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MAPEAMENTO E ANALISE DE PROCESSOS DE TRABALHO Casos Práticos Rodrigo Costa Medeiros Diretor de Secretaria – 1ª Vara Federal e JEF Criminal Adjunto de Jaraguá

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Apresentação em tema: "MAPEAMENTO E ANALISE DE PROCESSOS DE TRABALHO Casos Práticos Rodrigo Costa Medeiros Diretor de Secretaria – 1ª Vara Federal e JEF Criminal Adjunto de Jaraguá"— Transcrição da apresentação:

1 MAPEAMENTO E ANALISE DE PROCESSOS DE TRABALHO Casos Práticos Rodrigo Costa Medeiros Diretor de Secretaria – 1ª Vara Federal e JEF Criminal Adjunto de Jaraguá do Sul/SC

2 Mapeamento do Processo de Trabalho Indica a sequência de atividades do processo Permite questionar a eficiência, usando perguntas críticas: – A complexidade existente é necessária? – A burocracia existente é exigência legal? – Uma atividade é feita mais de uma vez? (retrabalho) – É possível simplificar? e – Há desperdício de energia em atividades secundárias?

3 CASOS PRÁTICOS

4 PROBLEMA Excesso de Trabalho nas Execuções Fiscais PetiçãoConclusãoDespacho Como Resolver?

5 SOLUÇÃO Mapear o Processo de Trabalho Selecionar um Micro Processo – Executado - Empresa, já encerrada; – Citação Ocorre – Oficial não encontra bens; – Bacenjud e Renajud não encontram bens; e – Fazenda Pede Redirecionamento em face dos administradores. Selecionar um processo de trabalho que demande muita energia

6 SOLUÇÃO Mapear o Processo de Trabalho Usar a ferramenta de Fluxograma Facilitará: – A Visualização Gráfica da rotina existente; – O Brainstorming; – A identificação das interfaces críticas; – Visualizar o encadeamento das atividades; e – Visualizar os autores do processo de trabalho.

7 INICIAL DESPACHO - CITAÇÃO CITAÇÃO Penhora Infrutífera CITAÇÃO Penhora Infrutífera DESPACHO Vista 15 dias DESPACHO Vista 15 dias PEDIDO PRAZO PEDIDO PRAZO DESPACHO Defere Prazo DESPACHO Defere Prazo PEDIDO RENAJUD PEDIDO RENAJUD DESPACHO Renajud DESPACHO Renajud RENAJUD NEGATIVO RENAJUD NEGATIVO VISTA 15 dias VISTA 15 dias PEDIDO PRAZO PEDIDO PRAZO DESPACHO Defere Prazo DESPACHO Defere Prazo PEDIDO BACENJUD PEDIDO BACENJUD DESPACHO Bacenjudd DESPACHO Bacenjudd BACENJUD NEGATIVO BACENJUD NEGATIVO VISTA 15 dias VISTA 15 dias PEDIDO PRAZO PEDIDO PRAZO DESPACHO Defere Prazo DESPACHO Defere Prazo PEDIDO Redirecionamento PEDIDO Redirecionamento Fluxograma – Inicial até o pedido de redirecionamento PEDIDO Mandado Verif. PEDIDO Mandado Verif. DESPACHO DEFERINDO DESPACHO DEFERINDO MANDADO Consta encerramento MANDADO Consta encerramento VISTA 15 dias VISTA 15 dias PEDIDO PRAZO PEDIDO PRAZO DESPACHO Defere Prazo DESPACHO Defere Prazo

8 Brainstorming Setor de Execução Fiscal Fazenda Nacional vista como inimiga; Não havia uma visão preventiva de demanda; Processo de trabalho facilitava o relatório estar em dia (movimentações simples e diversas cargas para vista); e Havia um sentimento de que execução fiscal não gerava resultado.

9 Reunião com a Fazenda Precisavam de prazos mais longos para diligências; e Necessitavam da diligência do Oficial Justiça de Verificação de funcionamento da empresa.

10 INICIAL DESPACHO: - Citar - Verificar Encerramento DESPACHO: - Citar - Verificar Encerramento CITAÇÃO Penhora Infrutífera Empresa encerrada CITAÇÃO Penhora Infrutífera Empresa encerrada DESPACHO Vista 15 dias DESPACHO Vista 15 dias DESPACHO: -Bacenjud - Renajud - Vista dias + DOI DESPACHO: -Bacenjud - Renajud - Vista dias + DOI PEDIDO Redirecionamento PEDIDO Redirecionamento Fluxograma – Inicial até o pedido de redirecionamento Resultado das alterações Importante!! A Analise nunca deve acabar DESPACHO: -Bacenjud - Vista dias + DOI + Detranet DESPACHO: -Bacenjud - Vista dias + DOI + Detranet Renajud: Consumia Muito Tempo Não Encontrava Veículos; OU Veículos com Alienação Fiduciária Fazenda Acessa o Detranet: Verifica Veículo Nome e endereço do Credor Fiduciário Resultado Final: Excluímos: atividades sem valor agregado; tempo de espera; atividades repetidas. Mais tempo para processos que trazem resultado Buscar soluções em outras unidades

11 Mudança de Cultura Fazenda Nacional não pode ser vista como inimiga; Precisavamos ter visão preventiva, antecipando-se aos fatos; Explicação sobre a finalidade dos relatórios da Corregedoria; e Explicamos uma outra forma pela qual as execuções fiscais geram resultados.

12 Mapear não é só Desenhar Fluxograma; ou Fazer brainstorming Mapear também é observar atentamente a dinâmica do trabalho

13 Mapeamento Por Observação Fase Inicial Contestação Fase Pericial Apelação Sentença

14 CONCLUSÃO Mapeamento é uma excelente ferramenta para ganhar eficiência Eficiência duradoura que gera mais eficiência ++ Eficiência++ Resultado Servidores ++ Satisfeitos

15 CONCLUSÃO Mapear não é desenhar fluxogramas; Mapeamentos não devem ser tornar mais uma atividade burocrática; Importante é criticar constantemente nossos processos de trabalho em busca da eficiência; e Cuidar para as alterações ocasionarem o mínimo stress possível

16 Obrigado! Rodrigo Costa Medeiros Diretor de Secretaria – 1ª Vara Federal e JEF Criminal Adjunto de Jaraguá do Sul/SC


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