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1 PMBOK 4ª Edição III Gerenciamento das comunicações do projeto.

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1 1 PMBOK 4ª Edição III Gerenciamento das comunicações do projeto

2 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 2/61 Gerenciamento das comunicações do projeto Garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto.

3 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 3/61 Gerenciamento das comunicações do projeto.1 Identificar as partes interessadas Determinação das pessoas e organizações que afetam, influem ou contribuem para o sucesso ou fracasso do projeto.

4 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 4/61 Gerenciamento das comunicações do projeto.2 Planejar as comunicações Determinação das necessidades e forma de comunicação das informações a coletar e fornecer para as partes interessadas no projeto.

5 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 5/61 Gerenciamento das comunicações do projeto.3 Distribuir as informações Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado.

6 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 6/61 Gerenciamento das comunicações do projeto.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas Gerenciamento das comunicações e interações para satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver seus problemas à medida em que acontecem.

7 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 7/61 Gerenciamento das comunicações do projeto.5 Reportar o desempenho Coleta e distribuição das informações sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento, medição do progresso e previsões.

8 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 8/61 Identificar as Partes Interessadas Essa identificação busca reconhecer no público, clientes, patrocinadores, legisladores e a organização executora, fontes de auxílio ou combate ao projeto, permitindo estabelecer prioridades e os relacionamentos indispensáveis para o sucesso do projeto.

9 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 9/61 Identificar as Partes Interessadas Entradas.1 Termo de abertura do projeto.2 Documentos de aquisição (contratos).3 Fatores ambientais da empresa.4 Ativos de processos organizacionais TAP

10 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 10/61 Identificar as Partes Interessadas Ferramentas e técnicas.1 Análise das partes interessadas Localize os agentes e os trate de acordo

11 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 11/61 Identificar as Partes Interessadas Ferramentas e técnicas.2 Opinião especializada buscar quem pode dar as informações – alta administração, outros clientes, associações técnicas e profissionais, fornecedores, bases de dados privadas ou governamentais, especialistas na área, gerentes e participantes de projetos anteriores... Blá...

12 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 12/61 Identificar as Partes Interessadas Saídas Registro das partes interessadas Identificação, avaliação, classificação, acesso Estratégia para o seu gerenciamento Listados os interesses, medidas a tomar para ampliar oportunidades ou reduzir efeitos de ataques, estabelecer parcerias, prioridades e demais itens de relacionamento. Blá...

13 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 13/61 Planejar as comunicações O planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas identificadas; quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem.

14 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 14/61 Planejar as comunicações Os requisitos de comunicação das partes interessadas As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes A pessoa responsável pela comunicação das informações A pessoa ou os grupos que receberão as informações Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, e/ou comunicados à imprensa

15 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 15/61 Planejar as comunicações A frequência da comunicação. Os prazos para identificar processos para aumentar o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para níveis mais altos problemas que não podem ser resolvidos em um nível hierárquico mais baixo O método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações conforme o projeto se desenvolve e avança Glossário da terminologia comum.

16 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 16/61 Planejar as comunicações Item de comunicações. As informações que serão distribuídas às partes interessadas. Objetivo. A razão da distribuição dessas informações. Freqüência. A frequência de distribuição dessas informações. Datas de início / conclusão. O prazo para a distribuição das informações. Formato / meio físico. O layout das informações e o método de transmissão. Responsabilidade. O membro da equipe encarregado da distribuição das informações.

17 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 17/61 Planejar as comunicações Entradas (são as saídas do processo anterior).1 Registro das partes interessadas.2 Estratégia para o seu gerenciamento.3 Fatores ambientais da empresa.4 Ativos de processos organizacionais

18 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 18/61 Planejar as comunicações Ferramentas e técnicas Análise dos requisitos da comunicação Organogramas, volumes, tecnologia, distribuição geográfica, hierarquia, responsabilidades e segurança de acesso a dados...

19 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 19/61 Planejar as comunicações Ferramentas e técnicas Tecnologia e metodologia das comunicações As metodologias podem variar significativamente. Por exemplo, uma equipe de gerenciamento de projetos pode incluir desde conversas breves até reuniões demoradas ou incluir como métodos de comunicação desde simples documentos por escrito até itens que podem ser acessados on- line (como cronogramas e bancos de dados).

20 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 20/61 Planejar as comunicações Modelos das comunicações Modelos emissor-receptor. Escolha dos meios de comunicação. Estilo de redação. Técnicas de apresentação. Técnicas de gerenciamento de reuniões. Codificação, Mensagem. Ruído. Meio físico. Decodificação ou compreensão.

21 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 21/61 Planejar as comunicações Modelos das comunicações

22 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 22/61 Planejar as comunicações Restrições. As restrições são fatores que podem limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos. Exemplos de restrições incluem membros da equipe em locais geográficos diferentes, versões incompatíveis de software de comunicação ou capacidades técnicas de transmissão ou divulgação limitadas.

23 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 23/61 Planejar as comunicações Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação interativa reuniões, telefonemas, visitas passiva (pull – nós mandamos) cartas, memos, relatórios, s, comunicados pela imprensa, correio ativa (push – eles buscam) o destinatário tem acesso à informação – sites, assinaturas...

24 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 24/61 Planejar as comunicações Saídas. 1 Plano de gerenciamento das comunicações Inclui diretrizes para reuniões de andamento do projeto, da equipe do projeto, eletrônicas e s.. 2 Atualizações nos documentos do projeto

25 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 25/61 Distribuir informações Envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno. Implementar o plano de comunicações Responder a solicitações de informações não previstas

26 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 26/61 Distribuir informações Entradas. 1 Plano de gerenciamento do projeto (capítulo comunicações). 2 Relatórios de desempenho.3 Ativos de processos organizacionais

27 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 27/61 Distribuir informações Ferramentas e técnicas.1 Métodos de comunicação As habilidades de gerenciamento geral relacionadas às comunicações incluem garantir que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora adequada; O emissor é responsável por garantir que as informações estejam claras e completas, de forma que o receptor as possa receber corretamente, e pela confirmação de que elas são adequadamente entendidas.

28 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 28/61 Distribuir informações Ferramentas e técnicas.1 Métodos de comunicação Reuniões, conferências (tele e reais) Linguagens escrita e oral, ouvir e falar Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente, os meios de comunicação, o público) Formal (relatórios, briefings) e informais (memorandos, conversas para fins específicos) Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal (entre os pares).

29 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 29/61 Distribuir informações Ferramentas e técnicas.2 Ferramentas de distribuição das informações As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos meios, inclusive sistemas manuais de arquivamento, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste.

30 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 30/61 Distribuir informações Ferramentas e técnicas.2 Ferramentas de distribuição das informações Reuniões do projeto, distribuição de cópias impressas de documentos, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos de acesso compartilhado Ferramentas para conferências e comunicação eletrônica, como , fax, correio de voz, telefone, videoconferência e conferências, e publicações na Internet. Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces Web para software de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais e ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo.

31 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 31/61 Distribuir informações Saídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações) Documentação das lições aprendidas. A documentação inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre a distribuição das informações. As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico tanto para este projeto como para a organização executora.

32 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 32/61 Distribuir informações Saídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações) Registros do projeto. Incluem correspondências, memorandos e documentos que descrevem o projeto; conforme possível e adequado, mantidas de uma forma organizada. Os membros da equipe podem também manter registros em um diário do projeto.

33 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 33/61 Distribuir informações Saídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações) Relatórios do projeto. Os relatórios formais e informais do projeto detalham o andamento do projeto e incluem lições aprendidas, registros de problemas, relatórios de encerramento do projeto e saídas de outras áreas de conhecimento Apresentações do projeto. A equipe do projeto fornece informações, formal ou informalmente, a algumas ou a todas as partes interessadas no projeto. Essas informações são relevantes para as necessidades da audiência e o método de apresentação é adequado.

34 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 34/61 Distribuir informações Saídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações) Feedback das partes interessadas. As informações recebidas das partes interessadas relativas às operações do projeto podem ser distribuídas e usadas para modificar ou melhorar o desempenho futuro do projeto. Notificações das partes interessadas. É possível fornecer informações às partes interessadas sobre problemas resolvidos, mudanças aprovadas e andamento geral do projeto.

35 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 35/61 Distribuir informações Saídas. 2 Mudanças solicitadas As mudanças surgidas no processo distribuição das informações devem causar mudanças nos planos de gerenciamento do projeto e das comunicações.

36 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 36/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas O gerenciamento das expectativas das partes interessadas se refere a administrar as comunicações para satisfazer suas necessidades no projeto e resolver seus problemas na medida em que ocorrem.

37 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 37/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas Entradas.1 Registro das partes interessadas Lista de participantes visando sua inclusão nas comunicações do projeto.

38 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 38/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas Entradas.2 Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Os requisitos e expectativas das partes interessadas propiciam um entendimento das suas metas, objetivos e nível de comunicação durante o projeto.

39 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 39/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas Entradas.3 Plano de gerenciamento do projeto No que diz respeito ao plano de comunicações durante o projeto.

40 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 40/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas Entradas.4 Registros de questões Um registro de problemas ou um registro de itens de ação são ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resolução de problemas. Em geral, os problemas não chegam a ter a importância de um projeto ou atividade, mas normalmente são abordados para manter bons relacionamentos construtivos de trabalho entre as várias partes interessadas, inclusive os membros da equipe.

41 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 41/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas Entradas.5 Registros de mudanças Um registro de mudanças documenta as alterações e permite comunicar as consequencias aos interessados a respeito dos impactos em tempo, custo e risco.

42 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 42/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas.6 Ativos de processos organizacionais Conforme aparecem problemas no projeto, o gerente de projetos deve abordar e resolver esses problemas juntamente com as partes interessadas no projeto adequadas.

43 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 43/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas Ferramentas e técnicas.1 Métodos de comunicação As reuniões presenciais dos membros são os meios mais eficazes de comunicação e resolução de problemas com as partes interessadas.

44 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 44/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas Ferramentas e técnicas.2 Habilidades interpessoais Estabelecimento de confiança Solução de conflitos Escuta ativa Superação das resistências à mudança

45 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 45/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas Ferramentas e técnicas.3 Habilidades gerenciais Habilidades de apresentação Negociação Habilidades de redação Capacidade de falar em público

46 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 46/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas Saídas.1 Problemas resolvidos Conforme os requisitos das partes interessadas são identificados e resolvidos, o registro de problemas irá documentar as questões que foram abordadas e encerradas.

47 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 47/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas Saídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações) A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas.

48 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 48/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas. 2 Solicitações de mudanças Incluem mudanças no andamento dos problemas das partes interessadas no plano de gerenciamento de pessoal, que são necessárias para refletir as mudanças em como as comunicações com as partes interessadas irão ocorrer.

49 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 49/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas.3 Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) O plano de gerenciamento do projeto é atualizado para refletir as mudanças feitas no plano das comunicações, escopo etc.

50 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 50/61 Gerenciar expectativas das partes interessadas.4 Documentos do projeto (atualizações) Ações corretivas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. Registros das partes interessadas Registros das questões etc

51 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 51/61 Reportar o desempenho O processo de reportar o desempenho envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas. O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade.

52 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 52/61 Reportar o desempenho Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto O plano de gerenciamento do projeto fornece informações sobre a linha de base e suas variações.

53 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 53/61 Reportar o desempenho Entradas.2 Informações sobre o desempenho do trabalho Situação atual das entregas, e sobre o que foi realizado, coletadas como parte da execução do projeto como andamento, progresso e custos incorridos.

54 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 54/61 Reportar o desempenho Entradas.3 Medições de desempenho do trabalho Os valores calculados da variação de datas de início e fim, do índice de desempenho de prazos, custos e técnicos.

55 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 55/61 Reportar o desempenho Entradas.4 Previsão de orçamento Um valor de Estimativa de Prazo e Custos calculado fornecido pela organização executora é documentado e o valor é comunicado às partes interessadas.

56 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 56/61 Reportar o desempenho Entradas.5 Ativos de Processos Organizacionais Modelos de relatórios Políticas e procedimentos Limites de variação admitidos

57 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 57/61 Reportar o desempenho Ferramentas e técnicas.1 Análise da variação Visão das causas das diferenças entre a realização e a linha de base Verificar a qualidade das informações coletadas Determinar as variações Determinar impacto em custos e cronograma d projeto

58 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 58/61 Reportar o desempenho Ferramentas e técnicas.2 Métodos de previsão séries temporais métodos causais métodos subjetivos

59 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 59/61 Reportar o desempenho Ferramentas e técnicas.3 Métodos de comunicação As informações podem ser coletadas e compiladas a partir de diversos meios como nos processos anteriores..4 Sistemas de distribuição de informações Os pacotes de software que incluem relatórios de tabelas, análise de planilhas, apresentações ou capacidades gráficas podem ser usados para criar imagens de qualidade para a apresentação dos dados de desempenho do projeto.

60 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 60/61 Reportar o desempenho Saídas. 1 Relatórios de desempenho informações coletadas organizadas e sintetizadas, apresentam os resultados de qualquer análise comparados com a linha de base da medição de desempenho.. 2 Ativos de processos organizacionais.3 Solicitações de mudanças

61 COMUNICAÇÕESCOMUNICAÇÕES 61/61 Reportar o desempenho


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