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Simplificação de processos
Otimização de resultados “
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Sobre a Arquivar: Baseando-se em uma metodologia de análise estratégica dos processos do seu negócio, a Arquivar revolucionou a forma como as empresas organizam seus documentos, oferecendo um conjunto de serviços e soluções integradas para o perfeito gerenciamento de suas informações corporativas. A Arquivar oferece serviços e soluções para armazenar, controlar e proteger os documentos e informações do seu negócio.
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Nossa Infraestrutura Estrutura ampla e especialmente adaptada para a guarda de documentos, organização, digitalização e gestão da informação.
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1 - Organização de Documentos
São criados instrumentos de controle e monitoramento de todo o armazenamento e tráfego de documentos na empresa. Os documentos são indexados de forma que facilite a sua localização e armazenados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação. A digitalização dos documentos possibilita o armazenamento digital de grandes volumes de documentos na Web, permitindo a consulta e a administração dos arquivos uma forma rápida, organizada e segura. 2 - Digitalização de Documentos
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Benefícios da digitalização
Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos; Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos; Redução de custo com recuperação e duplicação; Preservação do arquivo físico; Integração de dados ativos e históricos.
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3 - Microfilmagem Filme Fotográfico para reprodução de imagens a dimensões reduzidas. Base de Poliéster, com emulsões de sais de prata suspensas numa camada gelatinosa.
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A Microfilmagem possui amparo legal
Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968: Regula a microfilmagem de documentos oficiais e estabelece regras para tornar o microfilme válido juridicamente. Decreto Nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 : Regulamenta a lei Nº estabelecendo regras quanto a qualidade, fidelidade, segurança, armazenamento, responsabilidade, dentre outros.
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3 - Microfilmagem RESOLUÇÃO CFM Nº 1.821/2007
Art. 6° No caso de microfilmagem, os prontuários microfilmados poderão ser eliminados de acordo com a legislação específica que regulamenta essa área e após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo. Art. 8° Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.
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Processo de Microfilmagem
DIGITALIZAÇÃO PROCESSAMENTO FILME EXPOSTO SEM REVELAÇÃO FILME ORIGINAL REVELADO CONFERÊNCIA DA RESOLUÇÃO FILME ORIGINAL DE CÂMARA PRATA E FILME CÓPIA DIAZO Cliente Não Sim CONFERÊNCIA VISUAL DA QUALIDADE CONFERÊNCIA DA DENSIDADE Sim Não DUPLICAÇÃO MICROFILME Não Sim
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Benefícios da Microfilmagem
Evita a deterioração dos documentos e elimina o risco de perda do acervo; Dificulta a ação de falsificadores; Durabilidade garantida pelas normas ISO e ANSI de aproximadamente 500 anos. O microfilme não é afetado pela obsolescência dos sistemas digitais, pois sua imagem é analógica; As imagens são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com alto padrão de qualidade.
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Valor e serviços incorporados
R$ 0,32 por fotograma Desmontagem Higienização Digitalização e indexação conforme projeto Microfilmagem Remontagem do documento conforme original enviado.
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6 – Microfilmagem X Guarda de documentos na empresa
Custo de guarda = (valor de sala comercial + condomínio + IPTU + energia elétrica) / (capacidade de armazenagem média de caixa box) x (tempo de guarda do documento) Custo da microfilmagem = valor do fotograma (imagem) X capacidade da caixa box padrão.
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7 – Microfilmagem X Guarda de documentos na empresa - Exemplo
Custo de guarda = (R$ 1.100,00 + R$ 430,00 + R$ 50,00 + R$ 60,00)/ (800 caixas box em média) x (240 meses) = R$ 492,00 por box ou R$ ,00 para uma sala com 800 box Obs: lembrando que o documento em 20 anos (240 meses) pela ação do tempo pode não estar mais em bom estado de conservação Custo da microfilmagem = R$ 0,32 X documentos = R$ 320,00 ou R$ ,00. Obs: A microfilmagem possui vida útil de 500 anos.
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8 – Microfilmagem X Guarda de documentos na empresa - Exemplo
Economia no projeto = R$ ,00 ou ainda uma economia de R$ 6.880,00 por ano. Observação: Não foram ainda considerado o custo de manutenção da sala e mão de obra especializada para gestão do arquivo. E quanto maior o tempo de guarda do documento maior a diferença do benefício da microfilmagem.
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9 – Arquivo de segurança O Arquivo de Segurança da Arquivar, oferece controle de umidade e da temperatura do ambiente, sala protegida contra incêndio, blindagem eletromagnética, controle de acesso por meio de leitura biométrica e monitoramento 24h.
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10 – Custo do arquivo de segurança e capacidade armazenagem
Microfilme = fotogramas; Gaveta = 80 microfilmes em média; Total de fotogramas = Valor da gaveta mensal = R$ 200,00
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