Missão do Projeto UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA – UNISUL O VALOR DO ARQUIVO ORGANIZADO PARA A GESTÃO DO CONHECIMENTO EM INSTITUIÇÕES PÚBLICAS E.

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1 Missão do Projeto UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA – UNISUL O VALOR DO ARQUIVO ORGANIZADO PARA A GESTÃO DO CONHECIMENTO EM INSTITUIÇÕES PÚBLICAS E PRIVADAS Profª. Vera Lúcia da Rosa XV Congresso Brasileiro de Arquivologia Seminário de Arquivos Universitários Junho de 2008

2 Missão do Projeto Introdução O que nos leva a suscitar as questões ora abordadas foram constatações feitas sobre a passagem da era da informação para a sociedade do conhecimento e a certeza de que a matéria-prima do conhecimento é a informação e que estas estão registradas em documentos de Arquivo.

3 Introdução As necessidades das corporações de hoje são muito diferentes das do passado. Profundas transformações no modo de trabalhar, nos processos de produção e no perfil do trabalhador, criaram um novo recurso o conhecimento, o qual vai muito além dos ativos físicos e financeiros. Ele é o principal ingrediente que se produz, compartilha, armazena, utiliza, compra e vende.

4 Estratégia de Implementação O QUE É INFORMAÇÃO? A idéia central é a de que informação é tudo que pode ser emitido ou recebido como uma mensagem, idéia, noção ou notícia, sobre alguém ou algo. A informação pode ser passada de várias formas, entre elas a fala, a escrita, a imagem e a representação. Davenport e Prusak (1998), afirmam que informação é uma mensagem, geralmente, sob forma de documento ou uma comunicação audível ou visível.

5 Gestão da Informação No contexto da gestão do conhecimento está inserida a gestão da informação, que, por sua vez, nos remete à gestão dos documentos, os quais têm a cada dia tomando maior proporção, pois a informação, seja ela escrita, falada ou informatizada, é a mola propulsora para o desenvolvimento de uma organização. Já o conhecimento é fator de capital competitivo. Sem informação não há conhecimento!!

6 Gestão da Informação Documental A informação é um ativo que necessita ser gerenciado, nasce na mente dos profissionais que atuam na organização e são transformadas em projetos, propostas, programas, pareceres, resoluções, manuais, informativos etc, os quais são materializados sob forma de documentos carregando. Informação orgânica!

7 Gestão da Informação Documental Podemos afirmar que sempre que alguém consulta um documento é por necessidade de obter informação. Em virtude disso, os arquivos deixaram de ser apenas depósitos e transformaram-se em centros ativos de informações, as quais são transformadas em conhecimento.

8 Gestão da Informação Documental Atualmente, as organizações somente adquirem e mantém vantagens competitivas mediante o uso adequado das informações e, sobretudo, da transformação destas em conhecimento. Elas devem preocupar-se tanto em organizar e articular coerentes sistemas de informação documental para propiciar a criação de conhecimento, como para obter bens e serviços.

9 Estratégia de Implementação O QUE É GESTÃO DA INFORMAÇÃO? A gestão da informação é um conjunto de seis processos distintos, todavia inter-relacionados: - Identificação de necessidades informacionais; - Aquisição de informações; - Organização e armazenagem da informação; - Desenvolvimento de produtos informacionais e serviços; - Distribuição e uso da informação.

10 Estratégia de Implementação McGarry (1994), considera que o termo 'informação' possui os seguintes atributos: – Quase sinônimo do termo fato; – Um reforço do que já se conhece; – A liberdade de escolha ao selecionar uma mensagem; – Matéria-prima da qual se extrai o conhecimento; – Aquilo que é permutado com o mundo exterior e não apenas recebido passivamente; – Definida em termos de seus efeitos no receptor; – Algo que reduz a incerteza em determinada situação.

11 Paralelo entre dado, informação e conhecimento A maioria das pessoas tem a intuição de que o conhecimento é mais amplo, mais profundo e mais rico do que os dados ou a informação. O conhecimento adquirido não precisa ser necessariamente recém-criado ou original, apenas ser novidade e útil para a organização. E se deve levar em consideração que o conhecimento, ao contrário da informação, está relacionado à ação.

12 Paralelo entre dado, informação e conhecimento Fonte: Davenport, Prusak,1998

13 O QUE É CONHECIMENTO? Conhecimento é a capacidade, adquirida por alguém, de interpretar e operar sobre um conjunto de informações ( Davenport, Prusak, 1998). Essa capacidade é criada a partir das relações que ele estabelece sobre o conjunto de informações recebidas diariamente e juntando a esse conjunto outros, que já são familiares (incluindo experiências, impressões, valores, crenças), é permitido compreendê-lo e tirar conclusões sobre ele e a partir dele.

14 O QUE É GESTÃO DO CONHECIMENTO? Gestão do Conhecimento é o processo sistemático de identificação, criação, renovação e aplicação dos conhecimentos estratégicos à vida de uma organização. É a administração dos ativos de conhecimento das organizações, permitindo-lhes saber o que elas sabem.

15 A gestão do conhecimento objetiva democratizar o acesso aos conhecimentos obtidos por indivíduos, seja qual for o meio escolhido pelo gestor, organizando, classificando e criando dispositivos para a sua disseminação conforme o interesse e propósito de um grupo (MELO, 2003).

16 O QUE SÃO OS CAPITAIS DO CONHECIMENTO? Os capitais do conhecimento compõem-se de quatro modelos que devem ser devidamente monitorados e gerenciados para a efetiva gestão do conhecimento de uma organização. São eles: Capital Ambiental Capital estrutural Capital Intelectual Capital de Relacionamento

17 Capital estrutural – este pode ser definido como um conjunto de sistemas administrativos, conceitos, modelos, rotinas, marcas, patentes e programas de computador, ou seja, a infra-estrutura necessária para fazer um órgão funcionar. De maneira simplista, mas extremamente clara, capital estrutural é tudo aquilo que fica na organização quando as pessoas vão embora para casa (EDVINSSON,1998, apud CAVALCANTI et al, 2001).

18 De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento A documentação assume vital importância em nossos dias, haja vista o aparecimento e o desenvolvimento da informática, que coloca à disposição de todos, principalmente dos administradores, toda sorte de informações e referências necessárias à produção do conhecimento e à tomada de decisão. A principal finalidade da documentação é a de auxiliar e influir direta ou indiretamente, na tomada de decisão e toda decisão a ser tomada deve estar calcada no conhecimento adquirido a partir das informações contidas nos documentos.

19 De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento O valor dos documentos como fonte de produção do conhecimento já não é desprezado por executivos e dirigentes que sabem o quanto os processos de negócios dependem das informações neles contidas e não somente das informações armazenadas nos bancos de dados.

20 De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento As organizações e instituições públicas e privadas não ficam tão somente na dependência do conhecimento advindo da pesquisa acadêmica. Elas estão sempre tentando novos fazeres, novas formas de executar o trabalho, pesquisando melhorias necessárias e refinando informações. Dessa forma, há um fluxo contínuo de produção de conhecimento.

21 De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento Esse conhecimento é configurado, muitas vezes, sob forma de documento que leva o administrador a querer consultá-lo no momento da tomada de decisão. Porém, para que isso aconteça, é necessário que os documentos recebam tratamento técnico arquivístico e estejam acessíveis.

22 De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento A importância do arquivo organizado para a gestão do conhecimento em empresas e/ou instituições está diretamente relacionada à disponibilização integral e inteligente da informação documental que vai levar o usuário a transformar essas informações em conhecimento.

23 De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento Informação gera mais informações e produz conhecimento, pois a informação certa, no momento apropriado e no tempo adequado é fator decisivo para a produção de conhecimento e para a tomada de decisão. É aqui que o Arquivo tem papel indispensável, tendo como principal fator a organização e disponibilização da informação documental.

24 De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento Dentro de um arquivo, a informação é gerenciada como um bem ou recurso econômico e estratégico consubstanciados em seu valor primário e secundário. O valor secundário é adquirido ao término do ciclo de vida. Estes documentos devem ser preservados pelo seu valor histórico e informativo, pois servirão, nesse estágio, para a história, a memória e a pesquisa científica e dessa forma continuam a produzir conhecimento.

25 De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento Os documentos produzidos no desempenho das atividades produzem conhecimento dentro de seu nível e abaixo dele. Os documentos externos circulam em toda a instituição, funcionando como fonte de informação e produção de conhecimento.

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27 De que forma o Arquivo contribui para a gestão do conhecimento A informação documental deve estar organizada e estruturada de forma que sua recuperação seja rápida, uma vez que é considerada um instrumento de gestão. Portanto, a gestão efetiva da informação em uma em instituições públicas e privadas requer a percepção dos valores dos arquivos para a gestão do conhecimento.

28 Considerações Finais Este assunto, ao que parece, é relativamente novo. Mesmo com poucas referências sobre o tema, as quais se encontra em livros que versam sobre a organização de arquivos e informações, somando-se a bibliografias que tratam da gestão do conhecimento, este novo capital, (o intelectual), tentou-se traçar um paralelo entre o documento como fonte de informação primária e a produção e gestão do conhecimento.

29 Muito Obrigada!! Profª. Vera Lúcia da Rosa vera.rosa@unisul.br