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Crie o seu Projeto Gerência Competitiva de Projetos Usando o MS-Project.

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Apresentação em tema: "Crie o seu Projeto Gerência Competitiva de Projetos Usando o MS-Project."— Transcrição da apresentação:

1 Crie o seu Projeto Gerência Competitiva de Projetos Usando o MS-Project

2 1.Quando o projeto começará ? 4 Comece por definir o que se quer fazer –organizar uma viagem –montar uma empresa –organizar um seminário 4 Definido o objetivo sabe-se: –a data de início –ou a data de término

3 1.Quando o projeto começará ? 4 Defina o objetivo: –Preparar o Seminário UFSC/EPS/LSAD 4 Determine a data de início ou data de Fim –Menu Projeto: Informações sobre o projeto –Data de Início: 02/05/ Mudanças –Menu: Projeto Informações sobre o Projeto

4 1.Quando o projeto começará 4 Insira o nome do projeto –Menu Arquivo - Propriedades –Pasta de Resumo Seminário UFSC/EPS/LSAD –Pode imprimir junto com o projeto

5 1.Quando o projeto começará 4 Defina o Horário de Trabalho –Menu: Ferramentas –Alterar Período de Trabalho Mudar - a semana ou o dia Período de folga ou Período de trabalho não padrão –8 hrs - 12 hrs –14 hrs - 18 hrs

6 2. Como entrar uma lista de tarefas 4 Tendo definido o objetivo então: –determinam-se os passos necessários para alcançá-lo –com - grandes fases, marcos

7 2. Como entrar uma lista de tarefas 4 Entre as tarefas e suas durações –Tarefa ou Atividade = um Trabalho com início e fim –Definir as Tarefas : Determine grandes grupos de trabalho Divida em Atividades com resultados definidos Junte ações que usem mesmos processos ou devam ocorrer em tempos semelhantes Obtenha previsões de duração de projetos anteriores –Não ponha datas de momento

8 2. Como entrar uma lista de tarefas 4 Entre as tarefas e suas durações –Barra de Modos - Clique Gantt de Controle –Campo - Nome da Tarefa Definir a Equipe –Campo - Duração 3 dias(minutos, horas, dias, semanas) –Outra tarefa Escolher os palestrantes - 2 semanas - 05/05/2000

9 2. Como entrar uma lista de tarefas 4 Anotações de Tarefas Projeto, barra de ferramentas coloque informações complementares selecione o nome da tarefa (Nome) e clique em Anotações –1 - Definir a equipe Escolher entre os membros da LSAD/PET/EJEP –2 - Escolher os palestrantes Escolher de empresas que tem aceitado estagiários

10 2. Como entrar uma lista de tarefas 4 Entrando uma tarefa repetida –Campo: Nome da Tarefa: selecione a linha menu Inserir : Tarefa Recorrente... –Nome da tarefa: reunião semanal –Duração: min, hora, dia, semana; duração da atividade –10 reuniões

11 2. Como entrar uma lista de tarefas 4 Dividindo a tarefa em segmentos –Menu: Editar: Dividir Tarefa Escolher e marcar local - 2 semanas, 05/05 Anotações de Tarefas : De preferência no Centro tecnológico –coloque o cursor sobre a barra de tarefas, clique e arraste

12 2. Como entrar uma lista de tarefas 4 Rearranjando a lista de tarefas –copiar, movimentar ou apagar selecionar uma linha - o núm. ID da tarefa –reunião semanal selecionar um grupo de linhas adjacentes - shift- ID selecionar um grupo de linhas não adjacentes-ctrl ID –adicionar uma nova tarefa menu inserir - nova tarefa

13 2. Como entrar uma lista de tarefas 4 Definindo marcos –marcos - término de uma fase do projeto, duração nula –Campo Duração: zero Definições iniciais; duração zero; 18/05/2000 –inserir depois da terceira tarefa –ou: Informações sobre a Tarefa Avançado –Marcar tarefa como etapa

14 3 - Estruturar uma lista de tarefas 4 Ao detalhar as tarefas fica mais fácil de as gerenciar organizando-as num perfil (hierarquia). 4 Usando tarefas de resumo e subtarefas entende-se melhor a estrutura do projeto e como as tarefas se relacionam

15 3 - Estruturar uma lista de tarefas 4 Coloque as tarefas num perfil lógico Exemplo: –Material para marketing do evento, dur - 10 dias, início - 16/05/00 –Fazer o cartaz - 7 dias - 17/05/00 –Fazer o folder - 7 dias - 19/05/00 –Fazer a homepage - 10 dias - 16/05/00

16 3 - Estruturar uma lista de tarefas 4 Barra de Modos – Gráfico de Gant –Selecione a tarefa – Nome da tarefa Recuo – fazer o cartaz – fazer o folder – fazer a homepage, ou Recuo para a esquerda

17 3 - Estruturar uma lista de tarefas 4 Mostre ou oculte as subtarefas –Selecione a tarefa resumo Mostre as subtarefas Oculte as subtarefas mostre todas as subtarefas

18 3 - Estruturar uma lista de tarefas 4 Adicione uma Estrutura de Divisão do Trabalho ( EDT/WBS) no projeto –estrutura hierárquica para organizar as tarefas –tem-se uma EDT/WBS padrão ou pode-se customizar Selecione a coluna Indicadores Inserir Coluna Nome do Campo - selecione EDT :

19 4 - Quando devem as tarefas iniciar e acabar 4 Criando dependências entre as tarefas o programa calcula as datas de início e fim 4 Com as tarefas interligadas então as mudanças são repassadas para toda a rede

20 4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? 4 Sequenciando as tarefas –Barra de Modos acione Gráfico de Gantt –Nome da Tarefa - selecione as tarefas –Acione o vínculo (Vincular Tarefas) Ex: associar as tarefas 1 e 3

21 4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? 4 Pode fazer seleção múltipla –Selecione na ordem que ocorrerão as dependências 4 Desvincular Tarefas 4 Menos Zoom - visualizam-se melhor as ligações

22 4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? 4 Definindo o tipo de dependência –padrão - fim para início –mas pode se ter início-início –fim-fim –fim-início 4 Duplo clique na linha de ligação –escolha na caixa de dependências

23 4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? 4 Sobrepor tarefas ou atrasar –Selecione a tarefa (Nome da tarefa) –Clique Informações sobre a tarefa –Clique na pasta Predecessoras –No campo de Retardo –informe a duração, ou –informe o atraso

24 4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? 4 Ex: Selecione : Escolher e marcar local (trocar por O mais breve possível - em advanced) –Sobrepor – informe como tempo (min,hrs,dia,sem) negativo, ou como - X % –Atrasar –informe como um tempo positivo ou % –Ex. 5 dias

25 5.Quem fará o trabalho ? 3 Alocando recursos para as tarefas gerenciam-se melhor os custos e o andamento dos trabalhos do projeto 3 Uma lista de recursos facilita a alocação dos mesmos às tarefas

26 5.Quem fará o trabalho ? 4 Criando uma lista de recursos –Barra de Modos - clicar Planilha de Recursos –Menu Exibir- apontar Tabela: Entrar –Campo; Recurso »Ex; professor, Max Units, 100 % (1 Prof) »aluno, Max Units 800 % (8 alunos)

27 5.Quem fará o trabalho ? 4 Alocando recursos as tarefas –recursos: pessoas, equipamentos, suprimentos –Barra de Modos, clicar Gráfico de Gantt –Campo: Nome da Tarefa, selecionar a tarefa Ex: Definir a equipe –Acionar alocar recurso (Atribuir Recursos) Ex: professor, atribuir 100%, close

28 5.Quem fará o trabalho ? 4 Mudando o horário de trabalho de um recurso Õ Os dias e as horas de trabalho estão no Calendário Õ horas trabalhadas (e não) para mais de um recurso. Õ As horas de trabalho (e não) de um recurso individual estão no Gráfico de Recursos Õserve para casos específicos de um recurso, férias, diferentes dias de trabalho, diferentes turnos

29 5.Quem fará o trabalho ? Menu Ferramentas - clique Alterar Período de Trabalho Caixa Para - escolha o recurso para alterar Ex: Professor Escolha o(s) dia(s) que será mudado mudando para todo o calendário clique no nome Ex T (terça) Escolha: Usar Padrão; Período de Folga; Período de Trabalho não padrão Período de Folga

30 5.Quem fará o trabalho ? 4 Ver os recursos e as tarefas associados –Barra de Modos; clique Uso do Recurso 4 Outras informações –Menu Exibir, selecione Tabelas, escolha Professor Aluno

31 6- Como Gerenciar Custos 4 Controlar os custos: de cada atividade de todo o projeto 4 Alocar os custos ao longo da atividade no início no fim

32 6- Como Gerenciar Custos 4 Alocando custos a um recurso –Custos por Hora - taxa por hora X duração da atividade –Custos por Hora Extra - preço diferente para hora extra –Custo por Uso - função da quantidade solicitada 4 Barra de Modos - clique Planilha de Recursos –Para cada recurso defina: taxa padrão, taxa h. extra e custo/uso Ex: aluno R$ 10,00/h – taxa padrão Professor R$ 50,00/h – taxa padrão

33 6- Como Gerenciar Custos 4 Determine um custo fixo –Custo que não varia com a duração ou o trabalho realizado na tarefa –Barra de Modos; clique Gráfico de Grant –Menu Exibir; tabela, clique Custo Escolha a atividade e informe o custo fixo. –Ex. Fazer o cartaz, custo fixo R$ 200,00

34 6- Como Gerenciar Custos 4 Definição da incorporação dos custos 4 Padrão: os custos são incorporados proporcionalmente à realização da tarefa 4 Existem 3 métodos de incorporação: no início da tarefa no fim da tarefa padrão

35 6- Como Gerenciar Custos –Barra de Modos; Planilha de Recursos –Selecione o recurso – Nome do Recurso Professor –Informação sobre o Recurso –Tabela de taxas de Custos –Incorporar o custo: Acumulação de Custos - escolha o método Início

36 6- Como Gerenciar Custos 4 Opções de Custos 4 Conjuntos de custos, –Existem 5 para diferentes tipos de situações, –Planilha de Recursos; escolha o recurso: Nome do Recurso –Acione Informações sobre o recurso; tabela de taxas de Custos –Informe a data que o custo passa a valer

37 6- Como Gerenciar Custos 4 Veja os custos das tarefas ou recursos –Custos das tarefas Barra de Modos, clique Gráfico de Gant Menu Exibir Tabela:, clique Custo »Custo Total (Gráfico de Gantt) –Custo dos Recursos Barra de Modos, Gráfico de Recursos Menu Exibir, Tabela, clique Custo

38 6- Como Gerenciar Custos 4 Veja o custo do projeto custo atual linha de base –Linha de Base projeto original início das tarefas fim das tarefas (previsto) recursos custos

39 6- Como Gerenciar Custos 4 Menu Projeto –Informações sobre o projeto –Acione Estatísticas, tem-se em Custo Custo Atual Custo da LinhaBase (se foi salvada uma) Custo Real Custo restante

40 7 - Formatando a apresentação 4 Grande lista de tarefas –oportuno destacar algumas tanto na lista de tarefas quanto no Gráfico de Gantt –Ex: tarefas que acabam na mesma data –Ex: Por em negrito uma tarefa em especial –Formatando por categoria muda com a data –Formatando uma tarefa não

41 7 - Formatando a apresentação 4 Uso do Assistente de Gráficos de Gantt –Barra de modos - clique Gráfico de Gantt –Clique Formatar ou na barra de ferramentas –Clique Assistente de Gráficos de Gantt 4 Para desfazer a formatação –Clique Assistente de Gráficos de Gantt Escolhe opções padrão

42 7 - Formatando a apresentação 4 Formatando uma categoria de barras do Gantt –destacar um tipo de tarefas marcos, críticas ou não críticas –Barra de Modos - clique Gráfico de Gantt –Menu Formatar - clique Estilos de Barra –Nome escolha a categoria –ex: tarefa ou marco –Clique: Pasta Barras Tem-se: Início - Tipo, Meio - Padronagem e Fim - Tipo

43 7 - Formatando a apresentação 4 Algumas categorias só tem a Forma de Início –Ex: Marcos 4 Outras tem as três opções 4 Mudando o formato da barra de uma atividade –Selecione a tarefa (Gráfico de Gantt) –Menu Formatar - clique Barra clique Forma da Barra, escolha

44 7 - Formatando a apresentação 4 Mudar o formato do texto de uma atividade para realçá-la: ex:caminho crítico 4 Barra de modos, Gráfico de Gantt 4 Menu Formatar, clique Estilos de Texto –Caixa: Alterar Item escolha o que quer mudar escolha como ficará o formato

45 7 - Formatando a apresentação 4 Formatando o texto de uma atividade –Gráfico de Gantt –Selecione a tarefa –Menu Formatar clique Fontes –Faça a sua escolha –Vale o método de copiar formatos do windows, o pincel

46 8 - Personalizando os relatórios 4 Tendo digitado as informações básicas pode ser oportuno imprimir para revisar o projeto. 4 Adicionar Cabeçalhos, Rodapés, Número de pg 4 Destacar uma informação específica –escolhe o modo de visualização desejado –pesonalize –imprima 4 Antes de imprimir: Visualizar Impressão

47 8 - Personalizando os relatórios 4 Veja as informações do projeto em: –Uso da tarefa - informações das atividades –Uso do recurso - informações dos recursos 4 Barra de Modos - escolha o modo de visualização desejado –Se for o caso use Mais Modos de Exibição - clique Aplicar 4 Mudando o modo de visualização não adiciona ou remove informações

48 8 - Personalizando os relatórios 4 Adicione um Cabeçalho, Rodapé, Legenda 4 As informações podem ser de sua origem: –nome da empresa, do gerente 4 De origem do programa –núm da pg ou data de término 4 Menu Arquivo - clique Configurar Página –Escolha:a tabela Cabeçlho, Rodapé ou Margens –Escolha a tabela Esquerda, Centro ou Direita –Na Caixa na parte de baixo escolha o tipo de informação desejado e clique OK –Pode Formatar o texto

49 8 - Personalizando os relatórios 4 Tipos de Visualização 4 Existem 3 tipos de visualização –Gráficos ou mapas:Gráfico de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e o Calendário; representam a informação graficamente –Planilhas - apresentam a informação em linhas e colunas; cada linha um atividade ou recurso –Formulários - informações de uma tarefa ou de um recurso, por vez; num formato parecido com uma caixa de diálogo

50 8 - Personalizando os relatórios 4 Visualizando a Impressão: Clique Visualizar Impressão 4 Pode-se combinar mais de um modo de visualização: Gráfico de Gantt, Planilha de Recurso, uma tabela um filtro 4 Na visualização da impressão pode-se: –ajustar a orientação da página e tamanho –editar cabeçalhos, rodapés e legenda –determinar as opções de impressão 4 Não se pode editar a informação em si

51 9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades 4 Após adicionar as informações básicas faça uma revisão geral –Será possível cumprir os prazos finais ? –Não ? Examine as tarefas que conduzem a estes marcos ! O sequenciamento está correto ? –É viável o Caminho Crítico ? –Todas as tarefas nele podem ser cumpridas no prazo e no custo ?

52 9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades 4 Veja todo o Projeto na Tela 4 Pode-se ter uma visão geral do projeto, datas de início e de fim, grandes fases. 4 Usando Mais Zoom e Menos Zoom 4 Barra de Modos - clique Gráfico 4 Menu Exibir - clique Zoom –Projeto inteiro 4 Mudando a escala das barras: –Mais Zoom e Menos Zoom, na barra de ferramentas

53 9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades 4 Confirme a data de Início e de Fim do Projeto –Barra de Modos – Gráfico de Gantt –Menu Arquivo- Propriedades Pasta Conteúdo - data de início –data de fim, trabalho e custos –Comparação: planejado X realizado Menu Projeto – Informações sobre o Projeto –Estatísticas

54 9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades 4 Identifique o Caminho Crítico 4 As tarefas no Caminho Crítico não podem atrasar ou atrasa a data final 4 Ao nivelar recursos cuidado com o Caminho Crítico 4 Barra de Modos – Gráfico de Gantt –Clique Assitente de Gráficos de Gantt –formate as atividades do caminho crítico

55 9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades 4 Filtros –Mostrar só as atividades do Caminho Crítico –Menu Projeto – Filtros para clique Crítica clique Todas as tarefas - mostra todas de novo 4 Ordenar –Menu Projeto - Classificar escolha o critério 4 Pode combinar filtrar e ordenar

56 10 - Visualizando Outros Detalhes 4 Normalmente um projeto contem muita informação para ser vista de uma só vez 4 As tarefas e atividades podem ser vistas de diferentes modos para mostrar diferentes detalhes

57 10 - Visualizando Outros Detalhes 4 As informações podem ser apresentadas em: –visualização das tarefas –visualização dos recursos 4 Barra de Modos –selecione o modo desejado –Mais Modos de Exibição tem adicionais clique Aplicar

58 10 - Visualizando Outros Detalhes 4 Aplicando uma tabela diferente a uma visualização 4 Mudando a tabela aplicada a uma planilha mudam os campos de informação mostrados 4 Barra de Modos - escolha a visualização Mais Modos de Exibição 4 Menu Exibir- escolha a tabela Tabelas: Mais Tabelas

59 10 - Visualizando Outros Detalhes 4 Aplicando um Filtro a uma vista de planilha –para focar numa tarefa ou recurso –ele pode mostrar só uma tarefa ou destacá-la 4 Menu Projeto – Filtro para - escolha o filtro –Mais Filtros - além de mais filtros tem Realçar

60 11- Como Cumprir com Suas Metas 4 Após o um exame geral devem-se fazer os ajustes 4 Especial atenção ao Caminho Crítico 4 Utilize as folgas 4 Utilize as antecipações 4 Se for o caso ponha restrições 4 Nivele os recursos 4 Sempre pode dar uma apertada no tempo,mas deixe uma folguinha, pode fazer falta

61 11- Como Cumprir com Suas Metas 4 Verificando as dependências das tarefas –A dependência clássica é a fim-início, mas tem mais 3, que se forem bem usadas encurtam o tempo do caminho crítico 4 Barra de Modos – Gráfico de Gantt –duplo clique na linha de ligação –reveja as dependências se duas tarefas podem começar juntas - faça início a início se podem acabar juntas faça Término a Término –se puder colque folga ou antecipação

62 11- Como Cumprir com Suas Metas 4 Ache folgas na sua Agenda –procure as folgas livres e as folgas totais –remaneje as atividades cujas folgas permitam de modo a deixar outras mais folgadas. 4 Barra de Modos – Mais Modos de Exibição –Gantt Detalhado - Aplicar a folga numa tarefa aparece como uma barra fininha

63 11- Como Cumprir com Suas Metas 4 Crie Folgas ou Antecipação entre tarefas –Atrasa-se uma tarefa adicionando uma folga a predecessora –Antecipa-se uma tarefa adicionando folga negativa à predecessora 4 Gráfico de Gantt- escolha a atividade –clique informação sobre a tarefa –clique pasta predecessoras no campo retardo informe a antecipação (negativa) ou a folga positiva, como uma duração ou percentagem da duração da tarefa anteriror

64 11- Como Cumprir com Suas Metas 4 Confirme as restrições nas tarefas –a restrição padrão é O mais breve possível, mas oito 4 Barra de Modos – Gráfico de Gantt 4 Menu Exibir - Tabela - Mais Tabelas 4 Tabelas – Datas de Restrição - Aplicar 4 Veja os campos: Tipo de Restrição e Data da Restrição 4 REVISE todas as restrições que não seja a padrão

65 11- Como Cumprir com Suas Metas 4 Acelere uma tarefa alocando mais recursos 4 Barra de Modos – Gráfico de Gantt –Selecione a tarefa para alocar mais recursos –clique Atribuir Recursos (2 cabeças) –escolha o recurso clique atribuir 4 Disponibilidade de Recursos

66 12 - Como salvar as mudanças 4 Com Linha de Base - foto do plano original: tarefas, recursos e custos 4 Sem Linha de Base - se quisermos mudar algo do plano original 4 Pode salvar um plano interino (até 10) e comparar com o Linha de Base

67 12 - Como salvar as mudanças 4 Salvando com Linha de Base –clique Salvar : con Linha de Base 4 Adicionar nova tarefa a uma LinhaBase –Clique Projeto inteiro or Tarefas Selecionadas

68 12 - Como salvar as mudanças 4 Salvando o projeto sem baseline –ainda não está bom –Clique Salvar Salvar sem Linha de Base

69 12 - Como salvar as mudanças 4 Salvando um plano interino (até 10) –Salvar –Caixa de Ajuda: –Salavr com Linha de Base ou salvar sem Linha de Base 4 Um plano interino não salva recursos ou alocações

70 12 - Como salvar as mudanças 4 Salvando um orçamento –alocações de recursos, bases de incorporação para os recursos, custos fixos para as tarefas 4 Com isto pode se realizar comparações com o andamento dos trabalhos –Menu Ferramantas – Grupo de Trabalho

71 12 - Como salvar as mudanças 4 Comparando atual com baseline 4 Barra de Modos – Gantt de Controle 4 Menu Exibir –Tabela - Variação


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