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IST-GED Sistema de Gerenciamento de Documentos para o IST-Rio Apresentação de Trabalho de Conclusão de Curso.

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1 IST-GED Sistema de Gerenciamento de Documentos para o IST-Rio Apresentação de Trabalho de Conclusão de Curso

2 Sumário Introdução Vantagens de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (SGED) Objetivos Lista de funções Tecnologias utilizadas Layouts Etapas em andamento Etapas a serem realizadas

3 Introdução Desde o surgimento da humanidade, sempre houve uma preocupação em armazenar toda informação que fosse adquirida. Mesmo na época em que não se conhecia a escrita, os desenhos encontrados em cavernas serviam como um método de catalogar os acontecimentos e atividades do ser humano naquele tempo. Fig. 01 – Uma pintura encontrada em parede de antigas cavernas

4 Graças ao computador, documentos em papeis estão gradativamente sendo transformados em dados, arquivos que ocupam menos espaço e tem menor custo. Mas ainda é importante manter tais informações, que agora estão digitalizadas, de forma organizada. Fig. 02 – Um moderno data center, que pode armazenar e processar milhões de arquivos Atualmente, em um mundo onde a tecnologia torna o fluxo de informação contínuo e globalizado e a tomada de decisões deve ser rápida e precisa, convém a crítica necessidade de organizar informações.

5 Vantagens de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (SGED) Facilidade de indexação e localização dos documentos Otimização do tempo na busca dos mesmos, além de economia em espaço físico destinado ao arquivamento e acesso Impacto ambiental positivo, pois com a digitalização, economiza-se uma considerável porcentagem de papel consumido

6 Objetivos Implantar um SGED no ambiente do IST-Rio Integrar o sistema com o Projeto Coruja Organizar e categorizar os tipos de documentos existentes no instituto Auxiliar no processo de preparação dos dados para a implementação no SGED

7 Número de ordem Nome da função NecessidadesBenefícios 1 Controle de cadastro de documentos Inclusão, alteração e exclusão de informações referentes aos documentos. Organização e acesso facilitado aos documentos; Agilidade na manutenção de cadastro. 2 Controle de informações de documentos Fornecimento de dados a outras funções. Identificação dos documentos cadastrados Agilidade na busca dos documentos digitalizados. Lista de funções

8 3 Controle de cadastro de usuários Fornecimento de dados a outras funções. Identificação de usuários. Maior segurança para a integridade dos documentos; restrição ao acesso do sistema. 4 Emissão de relatórios Avaliar periodicamente o desempenho do sistema e as informações dos documentos que foram inseridas. Relatórios mensais contendo o número de documentos cadastrados e os respectivos tipos.

9 Tecnologias Utilizadas PHP 4 MySQL VertrigoServ HTML CSS 2.0 Javascript

10 Layouts Fig. 03 – Tela de login

11 Fig. 04 – Tela para a busca de documentos

12 Fig. 05 – Tela de detalhamento dos documentos

13 Etapas em andamento Entrevistas com professores e funcionários do IST-Rio sobre os tipos de documentos armazenados por cada seção Criação do diagrama de classes e diagramas de caso de uso para cada uma das funções Definição dos requisitos funcionais e não- funcionais

14 Etapas a serem realizadas Melhoria dos layouts Estudo sobre a integração com o Projeto Coruja Elaboração da Especificação de Requisitos de Software (ERSw) Criação dos scripts referentes à base de dados

15 Trabalho de Conclusão de Curso apresentado pelos alunos: Andrezza Neves Barbosa Leonardo Rivillini Ferreira Pablo Walace de Andrade Professor orientador e co-orientador: Ronaldo Goldschmidt Regina Célia de Souza


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