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ATIVIDADES DE EXECUÇÃO DA AUDITORIA

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Apresentação em tema: "ATIVIDADES DE EXECUÇÃO DA AUDITORIA"— Transcrição da apresentação:

1 ATIVIDADES DE EXECUÇÃO DA AUDITORIA
AUDITORIAS, AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DE QUALIDADE

2 Atividades de Execução da Auditoria
Etapas básicas Reunião de Abertura Breve visita Desenvolvimento da Auditoria Reuniões de avaliação di´sria Reunião da equipe auditora Reunião de encerramento com o auditado

3 Atividades de Execução da Auditoria
Reunião de abertura Proporcionar um bom “clima”, propício para o desenvolvimento dos trabalhos. Apresentação da equipe de auditoria e representantes da organização auditada. Enfatizar que auditoria não policiamento e nem deve ser associada a sindicância. O principal objetivo é avaliar a eficácia do sistema da Qualidade implantado e retroalimentá-lo.

4 Atividades de Execução da Auditoria
Reunião de abertura Fornecer um sumário dos métodos e procedimentos a serem usados para executar a auditoria. Estabelecer os elos oficiais de comunicação entre a equipe de auditoria e o auditado. Discutir o cronograma, isto é, a seqüência, duração, datas e horários. Confirmar os recursos e meios solicitados pela equipe de auditoria estão disponíveis. Confirmar a hora, a data e o local da reunião de encerramento e quaisquer reuniões intermediárias da equipe de auditoria com a administração do auditado. Elucidar e esclarecer detalhes do plano de auditoria.

5 Atividades de Execução da Auditoria
Breve visita Este item tem por objetivo realizar uma rápida visita inicial às instalações da organização a fim de relembrar ou conhecer in loco o fluxo do processo, antes do início da auditoria. Desenvolvimento da Auditoria Lista de verificação Proporciona aos auditores uma metodologia sistemática de avaliação, assegurando a profundidade e a continuidade da mesma, é apenas um guia.

6 Atividades de Execução da Auditoria
Desenvolvimento da Auditoria Rastreabilidade (trace-back ou traceability). Selecionar o item adequado ( material, desenho,documento ..) e executar a rastreabilidade regressiva pelas várias operações do processo, verificando os registros, os procedimentos, normas ou especificações aplicáveis. Amostragem (item polêmico) Qualquer quantidade Usar a metodologia especificada em normas de amostragem. ASQC (Americam Society for Quality Control), qualquer que seja a amostragem, desde que aleatoriamente selecionada, se forem observados itens não-conformes, tal fato deve ser registrado. A experiência tem mostrado que a melhor técnica é selecionar pequenas amostras ao acaso e, uma vez evidenciada uma não conformidade, deve-se aumentar o tamanho da amostra, a fim de se caracterizar o erro como isolado ou sistemático.

7 Atividades de Execução da Auditoria
Cuidados em Auditoria As avaliações devem ser realizadas nos locais onde os trabalhos são executados. O auditor deve sempre verificar pessoalmente e nunca basear-se em opiniões ou informações verbais recebidas, certificar-se da realidade dos fatos antes de qualquer conclusão. Constatações em conjunto, reconhecimento como verdadeiras por ambas as partes. Registrar as deficiências à medida que forem sendo observadas com o grau de detalhamento adequado.

8 Atividades de Execução da Auditoria
Cuidados em Auditoria Condições adversas encontradas durante a auditoria, que requeiram pronta disposição ou ação corretiva, devem ser comunicadas de imediato à gerência responsável. Registros objetivos para evitarem dúvidas de interpretação. Devem ser evitados os termos “alguns”, “muitos”, “poucos”, “apropriados” etc. Não fazer comentários sobre outras organizações. (não fazer comparações entre o sistema implantado com os de outras organizações). Evitar emitir opiniões sobre o que e como deveria ser feito.

9 Atividades de Execução da Auditoria
Cuidados em Auditoria Evitar emitir opiniões sobre o que e como deveria ser feito. Não interromper as atividades que estão sendo auditadas. Não esquecer que o objetivo da auditoria não é só o de identificar não conformidades. É importante destacar os pontos positivos encontrados, tais como: evoluções tecnológicas, treinamento implantado etc. Separar aspectos vitais dos triviais.

10 Atividades de Execução da Auditoria
Cuidados em Auditoria Contra-auditorias O auditor líder deve estar atento às atividades de “ contra-auditoria” tais como prolongamento dos períodos de almoço, longas discussões sobre assuntos não correlatos e etc. Linguagem, tratamento e apresentação pessoal adequados Uso dos canais de comunicação adequados.

11 Atividades de Execução da Auditoria
Reuniões de Avaliação Diária Reservar tempo de 15 a 30 minutos para realizar no fim de cada dia uma reunião de avaliação com os acompanhantes da organização para: Avaliar as não-conformidades Resolver questões ou problemas Acompanhar o progresso; Esclarecer qualquer mal-entendido; Se apropriado, concordar com ações corretivas.

12 Atividades de Execução da Auditoria
Reunião da Equipe Auditora Concluída a auditoria, deve ser realizada uma reunião entre os componentes do grupo auditor para troca de idéias e opiniões, análise e discussão dos dados obtidos e das observações feitas pela equipe. Um dos objetivos de reunião é a elaboração de uma minuta do relatório da auditoria, a ser apresentada na reunião final, onde devem estar destacadas as não- conformidades levantadas na auditoria.

13 Atividades de Execução da Auditoria
Reunião de encerramento com o Auditado Após o término da auditoria, antes da emissão final do relatório, a equipe de auditoria deve realizar uma reunião com a administração superior do auditado e com os responsáveis pelas funções envolvidas. O objetivo é apresentar em resumo os resultados da auditoria.

14 Atividades de Pós-Auditoria
Elaboração do Relatório de Auditoria Acompanhamento das disposições e ações corretivas – Follow-Up. Auditorias Periódicas

15 Atividades de Pós-Auditoria
Elaboração do Relatório de Auditoria O relatório deve ser elaborado e encaminhado formalmente à organização/setor auditado no menor tempo possível.(normalmente em uma semana, não superior a duas semanas) Na distribuição deve ser considerado o aspecto confidencialidade. No caso de auditorias internas a emissão do relatório pela unidade organizacional responsável será encaminhado à alta administração e unidade organizacional auditada.

16 Atividades de Pós-Auditoria
Acompanhamento do tratamento de não-conformidades e ações corretivas ou follow-up. As ações corretivas referentes às não- conformidades detectadas é de responsabilidade do auditado, dentro do período acordado. O auditor é apenas responsável pela identificação da não conformidade. Manter o cliente informado da situação das atividades e ações corretivas e do follow-up das auditorias.

17 Atividades de Pós-Auditoria
Auditorias Periódicas Utilização de relatórios de auditorias anteriores em preparação para as próximas. Verificação se todas as alterações em processos, como decorrência de ações corretivas, foram registradas nos procedimentos e/ ou documentos pertinentes. Verificação se todos os envolvidos estão informados das alterações e as compreendem plenamente. Utilização das sucessivas auditorias como ferramentas de otimização e melhoria contínua dos produtos, processos e serviços da organização.


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