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Professor Ricardo Sampaio VISITA TÉCNICA FIOCRUZ MELHORES PRÁTICAS NO PLANEJAMENTO PARA O SUCESSO DAS CONTRATAÇÕES DE COMPRAS E SERVIÇOS.

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1 Professor Ricardo Sampaio VISITA TÉCNICA FIOCRUZ MELHORES PRÁTICAS NO PLANEJAMENTO PARA O SUCESSO DAS CONTRATAÇÕES DE COMPRAS E SERVIÇOS

2 COMPREENDENDO O CICLO DA CONTRATAÇÃO PÚBLICA

3

4 Contrato Licitação Planejamento RELAÇÃO ENTRE PLANEJAMENTO SUCESSO DO CONTRATO

5 IN Nº 02/08 Art. 2º As contratações de que trata esta Instrução Normativa deverão ser precedidas de planejamento, em harmonia com o planejamento estratégico da instituição, que estabeleça os produtos ou resultados a serem obtidos, quantidades e prazos para entrega das parcelas, quando couber.

6 FASE DO PLANEJAMENTO

7 P REMISSAS PARA UM BOM PLANEJAMENTO Mudança cultural de todos os envolvidos; Visão mais estratégica e abrangente das contratações; Comunicação entre as áreas/agentes envolvidos; Meios e recursos materiais e humanos adequados; Conhecimento das soluções disponíveis no mercado.

8 REQUISITOS Organização lógica das regras do edital e dos seus anexos Conhecimento da legislação

9 Fase da Licitação

10 Fase do Contrato

11 PLANEJAMENTO REALIZAÇÃO DE ESTUDOS E LEVANTAMENTOS TÉCNICOS Área requisitante X Área técnica X Autoridade competente

12 LEI Nº /02 Art. 3º A fase preparatória do pregão observará o seguinte: I - a autoridade competente justificará a necessidade de contratação e definirá o objeto do certame, as exigências de habilitação, os critérios de aceitação das propostas, as sanções por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para fornecimento;

13 O planejamento deve iniciar pelo conhecimento da necessidade/da demanda/do problema a ser atendido. É condição para que seja possível escolher a solução adequada e definir as exigências e condições técnicas do objeto.

14 TCU - Acórdão nº 719/2012 – P Voto 8. Consta do Relatório uma séria de graves falhas no planejamento das aquisições de 28 lanchas patrulhas (item 2.1). O (...) adquiriu lanchas patrulhas para ser utilizadas em uma atividade na qual não tem competência legal para atuar, deixou de negociar previamente as parcerias necessárias para garantir a operacionalização das embarcações, não considerou alternativas menos custosas para realizar a fiscalização da pesca ilegal e superestimou os quantitativos a ser adquiridos.

15 9. Apesar de enormes dificuldades de dar alguma destinação às lanchas adquiridas, o (...) continuou emitindo ordens de fabricação de novas unidades. Como consequência, pelo menos 23 das 28 lanchas adquiridas estavam fora de operação, à época da fiscalização, e em risco de entrar em processo de sucateamento, podendo acarretar significativo prejuízo aos cofres públicos, na medida em que cada uma das embarcações foi adquirida por mais de R$ 1 milhão.

16 Identificação e justificativa da escolha da solução para atender à necessidade NECESSIDADESOLUÇÃO

17 Para escolher a melhor solução, é necessário: Conhecer a necessidade/a demanda/o problema a ser atendido; Conhecer a realidade atual e as soluções técnicas disponíveis no mercado; Utilizar descrições e definições usualmente adotadas e padronizadas no mercado respectivo; Pautar todas as exigências em justificativas técnicas; Qualidade X Economicidade; Ter cuidado com a repetição (sem reflexão) das soluções adotadas nas licitações passadas.

18 Solução 1 Solução 2 Solução 3 Solução 4 NECESSIDADE

19 Transporte de pessoas NECESSIDADE Transporte de pessoas Compra de veículos Serviços de táxi SOLUÇÕES Locação de veículos com motoristas

20 TCU - Acórdão nº 4.742/2009 – 2ª C determinar à (...) que: (...) instrua os processos de contratação com estudos detalhados para fundamentar a escolha por locação em detrimento de aquisição de veículos, considerando fatores tais como: garantias e custos minimizados no primeiro ano de aquisição de um veículo; vida útil do bem; despesas indiretas; tempo da utilização do veículo; possibilidades ou impedimentos de eventual financiamento dos bens; custo de oportunidade na aquisição do veículo; e demais fatores que possam fundamentar a decisão do gestor; TCU - Acórdão nº 683/2013 – 2ª C

21 TCU - Acórdão nº 4.203/2011 – 2ª C 9.2. determinar ao (...) que, doravante, instrua seus processos de contratação com os estudos prévios de adequação, economicidade e de custo/benefício, (...), além da adoção das seguintes providências: (...) instrua os processos administrativos de pedido para abertura de licitações de serviços de limpeza, conservação e vigilância com o adequado planejamento das necessidades do órgão, em grau razoável de detalhamento, que possibilite o posterior controle dos resultados alcançados da terceirização em termos de sua eficácia, eficiência e economicidade;

22 Definição do objeto e do encargo Identificação da necessidade Estudo das opções disponíveis no mercado Definição do objeto e demais condições de execução do contrato NECESSI- DADE SOLUÇÃOENCARGO

23 Necessidade = o que preciso. Solução = quais as soluções de mercado capazes de me atender e qual a escolhida. Encargo = qual o objeto e quais as condições de execução do contrato capazes de atender à minha necessidade.

24 Lei nº 8.666/93 Art. 3º (...) § 1º É vedado aos agentes públicos: I - admitir, prever, incluir ou tolerar, nos atos de convocação, cláusulas ou condições que comprometam, restrinjam ou frustrem o seu caráter competitivo, inclusive nos casos de sociedades cooperativas, e estabeleçam preferências ou distinções em razão da naturalidade, da sede ou domicílio dos licitantes ou de qualquer outra circunstância impertinente ou irrelevante para o específico objeto do contrato, ressalvado o disposto nos §§ 5 o a 12 deste artigo e no art. 3 o da Lei n o 8.248, de 23 de outubro de 1991;

25 REALIZAÇÃO DE PESQUISAS DE PREÇOS E ELABORAÇÃO DE ORÇAMENTOS E PLANILHAS Qual o preço praticado no mercado para o objeto que eu pretendo contratar? Necessidade Solução Encargo $$

26 Pesquisa de preços no mercado Deve ser fundamentada em pelo menos três informações de diversas fontes propriamente avaliadas, de forma a possibilitar a estimativa mais real possível; Deve ser atual e tomar em consideração condições similares para o negócio pretendido pela Administração promotora da licitação; Devem ser expurgados do processo de definição do preço estimado os valores que, manifestamente, não representem a realidade do mercado;

27 Nem sempre a melhor forma de se definir o preço estimado se dá com base na média aritmética dos valores pesquisados; Em se tratando da contratação de serviços, em especial serviços contínuos que envolvem dedicação exclusiva de mão de obra, a definição do preço estimado deve se dar com base em planilha de custos e formação de preços elaborada pelo órgão promotor gerenciador.

28 Meios para levantamento dos preços de mercado: Orçamentos solicitados no mercado; Contratos de outros órgãos e outras entidades – Sites oficiais; Valores oficiais e tarifas públicas; Revistas e outras publicações técnicas; Atas de registros de preços Preenchimento/elaboração da planilha pela Administração.

29 Meios para levantamento dos preços de mercado: Orçamentos solicitados no mercado; Contratos de outros órgãos e outras entidades – Sites oficiais; Valores oficiais e tarifas públicas; Revistas e outras publicações técnicas; Atas de registros de preços Preenchimento/elaboração da planilha pela Administração.

30 TCU - Acórdão nº 2.908/2013 – 2ª C 1.5. Determinações: determinar ao (...) que: aprimore a metodologia de pesquisa de preços de mercado, atentando, entre outros aspectos, para a necessidade de definir precisamente as características e os quantitativos do objeto a ser licitado, de modo a obter preços estimados próximos à realidade de mercado,

31 TCU - Acórdão nº 446/2011 – P 9.1. determinar ao (...) que: (...) realize prévia pesquisa de preços em todos os processos de contratação realizados pelo Ministério, com estimativas de preços suficientemente fundamentadas e detalhadas com base em planejamento eficiente realizado pela área técnica, (...)

32 TCU - Acórdão nº 403/2013 – 1ª C 1. A pesquisa de preços que antecede a elaboração do orçamento de licitação demanda avaliação crítica dos valores obtidos, a fim de que sejam descartados aqueles que apresentem grande variação em relação aos demais e, por isso, comprometam a estimativa do preço de referência.

33 TCU - Acórdão nº 265/2010 – P 9.1. determinar à (...) que: (...) realize uma detalhada estimativa de preços com base em pesquisa fundamentada em informações de diversas fontes propriamente avaliadas, como, por exemplo, cotações específicas com fornecedores, contratos anteriores do próprio órgão, contratos de outros órgãos e, em especial, os valores registrados no Sistema de Preços Praticados do SIASG e nas atas de registro de preços da Administração Pública Federal, de forma a possibilitar a estimativa mais real possível, (...);

34 TCU – Acórdão nº 1.091/2007 – P 9.1 Determinar à (...) que: (...) faça constar, do processo administrativo inerente à licitação, documentação relativa à comprovação da adequação dos preços estimados pela Administração, inclusive quanto a memórias de cálculo e fontes de consulta pesquisadas, em respeito ao art. 4º, parágrafo único, c/c art. 43, inciso IV, da Lei nº 8.666/1993;

35 TCU - Acórdão nº 2.170/ P 1. A aferição de preços nas aquisições e contratações (...), deve se basear em valores aceitáveis, que se encontrem dentro da faixa usualmente praticada pelo mercado em determinada época, obtida por meio de pesquisa a partir de fontes diversas, como orçamentos de fornecedores, valores adjudicados em licitações de órgãos públicos - inclusos aqueles constantes no Comprasnet -, valores registrados em atas de Sistema de Registro de Preços, entre outras, a exemplo de compras/contratações realizadas por corporações privadas em condições idênticas ou semelhantes àquelas da Administração Pública.

36 TCU - Acórdão nº 2.170/ P 2. Preço aceitável, a ser considerado na faixa de preços referida no item precedente, é aquele que não representa claro viés em relação ao contexto do mercado, ou seja, abaixo do limite inferior ou acima do maior valor constante da faixa identificada para o produto ou serviço.

37 TCU - Acórdão nº 2.170/ P 3. A utilização de fontes que não sejam capazes de representar o mercado de tecnologia da informação para produtos com certa complexidade ou serviços fornecidos para o setor público - como sites na Internet, inclusive internacionais - pode servir apenas como mero indicativo de preço, sem que sirvam os valores encontrados, por si sós, para caracterização de sobrepreço ou superfaturamento.

38 TCU - Acórdão nº 3.395/2013 – 2ª C 1.6. Determinar à (...) que: (...) valendo-se de consultas de preços diretamente junto a potenciais fornecedores somente quando não for possível utilizar-se dos citados expedientes; ao estimar o custo de contratação, adote como base, preferencialmente, os preços praticados em contratações similares, bem como aqueles parametrizados em indicadores setoriais, tabelas de fabricantes, valores oficiais de referência, tarifas públicas ou outros equivalentes, se for o caso, nos termos do art. 15, inciso XII, b, da IN SLTI 2/2008, valendo-se de consultas de preços diretamente junto a potenciais fornecedores somente quando não for possível utilizar-se dos citados expedientes;

39 PLANILHA DE CUSTOS E FORMAÇÃO DE PREÇOS

40 Lei nº 8.666/93 Art. 7º (...) § 2º As obras e os serviços somente poderão ser licitados quando: (...) II - existir orçamento detalhado em planilhas que expressem a composição de todos os seus custos unitários;

41 IN nº 02/08 – Anexo I VII - PLANILHA DE CUSTOS E FORMAÇÃO DE PREÇOS é o documento a ser utilizado para detalhar os componentes de custo que incidem na formação do preço dos serviços, conforme modelo constante do Anexo I, podendo ser adequado pela administração em função das peculiaridades dos serviços a que se destina, no caso de serviços continuados;

42 Finalidade da planilha de custos e formação de preços Retratar a efetiva composição dos custos e do preço do serviço pretendido. Auxiliar na definição dos critérios de aceitabilidade das propostas que serão empregados no julgamento da licitação. Avaliar a previsão orçamentária. Subsidiar a análise da Administração sobre a exequibilidade do preço cotado pelo licitante. Subsidiar o acompanhamento e a fiscalização do cumprimento dos encargos contratuais – Prevenção das responsabilidades trabalhista e previdenciária. Guia para repactuação de preços.

43 Contratos que ENVOLVEM alocação exclusiva de mão de obra X Contratos que NÃO ENVOLVEM alocação exclusiva de mão de obra

44 Contratos que ENVOLVEM dedicação exclusiva de mão de obra Custo da mão de obra Custo dos demais insumos $ Art. 15, XII, a, da IN nº 02/08

45 TCU - Acórdão nº 658/2011 – 1ª C 1.5. Recomendar à (...) que adote em suas licitações para a contratação de serviços, continuados ou não, a utilização de planilhas de composição detalhada de todos os custos diretos e indiretos envolvidos na prestação dos serviços, nos moldes do modelo previsto na Instrução Normativa nº 2 da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do MPOG, com vistas a dispor de parâmetros mais confiáveis para futuras negociações de preço visando à recomposição do equilíbrio econômico-financeiro do contrato.

46 TCU - Acórdão nº 50/2012 – 1ª C 1.7. Recomendar: à (...), com fundamento no art. 250, inicio III, do Regimento Interno/TCU, que observe e aplique, na elaboração de editais para contratação de serviços continuados, os preceitos e modelos de planilhas de custos e formação de preços previstos na IN/MPOG nº 2/2008, alterada pelas IN/MPOG nºs 3, 4 e 5/2009, bem como pela Portaria MPOG nº 7/2011;

47 TCU - Acórdão nº 2.444/ P Relatório Análise: Pelo que se depreende das afirmações do CITEx, as estimativas de preços foram anexadas ao processo licitatório, conforme cópias de fls Todavia, essa documentação não corresponde ao orçamento detalhado em planilhas a que alude o art. 7º, § 2º, inciso II, da Lei 8.666/1993. Trata-se de estimativas fornecidas por várias empresas, cada qual com seu valor. Na realidade, deveria a Administração compilar tais dados e confeccionar seu próprio orçamento, o que não restou comprovado no caso em apreço. (...)

48 Contratos que NÃO ENVOLVEM dedicação exclusiva de mão de obra Inviabilidade de definir, de forma precisa e detalhada, a composição de custos de cada parcela $ Art. 15, XII, b, da IN nº 02/08

49 CONTRATOS QUE ENVOLVEM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA DE MÃO DE OBRA Aspectos fundamentais e polêmicos sobre a elaboração da planilha de custos

50 Necessidade de conhecer o ACT, a CCT ou o DISSÍDIO COLETIVO da categoria profissional Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) Art Convenção Coletiva de Trabalho é o acordo de caráter normativo, pelo qual dois ou mais Sindicatos representativos de categorias econômicas e profissionais estipulam condições de trabalho aplicáveis, no âmbito das respectivas representações, às relações individuais de trabalho.

51 TCU - Acórdão nº 369/2012 – 1ª C 1.7. Recomendar à (...) que: abstenha-se de indicar, em suas licitações, o acordo ou convenção coletiva de trabalho que deverá ser respeitado, não deixando de exigir, de todo modo, que as convenções coletivas sejam cumpridas pelos licitantes e/ou contratantes, conforme jurisprudência desta Corte de Contas e do Tribunal Superior do Trabalho;

52 TCU - Acórdão nº 369/2012 – 1ª C... abstenha-se de indicar, em suas licitações, o acordo ou convenção coletiva de trabalho que deverá ser respeitado, não deixando de exigir, de todo modo, que as convenções coletivas sejam cumpridas... TCU - Acórdão nº 340/2011 – P... impropriedade caracterizada pela elaboração de planilha de custos de mão-de-obra em desconformidade com as normas trabalhistas e previdenciárias,... Art. 19, IX, da IN nº 02/08

53 Preço Custo Preço

54 Atenção Para a elaboração da planilha: Conhecimento da realidade atual de mercado; Conhecimento do documento laboral que rege a categoria; Conhecimento da lógica de formação da planilha de custos – Organização dos custos de acordo com a IN SLTI nº 02/08; Cuidados com as ingerências indevidas, conforme veremos adiante!

55 PLANILHAS QUE DEVEM INSTRUIR O PROCESSO DE CONTRATAÇÃO

56 PlanilhaFundamentoFinalidade Planilha 1 – Elaborada pela Administração na fase de planejamento da licitação. Art. 15, XII, a, da IN nº 02/08 Preço estimado. Definição de critérios de aceitabilidade da proposta. Previsão orçamentária. Planilha 2 – Modelo anexo ao edital, elaborado pela Administração para ser preenchido pelos licitantes. Art. 19, III, da IN nº 02/08 Modelo para preenchimento pelos licitantes na licitação. Planilha 3 – Preenchida pelo licitante vencedor e que retrata a formação da sua proposta, com quantitativos e custos unitários. Art. 21, II, da IN nº 02/08 Demonstração de custos e formação dos preços dos licitantes. Instrumento para análise da exequibilidade do preço. Auxiliar nos processos de repactuação e alterações contratuais.

57 Atenção A Administração precisará contar com agentes qualificados na elaboração de orçamentos e levantamentos de preços estimados (= ORÇAMENTISTA), para o adequado cumprimento do art. 15, inc. XII, da IN nº 02/08. Finalidade da Planilha 1.

58 PLANILHA PREENCHIDA COMO ANEXO DO EDITAL Modalidades da Lei nº 8.666/93 Modalidade Pregão – Lei nº /02 Entendimento do TCU

59 Elaboração do termo de referência O termo de referência é o documento que formaliza levantamentos, providências e decisões da fase de planejamento, com enfoque direcionado para a elaboração de orçamento de preço detalhado para a futura contratação a partir da definição precisa da solução e demais obrigações que incidirão na execução do ajuste. Art. 9º, § 2º, do Decreto nº 5.450/05

60 TCU - Acórdão nº 1.233/2012 – P quando realizarem adesão à ata de registro de preços atentem que: o planejamento da contratação é obrigatório, sendo que se o objeto for solução de TI, caso seja integrante do Sisp, deve executar o processo de planejamento previsto na IN - SLTI/MP 4/2010 (IN - SLTI/MP 4/2010, art. 18, inciso III) ou, caso não o seja, realizar os devidos estudos técnicos preliminares (Lei 8.666/1993, art. 6º, inciso IX);

61 Regras de execução do contrato Seleção do contratado Edital Elaboração do edital

62 CAUTELAS E MODELOS DE FISCALIZAÇÃO

63 CONTRATOS COM OU SEM ALOCAÇÃO EXCLUSIVA DE MÃO DE OBRA Objetivos gerais da fiscalização: Verificar disponibilização/prestação do serviço, o padrão de qualidade e o cumprimento dos prazos; Minimizar riscos de responsabilizações trabalhista e previdenciária

64 Lei nº 8.666/93 Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição. § 1º O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados. § 2º As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.

65 TCU - Acórdão nº 1.094/2013 – P 9.1. com fulcro no art. 250, III, (...), recomendar ao (...) que: (...) oriente os fiscais de contrato a documentar todos os eventos em processo específico de fiscalização, incluindo toda a documentação fornecida pela empresa e pelo HC (com as peças indicadas no item ), de modo a registrar o histórico do contrato e viabilizar o rastreamento de eventos, responder a questionamentos feitos em auditorias, aplicar penalidades, bem como servir de base para processos de contratações futuras;

66 NOMEAÇÃO DO FISCAL Lei nº 8.666/93 Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.

67 TCU – Acórdão nº 690/2005 – Plenário 9.2. determinar à (...) que: (...) mantenha representante, pertencente a seus quadros próprios de pessoal, especialmente designado para acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos que celebrar, permitida a contratação de agentes terceirizados apenas para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição, a teor do art. 67 da Lei 8.666/93; Contratação de terceiros para fiscalização

68 TCU - Acórdão nº 100/ P dar ciência à (...) quanto às seguinte falhas: à necessidade da substituição de fiscais e auxiliares de fiscalização dos contratos que estejam na situação de terceirizados ou outra análoga, não efetiva, por servidores do quadro de pessoal de (...) e que não tenham participação direta ou indireta com a licitação que originou o contrato a ser fiscalizado, de forma a atender ao princípio de controle de segregação de funções e permitindo o aprimoramento do controle interno;

69 Comissão para a fiscalização IN Nº 04/10 Art. 24. A fase de Seleção do Fornecedor se encerrará com a assinatura do contrato e com a nomeação do: I - Gestor do Contrato; II - Fiscal Técnico do Contrato; III - Fiscal Requisitante do Contrato; e IV - Fiscal Administrativo do Contrato.

70 TCU - Acórdão nº 1.094/ P 9.1. com fulcro no art. 250, III, do Regimento Interno do TCU, recomendar ao (...) que: designe fiscais considerando a formação acadêmica ou técnica do servidor/funcionário, a segregação entre as funções de gestão e de fiscalização do contrato, bem como o comprometimento concomitante com outros serviços ou contratos, de forma a evitar que o fiscal responsável fique sobrecarregado devido a muitos contratos sob sua responsabilidade;

71 TCU - Acórdão nº 38/ P 9.4 recomendar ao (...): (...) que evite designar a um único servidor a função de fiscalizar mais de um contrato, evitando- se sobrecarga de trabalho e ineficiência na execução da tarefa;

72 TCU - Acórdão nº 1.450/ P Sumário 1. É dever do gestor público responsável pela condução e fiscalização de contrato administrativo a adoção de providências tempestivas a fim de suspender pagamentos ao primeiro sinal de incompatibilidade entre os produtos e serviços entregues pelo contratado e o objeto do contrato, cabendo-lhe ainda propor a formalização de alterações qualitativas quando de interesse da Administração, ou a rescisão da avença, nos termos estabelecidos na Lei nº 8.666/1993.

73 2. A falta de qualquer das providências acima configura conduta extremamente reprovável, que enseja a irregularidade das contas, a condenação dos gestores ao ressarcimento do dano ao erário e a aplicação das sanções previstas na Lei nº 8.443/1992.

74 Excludentes da Responsabilidade TCU - Acórdão nº 839/2011 – P Sumário 1. Demonstrado nos autos que a responsável pela fiscalização do contrato tinha condições precárias para realizar seu trabalho, elide-se sua responsabilidade. 2. Comprovado que os responsáveis pela execução técnica do contrato objeto dos autos negligenciaram quanto à adoção de providências para sanar irregularidades apresentadas no curso da execução desse contrato, mantém-se, na íntegra, suas responsabilidades.

75 TCU - Informativo de Jurisprudência nº 6 Responsabilidade solidária daquele que designa o fiscal do contrato e não lhe dá os meios necessários para o exercício das suas atribuições Acórdão nº 319/2010-Plenário, TC /2001-9, Rel. Min. Walton Alencar Rodrigues,

76 Obrigado,


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