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Gestão em Segurança de Acervos Culturais Solange Rocha Historiadora/Conservadora Museu de Astronomia e Ciências Afins

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Apresentação em tema: "Gestão em Segurança de Acervos Culturais Solange Rocha Historiadora/Conservadora Museu de Astronomia e Ciências Afins"— Transcrição da apresentação:

1 Gestão em Segurança de Acervos Culturais Solange Rocha Historiadora/Conservadora Museu de Astronomia e Ciências Afins

2 Política de Segurança Primeiro passo – estabelecimento de responsabilidades e prioridades institucionais. Desde o primeiro momento deve-se estabelecer a quem cabe o que, e o que cabe a cada membro do quadro funcional. É fundamental que fique bem claro qual o perfil da instituição; a quem ela se dirige; que tipo de acervo possui e deseja adquirir; qual área abrange e qual a sua linha de atuação, definindo claramente suas missões e objetivos. O Diretor da instituição é o primeiro responsável por todas as questões relativas à preservação do acervo institucional, cabendo a ele definir a responsabilidade de cada funcionário/responsável. Cada responsável deve definir os limites de atuação dos membros de sua equipe, elegendo as prioridades a serem observadas quanto ao acervo, traçando planos de aquisição, disseminação e acesso; metas de ampliação; planos de emergência, segurança e de rescaldo, divulgando-os entre os funcionários.

3 Os programas de ação devem considerar: 1.características físico-químicas e estruturais do bem cultural e sua quantidade; 2.condições ideais de conservação do bem cultural; 3.recursos humanos, financeiros e materiais disponíveis; 4.espaço físico adequado para armazenagem, processamento, consulta/pesquisa e exposição. Três linhas de atuação: pessoas; acervo; prédio/edificações.

4 Definição de conceitos específicos A preservação tem como finalidade máxima manter a integridade da informação contida em um determinado suporte. O objeto de cuidados do restaurador é o suporte da informação, na medida em que este é o veículo da memória de um determinado grupo social. Preserva-se tudo aquilo que se traduz como patrimônio de uma nação, tudo o que revela sua origem e sua história; Conserva-se todo documento histórico que se encontra com sua integridade física afetada; Restaura-se um documento quando este estiver com sua "funcionalidade" interrompida por um problema estrutural ou estético. A restauração terá como limite de intervenção a própria integridade física do suporte, assegurando-se que, ao intervir, estaremos apenas prolongando a temporalidade do documento, mas não o estaremos perpetuando; Segurança toda ação voltada para assegurar a integridade física das pessoas, acervos e bens móveis e imóveis.

5 Quais ítens devem ser enfocados: 1.as responsabilidades; 2.a instituição/prédio ( diagnóstico da área externa e interna); 3.segurança das pessoas; 4.segurança dos acervos; 5.programas de emergências; 6.avaliação periódica.

6 Segurança das Pessoas Criar normas de segurança dirigidas para todas as pessoas que circulam pela instituição; Evitar violação grosseira ou deliberada de procedimentos, políticas e éticas Ter uma sinalização objetiva dentro de todo o perímetro da instituição, distinguindo claramente as áreas limites de circulação para funcionários e usuários; As normas de circulação devem permanecer fixadas em locais visíveis a todos; Treinar uma equipe de segurança para administrar a circulação de pessoas dentro da instituição, evitando um quadro de superpopulação de áreas; Elaborar um esquema especial para a utilização do prédio em situações excepcionais, fora do seu horário de funcionamento e em eventos; Planejar saídas de emergência em locais estratégicos; Prever áreas específicas para deficientes físicos.

7 Política de Pessoal Na prática do gerenciamento de risco, a pessoa ou organização indicada deverá: 1.prover e administrar a proteção da instituição; 2.planejar e realizar a revisão periódica e os ajustes do programa de proteção; 3.identificar riscos, ameaças, crimes e outros tipos de sinistros. Estabelecer normas e procedimentos de segurança para todo o quadro funcional; Exigir do quadro funcional que proteja a instituição, pessoas, propriedades, prédios e atividades quando a equipe de segurança não estiver presente; Exigir que o quadro funcional minimize os riscos de segurança; Instruir o quadro funcional para como proceder em casos de violações, emergências, crime e violência, exigindo respostas.

8 Estabelecer deveres para a equipe não especializada - quadro funcional - na ausência da equipe de segurança especializada: 1.vigiar portas e outras entradas ou saídas; 2.requerer que a entrada de pessoas a um perímetro exterior durante o horário de fechamento e perímetros de alta segurança a qualquer hora, sejam checadas e documentadas, e admitidas apenas com autorização; 3.realizar verificações aleatórias e ter um inventário regular; 4.relatar perigos e ameaças ao responsável indicado pela instituição. Cabe a equipe de segurança fazer cumprir todas as normas e procedimentos estabelecidos na política de segurança adotada pela instituição; A equipe de segurança tem que estar sempre pronta para agir em qualquer situação.

9 São atribuições fundamentais da equipe de segurança: 1.zelar pela segurança da instituição; 2.fazer cumprir as normas e regras de segurança estabelecidas pela instituição; 3.responder por todas as atribuições que lhe forem designadas; 4.na ausência de normativas, reportar-se ao responsável direto pela equipe de segurança; 5.dar o alarme em casos de emergência e sinistros.

10 Relacionamentos Interpessoais É importante que o quadro funcional tenha consciência de seu trabalho de equipe, onde o papel de cada um pode influenciar o do outro e interfere diretamente no rendimento institucional; É fundamental ter conhecimento que um trabalho de equipe só se desenvolve eficientemente em decorrência da condução que a chefia dará aos membros que compõe o grupo, no aspecto ético, emocional e profissional; À chefia cabe: 1.ter a habilidade de lidar eficazmente com relações interpessoais; 2.desenvolver e manter a motivação da equipe; 3.manter a equipe sempre atualizada; 4.manter sua autoridade; equilibrar trabalho em equipe x diferenças pessoais.

11 Assédio Moral É a exposição do trabalhador(a), sistematicamente, a situações ultrajantes, ou seja, é a prática continuada de humilhação do(a) trabalhador(a); difícil de ser identificado – a pessoa costuma ser acusada de incompetente, burra, desajeitada, criando situações que prejudicam o trabalho; ocorre uma perseguição constante e, ao mesmo tempo, a indução das pessoas que trabalham no mesmo ambiente a comportamentos que reforcem a discriminação; a pessoa passa a ser hostilizada, humilhada e isolada pelo grupo, reforçando o estereótipo criado pela chefia; As estatísticas demonstram algumas características comuns às vítimas da violência moral: 1.são pessoas competentes e questionadoras; 2.têm muita capacidade de trabalho, mesmo quando doentes; 3.são criativas; 4.a maioria é formada por mulheres. Anacely Rodrigues Escola Nacional de Saúde Pública/FIOCRUZ

12 Programas de Treinamento É fundamental que haja incentivo à formação acadêmica científica dentro do quadro funcional da instituição, estruturando programas e capacitação de todo o quadro que irá atuar direta ou indiretamente na preservação do acervo, fornecendo estímulo e auxílio financeiro para a participação em congressos, seminários e cursos; Nos casos de instituições que não possuem no seu quadro funcional técnicos especializados, a instituição deve recorrer a órgãos similares, que disponham de condições para assessorar a melhor forma de se estruturar programas de treinamentos; Pode-se efetuar convênios interinstitucionais, de forma a desenvolver intercâmbios de informações e espaços para estágios técnicos; Consultar e fazer cumprir as regras estabelecidas sobre a criação de uma Comissão de Interna de Prevenção de Acidentes/CIPA na instituição; Nas instituições que não possuem obrigatoriamente, por Lei, uma CIPA, transferir as atribuições desta para uma equipe própria; Estabelecer sanções para o caso de descumprimento, por parte do quadro funcional, das regras de segurança e de emergência assinadas pelo dirigente;

13 Conscientizar e treinar o quadro funcional para: 1.saber identificar riscos, ameaças e outros tipos de sinistro; 2.prevenir ou minimizar riscos e perdas; 3.agir e responder em casos de violações, crimes, emergência ou violência; 4.notificar a equipe de segurança sobre as ocorrências; 5.obedecer regras e procedimentos de emergência; 6.proteger a instituição como um todo.

14 Segurança Física do Acervo A Instituição - deve considerar que, no âmbito da preservação/segurança do acervo, a documentação ocupa lugar relevante, sendo diretamente responsável pela manutenção da memória institucional e dos acervos; O acervo só pode ser considerado assegurado, quando têm todos os em tornos do documento bem delimitado e assegurado quanto a sua integridade; Programa de segurança- deve passar por todas as áreas que envolvem o acervo, integrando aspectos como a pesquisa, a disseminação, a exposição, o acesso, empréstimos, a circulação, trânsito, restauração, etc. em uma só política, de forma a criar um único dispositivo de segurança; Maior problema - a forma de ser analisada sua abrangência - envolvimento amplo e interdisciplinar; A fim de resguardar a integridade física dos bens culturais raros e/ou em precário estado de conservação sem restringir seu acesso, devem ser previstos, pesquisados e utilizados meios e técnicas de reprodução;

15 As instituições responsáveis pelos acervos devem elaborar as normas técnicas reguladoras do acesso aos bens culturais, atentando para os seguintes aspectos: 1.devem ser delimitadas áreas de livre acesso e áreas de acesso restrito, garantindo a segurança dos limites físicos de cada área; 2.o acesso ao acervo original deve ser controlado de maneira a garantir sua preservação. Deve ser garantida a ampla disseminação dos conhecimentos produzidos pelas pesquisas na instituição através dos diversos meios disponíveis, para que as atividades de preservação/segurança e de pesquisa não percam seu sentido; Proibir movimentação e manuseio desnecessários de objetos do acervo; Reportar imediatamente todas as perdas, violações e prejuízos.

16 Acervo em Exposição Proteger todos os objetos ou documentos do acervo que estejam em áreas de livre circulação, de serem tocados, sofrerem atos de vandalismo ou retirados sem autorização; Checar periodicamente as condições de segurança dos objetos ou documentos em exposição; Os técnicos encarregados do acervo deveram conferir diariamente os objetos/documentos em exposição; Garantir que as vitrines não estejam em condições vulneráveis; Os materiais constituintes da vitrine não devem ser fator de risco ao objeto ou documento exposto; Climatizar o acervo em exposição, de maneira que ele permaneça nas mesmas condições do local de guarda; Planejar a iluminação do acervo a ser exposto de forma que não prejudique a conservação do mesmo.

17 Acervos em Depósitos Garantir que a qualidade dos materiais constitutivos do depósito contribuam para a sua conservação e segurança; Estruturar os depósitos respeitando-se as características de cada tipo de acervo ou coleção e à sua segurança; Planejar uma periodicidade para vistoria das áreas de depósito, observando: 1.o ataque biológico (acervo, mobiliário, alvenaria); 2.o controle climático; 3.as infiltrações (as vulnerabilidades do local); 4.a incidência da luz solar; 5.a ventilação e o condicionamento de ar; 6.o estado das embalagens; 7.a limpeza e a desinfestação ambiental. Estudar e elaborar planos de escoamento e remoção de acervo em caso de emergências.

18 Planejar as áreas de depósitos de modo a garantir o seu isolamento das áreas de circulação e instalações hidráulicas; Todo e qualquer dispositivo de segurança instalado no depósito deve ser considerado em função do benefício x prejuízo para o acervo; O controle do acesso no depósito deve ser de responsabilidade específica das áreas que detêm o acervo; Em casos de emergências, fora do horário de expediente, o acesso ao depósito é de responsabilidade da segurança, e deve ser devidamente registrado em livro de ocorrência; Qualquer remoção do acervo do depósito deve ser registrada; As áreas de depósito somente devem ser utilizadas como área de trabalho em condições específicas, como uma situação de exceção.; Quando for constatada a ausência ou perda de acervo, deve-se comunicar imediatamente ao responsável superior para as devidas providências - esta comunicação deverá ser também por escrito.

19 Acervo em empréstimo/trânsito Toda remoção, empréstimo e trânsito de acervo deve ser planejado observando-se as normas e os instrumentos de proteção; Cuidar para que todos os objetos/documentos do acervo estejam sob escolta, quando não estiverem dentro dos limites de proteção da instituição; Cuidar para que os objetos/documentos do acervo passem a noite dentro do perímetro de segurança; Cuidar para que os itens do acervo, que estejam emprestados ou forem trocados de lugar, estejam protegidos o melhor possível; Transportar os objetos/documentos do acervo mantendo o máximo de segredo sobre os planos, programas, meios e rotas; Escolher os meios de transportes mais seguros;

20 Exigir exclusividade no transporte, verificar bons antecedentes do motorista, inspecionar o veículo, acompanhamento de um funcionário e comunicação regular com a instituição durante o transporte; Enviar, junto com o acompanhante do transporte, documentação, relatórios de condições da conservação, documentação sobre título de propriedade e fotografias; Climatizar o acervo em trânsito, para que ele permaneça nas mesmas condições do local de guarda; Estas diretrizes devem ser observadas quando do recebimento temporário de acervos.

21 Acervo Digitalizado Definir o uso da digitalização, considerando: a preservação, a divulgação, o acesso; Garantir que a digitalização seja realizada dentro de padrões técnicos com compromisso com a qualidade e a durabilidade; Evitar depender de programas que necessitem de constantes migração de suportes; Gravação periódica de backup ( atualização sempre que necessário); Utilizar, sempre que possível, senhas para programas específicos de conhecimento somente do pessoal interno e diretamente envolvido.

22 Segurança Física do Imóvel A proteção física do imóvel deve ser feita de forma a garantir a integridade dos documentos e também das pessoas que trabalham e circulam pelo local; Deve ser elaborada do macro para o micro - do exterior para o interior, com atenção as áreas de maiores cuidados, como reserva técnica, áreas de exposição, etc, criando perímetros limites de cada espaço; Elaborar e dar ciência ao quadro funcional ou a quem for de direito, de um mapeamento de segurança bem definido que abranja os seguintes itens: 1.Localização dos extintores de incêndio e hidrantes; 2.Especificação do circuito das saídas de emergências; 3.especificação de trânsito de material interno; 4.especificação das restrições de acesso das diferentes áreas do prédio; 5.estabelecimento e sinalização dos locais de armazenamento de material inflamável, explosivo, perecível ou nocivo à saúde; 6.circuito elétrico e hidráulico.

23 Realizar o diagnóstico da situação física do prédio periodicamente, abrangendo os seguintes itens: elaborar cronograma de manutenção do prédio, que considere as especificidades climáticas da região e características do prédio; vistoriar periodicamente o(s) telhado(os) e calhas, fazendo sua manutenção sempre que necessário; vistoriar sistematicamente as instalações elétricas e revendo o quadro de força todas as vezes que houver acréscimo de equipamento e/ou pontos de luz, para evitar sobrecarga na rede; desligar as correntes elétricas em redes inutilizadas e obsoletas e retirando estas quando for possível; sinalizar os pontos de energia, bem como os equipamentos que tenham a carga distinta da instalação geral; Identificar e avaliar cada abertura separadamente quanto: 1.à qualidade e resistência do material utilizado; 2.à vulnerabilidade; 3.ao tamanho da abertura; 4.à entrada de pessoas, de luz, de poluição, de insetos e de água da chuva.

24 Determinar o número de aberturas a serem utilizadas, limitando-as na medida do possível, verificando diariamente seu estado de conservação; Estabelecer princípios básicos de controle de chaves, definindo normas e rotinas para registro e utilização das mesmas, a saber: 1.apenas uma pessoa deve ser responsável pela emissão, controle e recuperação de chaves extraviadas; 2.determinar quais pessoas podem ter acesso ao claviculário em caso de emergência; 3.adotar um "livro de controle de chaves" para registrar qualquer anormalidade; 4.distribuir as chaves mediante registro no livro; 5.substituir fechaduras sempre que uma chave não puder ser localizada.

25 Proteção por Perímetro Definir os limites físicos da propriedade; Definir e avaliar as distintas áreas a serem protegidas; Usar medidas de defesa para cada área, avaliando cada ponto do local, como portas, janelas e outras aberturas; Em situação de alto risco, usar mais de uma medida de proteção; Usar medidas de defesa que definam o limite físico da propriedade, quando este for compartilhado com outros. OBS: Acordar com a(s) outra(s) instituição(s) as mesmas responsabilidades e controle sobre seus limites. Adotar combinações de limites de proteção de forma a estabelecer o maior e o menor grau de defesa exigido por cada área e sua respectiva utilização; Avaliar cada medida de defesa tomada para cada limite com perícia e regularidade.

26 Segurança Física do Imóvel – Entorno Fiscalizar a área externa ao prédio 24h por dia; Em instituição que possui terrenos extensos, fazer uso de medidas de reforço para sua proteção, tais como cães, cercas, correntes, etc; OBS: Essas medidas podem ser aplicadas tanto simultaneamente, quanto por áreas. Dentre as medidas de defesa que visam garantir a segurança da área externa, considerar: a poda das árvores; a possibilidade de manter a vegetação constantemente baixa; impedir que os galhos das árvores pendam para o prédio, de forma a: 1.evitar a entrada de insetos e outros animais. 2.Impossibilitar a visibilidade do terreno. 3.Ocultar janelas e outros tipos de aberturas. 4.Favorecer o esconderijo de pessoas e objetos. 5.Ocasionar a queda de galhos ou frutos sobre o prédio e as pessoas. 6.A monitoração do crescimento de raízes das árvores próximas às áreas edificadas; 7.Em caso de projetos de paisagismo, optar pelo uso de vegetação baixa.

27 Criar mecanismos de inspeção constante quando da utilização da área externa em eventos especiais ou exposições; Vistoriar todo o terreno em horários de fechamento e realizar verificações relâmpagos em horas imprevistas; Manter toda a área externa sinalizada quanto aos vários tipos de prédios, áreas coletivas, depósitos, áreas de altos riscos, obras, circulação de carros, etc.

28 Controle de Acesso ao Prédio Criar barreiras, de preferência portas, nos acessos das áreas a serem protegidas. Obs: Estas barreiras devem ser bem iluminadas e, se possível, receber equipamentos eletrônicos de detecção e alarme. Considerando os diferentes níveis de proteção, os horários de funcionamento de rotina e de eventos especiais, estabelecer controles de acesso distintos, a saber: 1.permissão de acesso; 2.identificação de pessoal; 3.checagem de bolsas ou volumes; 4.assinatura de entrada/saída em áreas de alta-segurança; Requisitar do visitante que irá para áreas não abertas ao público que: 1.se identifique; 2.aguarde ser chamado; 3.use crachá ou algo similar.

29 Em áreas não abertas ao público, providenciar para o visitante um acompanhante, de maneira que aquele nunca fique sozinho; Solicitar dos funcionários que usem sempre sua identificação pessoal e que registrem as entradas e saídas fora do seu horário normal de trabalho; Controlar o acesso ao interior das áreas de proteção, considerando: 1.capacidade física da área; 2.pessoas portadoras de armas ou instrumentos cortantes; 3.pessoas com comportamentos inadequados; 4.pessoas que portem substâncias químicas consideradas perigosas. Permitir o acesso às áreas de alta segurança somente por funcionários previamente estabelecidos. Esta decisão deve ser levada ao conhecimento dos responsáveis e/ou encarregados pela segurança.

30 Planos de Desocupação A instituição, na figura de seu diretor, tem responsabilidades no que tange à segurança e à integridade física de seus funcionários e visitantes; O Diretor deve designar um funcionário experiente como responsável pelo plano emergencial; Adotar diferentes meios de comunicação instantânea entre vigilantes, posto central de vigilância e os guardas das saídas; Tomar providências quanto à superpopulação, prevenir acidentes, agindo rapidamente em caso de necessidade;

31 Elaborar programas de rápida desocupação, obedecendo aos seguintes critérios: 1.manter sempre atualizada uma lista de órgãos com os quais seja necessário contar em caso de emergências: bombeiros, hospitais, ambulâncias, eletricistas, entre outros; 2.manter uma descrição das disposições previstas para o caso de ser necessária uma desocupação ou troca de lugar dos bens; 3.elaborar um estudo de prioridades em relação ao acervo, definindo os mais valiosos e prioritários; 4.inventariar os recursos necessários numa emergência, mantendo-os sempre a mão e fiscalizados quanto as suas condições de uso; 5.prover a segurança dos bens quando estiverem sendo deslocados; 6.providenciar treinamento necessário no uso dos extintores e na proteção geral contra incêndios; 7.gerar áreas de ocupação emergencial na área externa do prédio; 8.após uma emergência, organizar uma vistoria de todas as instalações para verificar se há fiação elétrica partida, ruptura de tubulações de gás/água ou dutos de vapor. 9.inspecionar o prédio para determinar a vulnerabilidade da edificação e das instalações. 10.testar o plano uma vez por ano, em situações que simulem as condições previstas. O tipo de estrutura, sistema ou dispositivos de segurança necessários a uma determinada instituição dependerá de suas dimensões, do tipo de acervo que contém, do fluxo de visitantes, do índice de criminalidade da área que está localizado e da disponibilidade financeira da instituição para a manutenção do sistema escolhido.

32 Sistemas de alarme e detecção e circuito interno de Tv Devem ser utilizados em locais sem vigilância humana ou em locais delicados ou difíceis de serem vigiados; Analisar previamente a situação de segurança da instituição antes de decidir por qualquer tipo de alarme ou circuito interno de Tv, considerando: 1.a circulação de pessoas, acervo e material em geral; 2.aberturas existentes; 3.horários e formas de utilização dos espaços; 4.áreas com limitação de acesso; 5.controle de acesso; 6.procedimentos de emergências; 7.detecção de danos. Na utilização de um sistema de alarme, definir ações nos casos de alarme acionado, para que tenha um mecanismo de resposta imediata.;

33 Avaliar a conveniência da utilização de um sistema de alarme que seja monitorado ou acuse fora da instituição; Qualquer que seja o sistema de alarme utilizado, sua instalação não poderá colocar em risco a integridade do acervo; Alimentar os sistemas de alarmes com a rede elétrica distinta de todo o resto da instituição, inclusive da rede de detecção e combate ao fogo, que deve ser permanentemente revisada; Prever uma fonte emergencial de energia para os sistemas de segurança; Em caso de utilização de um circuito interno de Tv, considerar a possibilidade de adotar um sistema que seja monitorado 24h por dia, 7 dias por semana; Prover segurança através de alarmes e circuito interno de Tv, nos seguintes locais, nos períodos em que o prédio estiver fechado: 1.perímetro da fachada e entradas do prédio; 2.corredores principais do prédio ou foyer; 3.cofres, depósitos de alta segurança e locais de guarda de objetos valiosos;] 4.portas do interior do prédio e outras aberturas.

34 Segurança Física Formar uma equipe específica para responder pela segurança da instituição Equipe de segurança São atribuições fundamentais da equipe de segurança: 1.Zelar pela segurança da instituição; 2.Fazer cumprir as normas e regras de segurança estabelecidas pela instituição; 3.Responder por todas as atribuições que lhe forem designadas; 4.Reportar-se ao responsável pela segurança, na ausência de normas; 5.Acionar o alarme em casos de emergência e de sinistro; 6.Realizar treinamento periódico de todo o quadro funcional; 7.Realizar cuidadosa verificação para detectar situações de risco para o acervo, para o público e para os funcionários, e tomar as devidas providências; 8.Controlar a circulação de pessoas na instituição, de modo a evitar a superpopulação de áreas.

35 Requerer que a equipe de segurança seja digna de confiança para controlar a circulação e documentação de pessoas; Requerer que a equipe de segurança esteja sempre pronta para agir em qualquer situação; Estabelecer critérios para a verificação da idoneidade da empresa prestadora de serviços e dos profissionais que integrarão a equipe, no momento da contratação de serviços de terceiros; Informar ao profissional a ser contratado sobre a possibilidade de investigação de seus antecedentes em registros públicos e policiais; Definir atribuições e capacitar a equipe de segurança para agir em casos de emergência, considerando: 1.Estabelecer os contatos necessários (polícia, hospital, corpo de bombeiros, imprensa, responsável pela instituição, etc.); 2.Localizar e disponibilizar material e equipamento para a ação; 3.Retirar e conduzir o acervo para o destino planejado; 4.Desocupar espaços e resgatar pessoas; 5.Prestar primeiros socorros; 6.Desimpedir áreas e entradas; 7.Documentar o incidente.

36 Emergência Desenvolver e manter um plano de emergência para ação em casos de sinistro, tais como pane no sistema de energia, vandalismo, roubo, inundação, catástrofe, etc.; Avaliar as situações de emergência, considerando sua extensão e possíveis conseqüências; Analisar e avaliar as condições de resposta; Preparar instruções básicas para ação a serem cumpridas por todo o quadro funcional, em casos de emergência; Preparar instruções para desocupação de pessoas das áreas de risco em casos de emergência, tomando precauções específicas para os deficientes físicos; Redobrar a vigilância para os casos de sinistro com suspeitos; Estabelecer prioridades de proteção e resgate de acervo em casos de emergência; Identificar os recursos operacionais necessários para ação em casos de emergência, estabelecendo local específico para a guarda deste material;

37 Prever ações da instituição para responder a situações de emergência, quando não possuir recursos operacionais suficientes e adequados; Exigir que o quadro funcional esteja sempre ciente do plano de emergência; Em caso de emergência declarada, este plano será soberano em detrimento dos procedimentos regulares de segurança da instituição; Aperfeiçoar e praticar regularmente o plano de emergência, através da simulação de casos de sinistro – estar atento as ocorrências anteriores e analisar climática e geograficamente a região; Desenvolver e manter um plano de reativação das atividades mesmo ainda em estado de emergência; Estabelecer etapas para o plano de reativação das atividades; Planejar estratégias para obtenção de recursos financeiros para casos de emergência; Prever a possibilidade de sobrevivência da instituição caso faltem os recursos financeiros destinados a resolver as situações decorrentes da emergência;

38 Proteção contra Sinistros Fenômenos Naturais Antes de se elaborar qualquer programa de salvaguarda ou resgate de acervos, faz-se necessário primeiramente conhecer as condições climáticas da região: a direção dos ventos, a incidência solar, a estrutura do solo, a média de temperatura e umidade da região; Também as condições do prédio que guarda o acervo devem ser avaliadas, observando: seu estado de conservação quanto a sua estrutura física, a rede elétrica e hidráulica, as aberturas (portas, janelas, clarabóias, ou similares). Essas últimas devem ser constantemente revistas observando: 1.Qualidade e resistência do material; 2.Sua vulnerabilidade; 3.O tamanho da abertura; 4.Entrada de pessoas, de luz, de poluição, de insetos e de água de chuva.

39 A conseqüência mais comum após uma atuação de um fenômeno natural como terremotos, desabamentos, furacões e vendavais, é a ação da água por inundação. Os danos provocados pela água, por menores que sejam, podem ser irreversíveis, quando analisados para cada documento atingido. Para prevenir, algumas medidas devem ser tomadas sistematicamente: 1.Inspecionar coberturas e placas de proteção dos tetos; 2.Limpar freqüentemente calhas e drenos; 3.Não acondicionar acervos em subsolos, sob canos de água, dutos de vapor, lavatórios, equipamentos de refrigeração de ar ou similares; 4.Inspecionar e mapear o sistema hidráulico. Em caso de inundação, as medidas para secagem do acervo devem ser tomadas de forma rápida. Os métodos de secagem de documentos molhados são: 1.Secagem ao ar; 2.Desumidificação; 3.Secagem por congelamento; 4.Secagem térmica a vácuo.

40 Roubo e Vandalismo A proteção contra roubo e vandalismo inicia-se pela análise da fragilidade das fechaduras das portas e janelas do prédio; Ações preventivas devem ser tomadas, estruturando-se normativas específicas para: 1.Prédio em obra – quando se tem que abrir para circulação os espaços que normalmente são vetados ao público, como reservas técnicas e depósitos; 2. Circulação em áreas de exposição – qual o circuito e a quantidade de pessoas/área possível em cada sala de exposição; 3. Acesso à área de armazenagem – o pesquisador deve estar sempre acompanhado e nunca ficar sozinho; 4. Acesso à área de alta segurança – o pesquisador deve estar sempre acompanhado e nunca ficar sozinho; 5. Salas de consulta em arquivos e bibliotecas – o pesquisador nunca deverá estar sozinho e só pode entrar com lápis e papel; 6. Consultas especiais em áreas de alta segurança – o pesquisador nunca deverá ficar sozinho, só pode pesquisar um objeto de cada vez e o documento/acervo deve ser revisto antes de retornar ao seu lugar de origem; 7. Analisar as vantagens de utilização de sistemas de alarmes e CCTV, considerando sua manutenção e os agentes de respostas; 8. Estruturar normativas de uso do claviculário e de cópias individuais e reprodução das chaves; 9. Determinar quais as aberturas devem ficar fechadas e abertas, durante o horário de expediente, buscando um melhor controle das entradas e saídas de pessoas na Instituição.

41 Incêndio É considerado como o maior perigo para os acervos institucionais, pois sua ação sempre rápida ocasiona danos praticamente irreversíveis. Mas deve ficar bem claro que a responsabilidade institucional, na figura de seu presidente ou diretor, é sempre para com os funcionários e visitantes em primeiro lugar; É fundamental que seja elaborado um plano de ação de forma a reduzir o potencial de perdas de vida e de acervos. Para tanto se deve elaborar uma política que se enquadre às realidades institucionais, de forma a garantir sua manutenção;

42 A instituição deve planejar sua política contra incêndio obedecendo aos seguintes critérios: 1.Ter um responsável pela segurança institucional; 2.Eliminar e precaver-se contra possíveis fontes comuns de fogo; 3.Vistoriar as instalações elétricas e de gás; 4.Mapear e vistoriar periodicamente os locais de depósito de lixo e materiais comburentes, armazenamento de combustíveis e áreas de pontos quentes; 5.Mapear, prover e sinalizar extintores de incêndio, saídas de emergência, depósitos de acervo; 6.Determinar locais específicos para fumantes; 7.Obedecer ou cumprir as regras locais, nacionais e internacionais de prevenção contra incêndio; 8.Solicitar a assistência e treinamento de prevenção contra incêndio do serviço de bombeiro local; 9.Manter sempre a mão um Kit específico para casos de incêndio e de primeiros socorros; 10.Planejar e realizar treinamentos periódicos por simulações; 11.Constituir e manter equipada e treinada uma brigada contra incêndio – o número de componentes deve ser compatível com a instituição, o acervo e o número médio de visitantes e esta deve ser instruída para: primeiramente salvar vidas; evitar a propagação do fogo; combater rápido e extinguir o incêndio, quando possível; seguir a orientação da brigada de incêndio.

43 12.Deve prover um sistema independente e seguro de chamada para combate ao fogo, podendo ser tanto local como externa; 13.Deve ter uma política de ação para que o sistema de proteção contra incêndio seja acionado mesmo no caso das pessoas responsáveis não estarem presentes, principalmente nos horários em que a instituição esteja fechada; 14.Deve elaborar um plano de rescaldo do acervo; 15.Designar um percentual da verba institucional para emergências e reestruturação o mais rápido possível; 16.Usar práticas de gerenciamento de riscos; 17.Elaborar planos para manutenção ou reparos da integridade ou desgaste do prédio; 18.Prever um plano para combate ao fogo sem o suprimento de água pública; 19.Estabelecer um plano para recuperação em etapas, com reativação financeira a médio e longo prazo. Compartimentalizar o prédio sempre que possível.


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