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FORMULARIO MEIO DE COMUNICAÇÃO, TRANSMISSÃO E REGISTRO DE INFORMAÇÕES.

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Apresentação em tema: "FORMULARIO MEIO DE COMUNICAÇÃO, TRANSMISSÃO E REGISTRO DE INFORMAÇÕES."— Transcrição da apresentação:

1 FORMULARIO MEIO DE COMUNICAÇÃO, TRANSMISSÃO E REGISTRO DE INFORMAÇÕES

2 - Dado e informação certos - Exigências legais e governamentais - Padronização nas comunicações - Informações da vida e história da empresa - Controle – processo administrativo Necessidade dos formulários

3 Composição Palavras e números: fixos e variáveis; Espaço e campos; Linhas; Colunas; Formato.

4 Funções do Formulário Uniformidade ou padronização aos procedimentos: benefícios de segurança e economia de tempo; Proporcionar valor legal a determinadas operações; Estabelecer os dados importantes ao processo; Facilitar o controle das atividades;

5 Funções do Formulário Evitar a escrituração de dados e informações de forma repetitiva: imprimir as informações fixas no corpo do formulário ; Facilitar o fluxo de informação; Facilitar o tratamento dos dados e das informações; Facilitar a compreensão e o entendimento

6 Requisitos de um bom modelo de formulário Criar uma atitude mental favorável: prover espaços suficientes para os registros; manter entre as linhas distâncias convenientes, de acordo as modo de preenchimento; seqüência racional; dar realce aos elementos ou títulos principais. Permitir utilização do meio mais fácil na anotação dos registros: visibilidade; legibilidade; e redução da fadiga visual Atentar para sua utilização após o preenchimento (sistema de guarda e arquivamento) Possibilitar a redução da tendência para o erro na anotação e na utilização dos registros.

7 Permitir a economia de papel e de impressão, sem prejudicar, porém os limites necessários à execução eficiente dos registros. Simplificação ou uniformização de modelos, quando os existentes comportarem uma sistematização da matéria impressa, tendo em vista suas funções e utilizações; Requisitos de um bom modelo de formulário

8 Redução máxima da quantidade de cópias (vias) Seleção do melhor processo de impressão, quando o modelo tiver características especiais. Exemplos: ações, apólices, diplomas etc. Seleção da qualidade e do formato correto do papel.

9 Atribuições do analista de formulário Codificar os formulários; Manter o controle centralizado; Evitar a proliferação generalizada de formulários; Enquadrar os formulários nas regras de racionalização de trabalho; Aumentar a eficiência do formulário;

10 Atribuições do analista de formulário Procurar reduzir o custo do formulário; Analisar, melhorar ou cancelar formulários já existentes ou criar novos; Corrigir provas gráficas; Fixar tempo de limites de arquivo; Promover o planejamento eficaz do formulário quanto a uniformização e a simplicidade para os quais foram criados.

11 Etapas de elaboração 1 - LEVANTAMENTO - Quanto à identificação; - Quanto ao preenchimento; - Quanto a necessidade; - Quanto ao controle e arquivamento; - Quanto ao consumo; - Quanto ao custo;

12 Etapas da elaboração 2 - ELABORAÇÃO DO FORMULÁRIO - Identificação das informações importantes; - Layout do formulário; - Cópias do formulário; - Formato, cor e qualidade do papel; - Padrões de margens; - Utilização de carbono; - Redação do texto;

13 Etapas de elaboração 3 - TRABALHO DE GRÁFICA - Contato com gráficas; - Cotação de preço; - Prova gráfica; - Arte final; - Confecção do formulário 4 - RECEBIMENTO, TREINAMENTO E CONTROLE

14 RESUMO Muitas Deficiências do processamento administrativo, dentro de uma organização complexa, poderiam ser sanadas pela criação, racionalização ou até extinção de formulários, considerando-se que os executivos, nos diversos serviços, são falíveis e estão sujeitos a erros, esquecimentos e preconceitos.

15 CONCLUSÃO O Formulário existe para auxiliar a memória e definir as tarefas de forma inequívoca

16 Medidas externas da série formato A Nº do formatoMEDIDAS (MM) A0841 X 1189 A1594 X 841 A2420 X 594 A3297 X 420 A4210 X 297 A5148 X 210 A6105 X 148 A774 X 105 A852 X 74 A937 X 52 A1026 X 37

17 MARGEM DE FORMULÁRIOS TAMANHOMARGEM DE ARQUIVO OUTRAS MARGENS A03,01.0 A13,01,0 A23,01,0 A33,00,5 A43,00,5 A53,00,5 A63,00,5


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