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Força Tarefa: Resultados e Indicadores (DE.PD, DE.AF, DPD, DTT, SGE, SNE) Processo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação de Metas Revisão de Resultados.

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1 Força Tarefa: Resultados e Indicadores (DE.PD, DE.AF, DPD, DTT, SGE, SNE) Processo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação de Metas Revisão de Resultados Formas de Entrega, e Indicadores de Acompanhamento para os Processos e seus Sistemas Informatizados (Ideare, Side, SMAD, SisGP, SDIR e outros) Reunião dos Gestores da Embrapa Novembro de 2012

2 O Macroprocesso de Produção O Macroprocesso de Produção da Embrapa integra as vertentes de P&D e TT e compreende o conjunto dos processos da Empresa viabilizadores de produtos, processos, serviços e informações para o mercado e para a sociedade. O Macroprocesso de Produção da Embrapa é operacionalizado em coerência com as Políticas Corporativas e é suportado por processos transversais de inteligência estratégica; de gestão da programação; de gestão de competências; de gestão da qualidade, de gestão da informação, de gestão da comunicação e de gestão da tecnologia da informação, dentre outros.

3 O Problema Diversos Processos e Sistemas de Informação Institucionais incluem RESULTADOS na sua métrica, contudo de forma heterogênea (Não há padronização). Exemplos: IDEARE, SIDE, SDIR. O SisGP é algo novo e inova! Muitos desses RESULTADOS são na verdade FORMAS DE ENTREGA DE RESULTADOS ou simplesmente INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS. Uma prospecção nos diversos processos e sistemas resultou em 128 itens possíveis de categorização. Há uma confusão entre o que seriam os resultados de PROCESSOS DE GESTÃO (atividades meio) e os resultados do PROCESSO DE PRODUÇÂO (atividade fim: TPPS para o Setor Produtivo).

4 PANORAMA NO IDEARE: Resultados Finalísticos RESULTADO FINALÍSTICO Científico Metodologia Científica Novo fundamento físico/biológico/socioeconômico Técnico Cultivar gerada Cultivar lançada Cultivar testada e recomendada Estirpe/bioprodutos Insumo agropecuário Máquinas, equipamentos e instalações Protótipo Prática/processo agropecuário/sistema de produção Prática/processo agroindustrial Raça/tipo Software Zoneamento Formação de multiplicadores Tecnologia adaptada pelo mercado/sociedade Melhoria da percepção/recepção de públicos estratégicos Melhoria da qualidade do relacionamento com públicos estratégicos Desenvolvimento Institucional Melhoria de processos Novos processos

5 ENTENDIMENTO DO CONCEITO DE RESULTADO (BONS EXEMPLOS)

6 FALHAS DE CONCEITO RELACIONADAS AOS RESULTADOS

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8 FALHAS NA CLASSIFICAÇÃO RELACIONADAS AOS RESULTADOS

9 As Consequências Torna-se difícil ou quase impossível fazer um acompanhamento real da Programação: 802 Projetos 3549 Planos de Ação Atividades de Pesquisa Torna-se difícil ou quase impossível mapear a produção real da Empresa. Em especial TPPS. Há uma clara tendência de valorização das atividades meio. O planejamento com foco nos produtos finais de interesse da sociedade fica limitado. Há dispersão nos esforços reduzindo a capacidade de atingir os alvos com a precisão necessária para se resolver os principais problemas da agricultura.

10 Eficiência organizacional Desenvolvimento de competências Comunicação institucional Demandas e oportunidades (Prioridades da Agenda) Proposta: Categorizar os Resultados dentro de cada processo ( Produção X Gestão) Resultados A) Dos Processos de Produção (ativos tecnológicos) B) Dos processos de Gestão ( ativos de relacionamento e organizacionais) Formas de Entrega e Indicadores (Comprovação e avaliação) Avaliação do Esforço/ Retorno dos Recursos (A) Novo fundamento Novos conhecimentos Insumos Agropecuários Formação de agentes multiplicadores Prática/Processo Agropecuário etc. (B) Arranjos Institucionais Parcerias Melhoria de Processos Capacitação interna Auditoria de qualidade Estudos Prospectivos etc Artigo indexado Boletins de P&D Artigo de divulgação Coleção biológica Patente Contrato Unidades demonstrativas Cursos Normas e manuais etc. Impactos Econômicos, Sociais e Ambientais Impactos Institucionais Produtos/mercado Imagem etc

11 Os Diferentes Componentes Relacionados a RESULTADOS Resultado O que é produzido ou gerado Propósito/foco Para que é produzido (Setor Produtivo) X (Componente de Gestão) Forma de entrega Como é apresentado o resultado (comprovação) Indicador Como é medido ou se avalia o resultado

12 Exemplos no Processo de Produção: Resultados, Formas de entrega e Indicadores Avanço conhecimento Base científica tecnológica Vantagens competitivas Propósito do Resultado Forma de Entrega Produção técnico Científica Informações organizadas e disponibilizadas Patentes Banco de caracteres Resultados Novo Fundamento Novos conhecimentos (incremental) Banco de dados (softwares) Coleção biológica Licenciamentos Contratos Registros Protótipos Qtde artigos A1, A2 Qtde (planejado/ entregue) Qtde (planejado/ entregue) Indicadores Índices Transferência Formação de agentes multiplicadores Eventos de TT (Cursos, Dias de campo) Publicações técnicas Carga horária Qtde Estruturantes Arranjos institucionais Demandas/oportunidades Captação de recursos Capacitação interna Parcerias PPP /projetos rede/ Portfólios Estudos prospectivos Fontes/financiamento Cursos/treinamentos Balanço social Qtde Volume $ Impactos

13 A Lógica dos componentes desse planejamento Cada resultado potencial deve ser relacionado a uma ou mais formas de entrega, as quais podem estar relacionadas a um ou mais indicadores Buscar (privilegiar) a visão integrada dos processos de P&D e TT Focar elementos que sejam críticos tanto para o processo de produção e como para os processos de gestão ( transversais ) Evitar redundâncias desnecessárias: Ideare, Side, SMAD, SisGP, DIR Distinguir formas de entrega e indicadores corporativos daqueles que podem ser específicos para cada Unidade Possibilitar que a Unidade idealize e adote outros indicadores além dos corporativos Flexibilizar para que as UDs possam incorporar outras formas de entrega e indicadores que possam alimentar o DIR/SAAD. Os resultados, formas de entrega e indicadores devem:

14 OPERAÇÕES PROCESSOS TPPS IMPACTOS HIERARQUIA DE INDICADORES VINCULADOS AOS DESAFIOS CIENTÍFICOS E TECNOLÓGICOS / OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONAIS: P&D, TT, ADMINISTRAÇÃO, COMUNICAÇÃO, NEGÓCIOS SUB-PROCESSOS / ATIVIDADES VINCULADOS AOS BENEFÍCIOS PARA O PÚBLICO-ALVO

15 INDICADORES CORPORATiVOS A) Devem permitir o acompanhamento capacidade operacional da empresa contribuindo de forma imprescindível para o alcance de seus resultados finalísticos (TPPS e TT) em benefício do Setor produtivo. B) Devem ser necessariamente considerados por todos os Sistemas informatizados da Empresa. C) Devem ser a prioridade do SMAD na dosimetria a ser aplicada individualmente com as Unidades na negociação de suas Prioridades e Metas com a DE. D) Devem ser inclusos nos Sistemas de Avaliação Individual (SDIR) para apoiar a dosimetria a ser aplicada individualmente pelos Chefes/Supervisoresna negociação de Prioridades e Metas das Unidades com suas Equipes e colaboradores. D) Outros a serem definidos pela plenária.

16 INDICADORES ESPECÍFICOS DE UNIDADES A) Devem ser adotados para dar uma métrica complementar á capacidade operacional da Unidade, e que não tenham sido contemplados pelos Indicadores corporativos, contribuindo para o alcance de seus resultados de gestão. B) Devem ser flexibilizados para adoção nos Sistema de avaliação individual (SDIR) bem como em outros processos de gestão Interna da Unidade. C) Adicionalmente aos indicadores corporativos, esses podem ser adotados pelos chefes das Unidades na dosimetria a ser aplicada individualmente com seus colaboradores na negociação de Prioridades e Metas a serem alcançadas e que resultem em melhoria dos resultados de gestão da Unidade. D) Outros a serem definidos pelo grupo.

17 Artigo A2 Indicador Formas de entrega Resultados 2013 Processo de Planejamento de Metas (Base: resultados) Trajetória Futura Plano de Trabalho UD Metodologia científica Curso p/ Agentes TT Cultivar X Registrada Artigo B2 Contrato Nacional de desenvolvimento Documento institucional: Demandas e oportunidades Estudo prospectivo Capacitação em áreas estratégicas Cursos pesquisadores Portfólios Projetos Processos Programação Atual Arranjo Institucional Projeto em rede

18 P&D P&D Transf. Tecnologia Des. Institucional ComunicaçãoComunicação Comitê Gestor da Programação – CGP MP 1 GrandesDesafios GrandesDesafios MP 2 Comp. & Sust. Setorial MP 2 Comp. & Sust. Setorial MP 3 Des. Tecn. Incremental MP 3 Des. Tecn. Incremental MP 4 Trans. Tecn. Comunicação MP 4 Trans. Tecn. Comunicação MP 5 Desenv.Institucional Desenv.Institucional MP 6 AgriculturaFamiliar AgriculturaFamiliar UDs e Parceiros UDs e Parceiros PDUs Agenda Institucional Diretrizes a operacionalizar Agenda Institucional Diretrizes a operacionalizar Tático Estratégico Operacional Políticas Corporativas Inteligência Estratégica Visão e Objetivos Estratégicos Políticas Corporativas Inteligência Estratégica Visão e Objetivos Estratégicos O SEG: referência na gestão da Embrapa Comitê Gestor da Estratégia – CGE

19 P&D P&D Transf. Tecnologia Des. Institucional ComunicaçãoComunicação Comitê Gestor da Programação – CGP MP 1 GrandesDesafios GrandesDesafios MP 2 Comp. & Sust. Setorial MP 2 Comp. & Sust. Setorial MP 3 Des. Tecn. Incremental MP 3 Des. Tecn. Incremental MP 4 Trans. Tecn. Comunicação MP 4 Trans. Tecn. Comunicação MP 5 Desenv.Institucional Desenv.Institucional MP 6 AgriculturaFamiliar AgriculturaFamiliar UDs e Parceiros UDs e Parceiros Tático: Gestão de Carteiras de MPs e Portfolios Operacional Arranjos Institucionais Portfolios SEG: Governança por Projetos e Processos

20 Sistemas Informatizados Projetos, Processos, Ações Gerenciais Realização associada a projetos: comprometimento de resultados Informa resultados prometidos Composição de indicadores de avaliação da UD Relata alcance e formas de entrega associada ao PDU/PDE/UD/Ano Composição dos indicadores Individuais associados à programação Registro da Agenda Institucional, PDUs e PDE

21 Sistematização dos Resultados Corporativos

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24 Revisão dos resultados potenciais da Embrapa, suas formas de entrega e indicadores de acompanhamento (Dinâmica do Trabalho em Grupos) Grupo A: Sala Tambaqui Grupo B: Sala Pampa Grupo C: Sala Pantanal Grupo D: Sala Buriti Moderadores: Paule Jeanne (DGP) e Kelly Cohen (DPD) - Grupo A Daniela Lopes (DPD) e Maria Cristina Oliveira (DTT) - Grupo B Juarez tome (DPD) e Filipe Teixeira (SNE) - Grupo C Raul Rosinha (SNE) e Vanessa Pereira (DTT) – Grupo D

25 Revisão dos resultados potenciais da Embrapa, suas formas de entrega e indicadores de acompanhamento AGENDA DA SESSÃO Apresentação e Orientações Gerais: Jefferson Costa DE-PD: 30 minutos Discussão em grupos orientada por Moderadores: 90 minutos (Nas Salas específicas dos Grupos A, B, C e D) Relatoria dos grupos e discussão adicional: (Na plenária) Relator do Grupo A : 6 minutos Relator do Grupo B: 6 minutos Relator do Grupo C: 6 minutos Relator do Grupo D: 6 minutos Discussão adicional: 20 minutos

26 Dinâmica do Trabalho em Grupo: Discutir as seguintes questões ( 1 ) Há a expectativa que a separação entre RESULTADOS DO PROCESSO DE PRODUÇÃO (TPPS) dos RESULTADOS DOS PROCESSOS DE GESTÃO (Atividades Meio), acompanhada das definições de cada resultado nos diferentes processos e sistemas de Informação poderia facilitar o entendimento e a comunicação dos resultados da empresa. O grupo deve discutir estes conceitos à luz da experiência das Unidades e exemplificar, com resultados reais das UDs representadas, cinco RESULTADOS DO PROCESSO DE PRODUÇÃO (TPPS) e cinco RESULTADOS DOS PROCESSOS DE GESTÃO (Atividades Meio).

27 Dinâmica do Trabalho em Grupo: Discutir as seguintes questões ( 2 ) Há a proposição de que um mesmo Resultado Finalístico da Empresa possa ser monitorado e acompanhado por uma associação de INDICADORES CORPORATIVOS E INDICADORES ESPECÍFICOS DA UNIDADE. Revisite as características apresentadas na Plenária para cada um desses indicadores. a) Com foco na necessidade de apoio à gestão das Unidades e à gestão da empresa proponha características adicionais ou ainda alterações às características já definidas para melhor compreensão desses conceitos na empresa. b) Escolha um Resultado Finalístico da Embrapa e indique alguns indicadores corporativos e indicadores específicos da Unidade que poderiam ser a esse associado.

28 Dinâmica do Trabalho em Grupo: Discutir as seguintes questões ( 3 ) A lógica apresentada tem como pressuposto que os diferentes processos e sistemas de informação da empresa (elaboração e acompanhamento de projetos, processos de desempenho corporativo e desempenho individual e de equipes; processos administrativos e gerenciais) devem ser geridos e alimentados a partir de um mesmo conjunto de resultados, formas de entrega e indicadores, de modo a garantir a coerência destes processos entre si. A planilha a seguir exemplifica essa modelagem. Analisar o significado de cada seguimento (resultados, formas de entrega e indicadores) e apontar vantagens e dificuldades de sua utilização na Embrapa.

29 RESULTADOS, FORMAS DE ENTREGA, E INDICADORES para os diferentes Processos e Sistemas de Informação da Empresa

30 (4) Façam as livremente as contribuições que considerarem adicionais ou alternativas ao que está proposto.

31 DESDOBRAMENTO E CONTINUIDADE DESSE TRABALHO a) Concluiremos a elaboração de duas planilhas excel, uma com os resultados de Gestão e outra com os resultados de Produção, incluindo as definições, indicadores etc... (Contribuições das UCs). b) Enviaremos para as UDs opinarem no conteúdo e sugerirem novos resultados, formas de entrega e indicadores que considerem ser específicos para a sua Unidade. c) A força tarefa deverá fazer a compatibilização reenviar para as UDs e realizar duas videoconferências de validação: uma para Produção e outra para Gestão. d) Concluída a formatação encaminharíamos para a DE deliberar como sendo uma Proposta Institucional de Resultados e Indicadores a serem utilizados nos processos e sistemas informatizados da Embrapa.

32 OBRIGADO PELA ATENÇÃO!


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