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GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL Justiça Federal.

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Apresentação em tema: "GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL Justiça Federal."— Transcrição da apresentação:

1 GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL Justiça Federal

2 Objetivos Gerais  Cumprir meta 5;  Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).

3 Objetivos Específicos  Apresentar o conceito e histórico da meta 5;  Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas;  Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).

4 Objetivos Específicos  Apresentar os papéis  Apresentar a ferramenta bizagi  Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível

5 CONCEITO E HISTÓRICO Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau. Metodologia sugerida pelo CNJ 1.Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença 2. Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados. 3.Ferramenta: Bizagi 4.Cumprimento da Meta: Fluxo do processo otimizado implantados em pelo menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010

6 Definição de processos de trabalho “Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados. “Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”.

7 Exemplo de processos de trabalho Entradas Insumos: Todo material para a instrução do processo judicial: Petições, Informações, requerimentos, etc. Saídas Produtos: Sentença, Certidões, etc.

8 Gerenciamento de Rotinas É o conjunto de atividades que procura, entre outros: Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades; Identificar o tempo de execução de cada atividade;

9 Gerenciamento de Rotinas Identificar possibilidades de delegação; Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos; Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;

10 Gerenciamento de Rotinas Definir procedimentos mais ágeis; Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho. Evitar retrabalhos;

11 O NOVO MODELO DE GESTÃO DA JUSTIÇA FEDERAL

12 Planejamento Estratégico Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas. Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos. ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS

13

14 Missão da Justiça Federal Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da 5ª Região

15 Visão de Futuro da Justiça Federal Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de segurança jurídica, transparência,efetividade e rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa

16 Eficiência Operacional Objetivos Estratégicos Agilizar os trâmites judiciais e administrativos Otimizar a gestão dos custos operacionais

17 Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal EstratégiaEstratégia ProcessosProcessos Para onde Desejamos ir ? Quando devemos Chegar la ? O que estamos Fazendo ? Como modificar O que estamos Fazendo para Chegar onde Desejamos ir ? ProjetosProjetos Hoje Amanha 1 2 3

18 ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL ?

19 PESSOAS Relatório de Auditoria Sistemas Informatizados Notícias/Clippings e Sites Externos Planejamento estratégico Pesquisa de satisfação Prospecção de novas tecnologias e métodos Relatório Estatísticos sobre Processos Judiciais

20 COMO UTILIZAR O CONHECIMENTO DA JUSTIÇA FEDERAL SOBRE SEUS PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOS

21 A necessidade de se conhecer e compartilhar os procedimentos da Justiça Federal

22 COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL Contribuir

23 COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL Disseminar BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA

24 GESTÃO DE PROCESSOS PRÁTICA GESTÃO DE PROCESSOS PRÁTICA

25 Aplicando a Gestão de Processos PROCESSOSESTRATÉGIAPROCESSOSESTRATÉGIA Mapa Estratégico PROCESSOSESTRATÉGIAPROCESSOSESTRATÉGIA Mapa Estratégico 5) MONITORAR O DESEMPENHO dos Processos 4) DISSEMINAR e IMPLANTAR boas práticas 3) UNIFORMIZAR o repositório de boas práticas 2) Modelar processos e CONTRIBUIR com boas práticas 1) DESDOBRAR ESTRATÉGIA para Processos

26 Papéis no gerenciamento de rotinas Especialistas; Analistas de Processo; Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;

27 APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI

28 APRESENTAÇÃO DO FLUXO

29 APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS

30 Boas Práticas BP 1 – Em caso de declínio ou modificação de competência e havendo agravo, antes da atividade “Baixar processo”, verificar no site do TRF se há efeito suspensivo no agravo.

31 BP 2 – A remessa de processo para a Contadoria deverá ser sempre por despacho do Juiz, com orientações. Boas Práticas

32 BP 3 – Compartilhar com os servidores que elaboram minutas de despacho inicial os entendimentos do Juiz, referentes ao artigo 285-A CPC. Boas Práticas

33 BP 4 – Digitar e gravar as minutas de decisões e de sentenças em pastas temporárias, compartilhadas entre o juiz federal e todos os assessores, e não imprimir em papel imediatamente. Boas Práticas

34 BP 5 – Utilizar checklist abaixo para Analisar Petição Inicial (por servidor designado): a) Checklist formal: - Pedido de justiça gratuita; - Pedido de liminar/tutela; - Prioridade de tramitação; - Recolhimento de custas; -Verificação dos dados da autuação [partes e advogados (CPF e CNPJ), classe, objeto, assunto etc...]; Boas Práticas

35 - Adequação do valor da causa; - Representação processual (destacar MPF e DPU); - Contrafé; - Análise dos artigos 282 e 283 CPC; - Verificar litisconsórcio passivo necessário; - Análise de atos processuais (em caso de processo redistribuído). Boas Práticas

36 b) Checklist material - Competência; - Pressupostos processuais; - Condições da ação; - Art. 285-A; - Prescrição e decadência. Boas Práticas

37 BP 6 – Designar servidor ou equivalente para dar feedback sobre o retorno dos processos do Tribunal e resultados das reformas das sentenças, para melhorias. Boas Práticas

38 BP 7 – Compartilhar os modelos de documentos entre as varas, em local único. Boas Práticas

39 BP 8 – Padronizar, em cada vara, os modelos de despacho e expedientes. Posteriormente, avaliar a criação de banco único de modelos no sistema. Boas Práticas

40 BP 9 – Instituir método de gerenciamento de prazos: - Extração de relatório; - Método de controle de alertas; - Prazo máximo de monitoramento mensal, podendo ser menor; - Após o primeiro ano, reduzir o prazo de monitoramento para quinzenal ou menor. Boas Práticas

41 BP 10 – Sinalizar na capa do processo, quando cabível, usando etiquetas e/ou lembretes no Tebas de: - Prioridade; - Defensor Público; - Suspeição/impedimento; - Segredo de Justiça; - Partes com procuradores distintos; - Meta 2. Boas Práticas

42 Boas práticas BP 11 – Não acumular processo para publicação.

43 BP 12 – Cadastrar como petição no sistema Tebas na secretaria: ofícios, cartas precatórias, agravos devolvidos, petições recebidas por fax/ , laudos periciais. Boas Práticas

44 BP 13 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente). Boas Práticas

45 BP 14 – No ato de juntada de substabelecimento sem reserva ou de nova procuração, atualizar a representação no sistema. Boas Práticas

46 BP 15 – Fazer remessa interna (via malote) dos expedientes para a Central de Mandados (onde houver) das Subseções e vice-versa. Boas Práticas

47 BP 16 – Criação e atualização de banco de dados centralizado de peritos, a cargo do Núcleo Judiciário, que viabilize consultas. Boas Práticas

48 BP 17 – Atualizar o banco de dados de peritos, por meio de consulta prévia e convites pelo website, acerca de seu interesse e disponibilidade, formalizando mediante formulário assinado. Boas Práticas

49 BP 18 – Sempre que o laudo pericial for favorável ao autor, intimar o INSS para se manifestar sobre o laudo, apresentando eventual possibilidade de acordo com memória de cálculo. Boas Práticas

50 BP 19 – Utilizar como checklist para Perícia: No ato do deferimento da prova pericial, contemplar, conforme modelo da vara, os seguintes itens: - Nomear perito; - Intimar as partes para apresentação de quesitos e indicação dos assistentes técnicos; - Intimar o perito por telefone/ /pessoal, certificando nos autos; Boas Práticas

51 - Intimar o perito para formular sua proposta; - Valor da perícia: - Fixado pelo juízo (avaliar a complexidade e casos de justiça gratuita); - Proposto pelo perito (intimar sobre a proposta de honorários bem como para efetuar depósito; havendo discordância, encaminhar para apreciação do juiz); Boas Práticas

52 - Intimar o perito para designar a data do exame e, após, as partes sobre a data designada; - Início da perícia somente após a efetivação do depósito; - Decidir sobre a liberação da integralidade dos honorários periciais. Boas Práticas

53 BP 20 – Intimar o advogado, no balcão da secretaria, acerca de processos com prazos vencidos, extraídos do relatório “Processos Remetidos” do sistema Tebas. Boas Práticas

54 BP 21 – Aplicar perda do direito de vista aos autos fora da secretaria, para o advogado que, intimado pessoalmente, não devolver o processo no prazo concedido, conforme artigo 196 CPC. Boas Práticas

55 BP 22 – Ao intimar advogado para devolução dos autos, fazer constar em um único mandado a intimação e a busca e apreensão, devendo esta ser cumprida em ato contínuo. Boas Práticas

56 BP 23 – Utilizar, como regra, a remessa dos autos aos órgãos públicos para citações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, PRU, CEF e outros). Boas Práticas

57 BP 24 – Utilizar, como regra, a remessa dos autos aos órgãos públicos para intimações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, PRU, Defensoria Pública, MPF e outros). Boas Práticas

58 BP 25 – Utilizar como checklist para Intimação: Envio: - por Diário Oficial: advogados das partes sem prerrogativas; - por remessa: órgãos conveniados; - por mandado: perito, partes, advogados, autarquias conveniadas e não conveniadas; Boas Práticas

59 - Em cartório: ciência nos autos; - Em audiência: ciência no termo de audiência; - por AR: testemunhas, partes, peritos, advogados; - por carta precatória: partes, advogados, peritos. Suprimento de intimação: por juntada de petição. Certificar decurso de prazo. Boas Práticas

60 BP 26 – Utilizar como checklist para Citação: Envio: - por remessa: órgãos conveniados; - por mandado: partes, órgãos conveniados e não conveniados; - Em cartório: comparecimento espontâneo; - por AR (mão própria): partes; - por edital: parte em lugar incerto e não sabido; - por carta precatória: partes. Certificar decurso de prazo. Boas Práticas

61 BP 27 – Na expedição da carta precatória, fixar prazo para cumprimento e registrar esse prazo no Tebas, para posterior extração de relatório de prazos vencidos para a devida cobrança. Boas Práticas

62 BP 28 – Realizar a cobrança de carta precatória por e- mail/fax/telefone, certificando nos autos. Elaborar catálogo de contatos das comarcas para facilitar comunicação. Boas Práticas

63 BP 29 – Utilizar a carta precatória recebida como mandado para agilizar o seu cumprimento. Boas Práticas

64 BP 30 – Institucionalizar encontros bimestrais entre diretores de secretaria por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico (pauta compartilhada entre diretores com posterior consolidação). Boas Práticas

65 BP 31 – Institucionalizar encontros trimestrais entre magistrados por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico (pauta compartilhada entre juízes com posterior consolidação). Boas Práticas

66 Contatos – Escritórios de Processos Geraldo Alves Tribunal Regional Federal da 5ª Região (81) Madson Parente Seção Judiciária do Ceará (85)


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