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Técnica de Representação Gráfica. Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as.

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1 Técnica de Representação Gráfica

2 Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo. FLUXOGRAMA

3 OBJETIVOS Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; e Maior flexibilidade; e Melhor grau de análise. Melhor grau de análise.

4 Roteiro para Elaboração - Comunicação – informar aos envolvidos a realização do trabalho - Coleta de dados – realizado mediante a entrevista e a observação direta - Fluxogramação – colher dados adicionais e certificar-se dos dados colhidos - Análise do Fluxograma

5 Roteiro para Elaboração -Relatório da análise - condições atuais - análise das condições atuais - recomendações

6 Perguntas Básicas cargo e nome; cargo e nome; de quem recebe o trabalho? de quem recebe o trabalho? em que consiste o seu trabalho? em que consiste o seu trabalho? para quem passa o trabalho após terminar sua parte? para quem passa o trabalho após terminar sua parte? quantas unidades de trabalho faz por dia? (se for de interesse); quantas unidades de trabalho faz por dia? (se for de interesse); quanto tempo gasta para realizar o seu trabalho? (se for de interesse). quanto tempo gasta para realizar o seu trabalho? (se for de interesse).

7 Análise O que é feito? Para que serve? O que é feito? Para que serve? Esta fase tem influência no resultado final? Esta fase tem influência no resultado final? Onde essa fase deve ser feita? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar? Quem deve executar? Como esta fase está sendo executada? Como esta fase está sendo executada?

8 SIMBOLOGIA Visa evidenciar todos os componentes do processo Visa evidenciar todos os componentes do processo Tendência atual – padronização dos símbolos Tendência atual – padronização dos símbolos É possível utilizar outros símbolos, desde que não dificulte a compreensão É possível utilizar outros símbolos, desde que não dificulte a compreensão Utilização dos símbolos em análise de sistemas administrativos na área de informática Utilização dos símbolos em análise de sistemas administrativos na área de informática

9 TIPOS DE FLUXOS FLUXOGRAMA VERTICAL FLUXOGRAMA VERTICAL Este tipo de fluxograma tem maior utilidade para trabalhos de levantamentos, devendo ser traçado em formulário próprio, padronizado, de fácil preenchimento, pois facilita o trabalho do analista, evitando distorções, divergências e incoerências.

10 TIPOS DE FLUXOS FLUXOGRAMA DESCRITIVO FLUXOGRAMA DESCRITIVO Esse tipo de fluxograma é utilizado para fins de descrever rotinas administrativas, com a adoção de alguns recursos técnicos que permitem uma apresentação mais compreensível da rotina, facilitando, assim, a sua análise e posterior racionalização.

11 TIPOS DE FLUXOS FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS Este tipo de fluxograma recebe este nome pela visão global que oferece do fluxo de trabalho e também porque os órgãos aparecem no fluxo sob a forma de colunas.

12 SIMBOLOGIA – FLUXO VERTICAL OPERAÇÃO TRNSPORTE ARQUIVO PROVISÓRIO INSPEÇÃO ESPERA ARQUIVO PERMANENTE

13 SIMBOLOGIA – FLUXO DESCRITIVO TERMINAL ARQUIVO CONFERÊNCIA CONECTOR ROTINA OPERAÇÃO DOCUMENTO DECISÃO CONECTOR PÁGINA SENTIDO

14 SIMBOLOGIA – FLUXO GLOBAL TERMINAL OPERAÇÃO DECISÃO DOCUMENTO (VÁRIAS VIAS) ARQUIVO TEMPORÁRIO CONECTOR DE ROTINA CONECTOR DE PÁGINA ARQUIVO DEFINITIVO SENTIDO DE CIRCULAÇÃO DEMORA

15 Fluxo Vertical - exemplo DESCRIÇÃO DA ROTINA RESPONSÁVEL SÍMBOLOS

16 Fluxo Descritivo - exemplo INÍCIO Depto. Pessoal-DP Envia aos departamentos a Ficha de Indicação de Treinamento - FIT DP Faz a tabulação dos dados coletados Faz avaliação do treinamento realizado Unidade Administrativa- UA Preenche a FIT Coordena a realização do curso Elabora programação de cursos, com base nas informações Confirma, junto aos departamentos a participação do servidor indicado Entrega o Certificado de participação ao servidor Devolve FIT ao DP, indicando os servidores, com os respectivos cursos FIM Arquiva as avaliações

17 Fluxo Global - exemplo Elaboração da Especificação Técnica Inicio Cotação de preço Formalização do processo Solicitação para saldo orçamentário Verificação de saldo orçamentário Autorização para licitação Análise da documentação recebida Encaminhamento das cartas convite Análise e julgamento das propostas Recebimento e respostas dos recursos Análise do Relatório de Recurso Comunicação aos licitantes sobre o resultado Baixa no controle interno Homologação e adjudicação da licitação Solicitação para Autorização da Licitação A A Fim UACOMPRASDOCUMENTOSFINANÇASORDENADORLICITAÇÃO

18 Fluxo Animado -exemplo

19 Modelo Fluxo em Site

20 PENSAMENTO O campo dos sistemas é a parte essencial do trabalho do administrador. Todo dirigente é responsável pelos procedimentos que seus subordinados adotam. William A. Gill


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