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Teoria dos Sistemas Surgimento da Teoria dos Sistemas Alta especialização de cada área do conhecimento; Na ausência de comunicação e interacção entre.

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2 Teoria dos Sistemas

3 Surgimento da Teoria dos Sistemas Alta especialização de cada área do conhecimento; Na ausência de comunicação e interacção entre as distintas áreas do saber; As teorias apenas explicam os processos e fenómenos isoladamente Devido à falta de uma visão global, que levasse em conta as inter-relações entre as partes.

4 Teoria dos Sistemas A teoria dos sistemas tem como principal objectivo Sociedade, mercado e organização se revelem que cada vez mais a interdependentes e complementares.

5 Bertalanffy – Noção de Sistema Cada ciência deve explicar e compreender as diferentes realidades que se observam de uma forma integrada e universal.

6 Características dos sistemas Globalidade - o sistema é mais do que a soma das suas partes. Interacção - os elementos estão inter-relacionados, o funcionamento do sistema depende da inter-relação entre as partes. Estrutura - a organização e os seus elementos estão dispostos segundo uma dada estrutura, a qual define o lugar que cada elemento ocupa. Abertura - o sistema precisa dos inputs do meio ambiente, e fornece os seus outputs. Funcionamento de um mecanismo de feedback entre a organização e o seu meio externo.

7 Propriedades das organizações Interacção constante com o exterior Auto-regulação: Através do mecanismo de feedback é possível receber informação do exterior, detectando alguns desvios possíveis em relação ao cumprimento dos objectivos. Entropia negativa: tendência negativa que os sistemas fechados têm de se desorganizar e cair ao longo do tempo.

8 Propriedades das organizações Variedade e diferenciação: as organizações tendem a tornar-se cada vez mais complexas de modo a lidarem com a crescente complexidade do ambiente externo. Equifinalidade: tendência de adaptação.

9 Sistema aberto Mecanismo de feedback que permite receber informações do meio ambiente; Entropia negativa; Sistema fechado Está isolados do meio ambiente. Entropia positiva Sistema Aberto/Sistema Fechado

10 Abordagem sistémica das organizações As organizações são vistas como sistemas abertos compostos de diferentes partes inter- relacionadas, as quais operam na prossecução de objectivos comuns. Este sistema é caracterizado não pelas suas partes, mas sim pelas inter-relações existentes entre elas. O sistema é visto como um todo. O feedback seja ele positivo ou negativo é o motor da evolução da organização.

11 Abordagem sociotécnica

12 A abordagem sociotécnica resultou dos estudos efectuados por investigadores do Instituto de Tavistock. Esta abordagem decorre essencialmente de duas premissas básicas. O subsistema técnico e o subsistema teórico. Apoia-se em técnicas e métodos baseados na investigação-acção para intervir nas organizações.

13 Abordagem sociotécnica Sist. tecnológico Sist. social Sistema tecnológico, é determinado pelas exigências típicas das tarefas que são realizadas em cada organização, quer a nível de competências, conhecimentos, equipamento, matérias-primas e instalações físicas. Interacção

14 Abordagem sociotécnica Sistema social, constituído pelas pessoas e respectivas interacções. Tanto o sistema tecnológico como o sistema social são mutuamente dependentes, sofrendo influências um do outro.

15 As organizações como sistemas técnicos e humanos Para um perfeito funcionamento da organização é extremamente necessário desenvolver uma boa relação entre o sistema humano e não humano. Sendo assim, os sistemas tecnológicos e humanos devem ser organizados e optimizados no conjunto da organização.

16 Abordagem sociotécnica Método da investigação-acção. Este método consiste num programa de estudos, experimentação e acção tendo em vista a resolução de problemas e a mudança organizacional, em que investigadores externos e membros da organização têm uma intervenção activa e directa no processo.

17 Pressupostos da investigação-acção A interdependência entre os dois sistemas é essencial para o funcionamento da organização. Todos os membros da organização são portadores de uma capacidade de decisão e de participação. A intervenção tem como objectivo estabelecer um equilíbrio entre os aspectos técnicos e sociais no processo de mudança. A investigação é conseguida através da acção conjunta entre investigadores externos e das diferentes categorias de pessoal que procuram solucionar os seus problemas e os da organização.

18 Abordagem Contigencial Nesta abordagem, o ambiente externo passa a determinar todo o funcionamento da empresa, nas suas áreas de actuação. Existem vários modelos de organização para ajustamento ao meio externo.

19 Não existe nenhum modelo organizacional óptimo para as organizações. O mais eficiente e competitivo é aquele que consegue adaptar-se o melhor possível às contingências do seu ambiente pertinente, através da diferenciação e integração estrutural e funcional. A gestão da organização baseia-se na adaptação da organização ao meio externo. O processo de ajustamento às condições do meio ambiente é feito de forma continuada. Princípios básicos

20 Tipos de ambientes externos (Emery e Trist) Em repouso, estável e aleatório; Em repouso estável, mas com existência de elementos aglomerados; Reactivo-desordenado; Turbulento.

21 A eficácia de uma organização vai ter em conta a conciliação dos factores internos da empresa com o meio exterior. Processos como decisão, liderança ou controlo são determinados pelas contigências externas à organização. Conclusão dos estudos

22 Exemplos de factores externos Tecnologia; Mercados; Pressão Populacional.

23 Teóricos da teoria contingencial Charles Perrow - Impacto das tecnologias sobre o conteúdo e as forma diferenciadas de funcionamento interno das organizações. James Thompson - Análise das organizações como sistema aberto focado no comportamento dos indivíduos e dos grupos. Burns e Stalker – Modelos organizacionais internos partindo do ambiente externo Paul Lawrence e Jay Lorsch - Para serem funcionais e competitivas, as organizações precisam ajustar-se e reagir de forma apropriada aos mecanismos contingênciais do seu ambiente externo.

24 Tecnologia e configurações das estruturas organizacionais Joan Woodward foi responsável pelo estudo promenorizada da influência das tecnologias no modo de organização da empresa. Produção unitária ou de pequenos lotes; Produção em massa ou de grandes lotes; Produção em processo contínuo ou atomatizada.

25 Produção unitária ou de pequenos lotes Ênfase Funcional: 1. Marketing; 2. Investigação e Desenvolvimento; 3. Produção. Aspectos Internos: Qualificação: ALTA Formalização: BAIXA Centralização: BAIXA Níveis Hierárquicos: POUCOS

26 Produção em massa ou de grandes lotes Ênfase Funcional: 1. Investigação e desenvolvimento; 2. Produção; 3. Marketing. Aspectos Internos: Qualificação: BAIXA Formalização: ALTA Centralização: ALTA Níveis Hierárquicos: ALGUNS

27 Produção em processo contínuo ou atomitazada Ênfase Funcional: 1. Investigação e Desenvolvimento; 2. Marketing; 3. Produção. Aspectos Internos: Qualificação: ALTA Formalização: BAIXA Centralização: BAIXA Níveis Hierárquicos: MUITOS

28 Características Abordagem contingencial Organização Meio externo Organização eficiente adaptação

29 Adaptação da organização Necessidade crescente de organizações complexas, diversificadas e flexíveis. Modelo mecanicistaModelo orgânico Divisão e especialização de tarefas Elevada padronização Baixa qualificação dos níveis debase Estrutura formal Comunicação vertical Reduzida divisão de tarefas Flexibilidade e ajustamento na definição de tarefas Reduzida formalização Comunicação vertical Níveis de conhecimento dispersos

30 Modelos organizacionais tendo em conta ambientes diferenciados Elevada formalização Elevada hierarquização Elevada padronização Baixa formalização Baixa hierarquização Baixa padronização Concentração nas tarefasConcentração nos colaboradores Curto prazoMédio e longo prazo Concentração nos objectivos de cada departamento específico Concentração em objectivos globais Ambiente estávelAmbiente turbulento Formalização da estrutura Relações interpessoais Orientação temporal Prossecução dos objectivos

31 Ideias chave da abordagem contingencial As organizações têm que se ajustar ao meio ambiente para serem competitivas Quanto mais complexa e turbulento for o meio externo mais complexo e diferenciada vai ser a organização Não existe modelo organizacional base. O mais eficiente e competitivo é aquele que consegue adaptar- se o melhor possível às contingências do seu ambiente pertinente, através da diferenciação e integração estrutural e funcional.

32 Biblioteca Municipal de Barcelos

33 Entrevista ao Dr. Vítor Pinho Biblioteca Municipal funciona desde 1996 Grande Investimento da Câmara Municipal Colmatar ausência de locais semelhantes no concelho

34 Aspectos gerais sobre a Biblioteca 2 Salas de Leitura, para adultos e crianças Auditório Centro de audiovisuais Espaço para exposições

35 Interacção com o exterior Separação das salas para adultos e para Crianças; Criação da Hora do Conto; Separação da área geral em relação às obras de referência; Publicitação do trabalho de artistas locais. Cooperação com as escolas do concelho.

36 Auto-Regulação Aposta na constante inovação Extrema atenção às reacções do público perante as novidades Resposta rápida perante novidades menos bem aceites

37 Para contrariar a tendência de desorganização ao longo do tempo... Incentivo ao empreendorismo dos funcionários e à aceitação de ideias do exterior Entropia Negativa

38 Variedade e diferenciação Utilização do auditório para sessões de cinema, espectáculos musicais e de teatro Criação de um pequeno centro virtual Tentativa de responder às exigências de um público cada vez mais vasto

39 Estrutura Relação muito informal entre director e funcionários; Relação aberta com o público, incentivando a cooperação. Funcionários com bastante poder de decisão, evitando a burocracia.

40 Conclusões Interacção com o público é fundamental Decisões são tomadas de acordo com os seus gostos e necessidades Tentativa constante de melhorar para melhor servir

41 Conclusões Informalidade nas relações provoca um sentimento de confiança Ambição de abarcar um público cada vez mais vasto

42 É muito gratificante andar na rua e ser saudado por todos, que reconhecem o nosso esforço. É também isso que nos faz querer fazer cada vez melhor…

43 Trabalho realizado por: Hugo Guimarães João Simões Mariana Sá Tatiana Lopes


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