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1 A importância do planejamento para a preservação de coleções documentais. Ingrid Beck Fórum Permanente de Arte e Cultura UNICAMP.

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1 1 A importância do planejamento para a preservação de coleções documentais. Ingrid Beck Fórum Permanente de Arte e Cultura UNICAMP

2 2 Conceitos Preservação - sentido geral, toda a ação que se direciona à salvaguarda das condições físicas dos materiais. Conservação / Restauração - intervenção na estrutura dos materiais visando melhorar o seu estado físico. »impacto sobre o objeto Conservação preventiva - melhoria do meio ambiente e dos meios de armazenagem visando prevenir e retardar a degradação. »impacto sobre o conjunto

3 3 A preservação documental Sociedade da Informação: –Importantes mudanças conceituais. –O acesso passou a ser a principal justificativa para a preservação das coleções. –A preservação passou a ter um caráter gerencial. Não se faz preservação sem planejar.

4 4 Recomendações A Câmara Técnica de Conservação de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ preparou, em 2005, as Recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo". Os documentos devem ser protegidos para assegurar sua integridade pelo período determinado para a guarda/retenção.

5 5 Conservação Preventiva Armazenamento seguro: minimiza os danos aos documentos e as perdas de informação. Condições ambientais e de guarda asseguram a perenidade e o acesso, independente do formato ou suporte dos documentos. Reformatação e migração planejada dos arquivos digitais para novas mídias. Salvamento das coleções em casos de desastre.

6 6 Planejamento de Preservação Fases : 1.Dinâmica de seleção de acervos prioritários: –Coleções prioritárias. –Áreas prioritárias 2.Levantamentos/diagnósticos: –Levantamento das condições das coleções e das áreas de armazenamento. –Análise dos dados levantados. 3.Plano Diretor/Estratégico: –Redação do Plano. –Implementação do Plano, ações prioritárias.

7 7 Fase 1: dinâmica de seleção Primeira fase do planejamento: promover una dinâmica participativa, para identificar as coleções prioritárias para a instituição. Participam: –Arquivistas, gerentes de coleções e de acesso, avaliando prioridades quanto ao valor intrínseco e a freqüência de uso. –Conservadores, microfilmadores, avaliando a fragilidade e as necessidades de preservação. –Engenheiros de manutenção do edifício, avaliando vulnerabilidades, condições climato-ambientais e riscos para a segurança e preservação do acervo documental.

8 8 Escalas de VALOR x USO segundo Clive Smith VALOR : A - Documentos de conteúdo essencial a nível probatório e de pesquisa histórico científica. B - Documentos com informação significativa para distinta finalidade. C - Documentos com informação útil ou complementar. USO : A - Documentos de consulta freqüente. B - Documentos de consulta relativamente freqüente. C - Documentos de consulta ocasional.

9 9 Graus de urgência ou prioridade (exemplo): AA -necessitam de atenção imediata; ex: prioridade para microfilmagem e reacondicionamento ( Prioridade 1) AB - necessitam de atenção para prevenir deterioração; ex: reacondicionamento ( Prioridade 2) AC - idem ( prioridade 2) BA - ex: necessitam ser microfilmados (prioridade 2) BB - ex: embalagem de proteção a médio prazo (Prioridade a ser definida) BC - idem (Prioridade 3)

10 10 Fase 2: Levantamentos O Planejamento de Preservação pede dados quantitativos sobre: –Condições de fragilidade e degradação das coleções. –Climatologia do interior e exterior do edifício: variações de temperatura e umidade relativa do ar, níveis de contaminação atmosférica e radiações luminosas. –Condições do mobilário, de caixas e pastas, quanto à funcionalidade e qualidade de preservação, para cada acervo. –Condições do edifício e fatores de risco para o acervo.

11 11 Metodologias de levantamento Basicamente há duas formas de pesquisa: a que avalia individualmente, item por item e a que utiliza a metodologia de amostragem aleatória. A pesquisa, ou levantamento, é uma etapa do planejamento que não deve demorar. Em coleções extensas, o método por amostragem é especialmente recomendado.

12 12 Que método? La evaluación es una fase de la planificación que no debe tomar mucho tiempo. Para evaluar las condiciones del edificio y sus instalaciones, la investigación es individualizada sobre variados elementos, en cantidades limitadas. El monitoreo de las condiciones medioambientales se hace sobre un determinado espacio físico y sobre un determinado espacio de tiempo, usando dataloggers, con resultados en medianas, máximas e mínimas. Ya en encuestas sobre colecciones muy extensas el muestreo aleatorio es una herramienta imprescindible.

13 13 Evaluadores Además de preparar las cuadrillas para las encuestas, las direcciones técnicas tendrán aun que entrenar los equipos que aplicarán las encuestas. El entrenamiento debe pasar el conocimiento necesario en el tema de la investigación y entrenar y llevar a cabo simulacros sobre la encuesta. La confiabilidad de la evaluación dependerá en grande parte de estas pruebas preliminares, y ellas deben repetirse hasta que ningún más presente dudas.

14 14 Universos de evaluación. Es también importante que las muestras sean representativas de un determinado universo a ser evaluado, para resultar en datos objetivos. La investigación debe manejarse en separado, para cada universo de que se desea investigar, como, por ejemplo, documentos encuadernados, colecciones el papel ácido, colecciones fotográficas en color, en negro y blanco, o de películas.

15 15 A amostragem aleatória usa amostras imparciais. Carl Drott adequou o método de pesquisa por amostragem aleatória às necessidades de investigação em bibliotecas, podendo ter inúmeras aplicações. Random Sampling: A Tool for Library Research, in College & Research Libraries 30 (Março de 1969) :

16 16 É um método confiável ? Com o método de amostragem não podemos ter certeza de que os dados colhidos irão refletir exatamente o mesmo resultado que teríamos, se investigássemos a coleção inteira. Por esta razão precisamos trabalhar com métodos estatísticos já consagrados, nos quais a margem de acerto pode ser previamente estabelecida.

17 17 Precisão e Tamanho da Amostra A amostragem aleatória permite realizar pesquisas, independente do volume total de itens, com níveis de acerto elevados. À medida em que se aumenta o tamanho da amostra, eleva-se a precisão dos dados. O tamanho da amostra é, portanto, estabelecido com base na precisão desejada. A precisão deve ser calculada, prevendo dois possíveis tipos de erro: tolerância e confiança.

18 18 Tolerância A Tolerância é a margem ou intervalo de confiança, também chamada de ou erro-padrão. Tolerância é uma medida expressa em percentuais. Por exemplo: Pesquisando uma coleção de plantas de arquitetura, com uma tolerância de 4%, obtivemos a resposta de que 15% das plantas excedem ao formato das mapotecas: 15 ± 4. Devemos considerar que entre 11(15 - 4) e 19(15 + 4) % das plantas excedem de fato às medidas das mapotecas.

19 19 Confiança A Confiança ou nível de confiança é expresso como porcentagem e representa o quanto podemos estar seguros de que a resposta está, de fato, dentro dos limites estabelecidos pela tolerância. –Exemplo: No caso das plantas, se a confiança for 95%, há 95% de chance, de que entre 11 e 19 % das plantas excedem ao tamanho das mapotecas. –Isto significa que haveria apenas uma chance em 20 de de a resposta estar errada.

20 20 Aplicando tolerância e confiança Drott mostrou com a tabela a seguir, como podemos selecionar, com base nos níveis de tolerância e confiança, o tamanho da amostra. Na maioria das pesquisas na área de ciências humanas usa-se o nível de confiança de 95%. Se a esta confiança aplicamos uma margem de tolerância de 5% chega-se a um tamanho de amostra de 384 itens.

21 21

22 22 Ajustando a margem de tolerância. Se pudermos estimar que cerca de 20 % das plantas apresentam medidas superiores ao padrão das gavetas, podemos encontrar um fator de redução para a margem de tolerância: Matematicamente falando, isto é estimar o desvio padrão. Calculando o Fator de Correção: 1,0 – 0,2 = 0,8 0,2 x 0,8 = 0,16 0,16 x 4 = 0, 64 –Multiplicado o fator de correção pelo valor dado à margem de tolerância, no caso ± 5, teremos margem de tolerância reduzida para: 0,64 X 5 = 3,2 –A margem de tolerância passa a ser de ± 3

23 23 Encontre o tamanho da amostra ou a margem de tolerância:

24 24 A técnica de amostragem precisa usar uma amostra imparcial Deve-se usar o conceito matemático de aleatoriedade. Como podemos nos certificar de que a pesquisa é de fato aleatória? O método faz uso de tabelas de números aleatórios. Exemplo, os números sorteados pela Loteria. Muitos livros sobre amostragem ou estatísticas incluem tabelas de números aleatórios Por exemplo:

25 25 Aplicando o método: exemplo Um arquivista precisa levantar as necessidades de reacondicionamento de um fundo documental com caixas, porque parte das caixas se encontra em mau estado. O arquivista irá trabalhar com a –Confiança de 95 %, e a –Tolerância em ± 5 %. –O tamanho da amostra, de acordo com a Tabela 1 é de 384 itens.

26 26 AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE ACONDICIONAMENTO Tipo de cartão: alcalino kraft Estado da caixa: rasgada e deformada pequena para o formato dos documentos Estado dos documentos: bom estado amassados e/ou rasgados Aplicador:________________________________

27 27 Ajustando a margem de tolerância sobre um percentual estimado O arquivista estima que não mais que 30% das caixas terão que ser substituídas, portanto irá calcular reduzir a margem de tolerância da seguinte forma: 1,0 - 0,3 = 0,7 0,3 X 0,7 = 0,21 0,21 X 4 = 0,84 0,84 X 5 = 3,2

28 28 Seleção aleatória: estantes Há caixas, distribuídas em 277 estantes. Cada estante tem 6 prateleiras, e há 6 caixas em cada prateleira. O arquivista escolheu a amostra de 384 caixas da seguinte maneira: 43 estantes, destas 3 prateleiras e destas 3 caixas (42x3x3 = 387 caixas). Para identificar as 43 estantes, retirou os 43 números abaixo, de una relação de números aleatórios com 3 dígitos :

29 29 Seleção aleatória: estantes Para selecionar das 277, 43 estantes, o arquivista calculou um fator de conversão para os números aleatórios com 3 dígitos, de 001 a 277, para encontrar os números das estantes. 999 / 277 = 3,6. Dividiu cada um dos 43 números aleatórios pelo fator de conversão. Veja o exemplo da primeira coluna (em negrito): 387 / 3,6 = estante / 3,6 = estante / 3,6 = estante / 3,6 = estante 254

30 30 3 de das 6 prateleiras da estante selecionada e 3 caixas de cada uma dessas prateleiras (também com 6 caixas), Converteu uma coluna de números aleatórios de 2 dígitos em números de 1 a 6 (não existe estante zero): 00 a 15 emprateleira 1 16 a 31 em prateleira 2 32 a 47 em prateleira 3 48 a 63 em prateleira 4 64 a 79 em prateleira 5 80 a 95 em prateleira 6 96 a 99 exclua. Números aleatorios PrateleiraCaixa Seleção aleatória: pateleiras e caixas

31 31 Combinando todas essas regras, o arquivista encontrou a sua amostra aleatória. Depois de ordenar todos os números das estantes, ele retirou, sempre, a 2ª, 3ª e 5ª caixa, de cada 2ª, 3ª e 5ª prateleira, das 43 estantes selecionadas. O levantamento

32 32 Foram tabulados, com relatórios percentuais, a saber: –21% ± 4% de caixas de boa qualidade, em bom estado (entre 17 e 25%) = média: caixas. –79% ±4% de caixas de cartão ácido, sem qualidade de preservação (entre 73 e 83%) = média: caixas. Destas, 38% ± 4% caixas rasgadas e deformadas 24% ± 4% caixas rasgadas e deformadas, e ainda com medidas menores que as medidas dos documentos. Os dados

33 33 Informações que substanciaram a análise dos dados A área de aquisição informou ter adquirido essas caixas há cerca de 6 anos. A área de acesso assegurou que grande parcela desta documentação é muito consultada. A área de preservação considerou que o papelão ondulado kraft não é adequado para a preservação dos documentos, e só foi adquirido na época porque não haviam caixas de outro cartão adequado, disponíveis no mercado.

34 34 Informações adicionais O arquivista ainda considerou as informações de que as caixas de cartão ácido foram adquiridas há cerca de 6 anos. A área de acesso disse que grande parte desta documentação é muito consultada. A área de preservação considerou que o cartão ácido não é adequado para a preservação de documentos.

35 35 O plano de ação Para um investimento definitivo justificava-se a substituição de todas essas caixas por novas, mais resistentes e de cartão alcalino, pois mesmo as que ainda se encontravam em bom estado deveriam apresentar problemas, em breve. Plano de Ação: 1.Adquirir, a curto prazo, de caixas de tamanho padrão e de caixas de novo padrão de formato, para abrigar adequadamente os documentos de medidas maiores. 2.Adquirir a médio prazo outras caixas de formato padrão, para substituição, num segundo momento, das caixas de papel kraft, ainda em melhor estado. 3.Combinar as atividades de reacondicionamento com a limpeza dos documentos.

36 36 Obrigada ! Ingrid Beck Projeto CPBA:


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