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Manual da Folha de Pagamento – Das Vantagens e Descontos

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Apresentação em tema: "Manual da Folha de Pagamento – Das Vantagens e Descontos"— Transcrição da apresentação:

1 Manual da Folha de Pagamento – Das Vantagens e Descontos
GECOG/SUNOP - Subgerência de Normas e Procedimentos Contábeis

2 A Folha de Pagamento será segregada em 2 etapas:
Contabilização Patronal ao INSS. (Nota Técnica 02/2015/GECOG - Publicada) 2) Contabilização das Vantagens e Descontos do Servidor. (Manual de Contabilização da Folha - Publicado)

3 SUMÁRIO Introdução. 1.1) Considerações Iniciais. 1.2) Dos Relatórios da Folha de Pagamento emitidos pelo SIAHRES 1.3) Da estrutura de operações no SIGEFES 2) Contabilização das Vantagens e Descontos do Servidor. 2.1) Do Regime Próprio – RPPS. 2.2) Do Regime Geral - RGPS. 2.3) Do Servidor Militar. 2.4) Do Estagiário. 3) Contabilização dos Descontos do Servidor. 3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. 3.2) Do Registro dos Descontos considerados como ANULAÇÃO por meio de NL. 4) Registro das Vantagens Descritas como “RESTITUIÇÕES DE CONSIGNADOS”. 4.1) Do Registro das Vantagens descritas como “Restituição de Consignados” por meio de Empenho, Liquidação e Pagamento. 4.2) Do Registro das Vantagens descritas como “Restituição de Consignados” por meio de Anulação de NL Através da Aba “Retenção”. 5) Dos Pagamentos. 5.1) Do Registro da PD Orçamentária. 5.2) Do Registro da PD de Retenção.

4 1.2) Dos Relatórios da Folha de Pagamento emitidos pelo SIAHRES
Relatório PES0505P – Resumo Analítico da Folha de Pagamento por Unidade Orçamentária e Sintético – Este Relatório apresenta os valores de vantagens e descontos acumulados por Regime Previdenciário, bem como apresenta o valor líquido da folha de pagamento. O relatório PES0505P Apresenta o Resumo da Folha de Pagamento, contendo os valores das Vantagens, Descontos e o Valor Líquido da Folha mensal. Entretanto, este relatório não demonstra as informações, por regime previdenciário (RPPS ou RGPS), ou por Atividade.

5 1.2) Dos Relatórios da Folha de Pagamento emitidos pelo SIAHRES
Relatório PRO0569P - Apropriação Financeira da Folha de Pagamento – O Relatório PRO0569P tem como objetivo demonstrar todas as rubricas de vantagens demonstradas no relatório PES505P e rubricas de contribuições patronais, agrupadas por Natureza de Despesa, para fins de empenho, liquidação e pagamento.

6 1.3) Da estrutura de operações no SIGEFES
Tipos Patrimoniais - Os Tipos Patrimoniais da folha de pagamento, do SIGEFES, identificadas no menu Execução/Contabilidade, seguem a classificação orçamentária dos respectivos elementos de despesa, segregadas por regime previdenciário (RPPS e RGPS) e Militar. Exemplo: O registro da vantagem no elemento é efetuado no tipo patrimonial: “FOPAG: Aposentadoria do RGPS – Complementação. Exemplo: O registro da vantagem no elemento é efetuado no tipo patrimonial: “FOPAG: Vencimentos e Vantagens Fixas - Pessoal Civil – RPPS ou RGPS. Exemplo: O registro da vantagem no elemento é efetuado no tipo patrimonial: “FOPAG: Outras Despesas Variáveis - Pessoal Civil – RPPS ou RGPS”. Exemplo: O registro da vantagem no elemento é efetuado no tipo patrimonial: “FOPAG: Despesas de exercícios Anteriores - Pessoal Civil – RPPS ou RGPS”. Exemplo: O registro da vantagem no elemento é efetuado no tipo patrimonial: “FOPAG: Indenizações e Restituições Trabalhistas ”.

7 1.3) Da estrutura de operações no SIGEFES
Itens Patrimoniais - Os Itens Patrimoniais vinculados aos Tipos Patrimoniais “FOPAG”, estruturados por Subitens, seguem o conceito do detalhamento dos respectivos elementos de despesa na classificação orçamentária. Exemplo: Uma vantagem na natureza de despesa , no subitem 01, 33, 74 terá o mesmo tipo patrimonial: “FOPAG: Vencimentos e Vantagens Fixas - Pessoal Civil – RPPS ou RGPS. ,Porém, os itens patrimoniais serão distintos, de acordo com o subitem informado.

8 1.3) Da estrutura de operações no SIGEFES
Tipos de Retenção - Os descontos realizados na folha de pagamento serão registrados no SIGEFES, por meio de Tipos de Retenção, que são operações configuradas para o registro das retenções das respectivas obrigações contabilizadas por Notas de Liquidação (NL). Assim, no momento do registro das obrigações, por NL, serão efetuados os registros das respectivas retenções/descontos relacionados aos respectivos Itens Patrimoniais, conforme o caso (INSS Servidor, IRRF, Outros Consignatários, Vale Transporte, Pensão Alimentícia, etc.).

9 1.3) Da estrutura de operações no SIGEFES
Reposições da Folha de Pagamento - No caso de constatação de pagamentos ou descontos efetuados a maior ou indevidamente, identificados no reprocessamento da folha de pagamento, serão efetuados os respectivos descontos ou restituições aos servidores, conforme o caso, por meio da mesma rubrica original do pagamento ou desconto. a) Reposição da Vantagem – Quando o servidor recebeu a vantagem a maior na folha de pagamento e no reprocessamento da folha há a necessidade de reposição ao Órgão. b) Restituição dos Descontos do Servidor – Quando o Órgão desconta a maior do servidor e no reprocessamento da folha, o servidor deverá ser restituído. No relatório essa restituição da despesa é caracterizada através da vantagem denominada “Restituição de Consignados”.

10 2) Contabilização das VANTAGENS da Folha de Pagamento
Para a contabilização das Vantagens da Folha de Pagamento, deverá ser utilizado o Relatório PRO-0569P, como base para se efetuar o registro contábil (empenho, liquidação e pagamento) nas respectivas naturezas de despesas, e subitens informados no Relatório. O Manual informará o registro em cada natureza de despesa relacionado a cada subitem, e trará informações de registro informando para cada natureza de despesa o Tipo Patrimonial, Item Patrimonial, Operação Patrimonial, Tipo de Inscrição Genérica e Inscrição genérica. Essa fase de contabilização das vantagens será segregada em 4 etapas: * 2.1) Do Regime Próprio – RPPS (Servidor Civil) * 2.2) Do Regime Geral – RGPS (Servidor Comissionado ou DT´s) * 2.3) Do Regime Próprio – Servidor Militar * 2.4) Do Estagiário

11 2) Contabilização das VANTAGENS da Folha de Pagamento

12 2) Contabilização das VANTAGENS da Folha de Pagamento
Registro das Férias As rubricas de férias são registradas na natureza de despesa , seguindo abaixo suas principais características: Rubrica Descrição Registro na Liquidação Operação Patrimonial 28 Abono de Férias Vantagem Registro na NL “Aba Itens” 1079 – Reconhecimento da Obrigação 248 Adiantamento Líquido de Férias 1071 – Adiantamento de Férias 689 Desconto Adiantamento Líquido de Férias Desconto Registro na NL “Aba Retenção” 12 – Baixa de Adiantamento de Férias

13 2) Contabilização das VANTAGENS da Folha de Pagamento
Registro das Férias Registro contábil das rubricas de férias: Rubrica Descrição Conta Debitada Conta Creditada 248 Adiantamento Líquido de Férias Ativo – Conta “Férias – Adiantamento” Passivo – Conta “Salários a Pagar” 28 Abono de Férias VPD – Conta “Férias Abono Constitucional” 689 Desconto Adiantamento Líquido de Férias Passivo – Conta “Salários a Pagar”

14 2) Contabilização das VANTAGENS da Folha de Pagamento
Registro das Férias Conciliação das contas movimentadas de férias: Torna-se necessária a conciliação mensal da conta do ativo, mediante análise dos valores adiantados e descontados, identificados por meio das rubricas 248 e 689, informadas nos relatórios PES0505P e PRO0569P do SIARHES, e as divergências apuradas entre as informações dos relatórios deverão ser verificadas com o RH do próprio Órgão.

15 2) Contabilização das VANTAGENS da Folha de Pagamento
Registro do Salário-Família e Salário-Maternidade As rubricas de salário-família e salário-maternidade são: Rubrica Descrição 121 Salário-Família 211 Salário-Maternidade 212 13º Salário-Maternidade 340 13º Salário-Maternidade Rescisão

16 2) Contabilização das VANTAGENS da Folha de Pagamento
Registro do Salário-Família e Salário-Maternidade O registro do salário-família e salário-maternidade será segregado em 3 etapas: 1) Registro das vantagens: Os valores de vantagens referentes aos benefícios de salário família e/ou salário maternidade serão empenhados e liquidados em favor da própria UG, e ocorrerão na natureza de despesa (Exercício vigente), (Exercício anterior) e/ou (Contratação por Tempo Determinado). O registro ocorrerá por meio de NL “aba itens”. 2) Registro das reposições: Nas situações de constatação de pagamento do benefício a maior ao segurado, identificadas no reprocessamento da folha de pagamento, o valor será descontado do servidor e recolhido ao INSS, mensal ou 13º salário. Os valores serão identificados por meio de rubricas com valor negativo, e seu registro será abordado no tópico 3.1, item “i”, do Manual. O registro ocorrerá por meio de NL “aba retenção”. 3) Registro das deduções ao INSS: Os valores repassados aos servidores a título de salário família e/ou salário maternidade deverão ser deduzidos da obrigação a pagar referente ao INSS Patronal e seu registro ocorrerá por meio de NP – Nota Patrimonial, conforme procedimentos orientados na Nota Técnica nº 002/2015/GECOG (Contabilização da Contribuição Previdenciária ao INSS). O registro ocorrerá por meio de Nota Patrimonial.

17 2) Contabilização das VANTAGENS da Folha de Pagamento
Após o registro das vantagens da folha de pagamento, sugerimos que salve os documentos (NL´s) em modo rascunho.

18 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
Os descontos serão registrados de 2 formas: 1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. Deverá ser utilizado o Relatório PES505P. 2) Do Registro dos Descontos considerados como ANULAÇÃO por meio de NL. Deverá ser realizado o Relatório PRO0569P.

19 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. Para a contabilização dos descontos, a Unidade Gestora observará somente às rubricas a partir do código 400, entretanto, tendo em vista as parametrizações do SIARHES, novas inserções ocorreram seguindo a numeração lógica do Sistema. Diante dessa situação, a UG deverá redobrar a atenção quanto ao tipo rubrica, ou seja, se é relativa à vantagem ou desconto. Para facilitar o entendimento, demonstraremos o registro com as principais rubricas de descontos contidas no relatório PES0505P, por meio do modelo exemplificativo abaixo:

20 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. Deverá ser observado às rubricas a partir do código 400, entretanto, tendo em vista as parametrizações do SIARHES, as novas inserções ocorreram seguindo a numeração lógica do Sistema. Diante dessa situação, a UG deverá redobrar a atenção quanto ao tipo rubrica, ou seja, se é relativa à vantagem ou desconto.

21 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. Continuação do Relatório PES505P.

22 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. Observa-se que a rubrica marcada em amarelo é uma rubrica de vantagem, contudo, não deve ser registrada como retenção na NL e sim como anulação de NL.

23 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. Seguem abaixo as retenções apresentadas no Manual: a) Retenção das rubricas de outros consignatários; b) Retenção devida ao IPAJM (Fundo Financeiro e Fundo Previdenciário); c) Retenção devida à Previdência Complementar – PREVES; d) Retenção do Vale Transporte; e) Retenção do Imposto de Renda Retido do Servidor – IRRF; f) Retenção do INSS Servidor; g) Retenção de Baixa do Adiantamento de Férias; h) Retenção de Pensão Alimentícia; i) Retenção da Reposição do Salário-Família e/ou Salário-Maternidade; j) Retenção do Abate-Teto; k) Retenção de Faltas ao Serviço; l) Retenção de Indenização ao Servidor; m) Retenção do Excedente da Folha de Pagamento; n) Registro da Reposição de Exercícios Anteriores. Concluída esta etapa 3.1, contabilizar os documentos até então salvos em modo rascunho, para então dar prosseguimento a etapa 3.2.

24 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. d) Retenção do Vale Transporte. A retenção do vale transporte será evidenciada pela rubrica 434 e seu registro ocorrerá em 2 momentos, a saber: No primeiro momento, o registro ocorrerá por meio de retenção da NL, optando por uma das 5 opções existentes no SIGEFES, conforme segue: Código de Retenção 10 – Retenção do Vale Transporte – Pessoal Civil – RPPS; Código de Retenção 60 – Retenção do Vale Transporte – Pessoal Militar; Código de Retenção 80 – Retenção do Vale Transporte – Pessoal Civil - RGPS; Código de Retenção 140 – Retenção do Vale Transporte para Hospitais/SESA; Código de Retenção 154 – Retenção do Vale Transporte – Exclusivo IASES;

25 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. d) Retenção do Vale Transporte. O registro da retenção do vale transporte efetuará a transferência do valor da conta de Salários a Pagar para a conta – “Indenizações e Restituições a Regularizar”. No entanto, após a contabilização da NL de retenção, a UG deverá, no 2º momento, registrar o estorno da despesa com vale transporte, que ocorrerá por meio de NP – Nota Patrimonial. Seguem abaixo as contas movimentas: Conta Débito Conta Crédito 1º momento: Registro através de retenção de NL. – Salários, remun. e benefícios do Exercício. – Indenizações e Restituições a Regularizar. 2º momento: Registro através de Nota Patrimonial. D – – Indeniz. e Restituições a Regularizar. C – – Auxílio Transporte.

26 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. m) Retenção do Excedente da Folha de Pagamento. O registro do excedente da folha de pagamento ocorre quando uma determinada rubrica de vantagem apresenta saldo negativo (reposição) maior que o saldo positivo dentro do exercício vigente, com exceção das obrigações patronais, do salário-família e salário-maternidade. Para fins de orientar o registro do excedente da folha de pagamento, apresentaremos as etapas a partir do exemplo abaixo: Natureza de Despesa Vantagem/Reposição Rubrica Valor Vencimentos e Vantagens V 1 2.000,00 Gratificação por Tempo de Serviço R 41 ,00 1.000,00

27 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. m) Retenção do Excedente da Folha de Pagamento. Neste exemplo, podemos observar que existe um excedente de folha de pagamento na rubrica “41” no valor de 500,00 e na rubrica 185 existe um excedente de 300,00. As rubricas de vantagens são registradas e contabilizadas normalmente, conforme orientações do tópico 2 deste manual. Em seguida deverá ser contabilizada uma Nota de Liquidação de anulação até o valor da vantagem, ou seja, para a rubrica “41” deverá registrar uma NL de anulação no valor de 1.000,00 e para a rubrica “185” deverá registrar a NL de anulação no valor de 500,00. Na sequência deste exemplo, observa-se então a existência de excedente da folha de pagamento no valor de 500,00 para a rubrica “41” e no valor de 300,00 para a rubrica “185”. Deverá então haver 2 registros, conforme segue abaixo: 1º momento: O registro ocorrerá por meio do tipo de retenção. 2º momento: O registro ocorrerá por meio do tipo de Nota Patrimonial – NP.

28 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. n) Retenção da Reposição de Exercícios Anteriores. O registro da reposição de exercícios anteriores deverá ser realizado através do Relatório PRO569P, na coluna “Exerc. Ant.”. Já as reposições do exercício atual o registro ocorrerão conforme orientação do tópico 3.2 deste manual. Para fins de orientar o registro do excedente da folha de pagamento de exercícios anteriores, apresentaremos as etapas a partir do exemplo abaixo: Natureza de Despesa Vant / Rep Rubrica Reposição Exercício Anterior – Ativo Civil R 200 ,00 Vantagem Exercício Anterior e Atual V 1.000,00 Vencimentos e Vantagens 1 2.000,00

29 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.1) Do Registro dos Descontos considerados como RETENÇÕES na NL. O valor de 1.500,00 (rubrica 200) é o que denominamos de reposição de exercícios anteriores, que deverá ser lançado por meio do tipo de retenção 48 – Reposição de Exerc. Anteriores (Recurso Próprio) ou 54 – Reposição de Exerc. Anteriores (Recurso do Tesouro); Caso a folha de pagamento não demonstre vantagens de exercícios anteriores, mas apenas Reposições, a UG deverá selecionar o Item da Vantagem do exercício vigente, de onde ocorrerá a Retenção.

30 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.2) Do Registro dos Descontos considerados como ANULAÇÃO de NL. Quando aparecerem rubricas de vantagens no lado de descontos, estas serão consideradas como reposição (R) de valores pagos indevidamente ou a maior ao servidor pelo Órgão e seu registro ocorrerá através de anulação de NL. Estas rubricas serão visualizadas nos relatórios PRO0569P (segregado por regime geral e próprio) e PES0505P (que agrupa ambos os regimes). Contudo, para contabilização desses descontos iremos nos basear no Relatório PRO0569P, sendo que as rubricas serão destacadas pela letra “R” (Reposição) representadas pelo sinal negativo. Deverá ser registrada uma nova NL de anulação.

31 3) Contabilização dos DESCONTOS da Folha de Pagamento
3.2) Do Registro dos Descontos considerados como ANULAÇÃO de NL.

32 4) Do Registro das Vantagens descritas como “Restituição de Consignados”
4.1) Do Registro das Vantagens descritas como “Restituição de Consignados” por meio de Empenho, Liquidação e Pagamento: Quando o Relatório PRO0569P apresentar rubricas de descontos de INSS Servidor (rubricas 494, 495 e 934) figurando como vantagem denominada “Restituição de Consignados”, o registro ocorrerá por meio de empenho, liquidação e pagamento, conforme orientações do Manual. Considerando que não existe previsão legal dispondo sobre a compensação ou restituição de contribuições à PREVES, sugerimos que os órgãos entre em contato com a Instituição, para fins de verificar o procedimento a ser adotado, no caso de apuração de crédito recolhido a maior ou indevidamente”

33 4) Do Registro das Vantagens descritas como “Restituição de Consignados”
4.2) Do Registro das Vantagens descritas como “Restituição de consignados” por meio de Anulação de NL através da Aba “Retenção”: Quando o Relatório PRO0569P apresentar as demais rubricas de descontos, com exceção do INSS Servidor (rubricas 494, 495 e 934), figurando como vantagem denominada “Restituição de Consignados”, o registro ocorrerá por meio de anulação de NL. Para isto, deverá ser inserida uma nova NL no SIGEFES, através da opção alteração / anulação. Ressalta-se que o valor do registro de anulação deverá ser efetuado na aba “retenção” sendo contabilizado o documento em seguida.

34 4) Do Registro das Vantagens descritas como “Restituição de Consignados”
CONTAS DÉBITO CRÉDITO SALDO PASSIVO 85.000,00  Salários a Pagar 20.000,00 (b) 5.000,00 (c ) 90.000,00 (a) 10.000,00 (d) 75.000,00 Consignatários 10.000,00 VARIAÇÃO PATRIMONIAL DIMINUTIVA - VPD Subsídios Registro das Vantagens – Despesa (execução orçamentária); Registro dos Descontos (Retenção) da Folha; Registro das Reposições das Vantagens (NL de anulação da Vantagem); Registro das Restituições de Consignatários (NL de anulação da Retenção), retornando o saldo para a conta “Salários a Pagar”.

35 Resumo das Operações de Contabilização da Folha no SIGEFES
1ª - Registro das Vantagens 2º Registro dos Descontos (Tipo de Retenções na mesma NL) 3º Registro das Reposições das Vantagens (NL de Anulação – Rubrica de valor Negativo) 4º Registro das Restituições de Consignados (NL de anulação do Tipo de Retenção)

36 5.1) Registro da PD Orçamentária
5) Dos Pagamentos 5.1) Registro da PD Orçamentária A PD Orçamentária deverá ser utilizada para pagamento de todas as NL´s contabilizadas para registrar a folha de pessoal, conforme modelo abaixo:

37 5.1) Registro da PD Orçamentária
5) Dos Pagamentos 5.1) Registro da PD Orçamentária Data de programação: informar a data de pagamento da folha conforme orientação via comunica; UG Liquidante: Informar a própria UG; Tipo de PD: Selecionar a opção “orçamentária”; Tipo de Credor: Ao selecionar a NL, o credor já aparece automaticamente; Nota de Liquidação: Selecionar a NL que será efetuado o pagamento; Domicílio Bancário de Destino: Utilizamos a palavra-chave “Folha-Folha” quando o pagamento ocorrer em favor dos servidores, cujo pagamento ocorrerá de acordo com a listagem da folha a ser executada pelo Banestes; Utilizamos a palavra chave “Autentic” quando se tratar de pagamentos de GPS, DARF, DUA, entre outras guias de recolhimento, quando realizados por meio de PD Orçamentária; Utilizamos a conta corrente específica quando efetuarmos pagamentos a consignatários. UG Pagadora: Informar a própria UG; Domicílio Bancário de Origem: Selecionar a conta que a UG efetuará o pagamento, como exemplo Conta Única ou CTD, conforme o caso.

38 5.2) Registro da PD de Retenção
5) Dos Pagamentos 5.2) Registro da PD de Retenção A PD de Retenção deverá ser utilizada para pagamento das retenções registradas no tópico 3.1 do Manual. As retenções em que há necessidade de pagamento em favor do terceiros, incluindo o credor a UG no qual o IR será recolhido por meio de DUA, serão registradas através de PD de Retenção, a exemplo das retenções em favor do INSS, IPAJM, PREVES, Pensão Alimentícia, Outros Consignatários, dentre outros. Segue abaixo o modelo do registro da PD de retenção.

39 5.2) Registro da PD de Retenção
5) Dos Pagamentos 5.2) Registro da PD de Retenção Salientamos que para as retenções que são descontadas do servidor, a exemplo do desconto de férias, abate teto, faltas ao serviço, indenização, dentre outros, não haverá pagamento ao credor específico, e, portanto não haverá registro de PD de retenção.

40 Conclusão da Apresentação do Manual da Folha de Pagamento.
5) Dos Pagamentos Conclusão da Apresentação do Manual da Folha de Pagamento. Em seguida, como sugestão, será apresentado uma planilha para preenchimento da Folha de Pagamento, com o propósito de facilitar a conciliação e o registro contábil.

41 Abertura para dúvidas e perguntas
FIM Obrigado a todos SUNOP/GECOG


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