29 de novembro de 2011. Apresentação Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Tópicos: Expedientes – GM Documentos oficiais para assinatura da Sra. Ministra Expedientes.

Apresentação em tema: "29 de novembro de 2011. Apresentação Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Tópicos: Expedientes – GM Documentos oficiais para assinatura da Sra. Ministra Expedientes."— Transcrição da apresentação:

1 29 de novembro de 2011

2 Apresentação

3 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Tópicos: Expedientes – GM Documentos oficiais para assinatura da Sra. Ministra Expedientes - Aspar Afastamento do País Assuntos comuns a diversas Secretarias/Vinculadas Agenda da Sra. Ministra, Secretários e Dirigentes de Vinculadas Expedientes - AECI Demandas submetidas à Conjur Demandas submetidas à Ascom Índice

4 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Documentos/processos ao GM devem ser encaminhados pelo Secretário/Dirigente ou, de ordem, pelo correspondente Chefe de Gabinete Atos para análise/decisão da Sra. Ministra devem ser instruídos por meio de processo administrativo Apenas questões mais simples/fácil resolução devem ser instruídas por meio de guia de registro de expediente (“Reg.”)Reg Notas Técnicas, Notas Informativas e Pareceres devem: (i) Observar regras do Manual de Orientações Básicas para a Padronização de Correspondências Oficiais (ii) Conter assinatura das chefias imediata e mediata (iii) Conter assinatura do Secretário/Dirigente Processos e expedientes que não atenderem a essas recomendações serão devolvidos ao órgão de origem Expedientes – GM

5 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Observações: Minutas impressas/arquivo digital encaminhadas por memorando/ofício Atender as regras do Manual de Orientações Básicas Encaminhar relação de autoridades completa e atualizada: nome completo, cargo, endereço, telefone, e-mail Indicação de ponto focal (se for o caso) Ministra apenas assina documentos oficiais para destinatários de mesma/superior hierarquia (Governadores, Ministros de Estado, ou autoridades que tenham status de Ministro, Embaixadores, Presidentes das Casas Legislativas Federais, Ministros de Tribunais, Diretores e Presidentes de Organismos Internacionais). Responde também demandas enviadas em razão das atribuições do cargo (Presidente dos CNMA e CNRH etc.). Demais encaminhamentos devem ser respondidos pelos Secretários /Dirigentes, salvo determinação diversa do GM Minutas devem ser enviadas ao Gabinete da Ministra com antecedência de cinco dias Quando se tratar de resposta a demandas externas, a minuta deve ser acompanhada de Nota Técnica ou Nota Informativa, que fundamente o conteúdo da reposta Nas solicitações do Poder Judiciário ou do Ministério Público os prazos devem ser rigorosamente respeitados Avaliação pelo AECI e/ou pela Conjur, quando aplicável Documentos oficiais para assinatura da Sra. Ministra

6 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 RIs A Aspar deve: (i) Encaminhar ofício à Secretaria/Entidade Vinculada pertinente no prazo de quarenta e oito horas, com solicitação de resposta (ii) Enviar ao GM minuta de correspondência, acompanhada de Nota Técnica, com pelo menos cinco dias de antecedência do final do prazo legal de trinta dias A Secretaria / Vinculada deve: (i) Responder ao RI, no prazo, por meio de Nota Técnica, a qual deve obedecer ao Manual de Orientações Básicas e contar com a anuência ou discordância do titular da Secretaria/Entidade Vinculada Indicações Toda indicação parlamentar deve ser submetida pela Aspar às áreas técnicas pertinentes Cabe ao GM determinar prazo para resposta da indicação parlamentar à Casa Civil da Presidência da República A tramitação de indicação parlamentar deve obedecer, onde aplicável, aos critérios utilizados nas RIs Expedientes – Aspar

7 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 PLs A Aspar deve: (i) Encaminhar o PL por ofício à Secretaria/Entidade Vinculada pertinente no prazo de 48 horas, com solicitação de resposta (ii) Após a análise da(s) área(s) técnica(s), enviar o expediente à Conjur para avaliação, a quem compete a análise da constitucionalidade do PL (iii) Após análise da Conjur, enviar ao GM minuta de Aviso Ministerial, da qual devem constar a proposta de veto ou de sanção da Senhora Ministra, a Nota Técnica ou o Formulário e a manifestação da Conjur A Secretaria/Entidade Vinculada deve: (i) Manifestar-se sobre o PL, no prazo, por meio de Nota Técnica ou do formulário enviado pela Aspar Obs: Ao posicionar-se pelo veto, a avaliação da área técnica deve fundamentar-se apenas na existência de relevante contrariedade ao interesse público Obs: Esse não é o momento adequado para discordar do PL ou propor conteúdo distinto Expedientes – Aspar

8 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Assuntos comuns a diversas Secretarias/Vinculadas Observações: O GM indicará a área que será responsável por articular o tema A área indicada como responsável deverá coordenar todas as informações, análises, ações e operações entre as Secretarias/Entidades Vinculadas envolvidas para que não haja divergências entre as respostas técnicas Nesse sentido, o GM deverá receber uma única manifestação, de caráter institucional, a qual deve contemplar a opinião de todas as áreas demandadas O GM recomenda que tal procedimento seja adotado pelas Secretarias e Vinculadas, independentemente de determinação da Chefia de Gabinete

9 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Agenda da Sra. Ministra, Secretários e Dirigentes de Vinculadas Observações: As audiências com a Senhora Ministra deverão ser solicitadas somente pelos titulares das Secretarias/Entidades Vinculadas. Ainda que obtidas informalmente, as audiências deverão ser comunicadas ao GM, por meio do envio de mensagem ao endereço eletrônico: gm@mma.gov.br Somente os titulares das Secretarias/Entidades Vinculadas devem estar presentes às reuniões convocadas pela Senhora Ministra, a não ser que terceiros sejam explicitamente convocados. Caso a presença de demais servidores seja necessária, o Gabinete da Ministra deverá ser comunicado com antecedência O GM solicita seja informado da agenda, diária e semanal, dos Secretários e Presidentes de Vinculadas, por meio do envio de mensagem eletrônica às servidoras acima indicadas Quando a Senhora Ministra determinar que as Secretarias/Entidades Vinculadas representem o MMA em evento para o qual o Ministério foi convidado, o GM deverá ser informado, com a brevidade possível, do nome do servidor designado, para que se possa informar os organizadores do evento

10 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Expedientes – AECI Toda solicitação de informações, determinação ou diligência oriunda dos órgãos de controle externo (notadamente TCU, MP, PF e CGU), bem como o respectivo atendimento, deve ser encaminhada por cópia ao AECI.  v. tb. Mem. Circ. nº 09/GMMem. Circ. nº 09/GM Convênios, acordos e ajustes devem ser avaliados pelo AECI anteriormente ao encaminhamento à Conjur Na hipótese de dúvidas quanto ao atendimento da demanda, as Secretarias/Entidades Vinculadas poderão solicitar orientações do AECI Quando encaminhadas diretamente ao Gabinete, as solicitações de informações, determinações e diligências oriundas dos órgãos de controle externo são despachadas ao AECI, que deve coordenar a manifestação das áreas técnicas pertinentes. → Respostas encaminhadas ao AECI para avaliação e consolidação As Secretarias e Entidades Vinculadas devem encaminhar ao AECI cópia das recomendações e determinações dos órgãos de controle, bem como das medidas adotadas ou justificativas apresentadas pelas unidades, nos últimos cinco anos, para que ele possa fazer um relatório resumido à Senhora Ministra das principais recomendações e determinações de tais entidades

11 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Demandas submetidas à Conjur Conjur não avalia questões técnicas ou políticas Processos que tratem da análise de convênios, acordos e ajustes; contratos/termos aditivos e atos normativos devem ser analisados pela Conjur Consultas devem versar sobre dúvida jurídica (interpretação da Constituição Federal, de leis, tratados e demais atos normativos) Conjur pode solicitar informações ou documentos às Secretarias/Entidades Vinculadas, que devem ser atendidas tempestivamente e enviadas diretamente à demandante Consulta sobre força executória de ordens judiciais não é de competência da Conjur, mas do respectivo órgão de representação judicial da União, autarquia ou fundação, que atua na área de contencioso da AGU, o qual deverá remeter cópia da decisão, sentença ou acórdão e dos documentos necessários à sua correta interpretação, acompanhados das informações pertinentes, inclusive manifestação sobre a exequibilidade da decisão Conjur apenas promove o encaminhamento da documentação ao respectivo órgão da Administração responsável por efetivar o cumprimento da ordem judicial

12 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Demandas submetidas à Ascom Para o apoio às Secretarias/Entidades Vinculadas em atividades de organização de eventos; cerimonial; atividades de relações públicas; publicidade; marketing; e imprensa, as áreas devem observar as seguintes recomendações: Definir ponto focal para eventos, para, orientado pela Ascom, se tornar o elo entre a Assessoria e o Órgão Comunicar à Ascom quando houver previsão de realização de evento (ainda que sem data definida), para que a Assessoria possa planejar o apoio de modo eficiente Enviar lista de convidados à Ascom para triagem. A Ascom encaminha, posteriormente, à CGAA/GM a lista daqueles a serem convidados pela Senhora Ministra Preencher e enviar à Ascom formulário de solicitação de serviços para eventos, conforme planilha anexa ao Mem. Circ 02/Of. Circ. 08 (principalmente para evento de médio/grande porte) Elaborar check-list, o qual deve ser revisado e atualizado continuamente, devendo conter informações como: necessidades, responsáveis e prazo para realização de cada tarefa Realizar reuniões periódicas a partir do momento em que for definida a data do evento, sempre com os mesmos participantes, visando dar encaminhamento às tarefas de cada membro do grupo Caso as Secretarias/Entidades Vinculadas decidam sobre a contratação de uma empresa de eventos (processo licitatório em andamento), o Gabinete recomenda (i) abrir o processo de licitação listando todas as necessidades (de acordo com o check-list elaborado); (ii) priorizar pequenos detalhes do serviço a ser contratado, pois o que não estiver no processo de licitação não poderá ser exigido do vencedor; e (iii) determinar um coordenador geral da empresa contratada e outro do Ministério, os quais serão responsáveis pela resolução das necessidades

13 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Demandas submetidas à Ascom Para eventos ou reuniões que demandem cerimonial, cobertura jornalística, registro fotográfico etc., deve ser enviado Memorando à Chefia de Gabinete, solicitando o apoio da Assessoria O memorando deverá especificar, em detalhes, a natureza do evento e do apoio a ser prestado, o qual deverá ser enviado com a devida antecedência, conforme quadro abaixo:

14 Portaria MMA/Secex nº 163 Publicada no Boletim de Serviço nº 07, de 15/07/2011 Estabelece normas e procedimentos para serviços de protocolo: Recebimento, registro, distribuição e expediçãoRecebimento, registro, distribuição e expedição Elaboração e tramitação Tratamento de Documentos Sigilosos e Processos Tratamento de Documentos Sigilosos e Processos Autuação, juntada e desapensação Desentranhamento e desmembramento de peças Encerramento e abertura de volumes Reconstituição e encerramento de processos Diligências Vigência: 15/07/2011 Adoção definitiva: 15/10/2011

15 Portaria MMA nº 432 “Dispõe sobre autorização de afastamento do País de servidores do Ministério do Meio Ambiente, do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis, do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade e do Jardim Botânico do Rio de Janeiro”

16 Portaria MMA nº 432 Procedimentos e orientações comuns: O planejamento da participação em eventos no exterior deve ser informado, trimestralmente, no Cadastro de Viagens Internacionais O prazo mínimo para a solicitação de afastamento no SCDP passa a ser de 20 dias do início do deslocamento A Secex opina conclusivamente em todos afastamentos O afastamento somente pode ocorrer após a publicação da autorização em DOU

17 Portaria MMA nº 432 Procedimentos e orientações comuns (cont.): São competentes para propor o afastamento do País e a concessão de diárias e passagens: O Secex Os Secretários O Spoa A GM O Conjur O ASIN O Dirigente do SFB O Chefe de Gabinete da Secex Os Dirigentes de Ibama; ICMBio e JBRJ Os Substitutos correspondentes / autoridades delegadas

18 Portaria MMA nº 432 Procedimentos e orientações – Afastamentos para Capacitação Nos casos participação em cursos de longa duração ou pós-graduação, o planejamento deverá ser informado à CGGP/SPOA até 31/03 do ano corrente do evento O afastamento não poderá ocorrer quando o servidor estiver de férias ou licenças prêmio/médica/para tratar de interesse particular O processo deve ser formalizado com antecedência mínima de 45 dias, para ser analisado/instruído pela CGGP/SPOA anteriormente à inserção no SCDP Procedimentos e orientações – Afastamentos a Serviço O processo em meio físico é eliminado no afastamento a serviço A Asin faz a análise prévia dos afastamentos a serviço

19 Muito Obrigado Gabinete da Ministra – GM gm@mma.gov.br Coordenação Geral de Apoio Administrativo – CGAA cgaa@mma.gov.br

20 Portaria MMA/Secex nº 163 “toda informação registrada em um suporte material, suscetível à consulta, estudo, prova e pesquisa” Voltar

21 Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Expedientes – Aspar Indicações Proposições por meio das quais membros do Poder Legistlativo sugerem a outro Poder a adoção de providência, a realização de ato administrativo ou de gestão, ou o envio de projeto sobre matéria de sua exclusiva iniciativa Voltar

22 Expedientes – AECI Voltar

23 Portaria MMA/Secex nº 163 “Art. 3º (...) Parágrafo único. Cabe às unidades tramitadoras as subsequentes etapas de abertura, registro, tramitação, distribuição e cadastramento da tramitação e do despacho no Sistema de Protocolo – SIPRO.” “Art. 6º Em caso de recebimento de processo, o Protocolo Central e as demais unidades organizacionais do MMA deverão sempre observar se o mesmo contém: I – registro de trâmite eletrônico no SIPRO; (…)” “Art. 12. A tramitação de processos e correspondências será feita mediante cadastramento e registro de sua movimentação no SIPRO e será efetuada por meio do formulário Controle de Entrega de Documento – CED.” Voltar

24 Portaria MMA/Secex nº 163 “Art. 6º Em caso de recebimento de processo, o Protocolo Central e as demais unidades organizacionais do MMA deverão sempre observar se o mesmo contém: I – registro de trâmite eletrônico no SIPRO; II – despacho de encaminhamento dirigido àquela unidade organizacional; III – todas as folhas corretamente numeradas e rubricadas; IV – documentos legíveis, com assinatura, carimbo e data; e V – folha em branco, carimbada com a expressão “EM BRANCO”. Parágrafo único. Se o processo estiver em desacordo com os incisos acima ou com outra irregularidade, o mesmo deverá ser devolvido ao remetente para a devida regularização.” Voltar

25 Portaria MMA/Secex nº 163 “documento ou conjunto de documentos que exigem estudos detalhados, expressados por despachos, pareceres, notas, informações e decisões de diversas unidades organizacionais do Ministério ou ainda instruções para ações e operações contábeis financeiras” Voltar

26 Portaria MMA/Secex nº 163 Acondicionados em envelopes duplos No envelope externo não constará qualquer indicação de grau de sigilo / teor No envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento O envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo específico Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior Todo documento sigiloso deve ser corretamente acondicionado, na forma do art. 22 e seguintes da Portaria MMA/Secex nº 163 Voltar

27 Portaria MMA/Secex nº 163 Documentos sigilosos (cont.) Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário. A marcação ou indicação do grau de sigilo deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver, que deverão conter a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle. As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, a indicação do total de páginas que compõem o documento. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos, confidenciais ou reservados: (i) verificar a integridade e registrar indícios de violação / irregularidade na correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico, ao destinatário e ao remetente; e (ii) proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação no SIPRO, onde deverá constar no resumo apenas a palavra “SIGILOSO”. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia desses documentos os transmitirão a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência de responsabilidade Voltar