Gestão e Automação de Documentos

Apresentação em tema: "Gestão e Automação de Documentos"— Transcrição da apresentação:

1 Gestão e Automação de Documentos

2 O que é? “O GeoDocs é o software que provê soluções de armazenamento, compartilhamento, gerenciamento e automação de documentos digitais”

3 Quem fabrica? “A SWpro é uma empresa brasileira que fabrica e distribui software corporativo para todo o mercado nacional”

4 Visão Geral Acesso Web Servidor SWpro Internet Agente Windows
Seu Computador

5 Funcionalidades do SWdocs
Estrutura da Empresa Bibliotecas e Documentos Processos e Workflows Automação de documentos

6 Organizações Negócios Usuários Bibliotecas Processos Estrutura da
Empresas, Grupos, Departamentos, Clientes e Fornecedores Negócios Centros de Custos, Contratos, Obras, Projetos, etc... Usuários Pessoas, Grupos, Profissões Bibliotecas Pessoais, de Organizações ou de Negócios Processos Macro-Processos, Documentações e Fluxos de Trabalho Outros Formulários personalizados, Territórios, Itens, tipos de documentos, etc... Estrutura da Empresa

7 Bibliotecas e Documentos
Organização dos Documentos Armazenamento centralizado em repositório único Cada documento tem um identificador único, gerado automaticamente Sincronização automática com Windows Explorer Busca de documentos por título, palavras-chave e conteúdo Ciclo de Vida Gerenciado Revisões, Histórico das operações de escrita e leitura, comentários Aprovações Solicitação de aprovação, revisão, publicação, etc... Segurança Somente acessa documentos quem tem permissão por biblioteca, pasta e estado de documento (aprovados por exemplo) Automatização Conversão automática para formato PDF Bibliotecas e Documentos

8 Configuração de Processos e Workflows avançada
Pré-definição da Lista de Documentos Sequência de Preenchimento e Aprovações Sem limite de tamanho ou sequência, inclusive com loops Definição automática de Escritores e Aprovadores Em cada etapa do processo os escritores e aprovadores são atribuídos dinamicamente de acordo com as configurações da empresa Modelos de Documentos previamente Cadastrados Todos os documentos necessários para preenchimento ficam a disposição no próprio processo Envio de s para alertar tarefas atribuídas Todos os envolvidos em um processo são avisados por Processos e Workflows

9 Automação de documentos
Formulários Que tal não usar mais “aquelas” planilhas em Excel? Business Inteligence Pesquisas podem ser feitas em banco de dados de ERP, por exemplo, e planilhas são geradas automaticamente em uma biblioteca do SWdocs, que então será sincronizada automaticamente para seu computador. Carimbos em documentos O Swdocs carimba automaticamente documentos com aprovações (ou outros) e código de barras, substituindo a assinatura manual. Assinatura Digital Adição de assinatura digital em arquivos PDF Automação de documentos

10 Casos de Uso Não sei quais documentos já foram revisados, enviados ou aprovados! Minha equipe não consegue manter os documentos organizados! Salvo tudo no meu computador. Tomara que ele não estrague! Tenho que mandar documentos por e não sei se o destinatário recebeu! Os controles na empresa são feitos por planilhas Excel e não tenho uma visão consolidada das informações! Nível 1 Cada um guarda seus documentos onde deseja: no próprio micro, numa pasta compartilhada do servidor, ou num serviço de compartilhamento de arquivos (p.e. dropbox) O sucesso da empresa depende muito da competência e heroísmo dos funcionários Não há regras que definem quem escreve, quem acessa ou quem aprova documentos Procedimentos planejados são abandonados em situações de contingência ou emergência Cada um pode criar documentos onde quiser e com o nome que desejar Há risco de perda e vazamentos de informações Documentos são criados mas não são encontrados quando se precisa deles Somente o autor do documento sabe se ele está terminado ou em fase de rascunho O SWdocs resolve os problemas do nível 1: Todos os documentos são armazenados num repositório único, na nuvem ou num servidor específico da empresa Todos documentos são organizados por tipo, estado, processo, fase, biblioteca e centro de custo Todo documento tem um identificador único, gerado automaticamente Todas as revisões dos documentos são armazenadas A ferramenta eficiente de busca encontra qualquer documento Cada documento possui um estado (aberto, revisado, aprovado, etc) Eu viajo constantemente e não consigo manter os documentos sincronizados com os da minha equipe! Meu superior precisa visualizar e aprovar documentos mas fica distante!

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15 Negócio SWdocs Licenciamento por espaço contratado.
Não é necessário adquirir licenças por usuário Infraestrutura da SWpro ou do cliente Saas (Software as a Service) ou IaaS (Infraestructure as a Service) Implantação escalável, um estágio por vez Assinatura mensal Atualização automática Cópia de segurança entregue mensalmente Licenciamento, treinamento e consultoria do próprio fabricante

16 Muito Obrigado! (41)