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Antes de iniciar um projeto, você precisa definir sua meta, e analisar quando e como você a atingirá, determinando quais tarefas precisa para atingir essa.

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1 Antes de iniciar um projeto, você precisa definir sua meta, e analisar quando e como você a atingirá, determinando quais tarefas precisa para atingir essa meta. Depois de definir a meta do seu projeto e determinar cada tarefa, é necessário identificar as pessoas que executarão essas tarefas, qual a duração de cada uma e o custo de cada etapa. Com o projeto em andamento, é aconselhável verificar sempre o seu desenvolvimento, coordenando, comparando, avaliando o seu progresso. Existem diversas técnicas e ferramentas sofisticadas que podem ser aplicadas ao gerenciamento de programas. Para entendê-las, é necessário ter o conhecimento dos conceitos básicos de Projetos. MS Project

2 Gerenciamento de Projetos com MS Project Francisco Cledson Junho/2009

3 Sumário 1 - Introdução 2 - Conceito e Ambiente 3 - O Gerenciamento de Projetos 4 - As Fases do Projeto 5 - A Estrutura Organizacional 6 - Roteiro de Trabalho

4 Gerenciamento de Projetos 1 - Introdução

5 Introdução As organizações atuais estão sendo criadas com Gerências de Projeto. Projeto é um empreendimento com enorme potencial de fracasso porque envolve muitas variáveis e fatores imponderáveis.

6 Introdução Gerentes de projeto eficientes são cada vez mais valorizados e procura-dos no mercado de trabalho. A gerência de projetos é uma área nova e, por isso, com pouca litera-tura e poucos padrões aceitos.

7 Introdução Dependendo da área de aplicação a complexidade do gerenciamento fica maior ou menor, porque: É grande o grau de incerteza das estimativas. Em alguns tipos de projetos não existem unidades de medidas plenamente aceitas. É difícil modelar (e impossível manter estático) o mundo real.

8 Introdução Por causa disso, muita gente diz que é impossível gerenciar adequadamente um projeto. Um projeto bem planejado e bem gerenciado tem todas as possibilidades de sucesso.

9 Introdução Inverdades sobre Gestão de Projetos Planejar é antecipar situações que nunca acontecerão. Sistemas de informação custam o triplo do orçado e demoram o dobro do tempo planejado. Quando um projeto falha: os culpados são transferidos os inocentes são punidos os não envolvidos são promovidos.

10 Gerenciamento de Projetos 2 - Conceito e Ambiente

11 Conceito e Ambiente Toda Organização existe para realizar trabalhos. Eles podem ser de duas naturezas: Atividade/Processo repetitivos e contínuos Projeto únicos e temporários Ù Desenvolver um sistema é projeto Ù Manter um sistema é atividade

12 Conceito e Ambiente Projeto é todo empreendimento: não repetitivo, tem início, meio e fim determinados, com seqüência definida de eventos, com objetivos claros a atingir, dentro de parâmetros limites.

13 Conceito e Ambiente Não repetitivo significa que : cada projeto é diferente de outro. suas características são únicas. mesmo que produza produtos conhe- cidos, o projeto é único. passo a passo deve ser conduzido de forma progressiva, isto é, passo a passo.

14 Conceito e Ambiente Início, meio e fim determinados significa que: a data de início do projeto é conhecida. a data de fim do projeto é previamente determinada. o fim do projeto ocorre mesmo que o objetivo total não seja alcançado. a duração pode ser de uma semana ou de vários anos, mas nunca infinito.

15 Conceito e Ambiente seqüência definida de eventos significa: todas as atividades necessárias para exe-cução do projeto são conhecidas. as atividades são ordenadas. as atividades são interdependentes.

16 Conceito e Ambiente com objetivos claros significa que: todos os envolvidos conhecem perfeita-mente que produto ou serviço será entre-gue no final do projeto. todas as características do produto ou serviço foram definidos. é possível avaliar se o projeto foi bem sucedido ou não.

17 Conceito e Ambiente com parâmetros limites significa que: há regras claras a seguir há um orçamento a ser obedecido o número de pessoas é definido os recursos não são abundantes existe um ambiente externo que restringe a liberdade de ação

18 Conceito e Ambiente Atingir ou exceder os resultados em projetos, significa: alcançar o melhor balanceamento entre escopo (objetivo), custo, tempo e qualidade do produto (bem ou serviço). atender as necessidades e as expectativas dos clientes e usuários.

19 Gerenciamento de Projetos 3 - O Gerenciamento de Projetos

20 O Gerenciamento doProjeto O Gerenciamento do Projeto Porque é necessário gerenciar projetos? os projetos tendem a falhar. envolvem muitas variáveis. exigem amplos conhecimentos. impactam o meio ambiente. exigem reprogramações e ajuste.

21 O Gerenciamento doProjeto O Gerenciamento do Projeto Porque um projeto falha? objetivos mal formulados. excesso de tarefas e pouco prazo. estimativas financeiras pobres. falta de conhecimento de pontos chaves do projeto. falta de coordenação entre as partes.

22 O Gerenciamento doProjeto O Gerenciamento do Projeto Porque um projeto falha? estimativas mal elaboradas e baseadas em experiência pessoal. o projeto teve vários responsáveis. objetivos mudaram com o andamento do projeto (tomar cuidado).

23 O Gerenciamento doProjeto O Gerenciamento do Projeto Benefícios do Gerenciamento diminui a possibilidade de surpresas. antecipa situações desfavoráveis. otimiza o uso dos recursos existentes. documenta o andamento das ações. facilita projetos futuros.

24 O Gerenciamento doProjeto O Gerenciamento do Projeto Benefícios do Gerenciamento Cabe ao gerente do projeto e à sua equipe, controlar as possibilidades de insucesso e criar condições para o êxito do projeto (planejamento e controle).

25 O Gerenciamento doProjeto O Gerenciamento do Projeto O projeto é bem sucedido se teve: Qualidade Qualidade igual ou superior ao exigido. Custo Custo dentro ou abaixo do previsto. Data Data de fim igual ou anterior à data marcada.

26 Gerenciamento de Projetos 4 - As Fases do Projeto

27 As Fases doProjeto As Fases do Projeto Ciclo de Vida Plano Estratégico Plano Operacional Execução e Controle Avaliação

28 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Planejamento Estratégico É normalmente dividido em duas etapas: Conhecimento do Problema Estudo detalhado e definições gerais do ambiente do projeto Alternativas de Desenvolvimento Estabelece-se a linha geral de atuação (linha de base)

29 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Conhecimento do Problema estudo detalhado do problema. determinação das condições gerais. estabelecimento de definições básicas. criação do modelo documental. formalização da visão geral do projeto. aprovação da visão geral.

30 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Estudo detalhado do problema: Como podemos fazer algo? Exemplo: Como podemos ganhar dinheiro com informática? Como podemos ganhar dinheiro com a venda de computadores?

31 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Determinação das condições gerais: Quanto estamos dispostos a gastar? Quem são os clientes e usuários? Qual o tempo adequado? Quais as imposições de qualidade?

32 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Estabelecimento de Definições Básicas: definição do Objetivo definição do Escopo definição de Restrições definição de Condicionantes

33 Planejamento Um objetivo deve ser: específico e não genérico. realista e não ambicioso ou tímido. uma meta a atingir e não uma referência. de conhecimento geral e não restrito. uma realização e não um sacrifício.

34 Exemplos Desenvolver um sistema de operações financeiras para implantar em 01/01/2004, para atender a área financeira. Construir um prédio de 18 andares, com 12 andares para escritórios, 3 para lojas e 3 para garagens, inaugurar em 16/03/2004. Organizar uma festa, tipo Queijos e vinhos, para 100 pessoas, no dia 22/09/2003.

35 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Criação do modelo documental: Montagem da forma de documentar todas as fases do projeto, de forma a registrar: acontecimentos; problemas; reajustes e adequações; e resultados obtidos.

36 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Formalização da idéia geral: Descrição da linha básica do projeto, des-tacando: o problema ou oportunidade; o produto do projeto; a forma de relacionamento entre o gerente do projeto e os patrocinadores do projeto.

37 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Aprovação da visão geral do projeto: Apresentar, discutir, ajustar e conseguir a aprovação da visão geral para que se possa dar continuidade ao desenvolvimento do projeto.

38 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Alternativas de desenvolvimento Criar alternativas de como o projeto pode ser desenvolvido. Estimar custo, tempo e qualidade para cada alternativa. Avaliar riscos, impactos e adequação de cada alternativa. Escolher e aprovar a alternativa mais adequada.

39 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Criar alternativas de desenvolvimento Brainstorming (toro de palpite) Fatores ambientais tecnologia economia governo e sociedade localização geográfica

40 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Criar alternativas de desenvolvimento Fatores organizacionais experiência da equipe relações de trabalho imagem da empresa atitude da alta gerência capacidade financeira

41 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Estimar as alternativas QualidadeQualidade - atribuir notas em função do objetivo estabelecido. CustoCusto - calcular com base em histórico de projetos anteriores. TempoTempo - calcular com base em histórico de projetos anteriores.

42 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Estimar Riscos Risco é a representação de um perigo para o bom andamento do projeto. São fatores de risco: uso de tecnologias não dominadas. equipe inexperiente ou desmotivada. concorrência desleal. mudanças na legislação.

43 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Forças Como aproveitar? Fraquezas Como minimizar? Oportunidades Como tirar vantagens? Ameaças Como identificar? Como anular?

44 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Estimar Conseqüências Conseqüências são os fatos negativos que o projeto pode gerar: demissões. impactos ambientais. repercussão na mídia. problemas com clientes. problemas com fornecedores.

45 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Estimar Adequação Adequação é a compatibilidade da solução com: a cultura da organização. a cultura do mercado. as ações de governo.

46 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Escolher alternativa mais adequada: ponderação entre os valores considerados. análise técnica com base nos estudos feitos. conseguir aprovação formal da alta direção.

47 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto Planejamento Operacional Planejamento detalhado de todas ações que serão executadas para conseguir concluir o projeto.

48 As Fases do Planejamento 1 - Crie a Estrutura de Divisão do Trabalho divida o projeto em fases. relacione as tarefas de cada fase. inclua tarefas de controle e revisão. analise a dependência entre tarefas.

49 As Fases do Planejamento 2 - Determinar Recursos relacione os recursos disponíveis. atribua Recursos às tarefas. defina modo de uso dos recursos. verifique se há carência ou sobra. teste a coerência e viabilidade da alocação feita.

50 As Fases do Planejamento São recursos para um projeto:

51 As Fases do Planejamento 3 - Determine a duração de cada tarefa defina o início e o fim de cada tarefa. redefina a dependência entre tarefas. defina a ligação entre as tarefas. verifique possibilidades de redução. determine o caminho crítico.

52 As Fases do Planejamento Para definir o tempo é preciso: conhecimento das tarefas a realizar. conhecimento dos recursos existentes. existência de medidas confiáveis. manter histórico atualizado.

53 As Fases do Planejamento 4 - Calcule os custos do Projeto defina custos unitários de cada recurso. calcule os custos de cada tarefa. revise e ajuste os custos obtidos. estabeleça o fluxo de caixa do projeto. negocie a aprovação do custo.

54 As Fases do Planejamento 5 - Elabore os relatórios finais crie os relatórios gerenciais. crie os relatórios de desempenho. crie o esquema de comunicação. construa a mala direta.

55 As Fases do Planejamento 6 - Avalie os Riscos consulte ações do Governo. estude boatos de mudanças internas. confirme a realidade financeira. invente crises e avalie seus impactos.

56 As Fases do Planejamento 7 - Avalie a conformidade do plano É possível atingir a qualidade esperada, dentro do custo e do tempo definido? Se não: faça ajustes necessários ou redefina suas metas.

57 As Fases do Planejamento 8 - Faça a Validação Final do Plano Se necessário, promova ajustes: obtenha mais recursos. aumente o prazo total. modifique o objetivo. negocie com os patrocinadores.

58 As Fases do Planejamento 9 - Obtenha aprovação do plano complete a documentação do projeto. discuta o plano com usuários/clientes. faça os ajustes solicitados. consiga aprovação formal.

59 As FasesdoProjeto As Fases do Projeto ACOMPANHAMENTO medição dos resultados. comparação com o planejado. reprogramação e ajustes. registro do realizado.

60 FasesdoProjeto Fases do Projeto AVALIAÇÃO análise dos resultados. estudo das distorções. registros dos dados finais. revisão dos padrões.

61 Com o decorrer dos anos, o Microsoft Office Project tornou-se numa das principais ferramentas de gestão de projetos para usuários que desejam fazer a diferença no seu trabalho mediante o planejamento, gestão e comunicação eficazes das informações dos projetos. O Microsoft Office Project fornece ferramentas de gestão de projetos robustas em conjunto com a combinação ideal de usabilidade, capacidade e flexibilidade, para que possa gerir os projetos diretamente a partir do seu computador. Seguem-se as principais razões para utilizar o Microsoft Project: 10 Principais Razões para Utilizar MS Project

62 1.Estimativa e agendamento realistas. 2.Planejamento e gestão orientados. 3.Criar relatórios e controlar projetos em tempo. 4.Melhor atribuição de recursos. 5.Apresentação eficiente de informações do projeto.

63 10 Principais Razões para Utilizar MS Project 6. Integração de dados fácil. 7.Usabilidade melhorada. 8.Ajuda imediata. 9.Personalização simples. 10.Vasta comunidade de usuários e fornecedores de soluções.

64 Antes de colocar todas as informações no Project, é necessário definir todas tarefas e etapas de seu projeto. Já foi o tempo de colocarmos todas as tarefas no papel e ir anexando-as em quadros enormes para serem executadas, onde acabávamos dessa maneira esquecendo de muitas tarefas e colocávamos tudo em lugar errado. Então, no fim só restava-nos a desorganização de não executá-las ou deixá-las incompletas. COMEÇANDO UM PROJETO

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66 INSERINDO INFORMAÇÕES DE PROJETO

67 MODO DE APRESENTAÇÃO Na Barra de Modos clique em Gráfico de Gantt, ele será o mais utilizado.

68 INSERINDO TAREFAS

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70 ESTABELECENDO RELAÇÕES DE DEPENDÊNCIA ENTRE AS TAREFAS

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72 TRABALHANDO COM CUSTOS

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75 Conclusão A última etapa de um projeto, fase final, caracteriza a desmobilização e entrega do empreendimento. Deve-se ter especial cuidado com a desmobilização e entrega de todos os serviços que fazem parte do escopo contratado. Alguns empreendimentos não conseguem ser terminados devido aos mais variados tipos de serviços extras que aparecem, seja por má concepção do projeto, por um planejamento inadequado ou por outra razão menos técnica. A solução encontrada tem sido terminar por "decreto", o que no mínimo, causa um certo desconforto naquele que planeja ou gerencia, pelo custo cada vez menos justificável. Além disso, a mobilização de profissionais especializados na resolução de "pequenos detalhes" de final de projeto tem se mostrado caro e desgastante. O melhor é planejar bem para evitar a conjugação do verbo "esquecer".


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