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MAPEAMENTO DE PROCESSOS. 2 Sumário: O que é Para que Quantos processos Níveis de processos Categorias de processos Elementos do processo Ferramentas utilizadas.

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1 MAPEAMENTO DE PROCESSOS

2 2 Sumário: O que é Para que Quantos processos Níveis de processos Categorias de processos Elementos do processo Ferramentas utilizadas

3 3 O que é... Mapeamento serve para indicar a seqüência de atividades desenvolvidas dentro de um processo e deve ser feito de forma gráfica. (IP AMP-PEG) É um mecanismo que serve para retratar a situação atual(AS IS) e descrever a visão futura (TO BE)dos processos. (Ernest Young)

4 4 O que é... É a representação visual das atividades necessárias para a produção de um bem ou serviço.É a principal ferramenta para entender processos. Todos podem ver quando, onde e como melhorar os processos ( Hronec) É o conhecimento e a analise dos processos e de seu relacionamento com os dados, estruturados em uma visão top-down, até um nível que permita sua perfeita compreensão e obtenção satisfatória dos produtos e serviços, objetivos e resultados dos processos. (Maranhão)

5 5 Mapear para... Adquirir visibilidade e conhecimento sobre a definição de um processo: missão, responsabilidades,limites,clientes... Realizar análise crítica do processo: é necessário? Qual impacto p/ organização?Como está seu desempenho? Poderia ser melhor? Utilizar como baseline para melhoria: como podemos melhorar seu desempenho? Há processos similares como referência? Permitir ver o processo completo: tem gargalos? Onde e porque os recursos são consumidos? Propagar o aprendizado construido no conhecimento e experiências Entender Conhecer Explicitar Identificar Eliminar Servir de guia

6 6 Quantos processos.... MP 01 MP 02 MP n PR n.01 PR n.m MP n SBP01 PR n.m SBP 02 SPB03 LOCALIZADO GLOBAL São mapeados os principais processos Vantagens: - Maior envolvimento das pessoas. - Ampliação da visão da organização. - Identificação precisa dos processos - a serem melhorados. Restrito a um local ou função da organização Vantagens: _ Permite conhecer as atividades,quem executa cada passo,os resultados. _ Permite descobrir problemas específicos do problema analisado. _Rapidez, por não documentar muitos processos.

7 7 Quantos processos... Pandya,afirma que as organizações possuem 12 Macroprocessos,divididos em 3 categorias(Básicos, de Suporte e Gerenciais) Para o Centro Americano de Qualidade e Produtividade,o ideal são 11 Macroprocessos A IBM reduziu de 140 para 18 Macroprocessos Não existem regras preestabelecidas para determinar quantos e quais processos Depende do que a organização faz e suficiente para cumprir a missão O ideal seria entre 10 e 20 Macroprocessos

8 8 Níveis de processos ATIVIDADES ETAPAS SUBPROCESSOS PROCESSOS MACROPROCESSOS

9 9 Qual o nivel... Conjunto de processos que se inter-relacionam, fundamentais no desempenho da missão da organização e no atendimento das expectativas dos usuários. Exemplo no sistema logístico: o Macroprocesso Manutenção. MACROPROCESSO Início e fim no usuário, esteja onde estiver, transpondo as fronteiras da organização É um centro de resultados Partindo dos objetivos, define os meios necessários para a obteção dos resultados Seus objetivos singulares, de forma sinérgica, contribuem para os objetivos corporativos São famílias de processos É considerado pelos usuários como uma organização virtual Será permanente enquanto durarem os objetivos organizacionais A manutenção no EB inicia nas OM, onde estão os MEM a serem manutenidos, permeia todo o sistema EB e finaliza na OM Os resultados são os MEM ECD funcionar Os objetivos da Força definem os meios necessários para a Mnt dos MEM Os MEM manutenidos contribuem com a operacionalidade do Exército Planejamento, aquisição, suprimento, transporte de itens, execução da Mnt,... O que interessa para o soldado é ver o seu MEM funcionando Enquanto durar o Exército e seus objetivos, durará o macroprocesso manutenção.

10 10 Qual o nivel... É um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços(saída), que tem valor para um grupo especifico de usuários. Ex: Mnt Cl VI- Eng / DMnt PROCESSO Inicia e termina no usuário, esteja onde estiver. Seus objetivos e resultados tem origem no seu macroprocesso. É uma organização dependente, e não se encontra, isoladamente, capacitada para obter resultados corporativos. É transparente para agentes interno e externos. Será permanente enquanto durarem os objetivos dos macroprocessos organizacionais. Inicia das necessidades operacionais das OM, onde estão os MEM a serem manutenidos e finaliza nas OM. O macroprocesso Manutenção define os Obj e os resultados a serem atingidos pela Mnt das diversas classes de MEM. Seus resultados corporativos dependem de outros processos(Suprimento, Aquisição...). A OM percebe o MEM manutenidos e a sociedade (externo ) percebe o resultado final (Eqp funcionando). Enquanto durar os objetivos do macroprocesso Manutenção, o processo da Cl VI continuará ou enquanto o material estiver sendo adotado.

11 11 Qual o nivel... SUBPROCESSO Em geral encerra suas atividades no âmbito interno da organização. Seus objetivos e resultados são sub- objetivos dos processos que lhe deram origem. É uma organização dependente, e não se encontra, isoladamente, capacitada para obter resultados organizacionais. Atende às necessidades do sistema corporativo São conjunto de etapas necessárias e suficientes para execução de cada processo da organização. Ex:Planejamento Orçamentário da Mnt Cl VI Inicia e termina suas atividades no âmbito interno da DMnt. Seus resultados são a disponibilidade de recursos para as OM. Seus resultados na Mnt dos MEM das OM, depende de outros subprocessos: aquisição de suprimentos, transportes, etc. Atende o objetivo do Sistema Logístico da Força.

12 12 Qual o nivel... ETAPA São um conjunto de atividades necessárias e suficientes para a execuçao de cada subprocesso. Ex:Consolidação dos pedidos das OM São um conjunto de atividades necessárias e suficientes para a execuçao de cada subprocesso. Ex:Consolidação dos pedidos das OM São um conjuntos de tarefas, com início e fim identificáveis, executadas por uma seção ou pessoa para a consecução dos objetivos das etapas. Ex: A emissão de NC São um conjuntos de tarefas, com início e fim identificáveis, executadas por uma seção ou pessoa para a consecução dos objetivos das etapas. Ex: A emissão de NC ATIVIDADE

13 13 CATEGORIAS DE PROCESSOS GESPÚBLICA Processos Finalísticos Processos de Apoio Processos Gerenciais

14 14 Processos Finalísticos São processos associado às atividades-fim da organização ou diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cliente/usuários,tais como: para a SEF e a 6ª SCh/EME, a elaboração da Proposta Orçamentária do EB; Para o EME, a atualização do SIPLEx, etc. Processos de Apoio São processos que dão suporte a alguma atividade-fim da organização, tais como: gestão de pessoas, gestão de material, gestão de compras,etc. Processos Gerenciais São processos de decisão,necessários para coordenar as atividades de apoio e os processos finalísticos, tais como:gestão dos processos, gestão do conhecimento, etc.

15 15 Processos finalísticos Processos de apoio Processos gerenciais São os ligados à atividade-fim da organização. São centrados na organização. São centrados nos gerentes (Cmt/ Chefe/Diretor). São apoiados por outros processos internos. Apoiam os processos finalísticos. Estão relacionados aos processos decisórios,porque integram as atividades. Resultam no produto ou serviço, que é recebido pelo usuário. Viabilizam o funcionamento dos vários subsistemas da organização. Incluem as ações de medição e ajuste do desempenho da organização.

16 16 F Fornecedores Insumos OM Produto/ Serviço Cliente/ Usuário Elementos do Processo De onde vem O que vem O que faz O que sai Para onde vai

17 17 FORNECEDOR É qualquer órgão, empresa,pessoa ou departamento que forneça insumos( produto, serviço ou informação ) aos processos da organização. Podem ser internos ou externos e devem estar comprometidos com as necessidades/ requisitos do cliente do processo. Ex: MD Escalão Superior Órgãos Supridores Escalão Subordinado Sociedade :( De onde vem )

18 18 INSUMOS / ENTRADAS : ( O que vem ) São matérias- primas, equipamentos, serviços e informações, necessários na preparação de um produto ou serviço. Também atendem a requisitos. Ex: Recursos Financeiros Políticas Militares Doutrinas Militares Recursos Humanos Tecnologia Legislação

19 19 SAÍDAS/Produto/ Serviços : ( O que sai ) Ex: É o resultado das atividades de um processo, de acordo com especificações ou requisitos. Segurança Reserva Mobilizável

20 20 CLIENTE / USUÁRIO : (Para onde vai) É qualquer órgão, empresa, pessoa, departamento ou outro processo interno que receba os produtos e serviços gerados, e possui seus requisitos. Ex: Órgãos Supridores Escalão Superior Escalão Subordinado Sociedade

21 21 ENTRADAS CF 88 LEIS RELATÓRIOS ESTUDOS PARECERES INFORMAÇÕES PROPOSTAS... ENTRADAS CF 88 LEIS RELATÓRIOS ESTUDOS PARECERES INFORMAÇÕES PROPOSTAS... SAÍDAS -Assessoramento ao Cmt Ex: estudos de estado-maior, memórias, Pareceres e outras necessidades do Cmt Ex. -Planejamento Estratégico: livros do SIPLEX e outros estudos estratégicos. -Coord Sist EB: normas, portarias, instruções reguladoras, orientações aos ODS e à Força Terrestre. -Formulação da DMT: manuais de campanha, quadros de cargos, quadros de distribuição de material. -Interfaceamento com Sistemas Externos: conferências bilaterais, intercâmbios de especialistas, relações com adidos, relatórios de grupos de trabalho junto ao MD e outros órgãos do Governo. -… SAÍDAS -Assessoramento ao Cmt Ex: estudos de estado-maior, memórias, Pareceres e outras necessidades do Cmt Ex. -Planejamento Estratégico: livros do SIPLEX e outros estudos estratégicos. -Coord Sist EB: normas, portarias, instruções reguladoras, orientações aos ODS e à Força Terrestre. -Formulação da DMT: manuais de campanha, quadros de cargos, quadros de distribuição de material. -Interfaceamento com Sistemas Externos: conferências bilaterais, intercâmbios de especialistas, relações com adidos, relatórios de grupos de trabalho junto ao MD e outros órgãos do Governo. -… MACROPROCESSO DE DIREÇÃO GERAL FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A … FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A … Assessoramento ao Cmt EB Planejamento Estratégico Coordenação do sistema Exército Formulação da Doutrina Militar Terrestre Interfaceamento com sistemas externos Administração de Pessoal Administração de Material Administração de TI Administração Financeira OBJETIVOS: Atingir e manter elevado nível qualitativo no planejamento, na direção, na coordenação e no controle das atividades do Exército, em nível de direção-geral, por meio de processos eficazes de gestão, a fim de otimizar o preparo e o emprego da Força, com criteriosa utilização dos recursos disponíveis. MISSÃO DO EME: A fim de permitir o cumprimento da missão do Exército: estudar, planejar, orientar, coordenar e controlar, como ODG, as atividades da Força. Áreas Funcionais envolvidas na conquista dos objetivos e cumprimentos da missão: Chefia do EME, Vice-Chefia do EME, Gabinete, 1ª Subchefia, 2ª Subchefia, 3ª Subchefia, 4ª Subchefia, 5ª Subchefia, 6ª Subchefia e CEEEx. USUÁRIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A … USUÁRIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A …

22 22 Quais processos devem ser mapeados Os que impactam os resultados operacionais,necessários para sobrevivência da organização. Potencial em gerar beneficios financeiros /redução de custos. Integração com direcionamento estratégico/impactam na implementação da estratégia da organização (missão,objetivos). Interação com outros processos prioritários (gargalos). Processos que representam altos riscos(ao meio ambiente,gasto com recursos) Falhas comprometem o desempenho de todo o sistema (Tecnologia da Informação). Impactam na segurança do pessoal e das instalações da organização. Impacto na imagem da organização.

23 23 Qual a metodologia... Mapeamento, análise e melhoria de processos Modelagem de novos processos Ferramentas: Mapa de contexto e Formulários da SI.4 Posteriormente, no uso de software adequado.

24 24 ENTRADAS CF 88 LEIS RELATÓRIOS ESTUDOS PARECERES INFORMAÇÕES PROPOSTAS... ENTRADAS CF 88 LEIS RELATÓRIOS ESTUDOS PARECERES INFORMAÇÕES PROPOSTAS... SAÍDAS -Assessoramento ao Cmt Ex: estudos de estado-maior, memórias, Pareceres e outras necessidades do Cmt Ex. -Planejamento Estratégico: livros do SIPLEX e outros estudos estratégicos. -Coord Sist EB: normas, portarias, instruções reguladoras, orientações aos ODS e à Força Terrestre. -Formulação da DMT: manuais de campanha, quadros de cargos, quadros de distribuição de material. -Interfaceamento com Sistemas Externos: conferências bilaterais, intercâmbios de especialistas, relações com adidos, relatórios de grupos de trabalho junto ao MD e outros órgãos do Governo. -… SAÍDAS -Assessoramento ao Cmt Ex: estudos de estado-maior, memórias, Pareceres e outras necessidades do Cmt Ex. -Planejamento Estratégico: livros do SIPLEX e outros estudos estratégicos. -Coord Sist EB: normas, portarias, instruções reguladoras, orientações aos ODS e à Força Terrestre. -Formulação da DMT: manuais de campanha, quadros de cargos, quadros de distribuição de material. -Interfaceamento com Sistemas Externos: conferências bilaterais, intercâmbios de especialistas, relações com adidos, relatórios de grupos de trabalho junto ao MD e outros órgãos do Governo. -… OBJETIVOS: Atingir e manter elevado nível qualitativo no planejamento, na direção, na coordenação e no controle das atividades do Exército, em nível de direção-geral, por meio de processos eficazes de gestão, a fim de otimizar o preparo e o emprego da Força, com criteriosa utilização dos recursos disponíveis. MISSÃO DO EME: A fim de permitir o cumprimento da missão do Exército: estudar, planejar, orientar, coordenar e controlar, como ODG, as atividades da Força. MACROPROCESSO DE DIREÇÃO GERAL FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A P/F 01: Assessoramento ao Cmt EB P/F 02: Planejamento Estratégico P/F 03: Coordenação do sistema Exército P/F 04: Formulação da Doutrina Militar Terrestre P/F 05: Interfaceamento com sistemas externos P/A 01: Administração de Pessoal P/A 02: Administração de Material P/A 03: Administração de TI P/A 04: Administração Financeira Áreas Funcionais envolvidas na conquista dos objetivos e cumprimentos da missão: Chefia do EME, Vice-Chefia do EME, Gabinete, 1ª Subchefia, 2ª Subchefia, 3ª Subchefia, 4ª Subchefia, 5ª Subchefia, 6ª Subchefia e CEEEx. USUÁRIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A USUÁRIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A P/F 02: Planejamento Estratégico MACROPROCESSO DIREÇÃO GERAL MACROPROCESSO DIREÇÃO GERAL -Planejamento Estratégico: livros do SIPLEX e outros estudos estratégicos. -Planejamento Estratégico: livros do SIPLEX e outros estudos estratégicos.

25 25 ENTRADAS Constituição Federal 88 Lei Complementar 97/99 Lei nº /03 Decreto 5.751/06 Política de Defesa Nacional Política Militar de Defesa Doutrina Militar de Defesa Estratégia Militar de Defesa Diretriz do Comandante do Exército … ENTRADAS Constituição Federal 88 Lei Complementar 97/99 Lei nº /03 Decreto 5.751/06 Política de Defesa Nacional Política Militar de Defesa Doutrina Militar de Defesa Estratégia Militar de Defesa Diretriz do Comandante do Exército … SAÍDAS Diretrizes Estratégicas PDE Planos Operacionais Planos de Gestão Necessidades Gerais do EB Proposta Orçamentária... SAÍDAS Diretrizes Estratégicas PDE Planos Operacionais Planos de Gestão Necessidades Gerais do EB Proposta Orçamentária... SP01: Elaboração e atualização da avaliação do EB SP02: Elaboração e atualização da Política Militar Terrestre SP03: Elaboração e atualização das estratégias SP04: Elaboração e atualização dos planos SP05: Acompanhamento da execução da estratégia OBJETIVOS: Atingir e manter elevado nível qualitativo no planejamento, na direção, na coordenação e no controle das atividades do Exército, em nível de direção-geral, por meio de processos eficazes de gestão, a fim de otimizar o preparo e o emprego da Força, com criteriosa utilização dos recursos disponíveis. MISSÃO DO EME: A fim de permitir o cumprimento da missão do Exército: estudar, planejar, orientar, coordenar e controlar, como ODG, as atividades da Força. Áreas Funcionais envolvidas na conquista dos objetivos e cumprimentos da missão: Chefia do EME, Vice-Chefia do EME, Gabinete, 1ª Subchefia, 2ª Subchefia, 3ª Subchefia, 4ª Subchefia, 5ª Subchefia, 6ª Subchefia e CEEEx. FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A FORNECEDORES GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A USUÁRIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A USUÁRIOS GOVERNO MD Cmt EB ACE EME ODS OADI C Mil A P/F 03: Planejamento Estratégico P/F 02: PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

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27 27 Técnicas para levantamento/ mapeamento… Técnicacaracteristica Entrevista Aplicado a um numero reduzido de pessoas Contato direto - visualizar as reações-validaçao imediata Permite flexibilidade na estrutura Questionário Aplicado a um numero grande de pessoas Bem estruturado e focado no problema Permite manusear grande numero de dados Possibilita padronização das perguntas análises e tratamento estatístico das respostas Limitação do universo de respostas e pouca interação Workshop Aplicado a um numero reduzido de pessoas Permite interação e discussão aberta Produz resultados imediatos e evolução na forma de ver os problemas

28 28 Técnicas/ferramentas e metodologias para levantamento e mapeamento… Técnicacaracterística Observação Contato pessoal e estreito do mapeador com o processo mapeado Evita a dificuldade que as pessoas tem de descrever o que elas fazem. são extremamente úteis para descobrir aspectos novos de um problema Análise de protocolo possibilidade de identificar atividades/ fatos não facilmente observáveis permite melhor entendimento dos fatos Fluxograma Possibilita a visualização do processo atrelado ao layout da área. Aspectos de melhoria são visualizadas dentro de um processo

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