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OFICINA REDAÇÃO EMPRESARIAL. MÓDULO I COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL.

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1 OFICINA REDAÇÃO EMPRESARIAL

2 MÓDULO I COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

3 CORRESPONDÊNCIA É um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato de se corresponder, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas ou documentos. Por ampliação de sentido, passou a designar todo o conjunto de documentos: bilhetes, cartas, memorandos, ofícios, circulares, telegramas. É um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato de se corresponder, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas ou documentos. Por ampliação de sentido, passou a designar todo o conjunto de documentos: bilhetes, cartas, memorandos, ofícios, circulares, telegramas.

4 EFICÁCIA NA COMUNICAÇÃO: OBTENÇÃO DA RESPOSTA CORRETA Comunicar é provocar uma resposta, uma reação do receptor, do cliente da empresa. Se uma carta é muito bem escrita, mas não é compreendida pelo receptor, ela não estabelece uma comunicação. Comunicar é provocar uma resposta, uma reação do receptor, do cliente da empresa. Se uma carta é muito bem escrita, mas não é compreendida pelo receptor, ela não estabelece uma comunicação. Deve-se responder às perguntas: o que, a quem, quando, como, onde e por quê. Deve-se responder às perguntas: o que, a quem, quando, como, onde e por quê.

5 CÓDIGO ABERTO E FECHADO Uma comunicação torna-se eficaz quando o redator, em vez de utilizar um código aberto, usa um código fechado. O código aberto possibilita muitas interpretações, o fechado admite apenas um entendimento. [1] Sílvia, ligue à tarde para aquela empresa. [2] Sílvia, telefone às 15 horas para a Editora Atlas e fale com o Sr. Carlos, do Departamento de Marketing. Pergunte-lhe quando receberei a proposta de representação.

6 PRECONCEITOS E ESTEREÓTIPOS A correspondência comercial ainda exige atenção quanto aos preconceitos, estereótipos. Estereótipos são idéias cristalizadas, que se utilizam para reconhecer fatos ou pessoas de forma imediata, sem a participação de reflexão: Mulher no volante, perigo constante. Pessoas de determinada raça são assim ou assado.

7 REPERTÓRIO LEXICAL Deve-se verificar se o repertório lexical do redator é o mesmo que o do leitor. Repertório é a bagagem cultural de cada indivíduo. Deve-se verificar se o repertório lexical do redator é o mesmo que o do leitor. Repertório é a bagagem cultural de cada indivíduo. Para obter sucesso na redação comercial, é preciso prestar atenção ao universo do vocabulário do receptor, aos estereótipos de sua região, às idéias cristalizadas que fazem parte do mundo dele. Para obter sucesso na redação comercial, é preciso prestar atenção ao universo do vocabulário do receptor, aos estereótipos de sua região, às idéias cristalizadas que fazem parte do mundo dele.

8 ESCOLHA DO CANAL É preciso verificar qual o canal que veiculará melhor suas idéias: telefone, fax, , telegramas... É preciso verificar qual o canal que veiculará melhor suas idéias: telefone, fax, , telegramas... MENSAGENS QUENTES E FRIAS As mensagens quentes têm excesso de informação, são muito formais, rígidas, tensas, por isso exigem atenção redobrada do leitor. É preferível ser conciso, econômico nas idéias, tratar de um assunto de cada vez, ser coerente.

9 COMO ATRAIR A ATENÇÃO DO LEITOR: O TÓPICO FRASAL Um assunto somente – é necessário restringir o assunto do texto. É preciso estabelecer uma idéia central para a carta. Quanto aos parágrafos, deve-se escrever de modo que a idéia do parágrafo seja identificada rapidamente. O parágrafo não se reduz a seu aspecto visual/estético, nem tem sua extensão medida em centímetros. Mudando o assunto, muda-se o parágrafo. Cabe ao emissor pensar antes de escrever para que suas idéias se tornem claras.

10 TÓPICO FRASAL Todo o primeiro parágrafo constitui o tópico frasal. O emissor trata de um assunto somente. O uso do tópico frasal num parágrafo funciona como uma frase-núcleo, uma frase que resume todo o pensamento que será desenvolvido no corpo do parágrafo. Se no desenvolvimento surgirem idéias que não constam da frase inicial, tal fato indica que melhor será o redator mudar de parágrafo.

11 Tópico frasal DesenvolvimentoConclusão A fábrica de canetas Prudentina negocia com a firma Comercial São José há 15 anos. No decorrer desse período, vendemos-lhe faturas no montante de milhares de reais e as contas sempre foram pagas tão prontamente quanto as condições comerciais permitem. A Comercial São José nunca fez negócios conosco que não pudesse saldar e dela podemos afirmar que é honesta e merecedora de crédito.

12 INTRODUÇÕES COMUNS NA CORRESPONDÊNCIA As introduções devem ser criativas e sempre estimular o receptor a continuar a leitura da carta. Participamos-lhe que... Participamos-lhe que... Cientificamos-lhe que... Cientificamos-lhe que... Com relação aos termos de sua carta de... Com relação aos termos de sua carta de... Atendendo às solicitações constantes de sua carta... Atendendo às solicitações constantes de sua carta... Solicitamos a V. Sª a fineza de... Solicitamos a V. Sª a fineza de... Com referência à carta de V. Sª de... Com referência à carta de V. Sª de... Em vista do anúncio publicado no... Em vista do anúncio publicado no... Informamos a V. Sas. que... Informamos a V. Sas. que... Evitem introduções rançosas como: comunicamos em resposta e outras

13 FECHOS DE CORTESIA A tendência é reduzir ao mínimo as palavras de um fecho de carta. Ele é constituído pelo último parágrafo da correspondência; os mais comuns são: Atenciosamente. Atenciosamente. Respeitosamente. Respeitosamente. Com elevada consideração, abraça-o seu amigo.* Com elevada consideração, abraça-o seu amigo.* Cordiais saudações. Cordiais saudações. Saudações. Saudações. Saudações atenciosas. Saudações atenciosas. Com distinta consideração. Com distinta consideração. Apreciaremos sua pronta resposta. Apreciaremos sua pronta resposta. Antecipadamente, somos gratos. Antecipadamente, somos gratos. Cordialmente. Cordialmente. Um grande abraço. Um grande abraço. Abraços. Abraços.

14 Alguns fechos antiquados: Aguardando suas notícias, aqui vai meu abraço carinhoso. Aguardando suas notícias, aqui vai meu abraço carinhoso. Sendo o que se apresenta para o momento... Sendo o que se apresenta para o momento... No aguardo de suas breves notícias, aqui vai o meu abraço cordial e atencioso. No aguardo de suas breves notícias, aqui vai o meu abraço cordial e atencioso. Na expectativa de suas breves notícias, aqui vai meu abraço cordial e amável. Na expectativa de suas breves notícias, aqui vai meu abraço cordial e amável. Com nossos agradecimentos, renovamos as expressões de nossa elevada consideração e distinta amizade. Com nossos agradecimentos, renovamos as expressões de nossa elevada consideração e distinta amizade. Com as expressões de nossa elevada consideração, subscrevemo-nos prazerosamente. Com as expressões de nossa elevada consideração, subscrevemo-nos prazerosamente. Com meus cumprimentos e renovando minhas felicitações, aqui vai meu abraço cordial e fervoroso. Com meus cumprimentos e renovando minhas felicitações, aqui vai meu abraço cordial e fervoroso. Aguardando com interesse..., renovamos ao ensejo... Aguardando com interesse..., renovamos ao ensejo... Subscrevo-me. Subscrevo-me. Sem mais para o momento. Sem mais para o momento. Despedimo-nos. Despedimo-nos.

15 Fechos para comunicações: O fecho tem a finalidade de saudar o destinatário e finalizar o texto. Com o intuito de simplificá-los e uniformizá-los, estabeleceu- se apenas dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: Para autoridades superiores, inclusive Presidente da República: Respeitosamente, Para autoridades de mesma hierarquia inferior: Atenciosamente,

16 Expressões Evitáveis: De ordem superior. Para os devidos fins. Chamo a atenção de V. Sa. O assunto em epígrafe. Reporto-me ao seu ofício-circular em referência.

17 ASSINATURA Dispensa-se em qualquer documento o uso de traço para a assinatura. O fecho é composto da despedida e da assinatura. Coloca-se sob o nome de quem assina a correspondência o cargo ou função que ocupa na empresa ou repartição.

18 CARGO OU FUNÇÃO DE QUEM ASSINA A CORRESPONDÊNCIA Não se usam caracteres maiúsculos para ressaltar cargos ou funções do emissor: Paulo Malheiros, Diretor. E não: Paulo Malheiros, DIRETOR.

19 Exemplo de fecho: Atenciosamente, Pedro Limoeiro, Diretor. A vírgula após o nome é necessária, porque depois dele vem um aposto. A gramática pede que se separe o aposto do fundamental. Aposto é a palavra ou expressão que explica termo já expresso na oração. Fundamental é a palavra ou expressão explicada: Lívia, minha filha, é muito esperta. Lívia – fundamental Minha filha - aposto

20 ANEXOS Anexos são documentos que acompanham a correspondência. Possibilidades de uso da palavra: 1. Se o anexo for único: Anexo único. 2. Se forem vários anexos, no primeiro escreve-se: Anexo nº 1. E no último: Anexo nº X e último.

21 3. Quando se faz referência a alguma página de um anexo, procede-se da seguinte forma: Anexo 1/2 Anexo 3/9 4. Quando são vários anexos, na carta coloca-se: Anexos: 6 5. Havendo apenas um anexo, escreve-se, antes das iniciais do redator e do digitador: Anexo – e o nome do anexo

22 Respeitosamente, Jonas Weber, Gerente de Vendas. Anexas: Notas promissórias. FL/MS

23 Cuidado com a concordância nominal: Anexas: notas promissórias. Anexos: documentos assinados. Anexa: guia de recolhimento. Anexo: pedido assinado por V. Sa. Evite-se a expressão em anexo.

24 CÓPIAS Usa-se colocar ao pé do texto da carta, nos casos em que haja interesse que a correspondência seja lida por mais de uma pessoa (ou departamento), a abreviatura c/c, que significa com cópia. c/c: Departamento Jurídico.

25 PROBLEMAS COMUNS NA CORRESPONDÊNCIA 1. Repetição de idéias, palavras, verbos, auxiliares, tornando a redação monótona, cansativa. Exemplos: - Estava disposta a reescrever a carta. (evitar) Resolvera reescrever a carta. (preferir) Resolvera reescrever a carta. (preferir) - O diretor tinha proporcionado um momento de reflexão. (evitar) O diretor proporcionara um momento de reflexão. (preferir) O diretor proporcionara um momento de reflexão. (preferir) - A secretária estava com receio de que o gerente a repreendesse. (evitar) A secretária receava que o gerente a repreendesse. (preferir) A secretária receava que o gerente a repreendesse. (preferir)

26 2. VAGUIDADE DAS EXPRESSÕES A falta de reflexão e a pressa geram a busca de palavras imprecisas, que servem para tapar qualquer buraco na mensagem. Exemplos: - a dizer a verdade; - além disso; - casualmente; - conjuntura atual; - definitivamente; - ensejo; - mui respeitosamente; - oportunamente; - na verdade;

27 3. PROLIXIDADE Cartas comerciais não devem ser escritas com muitas palavras, deve-se evitar principalmente palavras supérfluas. Exemplos: - Já tratamos desse assunto muito apressadamente. Tratamos desse assunto apressadamente. Tratamos desse assunto apressadamente. - Nossos notáveis produtos são belos, bonitos e bons. Nossos produtos são bons. Nossos produtos são bons. - Ele não a tinha visto. Ele não a vira Ele não a vira - Ele foi repreendido pelo diretor. O diretor o repreendeu. O diretor o repreendeu.

28 MÓDULO II MODELOS DOCUMENTAIS

29 REDAÇÃO OFICIAL Considerações preliminares: A redação oficial caracteriza-se pela impessoalidade, formalidade, concisão e clareza do texto. A importância dos documentos gerados por ela também deve ser ressaltada uma vez que eles são o meio de prova de quaisquer eventualidades judiciais.

30 1. ATA Conceito: Documento em que estão registradas, de forma resumida, mas com toda clareza, as ocorrências e decisões tomadas em reuniões, assembléias ou sessões realizadas. É lavrada em livro próprio, devidamente registrado, numerado e com as páginas rubricadas pela autoridade de efetuou o termo de abertura e encerramento. É importante que esse documento, para fins jurídicos, não tenha rasuras nem modificações posteriores a sua aprovação. Deve conter a assinatura de todos os participantes da reunião.

31 Estrutura 1. Timbre da Instituição 2. Título: número de ordem da reunião, nome do órgão/setor, data, local, nome das pessoas presentes, presidente e secretário, assunto (pauta). 3. Texto: escrito em espaço, parágrafos ou alíneas. Não pode haver rasuras e as siglas devem ser evitadas. Os números são escritos por extenso. Os erros na redação devem ser retificados pela expressão digoentre vírgulas. Se forem notados apenas no final do texto, emprega-se o termo em temposeguido de dois pontos e da correta informação.

32 Observações: Deve-se numerar as linhas do texto para facilitar a recuperação das informações. Prazo de guarda do documento: Permanente Permanente

33 Modelos de documentos ATA (TIMBRE DA INSTITUIÇÃO) Ata da Reunião do Aos.....dias do mês de de (ano 2.por extenso), às (hora, minuto, por 3.extenso), no... (órgão, por extenso, 4.evitando siglas, local e endereço), sob a 5.presidência de estiveram presentes 6.(nome dos participantes). Aberta a sessão 7.foi lida e aprovada a ata da reunião 8.anterior. A pauta dessa reunião é 9.(resumo do assunto tratado). Nada mais 10.havendo a tratar, foi encerrada a sessão 11.às.....(hora). Eu......lavrei a presente ata 12.que após lida e aprovada será assinada 13.por mim e por......(presidente da reunião)

34 2. CARTA Documento particular, pode ser usado também em Instituições Públicas quando o assunto não exigir formalidade como: convites, agradecimentos, informações. A carta é usada quando não for necessário o uso do ofício ou quando não se tem a competência hierárquica para usá-lo.

35 Estrutura: 1. Timbre da Instituição 2. Local e data 3. Endereçamento (nome, forma de tratamento e endereço) 4. Vocativo 5. Texto 6. Fecho (*forma de cortesia e o uso do Respeitosamente ou Atenciosamente, de acordo com a hierarquia entre o remetente e destinatário) 7. Assinatura 8. Nome e cargo do emitente

36 Observações: Recomenda-se numerar as folhas e não deixar a assinatura em página isolada. Prazo de guarda do documento: De acordo com o assunto.

37 Modelo de documentos CARTA (TIMBRE DA INSTITUIÇÃO) Viçosa, 4 de abril de Sr (nome) (cargo) (endereço)Vocativo: Agradecendo o convite para ministrar palestra no IV Encontro de Secretárias Executivas, informo a V. Sª que não poderei estar presente, em virtude de compromissos assumidos anteriormente. Atenciosamente, …………….(assinatura do remetente), …………….(assinatura do remetente), ……………….(nome do remetente), ……………….(nome do remetente), ………………..(cargo do remetente). ………………..(cargo do remetente).

38 3. CIRCULAR Conceito: Documento de caráter interno da Instituição, expedido simultaneamente a vários destinatários. Pode ser apresentado como ofício-circular*, memorando-circular, carta- circular, conforme necessidade. É aconselhável que esse documento seja emitido a unidades hierarquicamente iguais ou superiores a que representa. *No caso da UFV, foi adotado o modelo de ofício-circular, de acordo com o Manual de Redação Oficial em vigor.

39 Estrutura: Segue a estrutura do Ofício-circular, conforme padrão UFV: 1. Timbre da Instituição 2. Ofício-Circular: lado esquerdo, por extenso, seguido do número do documento, o ano e as iniciais do setor que emite o documento (caixa alta) 3. Data 4. Vocativo 5. Texto 6. Fechamento 7. Assinatura 8. Destinatário

40 Observações: A palavra anexo deverá ser colocada 5 ou 6 espaços após a assinatura, à esquerda. Poderá escrever o nome do documento anexado ou apenas informar a quantidade de anexos, no caso destes já terem sido mencionados no texto. Se o texto for longo, utilize outra folha e numere as páginas à margem superior esquerda, seguida do índice. Ex: (Fl. n°..../....do Ofício-circular n° xxx/ano/órgão emitente)

41 Recomenda-se tratar de apenas um assunto em cada of í cio-circular para facilitar seu arquivamento. Prazo de guardo do documento: De acordo com o assunto

42 Modelos de documentos CIRCULAR (TIMBRE DA INSTITUIÇÃO) Ofício-Circular nº 001/2006/DAD Viçosa, 16 de abril de Senhor Pró-Reitor: …………………………………………...………… ………………………………...…………………… ……………………... Cordialmente, Fulana de Tal Cargo Ao Senhor Prof. Sicrano de Tal Pró-Reitor de Planejamento UFV

43 4. OFÍCIO Conceito: Documento oficial mais comum, só pode ser expedido por órgão público. É a forma de comunicação com outros órgãos públicos ou com particulares. Nas Universidades, é de competência de Reitores, Pró-Reitores, Diretores de Divisão, Chefes de Departamentos.

44 Estrutura: 1. Timbre da Instituição 2. Índice: ao lado esquerdo, ex: Ofício nº 000/ano/sigla do setor. 3. Data 4. Vocativo 5. Texto 6. Fechamento 7. Assinatura 8. Endereçamento (abaixo, junto à margem esquerda)

45 Observações: Se o assunto for extenso, utilize outra folha e numere-a Se o assunto for extenso, utilize outra folha e numere-a Mesmo que tenha mais de uma folha, o endereço deve ser colocado na folha inicial Mesmo que tenha mais de uma folha, o endereço deve ser colocado na folha inicial Só pode ser expedido por órgão público, seu destinatário, entretanto, por ser, além de outro órgão público, um particular Só pode ser expedido por órgão público, seu destinatário, entretanto, por ser, além de outro órgão público, um particular Numerar os parágrafos a partir do 2º Numerar os parágrafos a partir do 2º Tratar de um assunto em cada ofício Tratar de um assunto em cada ofício Uma diagonal (/) acima do endereço, junto à margem esquerda, significa que o documento contém anexos, ex: /2 (contém 2 anexos) Uma diagonal (/) acima do endereço, junto à margem esquerda, significa que o documento contém anexos, ex: /2 (contém 2 anexos)

46 Modelos de documentos OFÍCIO (TIMBRE DA INSTITUIÇÃO) OFÍCIO (sigla do órgão) nº (local, data) Vocativo: Texto (parágrafos numerados a partir do segundo) Atenciosamente ou Respeitosamente, (Assinatura, cargo ou função) Ao Sr. Fulano de Tal, Diretor da Escola Zeca Ribeiro.

47 (TIMBRE DA INSTITUIÇÃO) OFÍCIO XXX nº 345/2007 Caicó, 26 de outubro de Senhor Prefeito: Temos a satisfação de convidar Vossa Excelência para assistir ao espetáculo folclórico que a Escola Municipal Chico Bento promoverá, no dia 28 de novembro do corrente, com início às 21 horas, em seu auditório. Temos a satisfação de convidar Vossa Excelência para assistir ao espetáculo folclórico que a Escola Municipal Chico Bento promoverá, no dia 28 de novembro do corrente, com início às 21 horas, em seu auditório.Respeitosamente, Joaquim Berro DÁgua, Diretor da Escola Municipal Chico Bento. Ao Excelentíssimo Senhor Prefeito Municipal de Caicó (MG).

48 5. RELATÓRIO Conceito: Documento onde o servidor expõe a atividade de um órgão/setor ou presta conta de seus atos auma autoridade, de nível hierárquico superior. Geralmente produzido para expor situações de serviço, resultados de exames, eventos, cursos, projetos, programas,etc.

49 Estrutura: 1. Título. 2. Vocativo. 3. Texto, que deve constar de introdução, análise ou desenvolvimento e conclusão. 4. Fecho, utilizando-se as mesmas fórmulas usuais de cortesia como o padrão memorando/ofício. 5. Local e data, por extenso. 6. Assinatura, nome e cargo ou função do signatário. 7. Anexos, complementação do relatório, como gráficos, tabelas,etc.

50 Validade do documento · Permanente. Observação: 1. Deverá ser encaminhado através de memorando (quando interno à Universidade) ou por ofício (quando externo à Universidade).

51 Devido às diversas versões de relatórios. Serão listadas apenas, as partes mais importantes: 1. Abertura. 2. Sumário, onde são indicadas as partes de que se compõe o relatório. 3. Introdução, onde se enuncia o objeto e o objetivo do relatório. 4. Desenvolvimento, onde se relata os fatos que são objetos do relatório e a metodologia utilizada. 5. Conclusão. 6. Recomendações. 7. Anexos e apêndices. 8. Bibliografia

52 Referências Bibliográficas: ABREU, Antônio Suárez. Curso de redação. 12.ed. São Paulo: Ática, MEDEIROS, João Bosco. Correspondência: técnicas de comunicação criativa. 16. ed. São Paulo: Atlas, KASPARY, Adalberto José. Redação Oficial: normas e modelos. 12 ed. Porto Alegre: Prodil, UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Manual de atos e comunicações oficiais. Niterói UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA. Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento. Manual de redação oficial. Viçosa: UFV, 2002.


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