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Fapesb, 12 de julho de 2006. O Conceito Gestão das Informações de Projetos Apoiados Apoio à tomada de decisão Maior agilidade e eliminação de gargalos.

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1 Fapesb, 12 de julho de 2006

2 O Conceito Gestão das Informações de Projetos Apoiados Apoio à tomada de decisão Maior agilidade e eliminação de gargalos Maior transparência

3 Interface com o SIGA

4 Os Ganhos Gestão dos Instrumentos Legais; Acesso de toda a Fapesb às informações dos ILs: –Informações básicas –Recursos financeiros, empenhos e pagamentos realizados –Plano de Aplicação e Cronograma de Desembolso –Informações de Aditivos –Status do Convênio e Prestação de Contas –Informações sobre visitas in loco –Indicação da equipe interna da Fapesb –Histórico do Remanejamento de Recursos –Acesso aos pareceres e ofício (via sistema)

5 Os Ganhos Gerenciamento financeiro: Fluxos de Pagamentos previstos e realizados; Validações realizadas pelo sistema; Registro e geração de relatórios da execução financeira dos recursos; Gerenciamento das informações quanto aos recursos previstos e liberados por fonte, projeto/atividades e outros filtros;

6 Os Ganhos Controle dos Instrumentos Legais: Geração de Convênios, Termos de Outorga, Termos Aditivos, Termos de Rescisão de Instrumentos, Termos de Cessão e Doação

7 Os Ganhos Gerenciamento técnico: Avisos automáticos por (externos e internos) Controle automático das necessidades de relatórios técnicos e das pendências existentes; Gerenciamento das visitas técnicas realizadas; Arquivamento, no sistema, de pareceres técnicos e de visita técnicas realizadas.

8 Os Ganhos Controle de Equipamentos: Acesso aos equipamentos adquiridos por projeto; Auxílio às visitas técnicas (relatórios gerenciais de controle de equipamentos; Gestão das Cessões e Doações, geração dos termos

9 Os Ganhos Transparência junto aos beneficiários e agilidade na comunicação: Acesso on-line das informações dos instrumento, parcelas liberadas, pendências na prestação de contas; Pedido on-line de termos aditivos Recebimento de avisos automáticos por

10 Algumas classificações Programa/Subprograma/Linhas de Ação Status de Convênio: Vigente / Encerrado / Cancelado/ Anulado Partícipes do Convênio: Concedente/ Convenente/ Executor/ Interveniente Partícipes do Termo de Outorga: Outorgante/Outorgado/ Instituição Vinculada ao Projeto Status de PC: Criada/ Recebida/ Em análise/ Aprovada/ Ofício enviado/ Inadimplente

11 O Sistema Questões Operacionais: –Links do sistema na tela de trabalho –http://form.fapesb.ba.gov.br:8080/instrumentolegal/ Demonstração

12 Os processos Legenda

13 Os Processos Contratação – Pagamento

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15 Ponto Crítico Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao sistema: Data de início, Data de publicação, Previsões de empenho Relatórios Técnicos de Acompanhamento

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17 Ponto Crítico Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao sistema: Data de início, Data de publicação, Previsões de empenho Relatórios Técnicos de Acompanhamento

18 Os Processos Termo Aditivo

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20 SE APROVADOSE NÃO APROVADO

21 Os Avisos Automáticos

22 Por medida de segurança (temporariamente): Os s de aviso de vigência serão enviados apenas para Cássia (para encaminhamento aos coordenadores); Os s de PC (informes sobre status) serão enviados a Robson, para encaminhamento; Os s de aviso de Relatório Técnico serão enviados aos respectivos gestores, para encaminhamento; Os s de informação de pagamento será enviado a Luiz para encaminhamento.

23 A Construção O sucesso depende da participação de todos A partir de 17 de julho (segunda): –Todas as informações serão registradas no sistema –As informações serão inseridas em tempo real

24 A Construção Todos os projetos aprovados no SIGA utilizarão o módulo de Ajuste no Orçamento Todos os Instrumentos Legais serão gerados no Lázarus Todas as atualizações de orçamento, empenho e pagamentos serão registradas no momento em que forem realizadas, pela Execução Orçamentária; Todas as PCs e relatórios serão recebidos via sistema, pela CAP; Todas as PCs serão analisadas via sistema, pelo Controle Interno e Gestores;

25 Em andamento Ajustes e Correções Finais Módulos on-line: PC e Acesso aos instrumentos

26 Plano de Ação AçãoResponsável Treinamento de operação no sistemaNexen Geração de Relatório de Instrumentos a Digitar (SIGA vs. Digitação) para inserção dos instrumentos recentes no sistema Equipe digitadores Geração de Relatório das Informações Digitadas por programa para validação das informações – Exceto informações de PC Gestores Geração de Relatório das Informações Digitadas para validação das informações de PC Controle Interno

27 Plano de Ação AçãoResponsável Validação dos modelos de formulários (pareceres, ofícios) Gestores e Controle Interno Inserção das descentralizações, empenhos de cartão corporativo e QCM Execução/Marcelo Atualização das informações recentes (novas pastas do arquivo de PC, remanejamento, aditivos) Informação a ser fornecida pelo Arquivo Atualização das informações recentes (novos relatórios de bolsas) Informação a ser fornecida pelo Programa de Bolsas

28 Plano de Ação AçãoResponsável Atualização das informações recentes (novas prestações recebidas e/ou analisadas após digitação) Controle Interno Validação dos cadastros realizadosSetores relacionados Inserção dos convênios paiGestores responsáveis pelos convênios Correção de não-conformidades identificadas Gestores e setores relacionados Atualização das informações de remanejamento de recursos Gestores responsáveis

29 Plano de Ação AçãoResponsável Desenho dos relatórios gerenciaisEquipe Lazarus/ Diretoria Aviso de falhas técnicas, erros nas informações cadastradas, sugestões enviado para Todos

30 Cronograma de Treinamento Grupos: Gestores, Setor de Convênio, CAP, Execução Orçamentária, Controle Interno, Consulta

31 Dia/hora/LocalGrupoMembros Quinta (13/07) 14:00 às 16:30h /sala de reunião Gestores 1/ Setor de Convênios Cássia, Vargas, Cristina, Luiza, Edísio e Alzir Cronograma de Treinamento

32 Dia/hora/LocalGrupoMembros Sexta (14/07) 8:30 às 11:00h /Lazareto Gestores 2Fabio Assmann, Fábio Teixeira, Renata e Eliane Sexta (14/07) 11:00 às 12:00 e 14:00 às 15:30/ Lazareto Gestores 3Silvio, Nayane, Karine e Ana Sexta (14/07) 15:30 às 18:00/ Lazareto Execução Orçamentária Luis, Simone, Grimaldo, Paulo e Valdelina Cronograma de Treinamento

33 Dia/horaGrupoMembros Segunda (17/07) 8:30 às 12:00/ Lazareto BolsaVera, Ângela, Fábio Vasco, Edísio e Lucas Segunda (17/07) 14:00 às 16:30/ Lazareto CAP/ AtendimentoCarmen, Antônia,Bruno, Francis, Silvia e Celeste Cronograma de Treinamento

34 Dia/horaGrupoMembros Terça (18/07) 8:30 às 11:00/ Lazareto Controle InternoRobson, Orlando, Simone, Luciana, Priscila, Cláudia e Fábio Leite Terça (18/07) 14:00 às 16:30/Lazareto ConsultaDemais setores (Projur, Compras, RH, ASCOM, Arquivos, etc) Cronograma de Treinamento

35 Treinamentos específicos GrupoMembros InformáticaCapacitação Técnica e para Suporte DiretoriaDiscussão sobre os relatórios gerenciais

36 Apresentação disponível em fapesb geral/ Lazarus


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