2000/2001FEUP/MGI/GI1 Auditorias Desenvolvimento, difusão e assimilação dos conceitos de: informação como recurso gestão de recursos de informação Conduziu.

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1 2000/2001FEUP/MGI/GI1 Auditorias Desenvolvimento, difusão e assimilação dos conceitos de: informação como recurso gestão de recursos de informação Conduziu ao aumento do uso das técnicas de auditoria como meio de medir a eficácia e eficiência dos sistemas de informação.

2 2000/2001FEUP/MGI/GI2 Gestão de Informação - técnicas Auditorias de informação Information Mapping Auditorias de comunicação Infomapping

3 2000/2001FEUP/MGI/GI3 Auditorias: abordagens Verificação Respeito pelos procedimentos, regras ou regulamentos (financeiras) Consultoria Representar os sistemas e práticas existentes e os problemas com eles associados; Avaliar a sua adequação às metas e aos objectivos organizacionais (planeamento estratégico)CONVERGÊNCIA

4 2000/2001FEUP/MGI/GI4 Auditorias: objectivos Independentemente das diferentes abordagens e metodologias uma auditoria deve: Apresentar os principais objectivos da organização (processo ou outros) e identificar quais os constrangimentos organizacionais que agem sobre o sistema de informação.

5 2000/2001FEUP/MGI/GI5 Auditorias: objectivos (cont.) Determinar as necessidades de informação Inventariar os recursos disponíveis Construir uma representação coerente do funcionamento do sistema a partir da informação recolhida nos 3 processos acima referidos

6 2000/2001FEUP/MGI/GI6 Auditorias: técnicas Recolha de informação Análise e representação de sistemas Avaliação de sistemas Teste

7 2000/2001FEUP/MGI/GI7 Auditorias: técnicas (cont.) Recolha de informação: Objectivos organizacionais Política de informação Grupo de utilizadores (amostra) Requisitos de informação dos utilizadores Recursos de informação Representação (gráfica) do funcionamento do sistema, a partir dos elementos recolhidos

8 2000/2001FEUP/MGI/GI8 Auditorias: técnicas (cont.) Análise e representação de sistemas Registar os usos e os recursos de informação como: Tipologias Hierarquias de necessidades Sistemas de fluxos de dados flow charts

9 2000/2001FEUP/MGI/GI9 Auditorias:técnicas (cont.) Avaliação de sistemas: Avaliar as áreas prioritárias a auditar Realizar análises de custo benefício Realizar análises de falhas ou de factores críticos

10 2000/2001FEUP/MGI/GI10 Auditorias: técnicas (cont.) Teste Realizar um teste em todo o sistema (gerando um processo, que passe por todo o sistema, desde o princípio até ao fim)

11 2000/2001FEUP/MGI/GI11 Auditorias: metodologias Custo benefício Geográficas Híbridas Gestão de informação Operacionais de consultoria

12 2000/2001FEUP/MGI/GI12 Auditorias: Custo benefício Objectivo é, a partir de uma lista de opções, compará-las na base da percepção do seu custo e benefício. Autores de referência: Henderson, H. L. – Cost-effective information provision and the role of information audit. Information and Management. 1(1980)7-9 Riley, R. H. – The information audit. Bulletin of the American Society for Information Science. 2(1976)24-25

13 2000/2001FEUP/MGI/GI13 Auditorias: Custo benefício Processo Definir os objectivos a serem atingidos pelo sistema Avaliar os métodos alternativos de atingir os objectivos Determinar os custos das alternativas Estabelecer modelos que relacionem os custos de cada alternativa com as suas potencialidades para atingir os objectivos. Estabelecer critérios de medida (peso) da relação custos/benefícios que permitam uma ordenação das alternativas

14 2000/2001FEUP/MGI/GI14 Auditorias: geográficas Objectivo: identificar os principais componentes do sistema e mapificá-los na sua relação recíproca. Há uma maior ênfase na análise de sistemas. Autor de referência: Gillman, P. L. – An analytical approach to information management. The Electronic Library. 3(1985)56-60

15 2000/2001FEUP/MGI/GI15 Auditorias: geográficas (cont.) Processo Educação: sensibilizar, formar, os utilizadores e os produtores da informação para o valor potencial dos serviços de informação. Análise de necessidades: através de entrevistas não estruturadas aos utilizadores. Análise dos recursos Análise dos serviços existentes: recolhas estatísticas de preocupações procurando identificar os comportamentos de uso subjacentes. Comparar necessidades com recursos: recorrendo a metodologias de análise de sistemas (mapificação)

16 2000/2001FEUP/MGI/GI16 Auditorias: híbridas Objectivos: aproveitar as propostas das metodologias geográficas mas, dando grande ênfase, às aproximações de custo benefício. Autor de referência: Quinn, A. V. – The information audit: a new tool for the information manager. Information Manager. 1(1979)18-19.

17 2000/2001FEUP/MGI/GI17 Auditorias: híbridas (cont.) Processo Caracterizar a situação inicial Identificar os objectivos que justificavam os recursos de informação iniciais e relacioná-los com os objectivos organizacionais. Identificar os centros de informação que fornecem os serviços de informação especializada ou genérica

18 2000/2001FEUP/MGI/GI18 Auditorias: híbridas (cont.) Processo (cont.) Tipos de serviços fornecidos Posição do centro de informação na organização Custos e valores da informação Recomendações para a melhoria do sistema de gestão de informação.

19 2000/2001FEUP/MGI/GI19 Auditorias: gestão de informação Objectivos: identificar os circuitos de circulação de reports, o seu objectivo e uso por cada recipiente. Autor de referência: Reynolds, P. D. – Management Information Audit. Accounts Magazine. 84(1980)66-69.

20 2000/2001FEUP/MGI/GI20 Auditorias: gestão de informação Processo Inventariar a distribuição da informação formal obtendo listas de reports produzidos/usados e das suas listas de circulação. Considerar o objectivo explícito do report em relação com a posição hierárquica e as responsabilidades de cada recipiente. Identificar as fraquezas do sistema de report

21 2000/2001FEUP/MGI/GI21 Auditorias: gestão de informação Processo (cont.) Identificar as áreas prioritárias a melhorar em consonância com os responsáveis pela gestão. Prototipar as mudanças e testá-las Implementar as mudanças consideradas necessárias.

22 2000/2001FEUP/MGI/GI22 Auditorias: operacionais... Objectivos: Definir os objectivos do sistema auditado e identificar em que medida estão a ser atingidos. Identificar se os objectivos estão em consonância com a filosofia da organização Verificar o eficiência e eficácia no uso, no aproveitamento e na segurança dos recursos. Avaliar de o sistema está a servir a organização (utilidade e qualidade) Observação de regulamentos e normas.

23 2000/2001FEUP/MGI/GI23 Auditorias: operacionais... Autores de referência: Gruber, T. – The operational audit – an integrated approach. Internal Auditor. 40(1983)39-41. Barker, R. – Information audits: designing a methodology with reference to the R&D division of a pharmaceutical company. Sheffield: University of Sheffield, 1990. OPS nº8. Chambers, A. D. – The internal audit of research and development. R&D Management. 8(1978)95- 99.

24 2000/2001FEUP/MGI/GI24 Auditorias: operacionais... Processo: Identificar os objectivos e o contexto da organização Identificar os requisitos de informação dos utilizadores. Inventariar os recursos de informação. Identificar as falhas do sistema e os pontos chave de controlo. Avaliar as falhas do sistema. Testar os pontos chave.

25 2000/2001FEUP/MGI/GI25 Auditorias: operacionais... Processo (cont.) Gerar soluções alternativas para as falhas. Avaliar as alternativas. Verificar a observação de regulamentos e normas. Propor recomendações.

26 2000/2001FEUP/MGI/GI26 Information Mapping Objectivos Information mapping is an approach to informatin systems evaluation which is relatively new to the information world and information professionals as alike. It is an approach wich explores information use and needs with a view to graphically representing parts of the information system under study.

27 2000/2001FEUP/MGI/GI27 Information Mapping Pridgeon, C. A. – Techniques for information mapping in a pharmaceutical research company. Sheffield: University of Sheffield, 1990. MSc dissertation.

28 2000/2001FEUP/MGI/GI28 Information Mapping Processo A – formulação estratégia IT Definir a missão da global da organização Examinar a estrutura organizacional Definir e examinar as áreas problemáticas Produzir o primeiro information map (conjunto de papéis e mapas de fluxogramas, funções, objectivos associados às áreas. Examinar as opções tecnológicas

29 2000/2001FEUP/MGI/GI29 Information Mapping Processo A – formulação estratégia IT Comparar os primeiros mapas e opções tecnológicas com mapas criativos que registem interfaces, processos, análises custo-benefícios. Produzir recomendações Implementar (Best, 1985)

30 2000/2001FEUP/MGI/GI30 Information mapping Processo B – Sistema e usos Identificar a necessidade de um information map. Escolher a equipa do projecto Planear Definir e acordar o objectivo do projecto Definir e acordar a extensão do projecto Acordar a metodogia Discutir o formato do produto final

31 2000/2001FEUP/MGI/GI31 Information mapping Processo B Preparação Preparação da equipa Preparação com o grupo alvo Recolha de informação Entrevistas Estudo da documentação Observação

32 2000/2001FEUP/MGI/GI32 Information mapping Processo B Reunir e avaliar a informação recolhendo, paralelamente, informação complementar. Formatar o mapa Obter o feedback do grupo Produzir e entregar o relatório. Pridgeon (1990)

33 2000/2001FEUP/MGI/GI33 Auditorias de comunicação Objectivos: (instrumento de) Meio de avaliar a eficiência associada com a introdução das TI na organização. Medida da comunicação interpessoal. Medida da comunicação gestor/empregado Medida da actividade de relações publicas Potter (1990)

34 2000/2001FEUP/MGI/GI34 Infomapping Objectivos: apoiar na identificação dos recursos de informação de uma organização e na percepção da relação entre eles. Autores de referência: Burk, C. F. ; Horton, F. W. – Infomap: the complete guide to discovering corporate information resources. Englewoog Cliffs: Prentice Hall, 1988

35 2000/2001FEUP/MGI/GI35 Infomapping Aplicação Identificar os recursos de informação da organização no seu contexto organizacional e funcional. Distinguir entre recursos mais críticos e menos críticos. Identificar oportunidades para automatização ou interconexão de recursos de informação. Avaliar os custos da informação relacionado-os com a percepção do seu valor.