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"Eventos, como criar, estruturar e captar recursos."

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Apresentação em tema: ""Eventos, como criar, estruturar e captar recursos.""— Transcrição da apresentação:

1 "Eventos, como criar, estruturar e captar recursos."

2 APRESENTAÇÃO LIVRO AUTORA: MÁRIA CECÍLIA GIACAGLIA

3 INTRODUÇÃO O evento é uma forma de comunicação dirigida que a empresa pode utilizar para garantir resultados no relacionamento com seu público. Quando o evento é bem organizado e planejado, pode manter, elevar e recuperar a imagem de uma organização junto ao seu público de interesse. Portanto, o evento é uma estratégia de comunicação que atinge o público-alvo desejado, divulga a marca de uma empresa, promove seus produtos, potencializa suas vendas e contribui para a expansão e a conquista de novos mercados. Hoje, temos eventos como feiras, congressos, seminários que movimentam a economia não só de cidades, mas de estados e países. O setor de eventos cresce de maneira bastante acentuada, exigindo cada vez mais métodos de planejamento e organização, espaços adequados e bem equipados, profissionalismo e marketing competitivo.

4 Questões importantes para o processo de organização de um evento
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da organização de um evento. Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento. Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos. Quando o evento será realizado? Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha para a platéia e para o promotor do evento. Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.

5 FASES DE UM EVENTO As fases do processo de planejamento e organização são: 1. Concepção – incorporação da idéia; 2. Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas, escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros. Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas. 3. Evento ou transevento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais. 4. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho. Todos os eventos são concebidos por: Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento. Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na área médica.

6 CONCEPÇÃO Reconhecimento das necessidades desse evento;
Elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades; identificação dos objetivos específicos; coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial;

7 CAP. 1 - Geração, seleção e teste de idéias para eventos
Geração de ideias técnicas observação, auto-análise, brainstorming e network, podendo ser classificadas como internas e externas à empresa. As fontes internas - dentro da própria empresa: equipe de vendas (captação de informações), da equipe de suporte e atendimento, das caixas de sugestões, pesquisas internas e estrutura interna de pesquisa. - As fontes externas - encontradas através dos clientes, fornecedores, parceiros de negócios, na concorrência, em outros eventos e em outras fontes como, por exemplo, jornais, revistas e outdoors. Na fase de seleção de idéias é preciso eleger a melhor idéia de acordo com os critérios estabelecidos pela própria empresa.

8 Cap. 2 - Estruturação da idéia de um evento em projeto
Desenvolver da idéia do evento é o ponto de partida para o promotor, sendo essa fase a mais importante na elaboração de um evento. ETAPAS Conceito do evento Identificação do público-alvo e do perfil dos convidados Escolha do formato do mesmo.

9 CONCEITO DO EVENTO O conceito do evento resulta da definição do tema central, missão e objetivos. TEMA CENTRAL : O tema central é o próprio título do evento ou, ainda, sua descrição mais elaborada. Quanto mais específico for, maiores as probabilidades de encontrar empresas que se identifiquem mais diretamente com o assunto e que, portanto, se interessem em patrocinar o evento. Ex. “Empresa Júnior: o processo trainee para a formação de novos líderes" a palestra abordara sobre os segmentos da empresa PUCTUR, projetos envolvidos, parcerias e experiências dos funcionários enquanto ainda alunos.

10 CONCEITO DO EVENTO O conceito do evento resulta da definição do tema central, missão e objetivos. MISSÃO: O evento para acontecer precisa ter uma missão. Apesar dela não ser tarefa fácil, deve ser duradoura, não perecível no decorre do tempo. Deve ser capaz de traduzir, o principal conceito do evento, o propósito e contribuição para o mercado. Definição e divulgação da missão do evento para todos os envolvidos no seu planejamento, comercialização, organização e execução é fator importante para o seu sucesso. Ex. palestra tem como missão levar os alunos do curso de Turismo a conhecer os projetos da empresa PUCTUR, promover a interação do público-alvo com a empresa despertando o interesse desse público-alvo para a elaboração de pesquisa que amplie seus horizontes e as possibilidades de trabalhar no mercado.

11 CONCEITO DO EVENTO O conceito do evento resulta da definição do tema central, missão e objetivos. OBJETIVOS: O principal motivo pelo qual o evento foi idealizado. Se divide em duas partes: objetivo principal que apresenta o propósito do evento que é o relacionamento, a divulgação da marca ou a execução de negócios e vendas, e os objetivos secundários que se relacionam aos demais objetivos dos patrocinadores. Para isso, é essencial que sejam descritos todos os objetivos ou razões pelos quais os patrocinadores devem investir.

12 CONCEITO DO EVENTO Exemplos: Objetivo principal:
O conceito do evento resulta da definição do tema central, missão e objetivos. Exemplos: Objetivo principal: - Estabelecer o contato entre profissionais “alunos” e público-alvo e troca destas experiências. Objetivos secundários: - Promover a marca da empresa para todos os participantes do evento. - Redimensionar a visão do público-alvo com relação às possibilidades existentes no mercado.

13 Identificação do público-alvo e do perfil dos convidados
Definir o público-alvo significa decidir quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas para evento. Definir se o público-alvo será composto de pessoa física ou jurídica. Pessoa física, o evento deverá conter itens como: a expectativa e objetivo do número de participantes; segmentação dos convidados segundo alguns critérios como idade e nível social e expectativa de audiência durante o período de divulgação e transmissão do evento. Pessoa jurídica deverá conter: a expectativa e objetivo do número de empresas participantes; a segmentação das empresas convidadas utilizando-se de critérios como área de atuação e faturamento; expectativa e objetivo do número de profissionais participantes e segmentação dos profissionais convidados valendo-se de alguns critérios como cargo ocupado, perfil de consumo e nível de decisão. Público-alvo: Estudantes do curso de Turismo da PUC MG / Campus Praça da Liberdade.

14 TRÊS DEFINIÇÕES DE GESTÃO
FORMATO DO EVENTO TRÊS DEFINIÇÕES DE GESTÃO O formato do evento é composto por data, local, atividades e programa. - A escolha da data deve seguir alguns critérios como: pesquisar datas comemorativas; pesquisar eventos concorrentes; considerar dias da semana mais apropriados; considerar datas de fechamento de vendas e sazonalidade. Para definir o local do evento, o promotor deve considerar algumas questões relevantes como: se o local escolhido combina com os interesses do evento, se possui infra-estrutura necessária e se condiz com o orçamento disponível. Ex. Formato do evento Data: 14/11/2007 Local: Auditório do IEC - Ed. Dom Cabral

15 TRÊS DEFINIÇÕES DE GESTÃO
FORMATO DO EVENTO TRÊS DEFINIÇÕES DE GESTÃO As atividades variam de acordo com o objetivo do evento. Essas atividades podem ser palestras, reuniões, ações sociais, culturais e de entretenimento, estandes para exposição e vendas, dentre outros. Com base nas atividades do evento, torna-se necessário realizar um programa geral que defina horários, durações e conteúdo de cada atividade. Este programa deve conter alguns itens como: dias de duração, horários de início e término, horários de início e término de cada palestra e atividade, resumo de cada palestra (tópicos-chave), sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade, inclusive com mapa de acesso, horários e locais das refeições, atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.

16 TRÊS DEFINIÇÕES DE GESTÃO
FORMATO DO EVENTO TRÊS DEFINIÇÕES DE GESTÃO Ex. Formato do evento Data: 14/11/2007 Local: Auditório do IEC - Ed. Dom Cabral Resumo: A palestra será no horário da disciplina de Eventos, das 19:00 as 20:40 no dia 14/11/2007 numa quarta- feira. A palestra com o tema central “Empresa Júnior: o processo trainee para a formação de novos líderes” será apresentado os projetos existentes na empresa PUCTUR , incentivando aos alunos a dar segmentos aos seus projetos, e mostrando a importância da empresa para nossa Instituição. Programação: :00 - Credenciamento (Lista de presença) 19:20 - Abertura com a apresentação da programação e do palestrante 19:30 - Palestra sobre o tema “Projetos de extensão” 20:10 - Debate com palestrante e público-alvo. (aberto a perguntas e opiniões). 20:30 - Encerramento: Agradecimentos ao palestrante e aos participantes. 20:40 - Degustação (a definir)

17 ATIVIDADE EM SALA Pré-seleção: Definir opções para o tema do evento
Geração de ideias- técnica - brainstorming Pré-seleção: Definir opções para o tema do evento DATA: Período noturno Sala 207-b


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