Reunião de SAFs Julho/2014. Responsabilidades do SAF -Coordenar a execução das atividades de caixa, orientando quanto a procedimentos e normas; -Interpretar,

Apresentação em tema: "Reunião de SAFs Julho/2014. Responsabilidades do SAF -Coordenar a execução das atividades de caixa, orientando quanto a procedimentos e normas; -Interpretar,"— Transcrição da apresentação:

1 Reunião de SAFs Julho/2014

2 Responsabilidades do SAF -Coordenar a execução das atividades de caixa, orientando quanto a procedimentos e normas; -Interpretar, aplicar e fazer aplicar a legislação, normas, manuais e regras; -Realizar atividades administrativas de gestão de pessoas (programação de férias, controle de ponto, etc.); -Responder pelos serviços de tesouraria (acesso controlado ao cofre, controle de saldo devedor, abertura, fechamento e monitoramento de caixas, prevenção de fraudes); -Realizar gestão do numerário da Agência (caixas e cashs); -Responder pelo controle e movimentação de imobilizado; -Controlar os pagamentos de despesas da agência e acompanhar o cumprimento do orçamento;

3 Responsabilidades do SAF -Controlar o estoque e inventário de talões de cheques; -Cumprir normas técnicas e de segurança; -Responsabilizar-se pelo atendimento da formalística necessária aos produtos e serviços comercializados; -Coordenar a bateria de caixas com foco na agilidade e qualidade de atendimento (principalmente em dias de pico); -Coordenar a execução de correções e melhorias das auditorias; -Participar do comitê de crédito da agência, além de ser responsável pelo controle quanto a classificação de risco das operações, desbloqueio de cheques, liberação de empréstimos e controle de recuperação de créditos (inadimplentes e em prejuízo); -Nos casos de ausência do Gerente de Agência será o substituto emediato;

4 Responsabilidades do SAF -Informar proativamente os órgãos superiores da Cooperativa sobre indícios de irregularidades e não conformidades as normas, manuais e regras que disciplinam o funcionamento da Cooperativa;

5 1)Quais as dificuldades encontradas no trabalho de SAF? 2)Qual os principais pontos que no seu entendimento precisaríamos mudar com maior agilidade? 3)Como avalio meu conhecimento de todo o processo operacional da Agência (conhecimento e operacionalização de produtos e serviços)? 4)Como está o alinhamento com o Gerente da Agência e demais colaboradores no repasse e assimilação das mudanças que vem ocorrendo? Questionário para Discussão Grupo 1: Baia Sul – Beira Mar – Garopaba Grupo 2: Tenente Silveira – Gama D’eça – Madre Benvenuta Grupo 3: São José – Palhoça - Estreito

6 Auditoria Operacional Delimitação Período da auditoria: 16/06 a 07/07/2014 Data base da análise documental: 30/05/2014 Visita na Unidade Administrativa e nas Agências Ten. Silveira, São José, Garopaba, Estreito e Gama D’Eça Analisados 81 itens do escopo Analisados 64 dias de movimento, contemplando todas as Agências.

7 Auditoria Operacional Evolução das Ocorrências 2013 – 70 apontamentos – 42 verificações – 100% das Agência* 2012 – 58 apontamentos – 102 verificações – 100% das Agências 2011 – 52 apontamentos – 73 verificações – 100% das Agências * Foram analisados os documentos de todas as Agências, através de análise documental realizada na UA.

8 Auditoria Operacional Apontamentos por Agência

9 Auditoria Operacional Descrição dos Apontamentos Atraso no envio dos movimentos – Palhoça, Baia Sul, Garopaba, Beira Mar, Trindade, São José e Estreito Documentos enviados com atraso – Todas as Agências Procuradores fora do prazo de validade com atribuição de poderes – 100 ocorrências ativas Procuradores que não representam a Unicred ou a respectiva PJ Procurações de vários funcionários Unicred, qualificando como bancários

10 Auditoria Operacional Descrição dos Apontamentos Fragilidade nos encerramentos de c/c – Ausência de assinatura na ficha matrícula cooperado / diretoria Transferências com fragilidade de formalística – Autorização de Agências – E-mail ou telefone – Assinaturas divergentes / não solidárias Cheque pago com assinatura divergente / não solidária Requisição de talões com assinaturas divergentes Funcionários operando em caixa sem receber quebra

11 Auditoria Operacional Títulos pagos a terceiros sem autorização Títulos pagos sem a devida formalística

12 Auditoria Operacional Descrição dos Apontamentos Organização das Agências

13 Auditoria Operacional 1)Na sua percepção o que está ocorrendo para termos esse cenário? 2)O que precisamos fazer para mudar esse contexto?

14 Alterações Manual Cadastro

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19 Inadimplência Garopaba: Vidraçaria Central GAROPABA Estreito: Radar

20 Adiantamento a Depositante

21 Provisão de Crédito

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23 Inadimplência 1) Como está sendo realizado o acompanhamento da Inadimplência e Adiantamento? 2) Quais as ações estão sendo realizadas na agência para diminuir esses índices? Grupo 1: Baia Sul – Beira Mar – Garopaba Grupo 2: Tenente Silveira – Gama D’eça – Madre Benvenuta Grupo 3: São José – Palhoça - Estreito

24 Ouvidoria Mês de Julho: Já temos 8 Ouvidorias abertas

25 Ouvidoria

26 Compensação de Documentos

27 Gestão Caixas -Monitoramento de AutenticaçõesMonitoramento de Autenticações * Qual o tipo de gestão realizado atualmente dos Caixas? -Fechamento; -Autenticações/Produtividade; -Revezamento de atividades; -Malotes; -Cash; -Auxilio outras atividades.

28 Utilização dos canais de Auto Atendimento Junho/2014

29 Contas com movimentação – (IB) Internet Banking

30 Proporção de Saques

31 Contas com movimentação - Unicash

32 Autenticações – Caixa Vs. Canais (IB + Cash)

33 Contas com movimentação por Agência - IB

34 Contas com movimentação por Agência - Unicash

35 Arquivo de Documentos Agências Piloto: Madre Benvenuta e Baia Sul Estamos em processo de orçamento para contratação de empresa para digitalização de todos os cadastros não digitalizados;

36 Procedimentos/Alinhamentos -Pagamento via Caixa; -Agendamentos; ( O que fazer quando não tiver mais agendamentos via Caixa – Novo Módulo);Agendamentos; -Centralização de demandas SAF x Utilização SGD; -Dúvidas sobre o processo de Adm. de Pessoal via smartshare; -Avisar ao Dpto Pessoal quando estiver próximo de colaborador tirar licença maternidade; -Caso tenham centralizações de c/c urgente ligar para a Rafaela, mas não fazer as alterações nos sistemas (SIGAS, SOP, etc); -Cumprimento de Normativos; -Explicação ao Cooperado das mudanças que estão ocorrendo

37 Procedimentos/Alinhamentos -Gestão de Erros na agência;

38 Portal Acesso ao Portal