Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade:

Apresentação em tema: "Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade:"— Transcrição da apresentação:

1 Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade:
Aplicação da metodologia do Arquivo Nacional da Austrália (DIRKS) Emília Barroso Cruz Curso Gestão de Arquivos e Documentos IEC – PUC/MG 11 de julho de 2009

2 Passos da Metodologia DIRKS
Passo A: investigação preliminar Passo B: análise de atividades Passo C: identificação de requisitos de arquivamento Passo D: análise dos sistemas de arquivamento existentes Passo E: identificação de estratégias de arquivamento Passo F: design de sistema de arquivamento Passo G: implementação do sistema de arquivamento Passo H: revisão pós implementação

3 Projeto Elaboração de Instrumentos de Gestão de Documentos
Planos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para as Atividades Finalísticas do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais

4 Contexto Desenvolvimento de sistema informatizado de gestão de processos e conteúdos (Sistema AURUS); Mudança dos órgãos públicos estaduais para a Cidade Administrativa do Governo de Minas Gerais.

5 Os 20 órgãos envolvidos: Advocacia Geral do Estado;
Auditoria Geral do Estado; Sec. de Estado de Agricultura Pecuária e Abastecimento; Sec. de Estado Extraordinária para Assuntos da Reforma Agrária e Instituto de Terras de Minas Gerais; Sec. de Estado de Cultura; Sec. de Estado de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior; Sec. de Estado de Desenvolvimento Econômico; Sec. de Estado de Desenvolvimento Social; Sec. de Estado de Desenvolvimento Regional e Política Urbana; Sec. de Estado de Defesa Social; Sec. de Estado Extraordinária para o Desenvolvimento dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri e do Norte de Minas e Instituto de Desenvolvimento do Norte e Nordeste de Minas; Sec. de Estado de Educação; Sec. de Estado de Esportes e Juventude; Sec. de Estado de Fazenda; Sec. de Estado de Governo; Sec. de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável; Sec. de Estado de Planejamento e Gestão; Sec. de Estado de Saúde; Sec. de Estado de Transportes e Obras Públicas; Sec. de Estado de Turismo.

6 Pré-Requisitos Criação ou reativação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) nos órgãos envolvidos; Sensibilização dos funcionários dos órgãos envolvidos; Treinamento das CPADs na metodologia a ser utilizada.

7 Estratégias Utilização do Acordo de Resultados como instrumento de impulso para realização dos trabalhos.

8 Metodologia - Arquivo Nacional da Austrália (DIRKS) e da ISO 15.489/1
Passo A: Investigação Preliminar. Passo B: Análise de Atividades – produto Plano de Classificação de Documentos de Arquivo para as atividades finalísticas. Passo C: Identificação de Requisitos de Arquivamento – produto: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para as atividades finalísticas.

9 Execução Período Atividade setembro e outubro de 2007
Criação e reativação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPADs) outubro a dezembro de 2007 Treinamento das CPADs e planejamento das atividades por órgão janeiro a junho de 2008 Passo A - Investigação Preliminar julho a dezembro de 2008 Passo B - Análise de Atividades Passo C – Identificação de Requisitos de Arquivamento janeiro a março de 2009 Consolidação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos maio a julho de 2009 Validação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos agosto a setembro de 2009 Revisão e adequação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

10 Passo A: Investigação Preliminar
“Não é possível classificar e avaliar documentos de organizações sobre as quais pouco ou nada se sabe.” (Luis Carlos Lopes, 1996)

11 Por que fazer? Para conhecer a instituição – estrutura, ambientes (negócio, regulação e sócio-político) e fatores que afetam suas práticas de arquivamento. Para entender da instituição, identificar os pontos fortes e fracos, e definir o escopo do projeto em cada organização.

12 Recursos e pré-requisitos
Acesso a fontes documentais internas (relatórios anuais, planos corporativos, planos de negócios, etc.) Acesso a fontes documentais externas (legislação, padrões e códigos de práticas) Acesso aos funcionários com conhecimento de alto nível sobre a organização Pessoal com habilidade analítica, de comunicação oral e escrita e amplo conhecimento da organização.

13 Preparando a Investigação Preliminar
Definir escopo: Fronteiras da organização; Estrutura legal que afeta a organização; Stakeholders; Expectativas da sociedade; Negócio da organização; Cultura organizacional; Fatores que afetam a prática de arquivamento na instituição.

14 Coleta de Dados Fontes documentais: Relatórios anuais; Organogramas;
Planos estratégicos; Legislação; Políticas e procedimentos; Publicações relacionadas. Entrevistas: Individuais; Coletivas (workshop).

15 Registro das Informações Coletadas
Formulários de identificação de fontes; Levantamento de contexto organizacional; Relatório de Investigação Preliminar.

16 Formulários de Identificação de fontes

17 Formulário de Identificação de Fontes – Leis e Decretos
Formulário de Identificação de Fontes – Normas Específicas – Regulamentos Formulário de Identificação de Fontes – Outras Fontes, incluindo Entrevistas

18 Informações coletadas:
Identificação do órgão (nome, siglas); Competências do órgão; Legislação e seus efeitos sobre as operações do órgão; Funções do órgão; Atividades do órgão; Requisitos de arquivamento (em função da legislação).

19 Levantamento de Contexto Organizacional

20 Principais tópicos: Organização e seu contexto administrativo (tipo de órgão, características, histórico, estrutura organizacional, ligações administrativas); Estrutura legal e de regulamentação (criação, legislação “administrada”, regulação, terceirização de atividades, padrões e protocolos); Contexto de negócios (negócio, litígios, stakeholders); Cultura organizacional (foco estratégico, auditorias, programa de conformidade, gestão de risco, gestão de documentos, utilização da TI).

21 Relatório de Investigação Preliminar
Diagnóstico

22 Relatório de Investigação Preliminar
As CPADs devem ter coletado informações que possibilitem identificar: Atividades da organização; Principais stakeholders; Tipos de riscos a que a organização está exposta; Papel da gestão de documentos na organização; Pontos fortes e fracos dos sistemas de arquivo e de informação dentro da organização; Nível de compromisso gerencial com as atividades de arquivo e de gestão de documentos; Opções para condução do restante do projeto; Recursos humanos, materiais e financeiros necessários para execução do projeto proposto.

23 Passo B: Análise de Atividades

24 Análise de Atividades Fornece a base conceitual para o desenvolvimento do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.

25 Etapas da Análise de Atividades
Colher informações provenientes das fontes documentais e entrevistas (Passo A); Analisar o trabalho executado pela organização; Identificar e documentar cada função, atividade e transação (mapeamento de fluxo de transação/processo); Desenvolver Esquema de Classificação de Negócios baseado na hierarquia das funções, atividades e transações; Validar a análise das atividades junto aos funcionários da organização.

26 Benefícios: Entendimento do contexto no qual estão inseridas as atividades de arquivamento da organização, especificamente a relação entre seus negócios e os documentos produzidos como evidências de suas atividades; Fundamento para o desenvolvimento de ferramentas e outros mecanismos para estabelecer um controle corporativo sobre a classificação e o arquivamento dos documentos.

27 As informações registradas...
Nos Formulários de Levantamento de Funções e Requisitos de Arquivamento; No Esquema de Classificação de Negócios.

28 Recursos e Pré-requisitos para iniciar o Passo B:
Entendimento global da organização (Passo A); Percepção dos pontos fortes e fracos da gestão de documentos na organização (Passo A); Apoio gerencial; Determinar se a organização já teve suas atividades e processos analisados e documentados.

29 O Passo B pode ser conduzido ao mesmo tempo que o Passo C, já que usam as mesmas fontes.
A equipe notará que durante a pesquisa para determinar a natureza das funções, atividades e transações, também identificará os requisitos de arquivamento.

30 Iniciando a Análise de Atividades
O objetivo é criar um modelo, ou representação, dos negócios da instituição. Usaremos duas abordagens: Análise hierárquica (cima p/ baixo): identifica o que a organização faz e a divide, de forma lógica, em uma série de partes e sub-partes; Análise de processos (baixo p/ cima): examina detalhadamente como a organização conduz seus negócios.

31 Antes a equipe precisa identificar:
As metas da organização e as estratégias adotadas para alcançá-las; A amplitude das funções que a organização conduz para sustentar estas metas e estratégias; As atividades que contribuem para a execução das funções da organização; Os grupos de transações ou processos recorrentes que compõem cada uma dessas atividades.

32 Modelo – “grande fotografia”
Metas e Estratégia s Funções Ativi- dades Transações

33 Funções São as maiores porções dentro da missão (ou negócio) de uma organização. Representam as maiores ações geridas pela instituição para consecução de suas metas. Determinam, no esquema de classificação, as classes.

34 Atividades São as maiores tarefas realizadas pela organização para levar a cabo cada uma de suas funções. Varias atividades podem ser associadas a uma única função.

35 Transações São as menores porções dentro da missão de uma instituição. Fornecem as bases para a identificação, em detalhes, dos documentos que são produzidos em conseqüência do cumprimento da missão do órgão. Dependendo da complexidade do negócio da organização, pode ser necessário agrupar as transações com base em suas similaridades ou, mais ainda, dissecá-las até obter o grau apropriado de especificidade para o propósito de classificação e arquivamento.

36 Etapas para identificação das funções, atividades e transações
Usar fontes para identificar o propósito, as metas e estratégias da organização – considere o que faz a organização única. Avaliar a amplitude das funções da organização – as funções não são baseadas nas estruturas organizacionais – conferir sobreposições e desmembramentos. Usar fontes para identificar as atividades que compõem cada função. Identificar as transações associadas à cada atividade. Testar a análise preliminar em entrevistas e workshops com funcionários especialistas naquelas funções. Rever e refinar os demais níveis hierárquicos.

37 Designando termos A terminologia pode ser muito específica em relação ao negócio da organização, ou pode ser específica de um setor industrial. Os termos devem ser relevantes para a organização. A descrição das funções deve utilizar termos já consolidados no vocabulário dos funcionários. Plano de classificação preciso e integrado.

38 Definindo escopo As anotações sobre o escopo definem o significado de um termo em particular e guia os usuários sobre como tais termos devem ser aplicados. As notas de escopo começam como uma tentativa de terminar a subordinação hierárquica e são revisadas para que se aperfeiçoe a definição de cada entidade. O escopo de uma atividade deve incluir as transações identificadas como parte de uma atividade, e o escopo de uma função, as atividades componentes da função.

39 Formulário de Levantamento de Funções e Requisitos de Arquivamento

40 Formulário de Levantamento de Função e Requisitos de Arquivamento
Informações sobre a Função Órgão: Secretaria de Estado de Educação Data: 07/08/2008 Termo da Função: Educação Básica N. de Referência da Função: 2 Nota de Escopo da Função: Definição e coordenação da implantação da política educacional no que se refere ao desenvolvimento e avaliação do ensino. Fontes de Informação: Minuta do Decreto Leis de Diretrizes e Bases Entrevistas com: Soraia Hissa Hojrom de Siqueira – Educação Escolar Indígena; Ana Regina de Carvalho – Educação Especial ; Edir Petruceli Carayon Xavier - Educação de Jovens e Adultos; Raquel Ruas – Educação de Jovens e Adultos; Joaquim Antônio Gonçalves – Educação Profissional; Maria Suely & Maletta Carvalho Lage - Educação Profissional; Maria Helena Brasileiro - Ensino Fundamental ; Joaquim Antônio Gonçalves – Ensino Médio; Cleide - Ensino Médio Unidades Administrativas Responsáveis pela Função: Subsecretaria de Desenv. da Educação Básica/ Sup. de Educação Infantil e Fundamental/ Dir. de Ensino Fundamental/ Supe. de Ensino Médio e Profissional/ Sup. de Modalidades e Temáticas Especiais de Ensino/ Dir. de Educação Especial/ Dir. de Jovens e Adultos/ Dir. de Temáticas Especiais/ Dir. de Avaliação Educacional Atividades Subordinadas à Função: Número de Referência da Atividade Atividade: 2.1 Educação Escolar Indígena 2.2 Educação Especial 2.3 Educação de Jovens e Adultos 2.4 Educação Profissional 2.5 Ensino Fundamental 2.6 Ensino Médio

41 Educação Escolar Indígena
Tabela 1: Análise de Atividades – Passo B Termo da Atividade: Educação Escolar Indígena Número de Referência da Atividade: 2.1 Nota de Escopo da Atividade: Promoção da formação inicial e continuada de professores indígenas. Fontes de Informação: Minuta do decreto Entrevistas com Soraia Hissa Hojrom de Siqueira no período de fevereiro a dezembro de 2008. Transações Subordinadas à Atividade: N. de Referência da Transação: Transação/Processo Risco Stakeholders: Natureza do Interesse: 2.1.1 Formação inicial de professores indígenas Risco Jurídico; Descontinuidade da escola Indígena; Comprometimento da qualidade e do uso inadequado do recurso; - Comunidade indígena; Formar professores indígenas para atender a comunidade - Secretaria de Estado de Educação. Propiciar a recuperação de memória histórica e a reafirmação da identidade étnicas tendo as mesmas oportunidades para índios e dos não índios.

42 Avaliação de Risco Risco de ocorrência de eventos que exponham a organização a conseqüências adversas (incapacidade de justificar uma decisão ou desconhecimento da decisão tomada). As conseqüências podem incluir perdas financeiras, embaraço público ou atrasos.

43 Análise e mapeamento de fluxo de processos e transações
Identificar processos chaves; Investigar cada processo detalhadamente; Mapear as seqüências de tarefas; Identificar pontos em que os documentos são gerados.

44 Mapeamento de fluxo de processos e transações
Fluxo 2: Educação Básica Função Atividade Transação Ação Documentos 2 Educação Básica (2.1) Educação Escola Indígena (2.1.1) Formação inicial de professores indígenas Planejamento 1) Plano de Trabalho 2) Projeto Político-Pedagógico Celebração do Convênio 1) Convênio; 2) Instrumento Jurídico; 3) Repasse financeiro; 4) Prestação de contas; 5) solicitando a descentralização de recurso financeiro. Escrituração Escolar 1) Relatórios; 2) Atas de reuniões; 3) Histórico; 4) Diplomas; 5) Ficha de freqüência; 6) Cronograma de visita encaminhado pela Superintendência Regional de Ensino. Prestação de contas Relatório de monitoramento

45 Esquema de Classificação de Negócios

46 O que é? Modelo hierárquico das relações entre as funções, atividades e transações da organização.

47 Esquema de Classificação de Negócios
Funções Atividades Transações Observações Função 1: Legislação: Descrição: Função 2: Atividade 1.1: Legislação que regula: Atividade 1.2: Atividade 2.1: Transação 1.1.1: Documentos produzidos: Transação 1.2.1: Transação 1.2.2: Transação 2.1.1:

48 Funções Atividades Transações Observações Função 2: Educação Básica Legislação: Minuta do Decreto; Leis de Diretrizes e Bases 9394/96. Descrição: Definição e coordenação da implantação da política educacional no que se refere ao desenvolvimento e avaliação do ensino. Atividade 2.2: Educação Especial Legislação que regula: Minuta do Decreto Descrição: Estabelecimento de diretrizes pedagógicas referentes à educação especial, oferecendo indicadores de currículos e metodologias adequadas ao atendimento de alunos com necessidades especiais. Transação 2.2.1: Atendimento Educacional Especializado Descrição: É uma modalidade de educação escolar, oferecida preferencialmente na rede regular de ensino, para educandos portadores de necessidades especiais. Documentos Produzidos: 1) Avaliação Educacional do Aluno 2) Solicitação de Atendimento Educacional Especializado 3) Parecer da Sup. Regional de Ensino 4) Portaria Autorizativa assinada 5)*Plano de Desenvolvimento Individualizado do aluno (PDI) Transação 2.2.2: Monitoramento Social Descrição: Monitoramento realizado por parte da sociedade que questiona junta à Sec. Estadual de Educação a fiscalização das escolas e do trabalho realizado pelos profissionais que ali atuam. 1) / Disque Denúncia 2) Ofício 3) Informação 4) Parecer *Fica na pasta do aluno

49 Levantamento de Funções, Atividades e Transações
Órgão Funções Atividades Processos/Transações AGE 03 05 11 AUGE 02 16 35 SEAPA 04 10 SEARA/ITER SEC 06 21 58 SECTES SEDE 45 68 SEDESE 08 30 SEDRU 12 23 SEDS 169 SEDVAN/IDENE 01 09 SEE SEEJ 37 SEF 33 145 SEGOV SEMAD 43 SEPLAG 32 127 SETOP SETUR TOTAL 75 292 885

50 Requisitos de Arquivamento
Passo C Requisitos de Arquivamento

51 Requisitos de Arquivamento
Requisitos de arquivamento são as condições que os documentos de uma organização devem cumprir para que se mantenham como evidência das atividades desta organização. O termo evidência é usado em seu sentido mais amplo. As evidências ajudam a assegurar que indivíduos e organizações possam ser responsabilizados pelo governo, pelo judiciário, por dirigentes, cidadãos, comunidade e futuras gerações. A natureza da organização e o contexto no qual ela opera impõem o tipo de evidência das atividades que é necessário criar, qual forma a evidência toma, por quanto tempo deve ser mantida e que tipo de acesso dever ser proporcionado através dos anos

52 Etapas do Passo C Localização das fontes relevantes;
Identificação dos requisitos de arquivamento impostos pela legislação, negócios e comunidade; Registro dos requisitos de arquivamento para os propósitos de referência; Seleção dos requisitos de arquivamento que serão apresentados nas propostas de prazos de guarda e destinação final.

53 Pré-requisitos para o Passo C
Entendimento geral da organização e do contexto no qual opera (Passo A); Análise das funções, atividades e transações da organização (Passo B); Documentação completa de todas as fontes consultadas nos Passos A e B; Suporte gerencial para identificar e documentar os requisitos de arquivamento da organização.

54 Recursos Acesso às fontes documentais internas e externas e às informações colhidas por meio de entrevistas com os funcionários; Pessoal com habilidades analíticas, de comunicação oral e escrita e amplo conhecimento da organização; Acesso ao pessoal com conhecimento legal, de auditoria, garantia de qualidade e outras matérias relevantes que possam contribuir com a avaliação de riscos.

55 Identificando Requisitos de Arquivamento
Requisitos regimentais; Requisitos de negócios; Requisitos provenientes das expectativas da comunidade.

56 Os requisitos de arquivamento podem ser estabelecidos explicitamente em legislação e regulamentos ou implicitamente no ambiente no qual a organização opera.

57 Fontes relevantes Fontes documentais internas: ex: análises realizadas para preparação de design e implementação de sistemas de informação; normas e regulamentos sobre eliminação de documentos; políticas e diretrizes internas, manuais de procedimentos, relatórios estruturais e programas de controle de qualidade. Fontes documentais externas: ex: legislação que define as competências da organização e que regula os processos e sua operação; legislação específica sobre gestão de documentos; regulamentos, relatórios ou diretrizes provenientes de órgãos externos; padrões industriais ou de melhor prática, etc. Funcionários: pessoas chaves podem fornecer informações detalhadas sobre as atividades e processos. Ex: gestores, pessoal operacional, auditores e procuradores, gestores de qualidade, etc.

58 Requisitos Regimentais
Fontes: legislação, informações colhidas junto às assessorias jurídicas. Requisitos explícitos. Requisitos implícitos.

59 Requisitos de Negócios
Dão suporte às necessidades administrativas. Cadeia de evidências necessárias para documentar uma seqüência de decisões ou ações. Informações determinam quais documentos criados e mantidos e as razões administrativas para tanto.

60 Expectativas da Comunidade
Expressas pelos stakeholders e podem aumentar os requisitos de arquivamento que podem, ou não, refletir nos requisitos regimentais e de negócios. A perspectiva da comunidade pode afetar a política governamental informalmente. Alternativamente, as atividades destes grupos podem afetar formalmente o processo governamental e, eventualmente, seus pontos de vista podem ser transformados em requisitos formais de accountability.

61 Avaliando Documentos de Arquivo
Valores primários: valor administrativo, valor legal e valor fiscal. Valores secundários: valor probatório e valor informativo.

62 Formulário de Levantamento de Funções e Requisitos de Arquivamento

63 X Tabela 2: Identificação de Requisitos de Arquivamento – Passo C
Transação/ Processo: Formação inicial de professores indígenas N. de Referência da Transação/Processo: 2.1.1 Descrição dos Documentos do Processo/Dossiê: 1)Planejamento (Projeto Pedagógico); 2)Instrumento Jurídico (Convênio); 3)Plano de Trabalho; 4)Repasse Financeiro; 5)Relatórios; 6)Atas de reuniões; 7)Histórico Escolar/Certificado; 8)Diplomas; 9)Ficha de freqüência; 10)Cronograma de visita encaminhado pela Sup. Regional de Ensino; 11) solicitando a descentralização de recurso financeiro; 12) Relatório de monitoramento.; )Prestação de Contas: (Empenho; Liquidação; Ordem de pagamento; Nota fiscal.) Stakeholders: Aluno Prazos de Guarda: Fase Corrente Até a conclusão do curso Fase Intermediária 100 anos (É opcional a alteração de suporte em microfilme) Destinação Final: X Eliminação Guarda Permanente (Atas) Justificativas: Fase Corrente:O processo consta de documentos correspondente a vida escolar do aluno que são atualizados continuamente até a sua formação por isso a necessidade de mantê-lo na fase corrente enquanto o aluno estiver em curso. Fase Intermediária: O prazo de 100 anos para a guarda após a conclusão dos estudos visa proteger a vida escolar do aluno, o acesso a informação, preservação, autenticidade e regularidade dos dados que futuramente possam amparar legalmente a integridade física e/ou financeira do aluno e/ou familiares. Para ser usado em consultas posteriores para elaboração de novos instrumentos e principalmente assegurar o direito à informação, garantido pela Constituição Federal, em seu art. 5º inciso XXXIII. Destinação Final: O processo é composto de documentos de ordem administrativa e pessoal referente a vida escolar do aluno, não demonstrando a atuação da política do Estado e a forma de organização do Órgão, ou seja, não constando de informações técnicas os documentos não são alvo de teses e pesquisas. As atas são de guarda permanente pois, possuem valor histórico e probatório. Conforme a Portaria Federal nº 255, de 20 de dezembro de 1990, Art. 6º. Unidades Administrativas Responsáveis pela Transação: Subsecretaria de Desenvolvimento da Educação Básica/ Superintendência de Modalidades e Temáticas Especiais/ Diretoria de Temáticas Especiais/ Diretoria de Contratos e Convênios/ Diretoria de Prestação de Contas Fontes de Informação: Entrevista com Soraia Hissa Hojrom de Siqueira, no período de fevereiro a dezembro de 2008. Portaria Federal, Ministério da Educação nº 255, 20 de dezembro de 1990. Lei Federal nº 5.443, de 08 de maio de 1968 Decreto Federal nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, Título II, Capítulo I, Art. 5º, inciso XXXIII. Processo de assentamento de alunos de escolas particulares extintas

64 Plano de Classificação de Documentos de Arquivo

65 Características Sistema decimal; Classificação que gera dossiês;
Classificação funcional; Classes correspondem às principais funções; A hierarquização das funções, atividades, transações e processos/dossiês vai do geral para o específico.

66 Pressupostos É preciso levar em conta a utilização destes planos pelos usuários da organização em seu dia a dia. Um plano com muitas classes dificultará a localização exata para a classificação do documento. Um plano com poucas classes que agrupam uma variedade imensa de documentos não cumpre sua finalidade. “Precisamos que as classes de documentos possuam um nível de generalidade ideal que proporcione simplicidade, flexibilidade e expansibilidade.” (Gonçalves, 1998)

67 Plano de Classificação de Documentos de Arquivo
Classes: 000 Administração Geral 100 Desenvolvimento Municipal e Políticas Urbanas e Rurais 200 Desenvolvimento Econômico e Social 300 Assistência Social e Saúde 400 Transportes e Obras Públicas 500 Administração Fazendária 600 Educação, Esportes e Cultura 700 Ciência, Tecnologia e Meio Ambiente 800 Segurança Pública e Defesa Social 900 Assuntos Diversos

68 600 Educação, Esportes e Cultura 610 Educação (...)
Educação Básica. Abrange a definição e coordenação da implantação da política educacional no que se refere ao desenvolvimento e avaliação do ensino. Educação Escolar Indígena. Abrange atividades referentes a formação inicial e continuada de professores indígenas. Formação Inicial de Professores Indígenas. Abrange a formação de professores indígenas para atender a comunidade a qual pertence. Incluem-se documentos como: Planejamento (Projeto Pedagógico); Instrumento Jurídico (Convênio); Plano de Trabalho; Relatórios; Atas de reuniões; Histórico Escolar/Certificado; Diplomas; Ficha de freqüência; Ficha de freqüência; Cronograma de visita encaminhado pela Superintendência Regional de Ensino; Documentos Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI), quanto ao repasse do recurso;Prestação de Contas: Empenho; Liquidação; Ordem de Pagamento; Nota Fiscal. Educação Especial. Abrange o estabelecimento de diretrizes pedagógicas referentes à educação especial, oferecendo indicadores de currículos e metodologias adequadas ao atendimento de alunos com necessidades especiais. Atendimento Educacional Especializado. Abrange modalidade de educação escolar, oferecida preferencialmente na rede regular de ensino, para educandos portadores de necessidades especiais. Incluem-se documentos como: Avaliação Educacional do Aluno, Solicitação de Atendimento Educacional Especializado; Parecer da Superintendência Regional de Ensino; Portaria Autorizativa assinada; Plano de Desenvolvimento Individualizado doaluno (PDI). Monitoramento Social. Abrange o monitoramento realizado por parte da sociedade que questiona a Secretaria Estadual de Educação sobre a fiscalização das escolas e do trabalho realizado pelos profissionais que ali atuam. Incluem-se documentos como: /Disque Denúncia; Ofício; Informação; Parecer.

69 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

70 Modelo adotado pelo Arquivo Público Mineiro
Cód. Assunto Prazos de Guarda Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

71 Prazos de Guarda Freqüência de uso das informações contidas nos documentos; Existência de leis e/ou decretos que regulem sua prescrição legal; Existência de outros documentos com as mesmas informações (documentos recapitulativos); e Necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas.

72 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
Abrangente; Clara; Atual

73 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
Cód. Assunto Prazo de Guarda Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária 600 Educação, Esportes e Cultura 610 Educação 611 Educação Básica 611.1 Educação Escolar Indígena 611.11 Formação Inicial de Professores Indígenas. Incluem-se documentos como: Atas de reuniões Até a conclusão do curso 100 anos Guarda Permanente Planejamento (Projeto Pedagógico); Plano de Trabalho; Relatórios; Histórico Escolar/Certificado; Diplomas; Ficha de freqüência; Ficha de freqüência. Eliminação É opcional a alteração de suporte em microfilme Cronograma de visita encaminhado pela Superintendência Regional de Ensino; Instrumento Jurídico (Convênio); Documentos Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI), quanto ao repasse do recurso; Prestação de Contas: Empenho; Liquidação; Ordem de Pagamento; Nota Fiscal. 5 anos após a aprovação do TCEMG ou 21 anos* *Verificar pendências judiciais. Em caso positivo aguardar na fase intermediária até 2 anos após trânsito em julgado.

74 Validação É importante que a equipe faça uma consulta ampla durante a análise das atividades e após a confecção do Plano de Classificação, validando suas conclusões. É essencial que o modelo seja significativo para a organização para que sirva de base para as atividades de arquivamento e avaliação. A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos deve ser avaliada pela área jurídica do órgão para garantir que os documentos estejam cumprindo os requisitos legais e de negócios.

75 Considerações sobre a aplicação da metodologia

76 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deve ser composta por funcionários com alto nível de conhecimento da instituição; A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos precisa do total apoio e respaldo do alto escalão da instituição; Imprescindível a sensibilização contínua da gerência e dos funcionários do órgão cujas funções, atividades e transações serão trabalhadas; Os formulários devem ser de fácil entendimento; Todos os funcionários do órgão devem ter conhecimento da proposta de trabalho e sua finalidade; A validação dos instrumentos pelos funcionários, com sua aplicação prática, é fundamental para construção de instrumentos de gestão adequados às necessidades do órgão.

77 Perguntas? Contato: