membros.

3 As Normas de Auditoria da INTOSAI foram apresentadas no XIV INCOSAI (Congresso Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores), realizado em Washington, em outubro de Aquelas normas resultaram do consenso entre auditores das EFSs que contribuíram para a sua elaboração, pois, no ano de 1984, foi constituída uma comissão integrada por dez representantes de Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFSs). Aquela Comissão foi constituída por quatro grupos, a saber:

4 GRUPOTEMACOORDENADOR 1 Postulados Básicos da Auditoria Pública EUA 2 Normas Gerais da Auditoria Pública Austrália 3 Normas e Procedimentos na Execução da Auditoria Pública Suécia 4Normas para Elaboração dos Relatórios de Auditoria Grã-Bretanha Foi na cidade de Londres, em 1987, que as propostas foram reunidas e sintetizadas em único documento, denominado “NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI”.

5 Postulados básicos da auditoria pública São os princípios e requisitos lógicos que norteiam os trabalhos de auditoria (SILVA) e podem ser resumidos da seguinte forma: 1.Observância das normas 2.Julgamento imparcial 3.Accountability pública 4.Responsabilidade gerencial 5.Promulgação das normas 6.Consistência das normas 7.Controles internos 8.Acesso aos dados 9.Atividades auditadas 10.Aperfeiçoamento das técnicas de auditoria 11.Conflito de interesses

6 Normas gerais de auditoria pública Determinam os principais requisitos, para o desempenho, com competência e eficácia, dos trabalhos de auditoria e elaboração de relatórios. Silva, de forma didática, resume a as normas gerais em dois grupos, levando em consideração:

7 - Aspectos comuns: auditor e entidade fiscalizadora superior: a) independência; b) competência; c) zelo profissional. - Aspectos aplicáveis somente às entidades fiscalizadoras superiores: a) recrutar pessoal qualificado; b) aperfeiçoar e treinar seu pessoal; c) preparar manuais, guias e instruções; d) conhecimentos técnicos; e) revisar para garantir a qualidade do trabalho.

8 Normas de procedimento na execução da auditoria pública No que se refere às normas de procedimento na execução da auditoria – normas de exame adotadas pelo auditor no curso dos trabalhos, buscando “informações comprobatórias, visando alcançar de terminado resultado” - aquele mesmo autor as resume da seguinte forma: a)planejamento; b)supervisão e revisão; c)estudo e avaliação do controle interno; d)cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis; e)informações comprobatórias de auditoria – evidências; A evidência (comprovação de acerto ou erro da organização, encontrada durante a realização da auditoria) é documental. É necessária a comprovação para dar consistência ao trabalho de auditoria f) Análise das demonstrações financeiras.

9 Normas para elaboração do relatório de auditoria pública Correspondem a um conjunto de princípios, voltados para a boa técnica redacional, como meio de traduzir o resultado de todos os trabalhos desenvolvidos. São assim resumidas: a)Título: É importante principalmente porque distingue o relatório de auditoria de outros documentos expedidos pela Administração Pública. b) Assinatura e data: Informam que o auditor levou em consideração o efeito dos fatos e operações até a data aposta. No caso de informações relevantes conhecidas após o período de realização dos exames de auditoria, devem ser levadas em conta até a data de fechamento dos trabalhos.

10 c)Objetivos e âmbito: Os objetivos e âmbito (ou escopo) da auditoria devem ser previstos quando da aprovação do plano, estabelecendo o alcance, o qual representa os limites da auditoria e a expectativa de resultados. d)Integridade: O relatório deve ser apresentado da forma em que ele foi preparado pelo auditor, de acordo com suas constatações. Todas as informações relevantes devem ser incluídas (princípio da independência). e)Destinatário: Identificar todos os destinatários interessados no resultado dos trabalhos, de acordo com as circunstâncias que determinaram a realização dos mesmos.

11 f)Identificação do assunto: Informar no relatório o nome da organização auditada, a data e o período abrangido pelas demonstrações financeiras e o assunto auditado (não confundir com o período de realização). g)Fundamento legal: Certificar-se de toda a legislação que determinou a execução da auditoria e registrar no relatório. Tal medida “permite ainda rastrear as conclusões alcançadas em razão do estudo da legislação”.

12 h) Conformidade às normas de auditoria: Identificar, no relatório, as normas ou práticas de auditoria observadas na realização dos trabalhos. Para Silva isso é mais claro na área privada, em razão das normas expedidas pelo Conselho Federal de Contabilidade, todavia, no setor governamental, torna-se necessário implementar as normas internacionais de auditoria pública. i) Oportunidade: O relatório deve ser emitido tempestivamente para que seja útil aos interessados. Assim, independentemente do prazo de realização dos trabalhos, constatações urgentes devem ser levadas ao conhecimento da alta administração para as correções pertinentes antes mesmo do término do prazo da auditoria

13 O Tribunal de Contas da União (TCU), em suas Normas de Auditoria (Anexo da Portaria TCU Nº 280, de 8 de dezembro de 2010, alterada pela Portaria TCU Nº 168, de 30 de junho de 2011) estabelece que, de maneira geral, os relatórios de auditoria devem contemplar: a)a deliberação que autorizou a auditoria e as razões que motivaram a deliberação, se necessário; b)uma declaração de conformidade com as Normas de Auditoria do TCU (NAT); c)o objetivo e as questões de auditoria; d)a metodologia da auditoria, o escopo e as limitações do escopo; e)a visão geral do objeto da auditoria, revisada após a execução; f)os resultados da auditoria, incluindo os achados, as conclusões, os benefícios estimados ou esperados, o volume de recursos fiscalizados e as propostas de encaminhamento; g)a natureza de qualquer informação confidencial ou sensível omitida, se aplicável.

14 As supracitadas normas estabelecem os seguintes requisitos de qualidade dos relatórios: 1.Clareza: Os relatórios devem ser produzidos em linguagem de fácil compreensão, sem erudição, jargão, expressões em outros idiomas (exceto quando não possuírem tradução adequada no português ou já são de muito utilizadas). Expressões técnicas devem utilizadas quando necessárias, devendo ser esclarecidas em glossário. Por outro lado, sempre que possível, deverão ser utilizadas figuras, ilustrações, tabelas pra complementar os textos. 2. Convicção: Utilizar termos que demonstrem firmeza sobre os achados e conclusões, assim, evitando-se expressões como: “SMJ”, “parece”, “deduzimos”, “foi informado a esta equipe de auditoria...”, “conforme declarações verbais...”, “a maioria”, “alguns” etc, expressões que denotam insegurança ou que podem ocasionar dúvidas ou imprecisões.

15 3. Concisão: Ir direto ao assunto, utilizando linguagem sucinta, transmitindo o máximo de informações de modo breve, exato e preciso. Eliminar o supérfluo, o floreio, os clichês. Utilizar o mínimo necessário de trechos da doutrina e/ou jurisprudência. A transcrição de trechos de evidências documentais somente deverá ser feita quando for essencial ao entendimento do raciocínio. Detalhes excessivos, além de ocultar a mensagem real, podem gerar confusão ou distração do leitor. 4. Completude: Apresentar todos os elementos/informações que permitam a correta compreensão dos fatos e situações relatadas. Descrever evidências e achados sem omissão de informações significativas e relevantes referentes aos objetivos da auditoria. Apresentar uma perspectiva da extensão e significância dos achados relatados, como por exemplo, a freqüência de ocorrências relativas ao número de casos ou transações examinados. Ser completo significa, ainda, “determinar claramente o que devia e não foi feito, descrevendo as limitações dos dados, as limitações impostas pelas restrições de acesso a registros e outras questões”.

16 5. Exatidão: É importantíssima para assegurar ao leitor que o que foi relatado é fidedigno e confiável, pois um erro pode colocar em dúvida todo o conteúdo de um relatório, além de possibilitar que seja desviada a atenção da “substância do que se quer comunicar”. Portanto, os achados, conclusões e propostas deverão ser sustentadas pelas devidas evidências e estas devem demonstrar “a justeza e a razoabilidade dos fatos descritos”. 6. Relevância: Relatar apenas o que tenha importância dentro do contexto e relação com os objetivos da auditoria. Não abordar “fatos ou ocorrências que não contribuam para as conclusões e não resultem em propostas de encaminhamento”.

17 7. Tempestividade: Cumprir o prazo para elaboração do relatório de auditoria é de suma importância não só para cumprimento da legislação, mas porque somente relatórios tempestivos são úteis aos destinatários, especialmente, para aqueles que devem tomar as providências requeridas. 8. Objetividade: “A objetividade do relatório de auditoria é reforçada” quando, de forma explícita, são apontadas a fonte das evidências e as premissas utilizadas na análise. Já a credibilidade de um relatório é fortalecida quando as evidências são apresentadas de modo imparcial, devendo-se evitar a tendência de superenfatizar as deficiências. Deve-se buscar um tom equilibrado, que é alcançado quando os relatórios “apresentam evidências suficientes e apropriadas para apoiar os achados”. Evitar críticas ou conclusões sem suporte.

18 Declaração de conformidade com as normas de auditoria Os relatórios de auditoria devem conter uma declaração dos auditores de que os trabalhos foram realizados com observância das normas de auditoria aplicáveis ao serviço público (ou no caso com as normas de auditoria do Tribunal, no caso do TCU), isso se todos os requisitos nelas previstos tenham sido observados. Quando não foram seguidas na íntegra, ou observadas com restrições ou adaptações, como por exemplo, quando ocorrer limitação do escopo em razão de restrição de acesso a registros ou documentos, deverá ser registrado os motivos que impediram a observância plena das normas e que efeitos terão nos objetivos, nos resultados e nas conclusões da auditoria.

19 Objetivos da auditoria, escopo, metodologia e limitações: Também devem ser incluídos no relatório de auditoria, o escopo, a metodologia e as limitações (se ocorridas). São informações importantes para esclarecer ao destinatário do relatório o propósito da auditoria, a natureza e extensão dos exames, o contexto e perspectiva sobre o que é relatado, além das limitações (significativas) ao trabalho desenvolvido. Objetivo: é o propósito da auditoria (a questão que deverá ser esclarecida).

20 Escopo: a profundidade e amplitude dos exames para alcançar o objetivo da auditoria. “As questões de auditoria, que compõem o seu escopo e que foram definidas como linhas de abordagem com vistas à satisfação do objetivo, também devem constar do relatório”. Metodologia: abarca os métodos empregados na coleta, no tratamento e na análise dos dados e deve ser abordada de forma resumida, relatando-se os detalhes em anexo. Ao utilizar a amostragem, deve ser indicado o método adotado, os critérios para seleção da amostra e a incerteza embutida nos cálculos. Limitações: informar no relatório os aspectos ou áreas não examinados em função de quaisquer restrições, bem como se isso afetou os objetivos, os resultados e as conclusões da auditoria.

21 Descrição da visão geral do objeto: A descrição do objeto de auditoria visa proporcionar ao destinatário uma melhor compreensão do relatório. É para atender a esse objetivo, que a visão geral do objeto é elaborada na fase de planejamento e, na fase de execução, revisada. A visão geral do objeto inclui informações sobre o ambiente legal, institucional e organizacional, no qual se insere, ou seja, legislação aplicável, objetivos institucionais, pontos críticos e deficiências de controle interno. Obs. Dependendo da finalidade da auditoria, deverão ser informados os objetivos, responsáveis, histórico, beneficiários, principais produtos, relevância, indicadores de desempenho, metas, aspectos orçamentários, processo de tomada de decisão e sistemas de controle.

22 Relato dos achados: A apresentação dos achados deve obedecer à seguinte estrutura, quando couber: a)Título do achado; b)Situação encontrada; c)Objeto nos quais foi constatado; d)Critério de auditoria adotado; e)Evidências; f)Causas; g)Efeitos reais ou potenciais; h)Responsável: qualificação, conduta, nexo de causalidade e culpabilidade; i)Esclarecimentos prestados pelos responsáveis; j)Conclusão da equipe de auditoria; k)Proposta de encaminhamento.

23 Na apresentação dos achados devem ser descritas a natureza e a extensão dos fatos e do trabalho realizado, que levaram à conclusão apresentada. Ressalte-se que, caso sejam encontradas situações que caracterizem irregularidade grave, que vá ensejar a audiência para eventual aplicação de multa ou a conversão em tomada de contas especial para fins de citação, os responsáveis devem ser identificados em rol juntado ao processo.

24 Esclarecimento dos Responsáveis: Dizem respeito aos achados preliminares de auditoria e correspondem a manifestações formais, apresentadas por escrito, em resposta a ofícios de requisição da equipe de auditoria, as quais deverão ser incorporadas nos relatórios como um dos elementos de cada achado individualmente.

25 Relato das Informações Confidenciais ou Sensíveis: Quando o relato envolver informações confidenciais ou sensíveis, especialmente se a publicação do conteúdo da informação puder comprometer investigações ou procedimentos legais em curso ou que possam ser realizados, a comissão de auditoria deverá consultar o titular da unidade técnica sobre a necessidade de tratar o processo como sigiloso. Obs.: O TCU dispõe de normativo específico estabelecendo critérios e procedimentos de segurança para as informações produzidas ou custodiadas por aquele Tribunal. Estabelece, ainda, que as informações e documentos protegidos por sigilo constitucional ou legal somente poderão integrar autos de processos de controle externo mediante autorização judicial para seu compartilhamento.

26 Critérios para tratamento de conteúdos em anexos: Os documentos que, embora relacionados diretamente aos tópicos do relatório, não sejam essenciais à sua compreensão, são considerados anexos, são exemplos memórias de cálculos e descrições detalhadas. Também entram na categoria de anexos aqueles documentos que, por seu tamanho e disposição gráfica não possam constar do corpo do relatório, tais como tabelas, gráficos e fotografias. A inclusão de tais documentos em anexos visa preservar o requisito da concisão. Todavia, sem comprometer o entendimento para o leitor. A comissão de auditoria deve avaliar cada caso.

27 Conclusões: A conclusão deve trazer a resposta à questão fundamental da auditoria, constante do seu objetivo e, além, deve a resposta às questões formuladas para compor o escopo da auditoria, visando ao alcance de seu objetivo. A robustez da conclusão depende da suficiência e da adequação das evidências que dão suporte aos achados.

28 Falhas comumente encontradas em relatórios de auditoria: 1.Informações incompletas acerca do responsável(eis); 2.Identificação de irregularidades, porém sem informar se as mesmas causaram dano ao erário. Exemplo: “... Notas fiscais sem o certifico...” 3. Não relacionamento da falha com o respectivo responsável ao longo do tempo, no caso de ter existido mais de um gestor no período auditado. 4. Utilização de expressão com sentido genérico, sem quantificar os casos encontrados (referenciando com a correspondente documentação examinada), dificultando a apresentação de justificativas por parte do gestor, bem com uma análise conclusiva sobre o tema, como por exemplo: “...constatamos diversas aquisições sem o correspondente empenho...”

29 5. Descrição de irregularidades, especialmente no tocante à execução da despesa, de forma incompleta, ou seja, sem informar todos os dados importantes sobre a nota de empenho, a nota fiscal etc. Cite-se como exemplo uma falha como a intempestividade de emissão de documento, porém, ao elencar no relatório os casos constatados, deixa-se de mencionar a data de tais documentos, informação relevante para ratificar aquela constatação. 6. Pontos do relatório descrevendo falhas sem o devido cotejo com a legislação contrariada. 7. Linguagem truncada, quando deveria ser objetiva, com sentenças curtas, utilizando-se de palavras comuns e de uma seqüência lógica.

30 SUGESTÕES: 1.Utilizar linguagem objetiva e de fácil entendimento. 2. Identificar o gestor responsável e o período examinado, individualizando as responsabilidades. 3. Anexar os documentos indispensáveis à comprovação dos fatos apurados (§ 4º do art. 49 do RI TCE/AP). 4. Quantificar o dano, quando houver. 5. Numerar os anexos e criar um sumário que facilite a compreensão da estrutura do relatório.


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