1 GOVERNÂNCIA em ORGANIZAÇÕES COMUNITÁRIAS Community Solutions- NESB Community Safety Projecto de Desenvolvimento e Coordenação Sob os auspícios do Illawarra.

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1 1 GOVERNÂNCIA em ORGANIZAÇÕES COMUNITÁRIAS Community Solutions- NESB Community Safety Projecto de Desenvolvimento e Coordenação Sob os auspícios do Illawarra Forum Inc.

2 2 CONTEÚDO 1. 1. Desenhando um mapa da sua organização. 2. 2. Papéis e responsabilidades gerais do seu conselho de gestão. 3. 3. Papéis e responsabilidades dos membros do conselho de gestão. 4. 4. Comités.

3 3 O MAPA DA SUA ORGANIZAÇÃO Desenhe um mapa que inclua:  Membros do conselho de gestão.  Objectivos e valores da organização.  Entidades de financiamento e outras fontes de fundos.  Membros da organização.  O gerente/coordenador, outro pessoal e voluntários.  Importantes organizações governamentais e não- governamentais.  Serviços fornecidos.  Projectos-chave.  Grupos-alvo e clientes que a organização serve.

4 4 CONSELHO DE GESTÃO PAPÉIS E RESPONSABILIDADES   Responsabilidade Geral   Legal   Financeira (incluindo planeamento)   Gerindo pessoal e voluntários   Políticas e procedimentos   Local de trabalho e equipamento   Advogacia e lobbying   Consultação comunitária

5 5 RESPONSABILIDADE GERAL O conselho de gestão é:   A entidade governante da organização.   Geralmente escolhido ou eleito numa Assembleia Geral Anual.   Legalmente responsável pelo funcionamento geral da organização.

6 6 RESPONSABILIDADES LEGAIS (1) Garantir que a organização:   Opera dentro da sua Constituição.   Cumpre com o NSW Association Incorporation Act 1984.   Opera dentro das leis e regulamentos dos governos Federal, Estadual e Local, por ex. Protecção à criança Direitos de autor Segurança e Saúde Ocupacional (OH&S) Impostos Lei da privacidade

7 7 RESPONSABILIDADES LEGAIS (2) Garantir que a organização:   Cumpre com as responsabilidades legais como entidade empregadora.   Age de acordo com os acordos de financiamento assinados pela organização.   Demonstra responsabilidade através da manutenção de contas e boa prática.   Cumpre com o Dever de Cuidado para com os clientes e empregados.

8 8 RESPONSABILIDADES FINANCEIRAS (1) Garantir que a organização: Garantir que a organização:  Possui fundos suficientes para operar.  Obtém financiamento regular: governo/doações privadas, angariação de fundos, etc. governo/doações privadas, angariação de fundos, etc.  Cumpre com os acordos de financiamento: Responsabilidade, fundos são gastos nos clientes/serviços/áreas geográficas, etc. a que são destinados. Responsabilidade, fundos são gastos nos clientes/serviços/áreas geográficas, etc. a que são destinados.

9 9 RESPONSABILIDADES FINANCEIRAS (2) Garantir que:  Os planos financeiros e orçamentos são preparados e aprovados.  Existe um bom sistema de contabilidade e que os registos apropriados de rendimento e despesas estão actualizados.  Despesas são regularmente revistas e ajustadas, quando necessário.  Um Balanço anual de Rendimento e Despesas é preparado.  O Balanço anual de Rendimento e Despesas é auditado, como requerido pela lei e boa prática.

10 10 GESTÃO DE PESSOAL E VOLUNTÁRIOS (1)  Descrições actualizadas das funções de todo o pessoal.  Bons processos de recrutamento (EEO) e gestão de pessoal e voluntários.  Apoio, formação e supervisão para o pessoal e voluntários.

11 11 GESTÃO DE PESSOAL E VOLUNTÁRIOS (2) Responsável por garantir:  Condições de trabalho adequadas e seguras para o pessoal e voluntários.  Revisão de desempenho e procedimentos de queixas adequados.  Comunicação com os trabalhadores e voluntários.  Cumprimento com as concessões e legislação de trabalho relevantes.

12 12 POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS Garantir que:  Políticas e procedimentos padrão são desenvolvidos e actualizados, conforme necessário.  Políticas e procedimentos são apropriadamente implementados.

13 13 LOCAL DE TRABALHO E EQUIPAMENTO  Fornecer um local de trabalho, instalações e recursos físicos necessários.  Manter e gerir propriedade e recursos de acordo com as leis e regulamentos relevantes: Legislação sobre Segurança e Saúde OcupacionalLegislação sobre Segurança e Saúde Ocupacional

14 14 ADVOGACIA E LOBBYING  Representar a organização na comunidade em geral.  Promover os objectivos, serviços e sucessos da organização.  Fazer lobby junto a políticos sobre assuntos-chave enfrentados pela organização e pelos clientes/grupos- alvo/comunidade aos quais as suas actividades são dirigidas.

15 15 CONSULTAÇÃO COMUNITÁRIA  Comunicar com as pessoas e grupos aos quais a organização presta serviços.  Colaborar no sector de serviços à comunidade.  Comunicar com pessoas- chave na comunidade local.

16 16 PAPÉIS E RESPONSABILIDADES DOS MEMBROS DO CONSELHO DE GESTÃO

17 17 ESTRUTURA DOS CONSELHOS DE GESTÃO  Membros ordinários.  Executivo: PresidentePresidente TesoureiroTesoureiro SecretárioSecretário Oficial PúblicoOficial Público  Comités.  Comités para casos especiais ou forças-tarefa.  Comités Consultivos.

18 18 MEMBROS ORDINÁRIOS DO CONSELHO DE GESTÃO (1)  Apoiar os objectivos da organização.  Assistir regularmente às reuniões do conselho de gestão e contribuir para a discussão de assuntos.  Ser pontual e ler as actas, agendas e outra informação.  Assumir responsabilidade por tarefas específicas, como requerido.  Manter confidencialidade.  Compartilhar responsabilidade geral pela gestão da organização.  Participar no processo de planeamento e avaliação da organização.

19 19 MEMBROS ORDINÁRIOS DO CONSELHO DE GESTÃO (2)  Manter-se informado sobre assuntos relacionados com a organização.  Apoiar outros membros do conselho de gestão no seu trabalho.  Trabalhar dentro dos objectivos e quadro legal da organização.  Assistir a programas de formação/desenvolvimento.  Representar e promover a organização.  Fazer parte de delegações a entidades de financiamento e participar nos processos de lobbying.

20 20 PRESIDENTE  Gerir as actividades do conselho de gestão: incluindo presidir reuniões, acompanhar o progresso das tarefas do conselho, assegurando que as regras da constituição são seguidas, falar em nome do conselho, etc. incluindo presidir reuniões, acompanhar o progresso das tarefas do conselho, assegurando que as regras da constituição são seguidas, falar em nome do conselho, etc.  Agir como representante oficial e porta- voz da organização.  Agir em nome do conselho de gestão e /ou da associação em emergências.

21 21 SECRETÁRIO  Lida com a correspondência enviada e recebida pela organização.  Assegura que os ficheiros e registos oficiais da organização estão actualizados, em ordem e disponíveis quando necessário.  Assegura que o conselho desenvolve políticas e procedimentos escritos apropriados para a organização e que estes são mantidos, actualizados e implementados.

22 22 TESOUREIRO  Prepara um orçamento  Controla orçamentos e fluxo de caixa  Assegura que as contas de valores recebidos e gastos são mantidas  Submete relatórios financeiros regulares ao conselho  Assegura que as contas anuais (Declaração de Rendimento e Despesas) são preparadas, auditadas e submetidas à Assembleia Geral Anual  Assegura que os fundos e bens não são mal geridos

23 23 OFICIAL PÚBLICO  Notifica o NSW Office of Fair Trading sobre quaisquer alterações dos assuntos oficiais da organização, da sua constituição e da sua posição financeira.  Mantém um registo dos membros do conselho de gestão.  Submete uma Declaração Anual de Rendimento e Despesas.

24 24 COMITÉS  Pequenos grupos de trabalho focalizados : Formados para executar tarefas que requerem perícia ou tempo Formados para executar tarefas que requerem perícia ou tempo Apresentam relatórios ao conselho de gestão Apresentam relatórios ao conselho de gestão Pessoal, membros do conselho de gestão e outras pessoas podem fazer parte de comités a convite do conselho de gestão. Pessoal, membros do conselho de gestão e outras pessoas podem fazer parte de comités a convite do conselho de gestão.  Subordinados às decisões do conselho de gestão.

25 25 COMITÉS PARA CASOS ESPECIAIS E CONSULTIVOS  Comité para casos especiais: Criado para um propósito único Criado para um propósito único Lida com assuntos específicos Lida com assuntos específicos Age e é dissolvido Age e é dissolvido  Comité Consultivo: Age como observador ou perito Age como observador ou perito Produz recomendações para o conselho de gestão, para que este aja Produz recomendações para o conselho de gestão, para que este aja

26 26 RECURSOS (1) Para mais informação sobre: (todos visitados a 6 de Junho, 2005)  Regras Modelo www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html  Incorporação www.fairtrading.nsw.gov.au www.fairtrading.nsw.gov.au  Dever de Cuidado www.workcover.nsw.gov.au www.ftmaustralia.org.au www.workcover.nsw.gov.au www.ftmaustralia.org.au www.workcover.nsw.gov.au www.ftmaustralia.org.au  Assuntos de emprego www.industrialrelations.nsw.gov.au www.ja.com.au www.employersfirst.org.au www.industrialrelations.nsw.gov.au www.ja.com.au www.employersfirst.org.au www.industrialrelations.nsw.gov.au www.ja.com.au www.employersfirst.org.au  Confidencialidade e Privacidade www.privacy.gov.au/act/privacyact www.privacy.gov.au/act/privacyact

27 27 RECURSOS (2) Para mais informação sobre: Impostos, GST, declarações de actividade, ABN, etc. www.ato.gov.au Impostos, GST, declarações de actividade, ABN, etc. www.ato.gov.au www.ato.gov.au Assuntos relativos a políticas, procedimentos, governância e gestão em organizações comunitárias, assuntos financeiros e de planeamento - Illawarra Forum Inc. www.illawarraforum.org.au Assuntos relativos a políticas, procedimentos, governância e gestão em organizações comunitárias, assuntos financeiros e de planeamento - Illawarra Forum Inc. www.illawarraforum.org.auwww.illawarraforum.org.au  Associação de Serviços à Comunidade Local. www.lcsa.org.au www.lcsa.org.au  Voluntários - Volunteering Illawarra tel. 4225 7812.  Financiamento e assuntos financeiros, liderança, assuntos relacionados com gestão, seguros e gestão de risco de organizações comunitárias.  Our Community (A Nossa Comunidade). www.ourcommunity.com.au www.ourcommunity.com.au