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Gestão de Informação Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação (PESI)

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Apresentação em tema: "Gestão de Informação Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação (PESI)"— Transcrição da apresentação:

1 Gestão de Informação Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação (PESI)

2 Gestão de Informação M é todo de Planeamento Estudo Preliminar Introdução Análise da Situação Expectativas do Estudo Abordagem e Metodologia Recursos Gestão do Processo de Planeamento Plano

3 Gestão de Informação Introdução Defini ç ão dos termos de referência do estudo, sua documenta ç ão e apresenta ç ão ao patrocinador e eventualmente ao Conselho de Administra ç ão para aprova ç ão e suporte Divergência de opinião entre especialistas e utilizadores- chave L í der: Entidade interna aceite por todas as partes ou consultor externo

4 Gestão de Informação Estudo Preliminar Tarefas a desenvolver Análise da situação – papel actual dos SI/TI na organização Determinar as expectativas do estudo, definir os objectivos, alcance, restrições, FCS, medidas e output do processo Definir a abordagem e técnicas a utilizar Definir a composição, papeis e responsabilidades de cada elemento da equipa Criar mecanismos de acompanhamento e controle Identificar os elementos da organização a envolver nas discussões, debates e workshops Conceber um plano de acção com fases, calendarização e pontos de controle.

5 Gestão de Informação Estudo Preliminar Tarefas prévias Definição e documentação dos termos de referência (normas de funcionamento) da equipa de projecto Apresentação ao patrocinador do projecto Eventual apresentação ao Conselho de Administração para aprovação Formação/Treino da equipa de projecto

6 Gestão de Informação Análise da Situação Papel actual dos SI/TI Frameworks Avaliação do portfolio de aplicações actual (McFarlan) Localização Inserção na macro-estrutura Grau de sensibilidade dos utilizadores para as TI Nível de satisfação dos utilizadores Estímulos e Problemas Reestruturação ou integração dos SI/TI face a : Alterações na estrutura accionista/direcção Necessidade de racionalização Planeamento estratégico do negócio/organização Novos produtos/mercados Reconhecimento da importância do PESI Problemas actuais do gestor dos SI

7 Gestão de Informação Expectativas do Estudo Objectivos Genéricos Elaborar planos de curto e longo-prazo visando o desenvolvimento de SI que suportem a estratégia global Identificar formas de utilizar a informação por forma a alcançar vantagem competitiva Determinar os recursos tecnológicos e organizacionais necessários aos planos propostos Cenários de enquadramento : Evolução gradual do planeamento dos SI/TI Alcançar envolvimento da gestão Definição de prioridades Competitividade A existência de objectivos vagos para o projecto, podem resultar em perda de tempo e consequências desastrosas no longo prazo : desapontamento, desenvolvimento de sistemas não desejados, etc.

8 Gestão de Informação Expectativas do Estudo Âmbito do Estudo (factores a considerar...) Dimensão da organização Global Unidade(s) de negócio ou grupo de... Área geográfica Cultura e História (Por onde começar ?) Garantia de comprometimento da gestão Planos e direcção clara Papel dos SI/TI é respeitada Planeamento das SBU estabilizado Duração e Recursos 3 a 6 meses Composição : gestores seniores (SI/TI, negócio) -> dimensão reduzida Se o estudo muito limitado, apenas se dirige a 1 único SI...Estudo de viabilidade Holding....apenas com carácter financeiro Adequado a SBU Quando o PESI não está bem consolidado poderá ser mais adequado limitar o seu âmbito, por forma q a curva de aprendizagem possa ser limitada e demonstrada a validade das técnicas em pequena escala.

9 Gestão de Informação Expectativas do Estudo Restrições Normalmente resultantes dos objectivos e âmbito; Aconselhável definir tb o reverso dos objectivos e âmbito i.e. O que não é suposto o estudo fazer Preocupações do patrocinador ou Administração Dúvidas devem ser resolvidas rapidamente...debate

10 Gestão de Informação Expectativas do Estudo Deliverables Relatórios Estratégia de GI Estratégia dos SI Portfolio de Aplicações Estratégia das TI Arquitectura Tecnológica Nesta fase deverá ser definido o seu formato e atribuída a responsabilidade individual pela sua elaboração parcial

11 Gestão de Informação Modelo de relatório Executive Summary Termos de Referência Sumário das principais conclusões Sumário das recomendações Agradecimentos Introdução Circunstancias envolventes do estudo Notas 10 a 12 páginas Apresentação e Discussão ao Conselho de Administração : 30 min. -> Preparação e lobbying Perspectiva histórica Documentar todos os elementos Suficientemente detalhado Apresentado de forma apelativa e a audiências diferenciadas.

12 Gestão de Informação Modelo de relatório Ambiente organizacional Objectivos, assuntos chave, planos, FCS, problemas críticos Funções e processos Framework de análise estratégica interna e externa Ambiente e estratégia competitivas Cadeia de Valor interna e externa Necessidades de informação

13 Gestão de Informação Modelo de relatório Ambiente dos SI/TI Portfolio de aplicações e bases de dados actual Funções, Estratégia e Políticas Organização, valores, estilo, Análise SWOT Arquitectura da informação – Meta-modelo Perspectiva externa

14 Gestão de Informação Modelo de relatório Estratégia de SI Conclusões sobre o negócio / organização Recomendações sobre o negócio / organização Portfolio de aplicações Desenvolvimentos necessários Upgrades Potencial Análise Prioridades Custos e benefícios Modelos de negócio e de informação

15 Gestão de Informação Modelo de relatório Estratégia de GI Organização /Estrutura da Função SI Políticas de investimento e prioritização Políticas de fornecedores e outsourcing Políticas de Pessoal Políticas de imputação de custos Politicas de Gestão de Informação (IRM)

16 Gestão de Informação Modelo de relatório Estratégia de/TI Gestão do porfolio de aplicações (termos técnicos) Gestão de Informação (IRM) (termos técnicos) Gestão do desenvolvimento de aplicações Hardware, Comunicações e Redes Política de Capacidade Software e ferramentas de desenvolvimento Gestão de Operações

17 Gestão de Informação Modelo de relatório Apêndices Processo de Planeamento Avaliação do portfolio de aplicações actual Portfolio de aplicações a desenvolver – descrição, justificação, etc. Arquitectura da informação e modelos Objectivos e FCS Análise da Cadeia de Valor Registo de discussões, entrevistas e workshops Glossário de Termos

18 Gestão de Informação Expectativas do Estudo Factores Críticos de Sucesso (FCS) e Medidas Conveniência de serem definidos à priori Qual a medida de sucesso no final do processo de planeamento Impossível definir FCS standard FCS ditados pelos objectivos, estímulos, percepção da comunidade empresaria, etc. Revelam a parte inferior do icebergue dos TOR e objectivos Facilitar a focalização da equipa nos objectivos finais

19 Gestão de Informação Abordagem e Metodologia Factores a tomar em consideração Perspectiva global A metodologia a seleccionar deve facilitar a obtenção de uma imagem global do objecto do estudo – overview, abordagem top-down. Consistência em todas as fases do estudo e com outros elementos da organização Facilidade de comunicação -> baixa complexidade Documentação Facilitar decisões racionais : Checkpoints Como conduzir até aos checkpoints Justificação para opções Adaptatividade ao ambiente, cultura, maturidade e skills Como alcançar o alvo ? Não há método que garanta o sucesso Depende do Project leader

20 Gestão de Informação Abordagem e Metodologia Caracteristícas Ênfase nos deliverables Etapas marcadas por marcos (checkpoints) claros Reconhecimento da natureza interactiva do estudo Reconhecimento da importância do lado humano do estudo Modularidade Ferramentas gráficas apelativas

21 Gestão de Informação Faseamento do Processo de Planeamento

22 Gestão de Informação Necessidades do Negócio Faseamento do Processo de Planeamento Finalidade : desenvolver um bom entendimento do negócio, do seu ambiente e das suas necessidades actuais, planeadas e potenciais. Categorias : Análise dos objectivos, FCS, problemas críticos e processos, por forma a a determinar as necessidades de informação e logo o foco do investimento em SI; Avaliação dos SI/TI actuais para determinar o grau da cobertura e contribuição e logo quais as melhorias desejáveis; Análise inovadora do negócio para identificar potenciais aplicações dos SI/TI;

23 Gestão de Informação Definir Arquitectura da Informação e SI Faseamento do Processo de Planeamento Toma os resultados da análise dos processos e necessidades de informação por forma a construir uma arquitectura global do negócio; Representa o futuro ideal em termos de SI Necessária à definição da orientação para os planos de migração

24 Gestão de Informação Formulação de Estratégias Faseamento do Processo de Planeamento Estratégia dos SI Consolidação dos elementos recolhidos e que representam as necessidades do negócio (organização) Formulação da Estratégia dos SI Estratégia das TI Após a definição do portfolio de aplicações no âmbito da Estratégia dos SI, é necessário conceber a arquitectura tecnológica que a sustentam

25 Gestão de Informação Recursos Membros da equipa de projecto Características que devem possuir : Conhecimento dos obj. organizacionais, estilo de gestão, cultura, processos, pessoas Boa capacidade de comunicação Capacidade e autoridade para implementar planos e decisões que podem afectar toda a organização Respeito da Administração e funcionários Interesse por outras áreas que não a sua Capacidade de análise objectiva Oriundos dos diversos sectores da empresa Balanceamento entre especialistas e não-especialistas A qualidade dos produtos a desenvolver depende a qualidade da equipa seleccionada

26 Gestão de Informação Recursos Membros da equipa de projecto(continuação) A empresa deve estar convencida da necessidade do processo de planeamento estratégico; Os participantes nas discussões – gestores de topo – devem conhecer e respeitar a equipa ou caso contrário não confiarão na estratégia apresentada; A equipa deve ser capaz de reconhecer se está a ser deliberada ou inconscientemente enganada; Capacidade de lidar com informação confidencial; Elementos sénior...os tais que não têm tempo...! A qualidade dos produtos a desenvolver depende a qualidade da equipa seleccionada

27 Gestão de Informação Recursos Tecnologias de Informação Ferramentas gráficas para a construção dos diversos diagramas : matrizes, diagramas de fluxo, modelos de dados; Estrutura adequada de dicionário de dados que permita o registo dos diversos elementos de informação recolhidos, tais como dados, actividades, resultados de entrevistas, etc. Exemplos : Processador de texto Folha de cálculo Ferramenta de desenho de DFD e DM

28 Gestão de Informação Recursos Instalações Sala de trabalho adequada à equipa de projecto Secretariado a full-time Segurança física das instalações Salas de reunião

29 Gestão de Informação Gestão do Processo de Planeamento Modelo

30 Gestão de Informação Gestão do Processo de Planeamento Patrocinador Director da própria organização; Preside a Comissão de Acompanhamento; Assegura a participação e envolvimento da gestão de topo da instituição; Revê relatórios antes da sua publicação;

31 Gestão de Informação Gestão do Processo de Planeamento Comissão de Acompanhamento Reúne 1x por mês (depende dimensão do projecto) ou apenas nos pontos de controlo (milestones) Funções: Aprovar os planos do Líder Conduzir revisões intermédias dos documentos Revisão final dos Planos Estratégicos Autorizar a continuação dos trabalhos

32 Gestão de Informação Gestão do Processo de Planeamento Equipa de Projecto Líder Planeia, gere e executa a maioría do trabalho diário da equipa de projecto; Membros Pelo menos 2 em full-time; Apoio de outros especialistas em part-time; Dimensão da equipe depende da abrangência do projecto, tempo disponível e nº de entrevistados;

33 Gestão de Informação Plano Produzir relatórios em cada fase, por forma a que a gestão possa acompanhar os resultados do trabalho da equipa e verificar a sua aderência aos objectivos traçados; Tarefas críticas (fases 2 e 3) : entrevistas 1.5 a 2 dias cada; Entrevista, passar a escrito, discussão dentro da equipa e feedback do entrevistado; Pelo menos 2 elementos por entrevista Definição de um Final claro com deliverables claros

34 Gestão de Informação Plano Vender o estudo (PESI): Identificar claramente os problemas Mostrar que o estudo auxiliará a solução total ou parcial dos problemas Reconciliar que paga com a mais valia encontrada


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