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Unifai – Biblioteconomia Maria Cecília Rizzi Lima Agosto – 2013 Módulos – 03 e 04.

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1 Unifai – Biblioteconomia Maria Cecília Rizzi Lima Agosto – 2013 Módulos – 03 e 04

2 Biblioteca Documentos impressos Audiovisual Cartográfico Arquivos Documentos textuais Audiovisual Cartográfico

3 Biblioteca Os documentos são produzidos e conservados com objetivos culturais Arquivo Os documentos são produzidos e conservados com objetivos funcionais

4 Biblioteca Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra, doação ou permuta. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si. Arquivo Os documentos não são objeto de coleção; proveem das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo. Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos.

5 Biblioteca Aplica-se a unidades isoladas. O julgamento não tem caráter irrevogável. O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total. Arquivo Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como unidades isoladas. Os julgamentos são finais e irrevogáveis. A documentação não raro existe em via única.

6 Biblioteca Utiliza métodos predeterminados. Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar. Arquivo Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades. Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos orgãos.

7 Biblioteca Aplica-se a unidades discriminadas As séries (anuários, periódicos, etc.) são unidades isoladas para catalogação. Arquivo Aplica-se a conjuntos de documentos. As séries (orgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para fins de descrição.

8 Pode-se concluir que a Biblioteconomia trata de documentos individuais e a Arquivística, de conjunto de documentos.

9 A organização de arquivos, pressupõe o desenvolvimento dos trabalhos em várias fases: Levantamento de dados ou diagnóstico; Análise dos dados coletados ou Relatório do Diagnóstico; Planejamento ou Estudos para composição do Plano de Arquivo; Implantação Acompanhamento e verificação.

10 Deve ter início pelo estudo e entendimento da própria organização, com a verificação e análise do estatuto, regimento, normas, organograma e demais documentos constitutivos; Analisa-se: Gênero dos documentos (escritos, textuais, cartográficos, iconográficos, informáticos, etc.); Espécies documentais (cartas, faturas,relatórios, projetos, etc.); Modelos e formulários em uso;

11 Volume e estado de conservação do acervo; Arranjo e classificação dos documentos (método de arquivamento usado); Registros e protocolos (saída e entrada de documentos em fichas, livros, automático, etc.); Reprodução de documentos e processo de conservação; Procedimentos, normas, códigos de classificação, etc.; Estatísticas de uso.

12 Essas informações devem ser acrescidas de dados referentes: Recursos humanos lotados no arquivo (número de pessoas, salários, escolaridade, etc.); Equipamentos de armazenamento e de informática (quantidade, modelos, conservação, etc.); Localização física (área ocupada, iluminação, instalações, acesso, etc.); Comunicação (telefones, fax, etc.).

13 Diagnóstico, tem por objetivo analisar a real situação do arquivo e seus serviços e formular ou propor alterações e/ou complementação de medidas mais adequadas para o bom funcionamento do arquivo.

14 Trata-se da formulação de um Plano Arquivistico que contemple tanto as exigências explicitadas nos dispositivos legais obrigatórios às instituições, como o atendimento às necessidades administrativas e funcionais, considerando o arquivo em todas as suas idades (corrente, intermediário e inativo).

15 Para a elaboração do Plano, devem ser considerados: Posição do arquivo na estrutura da Instituição: recomenda-se que esteja subordinado a um departamento ou orgão elevado dentro da hierarquia institucional. Caso a instituição tenha no seu organograma um Setor de Documentação, esse é o orgão mais adequado, haja visto, que é uma tendência na moderna administração, reunir os orgãos que tenham como matéria-prima, a informação.

16 Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo: é importante esclarecer de imediato que a descentralização se aplica apenas à fase Corrente dos arquivos. As fases, intermediária e inativo/permanente, devem ser centralizadas. Esses podem estar armazenados separadamente em salas ou depósitos diferentes dentro da instituição.

17 Escolha de métodos de arquivamento: Dificilmente se emprega um único método de arquivamento, pois os documentos possuem funções dentro da instituição e para sua recuperação, ela é considerada, bem como, os seus atributos (assunto, tipologia, data, local, números e registros diversos). A análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação dos pedidos de documentos (como e de que forma), é possível definir o método principal e seus auxiliares.

18 Recursos Humanos: O arquivamento de documentos parece ser um trabalho simples, cuja simplicidade desaparece, diante do volume e da diversidade de assuntos e espécies. Para que o arquivo corresponda ao seu valor, como fonte e base de informações, memória viva da instituição, é imprescindível que conte com pessoal especializado ou devidamente treinado nas técnicas de arquivo, para o desempenho das atividades.

19 Araújo, Ignez B.C. Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois dez anos de prática podem significar dez anos de arquivamento errado e inútil. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais para a administração e para o conhecimento, passou a ser uma preocupação para o governo. Em 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do Curso Superior de Arquivos e o currículo do Curso de Arquivística como habilitação profissional no ensino de 2º Grau.

20 Em 1974, foi instituído o Curso Superior de Arquivologia. Em 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546, regulamentada pelo Decreto nº , que dispõe sobre a as profissões de arquivista e técnico de arquivo.

21 Instalações e Equipamentos: A escolha dos equipamentos, assim como o local, em condições adequadas (limpeza, iluminação, temperatura) e área, para armazenar o acervo, merecem atenção. Equipamento é o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis para o arquivamento. Materiais de consumo: São fichas, guias, pastas, tiras de inserção, etc.

22 Material permanente: é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes. É preciso considerar: a economia de espaço; arrumação racional; capacidade de expansão; segurança; estética, resistência.


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