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Departamento de Gestão de Documentos Públicos

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Apresentação em tema: "Departamento de Gestão de Documentos Públicos"— Transcrição da apresentação:

1 Departamento de Gestão de Documentos Públicos
Orientações sobre as novas telas de Tramitação, Protocolo de Processos Encaminhados e Recebimento de Processos.

2 1 – Como acessar o SIMPROC Web
2 – O Menu de Opções 3 – Encaminhando Processos 4 – Emitindo o Protocolo de Processos Encaminhados 5 – Recebendo Processos

3 Para começar, abra o navegador e digite o endereço http://simproc.pmsp
1 - Acessando o Sistema Para começar, abra o navegador e digite o endereço 3

4 1 - Acessando o Sistema Coloque os mesmos usuário e senha que utiliza no terminal.

5 1 - Acessando o Sistema Nesta tela, a mensagem de abertura trará informações úteis ou relevantes sobre o sistema.

6 1 - Acessando o Sistema Clique na descrição da tela que deseja. Neste caso a tela é Tramitação. O menu mostrará as opções de acordo com o perfil de acesso que o usuário possui.

7 2 – O Menu de Opções Ao usar o SIMPROC Web você notará que as telas estão divididas em abas. Esta divisão facilita a operação na emissão do protocolo de processos encaminhados, apenas clicando na aba desejada. Com isso, você não precisa mais sair de uma tela e entrar em outra, ou decorar códigos de telas usados como atalhos.

8 3 – Encaminhando Processos
Para encaminhar o processo, clique na aba Encaminhamento. Preencha o campo Unidade Administrativa de Destino com o código da unidade para onde o processo está sendo encaminhado.

9 3 – Encaminhando Processos
Caso não saiba qual o código da unidade de destino, o SIMPROC passa a oferecer na mesma tela as opções de Pesquisa de Unidades e Filtro de Unidades.

10 3 – Encaminhando Processos
Para Pesquisa de Unidades clique na lupa. Para Filtro de Unidades clique no filtro.

11 3 – Encaminhando Processos
3.1 – Pesquisa de Unidades Esta função permite que se faça a pesquisa do código da unidade através de parte do Nome ou da Sigla da mesma. Informe a sigla, ou o nome que deseja consultar no campo correspondente e clique na lupa.

12 3 – Encaminhando Processos
3.1 – Pesquisa de Unidades O SIMPROC trará todas as unidades que apresentarem a sigla ou o nome informado. Clique em Usar, para retornar à tela anterior com o campo já preenchido.

13 3 – Encaminhando Processos
3.2 – Filtro de Unidades Através do Filtro de Unidades pode-se chegar à unidade desejada, partindo da Administração até o último setor. Para isto basta clicar nas setas indicadoras e escolher a unidade. Ao finalizar clique em Usar. Para voltar a aba de Encaminhamento clique em Desistir. Ao clicar em Limpar voltará automaticamente a tela inicial.

14 3 – Encaminhando Processos
Após clicar em Usar, o preenchimento da unidade de destino será automático. Com a Sigla da Unidade. O Nome do Responsável. E o Cargo.

15 3 – Encaminhando Processos
O Encaminhamento não é item obrigatório, mas deve ser preenchido a fim de orientar a unidade de destino. Clique na seta indicativa e escolha o encaminhamento.

16 3 – Encaminhando Processos
Para complementar o encaminhamento, você poderá preencher o campo Motivo da Tramitação com até 60 caracteres. Não utilize acentos ortográficos.

17 3 – Encaminhando Processos
O próximo passo é preencher o(s) campo(s) Nro Processo. A capacidade máxima de cadastro é de 48 processos e não há necessidade de mencionar o(s) acompanhante(s).

18 3 – Encaminhando Processos
Para finalizar esta etapa, basta clicar no botão Encaminhar. O sistema pedirá que aguarde e depois dará a mensagem de Encaminhamento Efetuado. Clicar em “OK”. Lembre-se! O botão Limpar apaga todas as informações cadastradas.

19 4 – Emitindo o Formulário S51-A - Protocolo de Processos Encaminhados
Finalizou o encaminhamento, agora é hora de emitir o protocolo. Para emitir o Protocolo de Encaminhamento abra a próxima aba – Protocolos. Aqui também, o sistema permitirá emitir a 1ª via uma única vez e a 2ª via, quantas vezes forem necessárias.

20 4 – Emitindo o Formulário S51-A - Protocolo de Processos Encaminhados
Para emitir a 1ª via, digite o código da Unidade Origem e depois o da Unidade Destino. Clique em Imprimir. Não se esqueça! O botão Limpar apaga todas as informações cadastradas. O sistema pedirá que aguarde e abrirá uma caixa de Download de Arquivos perguntando se deseja abrir ou salvar. Clicar em Salvar.

21 4 – Emitindo o Formulário S51-A - Protocolo de Processos Encaminhados
Ao Salvar, você poderá recuperar o Protocolo de Processos e Documentos Encaminhados a qualquer momento. Caso não queira salvar o protocolo, clique em Abrir e ele estará aberto para a impressão. Para isto, clique em Arquivo – Imprimir ou no ícone de impressão. Aparecerá a tela de impressão, onde você poderá indicar o nº de vias (cópias) necessárias para o Encaminhamento do(s) Processo(s).

22 4 – Emitindo o Formulário S51-A - Protocolo de Processos Encaminhados
2ª via – clique no campo indicativo e a tela abrirá os campos Unidade Origem e Número Relatório. A 2ª via deverá ser usada quando não imprimir as vias necessárias. Preencha os campos e clique em Imprimir. O sistema pedirá que aguarde e abrirá uma caixa de Download de Arquivos perguntando se deseja abrir ou salvar. Clique em Abrir. O procedimento para imprimir é igual ao da 1ª via.

23 5 – Recebendo Processos A próxima aba, ou 3ª aba, é a do Recebimento. Nela você poderá receber o(s) processo(s) de duas maneiras. Individualmente, com 52 campos. Ou através do Número de Protocolo.

24 5 – Recebendo Processos Individualmente, você digita a Unidade Recebedora e, automaticamente, o sistema vai para o campo Nro Processo. Digite o Nro Processo e clique em Avançar. O sistema pedirá que aguarde e depois aparecerá Receber Processo. Clique. Novamente o sistema pedirá que aguarde e trará a mensagem de Recebimento Efetuado. Clicar em OK.

25 5 – Recebendo Processos Se o processo a ser recebido possuir acompanhante(s), será aberta uma janela de Processos Acompanhantes. Leia as orientações e clique no sinal “+”, para conferir o(s) nro(s) do(s) processos(s) acompanhante(s). Após conferir, clique na caixa à direita do nro do processo principal e depois em Confirmar.

26 Para Dúvidas e/ou Orientações envie e-mail para
Departamento de Gestão de Documentos Públicos Para Dúvidas e/ou Orientações envie para Obrigado! 26


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