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PROCESSO DE MELHORIA CONTÍNUA VIDEOCONFERÊNCIA Brasília-DF, 09 Ago 05.

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2 PROCESSO DE MELHORIA CONTÍNUA VIDEOCONFERÊNCIA Brasília-DF, 09 Ago 05

3 DEVE-SE TER EM MENTE QUE NÃO HÁ NADA MAIS DIFÍCIL DE EXECUTAR, NEM DE SUCESSO MAIS DUVIDOSO, NEM MAIS PERIGOSO DE SE CONDUZIR, DO QUE INICIAR UMA NOVA ORDEM NAS COISAS. NICOLAU MAQUIAVEL

4 - Identificar os conceitos preco- nizados pelo PEG-EB relaciona- dos ao processo de melhoria contínua (ênfase na avaliação sistêmica). - Apresentar o SISPEG 4.0. OBJETIVOS:

5 1. INTRODUÇÃO 2.DESENVOLVIMENTO - Modelo de Excelência do EB - Enfoque Sistêmico na Auto-avaliação - Processo de Melhoria Contínua - SISPEG Debates 3. CONCLUSÃO SUMÁRIO

6 1. INTRODUÇÃO 2.DESENVOLVIMENTO - Modelo de Excelência do EB - Enfoque Sistêmico na Auto-avaliação - Processo de Melhoria Contínua - SISPEG Debates 3. CONCLUSÃO SUMÁRIO

7 INTENÇÃO DO COMANDANTE DO EXÉRCITO A situação futura desejada, com a implantação do PEG-EB é: uma Adm aberta à evolução permanente e flexível para adaptar-se com rapidez a novas metodologias gerenciais e às evoluções de cenários; a valorização da criatividade, do comportamento pró-ativo e da auto- avaliação contínua, para inovação e melhoria permanentes;

8 INTENÇÃO DO COMANDANTE DO EXÉRCITO que os militares e servidores civis incorporem e adotem conscientes, confiantes e voluntariamente a última palavra em termos de metodologia de gestão de recursos(*), tendo como ideal a busca da excelência de desempenho e resultados; e consolidar o alto conceito do EB na sociedade, também, como Instituição modelar no gerenciamento dos recursos que ela lhe disponibiliza.

9 Satisfação da Sociedade (Público Interno) Operacionalidade Projetos ProcessosMotivação Capacitação dos Recursos Humanos PILARES BÁSICOS

10 PROCESSO DE MELHORIA CONTÍNUA Início Seleção dos Avaliadores Planejamento da Melhoria Auto- Avaliação Elaboração do Perfil Validação Planejamento da Auto-avaliação Perfil PIM 1 1

11 ANO 3... ANO 2 NÍVEL DE GESTÃO - ANO 1 MELHORIA MELHORIA P C D A P C D A MELHORIA CONTÍNUA

12 Fundamentos da Melhoria da Gestão -Visão Sistêmica -Excelência dirigida ao usuário/cliente -Gestão Participativa -Gestão Baseada em Processos -Valorização das Pessoas -Visão de Futuro -Aprendizado Organizacional -Foco nos Resultados -Inovação -Responsabilidade e Controle social -Gestão baseada em fatos e informações

13 7 Resultados 7 Resultados 4. Informação e conhecimento 1 Liderança 1 Liderança 2 Estratégias Planejamento 2 Estratégias Planejamento 3 Cidadãos e Sociedade 3 Cidadãos e Sociedade 6 Processos 6 Processos 5 Pessoas 5 Pessoas MODELO DE EXCELÊNCIA P D C A

14 Visão sistêmica Aprendizado organizacional Agilidade Inovação Gestão Participativa Visão de futuroExcelência dirigida ao usuário/cidadãoResponsabilidade e controle social Gestão baseada em fatos e informações Valorização das pessoasGestão baseada em processos Foco nos resultados Fundamentos X Critérios de Excelência

15 1. INTRODUÇÃO 2.DESENVOLVIMENTO - Modelo de Excelência do EB - Enfoque Sistêmico na Auto-avaliação - Processo de Melhoria Contínua - SISPEG CONCLUSÃO SUMÁRIO

16 As organizações são constituídas por uma complexa combinação de recursos (capital humano, capital intelectual, instalações, equipamentos, softwares etc), interdependentes e inter-relacionados, que devem perseguir os mesmos objetivos e cujos desempenhos podem afetar, positiva ou negativamente, a organização em seu conjunto. Um sistema organizacional pode ser dividido em subsistemas e componentes, com menor grau de complexidade, permitindo maior facilidade no gerenciamento das atividades e processos, porém a tomada de decisão, o gerenciamento de processos e a análise do desempenho da organização devem considerar o conjunto dos subsistemas e suas inter-relações. VISÃO SISTÊMICA

17 A visão sistêmica pressupõe que as pessoas da organização entendam o seu papel no todo, as inter – relações entre o elementos que compõem a organização bem como a interação desta com o mundo externo. A visão sistêmica direciona o uso do sistema de indicadores para correlacionar as estratégias com os principais processos para melhoria do desempenho, visando o atendimento às necessidades de todas as partes interessadas. O conjunto dos sete critérios de Excelência se constitui na estrutura básica para a visão sistêmica da organização, que a direcionará para a excelência do desempenho e o sucesso no negócio. VISÃO SISTÊMICA

18 7 Resultados 7 Resultados 4. Informação e conhecimento 1 Liderança 1 Liderança 2 Estratégias Planejamento 2 Estratégias Planejamento 3 Cidadãos e Sociedade 3 Cidadãos e Sociedade 6 Processos 6 Processos 5 Pessoas 5 Pessoas MODELO DE EXCELÊNCIA P D C A

19 O centro prático da ação da gestão de excelência é o processo, entendido como um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas ) em serviços/ produtos (saídas ) com alto valor agregado. Gestão baseada em processos e informações

20 SISTEMAS FORNECEDORES SISTEMAS FORNECEDORES INFLUÊNCIAS AMBIENTAIS GERAIS; (Governo, Economia, Cultura, Meio-ambiente) INFLUÊNCIAS AMBIENTAIS GERAIS; (Governo, Economia, Cultura, Meio-ambiente) SISTEMAS RECEPTORES SISTEMAS RECEPTORES Capital Mat-prima Tecnologia Recursos Humanos ENTRADAS Produtos/Serviços PROCESSO D PROCESSO B PROCESSO E PROCESSO C GERENCIAMENTO "Feedback" (pedidos, reclamações, etc.) Energia SAÍDAS Produtos/Serviços CONCORRÊNCIA PROCESSO A Diagrama de Sistema Organizacional

21 Mas pensar em termos de processos é talvez a mudança mais profunda que ocorre durante a transformação para a Liderança em Qualidade. Já que a organização trabalha através de processos, só podemos melhorar nosso trabalho melhorando os processos. Melhores processos significam melhor qualidade, o que significa maior produtividade. Uma série de tarefas correlatadas pode ser chamado de processo, e um grupo de processos correlatados pode ser visto como um sistema. Peter Scholtes (Times da Qualidade) Processos e Sistemas

22 Gerência de Processos Subprocesso 2 Subprocesso 1 Subprocesso 6 Subprocesso 5 Subpr 3Subpr 4 F F F F F I I I P/S C C C C C F - FornecedorI - Insumo P/S - Produtos/Serviços C - Cliente/Usuário/Consumidor Processo

23 A idéia sistêmica afirma, por um lado, que o todo é mais do que a soma das partes, no sentido de que a organização de um todo produz qualidade ou propriedades novas em relação às partes consideradas individualmente.... ao mesmo tempo o todo é igualmente menos do que a soma das partes cujas qualidades são inibidas (parcialmente) pela organização do todo Perspectivas e cenários - uma breve Introdução Metodológica

24 1. INTRODUÇÃO 2.DESENVOLVIMENTO - Modelo de Excelência do EB - Enfoque Sistêmico na Auto-avaliação - Processo de Melhoria Contínua - SISPEG Debates 3. CONCLUSÃO SUMÁRIO

25 Início Seleção dos Avaliadores Planejamento da Melhoria Auto- Avaliação Elaboração do Perfil Validação Planejamento da Auto-avaliação Perfil PIM 1 1 AVALIAÇÃO DA GESTÃO

26 Início Seleção dos Avaliadores Pessoas indicadas pelo Cmdo/Ch/Dir e que possam representar o sistema para condução da Auto-avaliação. (EM, representantes das OMDS, etc.) Essas pessoas, juntas, devem ter o seguinte perfil: conhecimento da organização; trânsito por todo o sistema; acesso fácil ao Cmdo/Dir; capacidade de trabalho em grupo; fluência verbal e escrita; bom relacionamento interpessoal. AVALIAÇÃO DA GESTÃO

27 Início Seleção dos Avaliadores Descrição do perfil da organização Planejamento da Auto-avaliação Perfil 1 VISUALIZAR A ORGANIZAÇÃO COMO UM SISTEMA E NÃO COMO UMA PARTE ISOLADA AVALIAÇÃO DA GESTÃO

28 O SISTEMA ORGANIZACIONAL MELHOR DESEMPENHO DIREÇÃO DESEJADA DIREÇÃO ATUAL TEMPO SISTEMA ORGANIZACIONAL SISTEMA DE MEDIÇÃO DE DESEMPENHO

29 PERFIL DA ORGANIZAÇÃO FORNECEDORES CLIENTES Capital Matéria-prima Tecnologia Recursos Humanos INSUMOS Produtos/Serviços PROCESSOS DE APOIO PROCESSOS FINALÍSTICOS "Feedback" Energia SAÍDAS Produtos/Serviços CONCORRENTES INFLUÊNCIAS AMBIENTAIS GERAIS; (Governo, Economia, Cultura, Meio ambiente) INFLUÊNCIAS AMBIENTAIS GERAIS; (Governo, Economia, Cultura, Meio ambiente) GERENCIAMENTO MISSÃO, VISÃO DE FUTURO E VALORES

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31 Clientes, insumos e produtos EB CLIENTES -Poderes Constitucionais -Sociedade -Militares -Família Militar INSUMOS -Rec Humanos -Rec Materiais -Rec Financeiros -Rec Tecnológicos -Informação -Legislação PRODUTO (Bens e Serviços) SEGURANÇA (Serviço/Bem intangível) Métrica: -Dissuasão -Projeção de Poder PESSOAL CAPACITADO (Bem tangível) -RESERVA MOBILIZÁVEL (Homens p/ o Combate) -CIDADÃOS (Capacitação social) Métrica: -Quantidade -Qualidade EXÉRCITOEXÉRCITO

32 Bem e/ou Serviço Dual Resultado CLIENTES -Poderes Constituídos -Sociedade -Militares -Família Militar CLIENTES -Poderes Constituídos -Sociedade -Militares -Família Militar INSUMOS -Rec Humanos -Rec Materiais -Rec Financeiros -Rec Tecnológicos -Informação -Legislação PRODUTO (Bens e Serviços) SEGURANÇA (Serviço/Bem intangível) Métrica: -Dissuasão -Projeção de Poder -RH CAPACITADO (Bem tangível) -RESERVA MOBILIZÁVEL (Homens p/ o Combate) -CIDADÃOS (Capacitação social) Métrica: -Quantidade -Qualidade Política e EstratégiaPessoalEnsinoTecnologia da InformaçãoCiência e Tecnologia Preparo e Emprego (Operacional)LogísticaEngenharia e ConstruçãoEconomia e Finanças Comando e ControleInteligênciaComunicação Social FUNÇÕES (DEPARTAMENTOS) EME DGP DEPDCT COTER D LOG DECSEF Comando Sistema Exército Brasileiro Resultado MP/A 02 - RECURSOS HUMANOS MP/A 06 - INFRA-ESTRUTURA E LOGÍSTICA MP/A 05 - CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÃO MP/A 04 - SIST INFO / TECNO INFO MP/A 03 - ORÇAMENTO E FINANÇAS DCT MP/A 07 - COMUNICAÇÃO SOCIAL MP/A 01 - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Sistema EB MP/F 02 - EMPREGO DA FT MP/F 01 - PREPARO DA FT

33 MEC MCT OM/EB Instituições de Ensino e Pesquisa Empresas Sociedade MEC MCT OM/EB Instituições de Ensino e Pesquisa Empresas Sociedade Escolas de 2o. Grau MEC MCT Instituições de Ensino e Pesquisa Empresas Fornecedores de Material Prestadores de Serviço Sociedade Escolas de 2o. Grau MEC MCT Instituições de Ensino e Pesquisa Empresas Fornecedores de Material Prestadores de Serviço Sociedade SISTEMAS FORNECEDORES SISTEMAS RECEPTORES Diplomados Publicações, Projetos e Pareceres, Consultorias, Serviços, etc. Informações ADM FIN. / PATR. / SUP. Adm Financeira Adm Patrimonial Suporte Alimentação Laboratórios Informática Segurança Biblioteca Vivência ADM DE PESSOAL ADM DE ENSINO E PESQUISA Adm do Ensino Adm da Pesquisa Adm da Seleção de Candidatos PROCESSOS DE APOIO PESQUISA Graduação Ensino Básico Ensino Engenharia Pós-graduação Doutorado Mestrado Especialização Outros Aperfeiçoamento Extensão ENSINO PROCESSOS FINALÍSTICOS ENTRADASSAÍDAS REFERENCIAL COMPETITIVO (Instituições de Ensino e Pesquisa ) "Feedback" (pedidos, reclamações, etc.) Recursos Financeiros Recursos Humanos Tecnologia Recursos Materiais e Serviços DIAGRAMA DE SISTEMA DO INSTITUTO MILITAR DE ENGENHARIA

34 Início Seleção dos Avaliadores Planejamento da Melhoria Auto- Avaliação Elaboração do Perfil Validação Planejamento da Auto-avaliação Perfil PIM 1 1

35 MANTER A COERÊNCIA COM O PERFIL ORGANIZACIONAL; PRÁTICAS SISTÊMICAS x PRÁTICAS LOCA- LIZADAS; Exemplo: - ALTA ADMINISTRAÇÃO - PROCESSO FINALÍSTICO CONSIDERAR O(S) SISTEMAS ORGANIZA- CIONAIS > MODELO EXCELÊNCIA E PERFIL; CONSIDERAR OS REAIS PROBLEMAS DA ORGANIZAÇÃO > OUVIR AS PESSOAS IDÉIAS PARA O PROCESSO

36 1 Liderança 1 Liderança 2 Estratégias e Planos 2 Estratégias e Planos 3 Cidadãos e Sociedade 3 Cidadãos e Sociedade Este bloco representa o PLANEJAMENTO. Por meio da liderança forte da alta administração que tem como foco a missão da organização e as demandas de seus usuários, os serviços/produtos e os processos são planejados e as estratégias traçadas. P D A C

37 1 Liderança 1 Liderança 2 Estratégias e Planos 2 Estratégias e Planos 3 Cidadãos e Sociedade 3 Cidadãos e Sociedade

38 1 Liderança 1 Liderança 2 Estratégias e Planos 2 Estratégias e Planos 3 Cidadãos e Sociedade 3 Cidadãos e Sociedade

39 1 Liderança 1 Liderança 2 Estratégias e Planos 2 Estratégias e Planos 3 Cidadãos e Sociedade 3 Cidadãos e Sociedade

40 6 Processos 6 Processos 5 Pessoas 5 Pessoas Este bloco representa a EXECUÇÃO. Neste espaço se concretiza a ação que transforma os objetivos da organização e as metas dos planos em resultados. P D A C

41 6 Processos 6 Processos 5 Pessoas 5 Pessoas

42 6 Processos 6 Processos 5 Pessoas 5 Pessoas

43 7 Resultados 7 Resultados Este bloco representa o CONTROLE. Neste espaço é possível avaliar o desempenho da organização: No atendimento ao cidadão; Na qualidade do serviço; No uso dos recursos; Na gestão das pessoas; No relacionamento com a sociedade. P D A C

44 3.1/ / / 6.2/ / 5 1/ 2/ a 6.4 –Avaliação e Melhoria das práticas PQGF – Método/aplicação X Resultado Manual de Avaliação pontos

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51 4. Informação e Conhecimento Este bloco representa a AÇÃO CORRETIVA. Neste espaço a organização age para corrigir e melhorar suas práticas de gestão e, conseqüentemente, o seu desempenho. P D A C

52 4. Informação e Conhecimento P D A C Eq Coor Set/DE Eq Coor Set/U Eq Coor Set/Bda SIG

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54 Início Seleção dos Avaliadores Auto- avaliação Elaboração do Perfil Validação Planejamento da auto-avaliação Perfil Conduzida pelo Escalão Superior (EQUIPE DE COORDENAÇÃO SETORIAL) - Empregar o SISPEG no processo - Enfoque sistêmico AVALIAÇÃO DA GESTÃO

55 Início Seleção dos Avaliadores Planejamento da Melhoria Auto- Avaliação Elaboração do Perfil Validação Planejamento da Auto-avaliação Perfil PIM 1 1

56 Início Seleção dos Avaliadores Planejamento da Melhoria Auto Avaliação Elaboração do Perfil Validação Planejamento da auto-avaliação Perfil PIM 1 1 Planejamento de Inovação e Melhoria (PIM): 1. priorizar as oportunidades de melhoria apontadas na Auto-avaliação; 2. definir as metas a partir das melhorias a serem realizadas; 3. estabelecer o(s) Projeto(s) de Inovação e Melhoria; 4.definir o Sistema de Acompanhamento; 5.Definir os Planos de Capacitação e de Comunicação. AVALIAÇÃO DA GESTÃO

57 ATACAR OS PROBLEMAS PRIORITÁRIOS; CONSIDERAR O PLANO DE GESTÃO/OM, OS PROCESSOS FINALÍSTICOS, A REDUÇÃO DOS CUSTOS E A OPINIÃO DAS PESSOAS; É A PARTE MAIS IMPORTANTE DO PROCES- SO DE MELHORIA CONTÍNUA; ANALISAR O IMPACTO DOS PIM NOS RESUL TADOS ORGANIZACIONAIS IDÉIAS PARA O PROCESSO

58 ELABORAÇÃO DO PIM etapas As oito etapas do PIM são: 1) Priorização das OIM; 2) Definição das Diretrizes para o PIM; 3) Escolha da Melhor Solução (LAç); 4) Definição das Metas de Melhoria e IDO; 5) Elaboração dos PIM; 6) Definição do Sistema de Acompanhamento; 7) Elaboração dos Planos de Capacitação e de Comunicação; 8) Aprovação pelo Cmdo.

59 1. INTRODUÇÃO 2.DESENVOLVIMENTO - Modelo de Excelência do EB - Enfoque Sistêmico na Auto-avaliação - Processo de Melhoria Contínua - SISPEG Debates 3. CONCLUSÃO SUMÁRIO

60 SENHA: gestaoEB2006

61 Segunda-feira, 12 de abril de Orientações do Cmt Ex para 2004

62 1. INTRODUÇÃO 2.DESENVOLVIMENTO - Modelo de Excelência do EB - Enfoque Sistêmico na Auto-avaliação - Processo de Melhoria Contínua - SISPEG Debates 3. CONCLUSÃO SUMÁRIO

63 O bom senso é a coisa mais bem repartida O bom senso é a coisa mais bem repartida do mundo, porque cada um de nós pensa ser dele tão bem provido, que mesmo aqueles que são mais difíceis de se contentar com qualquer coisa não costumam desejar mais do que têm R. DESCARTES R. DESCARTES

64 Ao chefe não cabe ter medo das idéias, nem mesmo das idéias novas. É preciso,isto sim, não perder tempo, implementá-las e realizá-las até o fim. Mar Castello Branco EB - GESTÃO 2003 / 2006

65 1. INTRODUÇÃO 2.DESENVOLVIMENTO - Modelo de Excelência do EB - Enfoque Sistêmico na Auto-avaliação - Processo de Melhoria Contínua - SISPEG CONCLUSÃO SUMÁRIO

66 - Identificar os conceitos preco- nizados pelo PEG-EB relaciona- dos ao processo de melhoria contínua (ênfase na avaliação sistêmica). - Apresentar o SISPEG 4.0. OBJETIVOS:

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