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Cartilha Avaliação de Competências Secretaria da Fazenda de Pernambuco

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Apresentação em tema: "Cartilha Avaliação de Competências Secretaria da Fazenda de Pernambuco"— Transcrição da apresentação:

1 Cartilha Avaliação de Competências Secretaria da Fazenda de Pernambuco
Projeto de Gestão por Competências SEFAZ

2 Sumário Atualizar Índice com os tópicos do resto do documento Página
Avaliação de Competências Sumário Página 1. Apresentação 3 2. O que é Gestão por Competências? 3. O que são Competências? 4. O que é Avaliação de Competências? 4 5. O que será avaliado? 6. Quem participa da Avaliação de Competências? 5 7. Quais são os passos da Avaliação? 6 8. O que é Feedback? 8 9. O que é Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)? 10 10. Programa Permanente de Capacitação 11. Etapas da Avaliação de Competências 11 12. Dúvidas 12 Anexo I – Lista de evidências das Competências Gerais e Gerenciais da SEFAZ 13 Atualizar Índice com os tópicos do resto do documento Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 2

3 2. O que é Gestão por Competências?
Avaliação de Competências 1. Apresentação Esta cartilha tem como objetivo divulgar como acontecerá a Avaliação de Competências, uma das etapas do Modelo de Gestão por Competências que está sendo implantado na Secretaria da Fazenda do Estado de Pernambuco - SEFAZ/PE. Aqui também são dados conceitos iniciais de Gestão por Competências, que ajudarão no entendimento da avaliação. É importante que você leia com atenção. Em caso de dúvidas entre em contato com o seu gestor, Representante Setorial ou Superintendência de Gestão de Pessoas (SGP). 2. O que é Gestão por Competências? A gestão por competências possibilita a integração estratégica de todas as ações de gestão de pessoas, buscando o desenvolvimento e uma maior satisfação dos servidores no ambiente de trabalho, para o alcance dos objetivos da instituição. 3. O que são Competências? Competências representam características possíveis de serem verificadas nas pessoas, incluindo conhecimentos, habilidades e atitudes que viabilizam uma performance superior. Gerald E. Ledford Jr Conhecimentos: É o “saber” adquirido: conhecimento técnico, conceitos e teorias. Habilidades: É o “saber fazer”, ou seja, é o saber colocado em prática. Atitudes: É a “predisposição” do profissional, a vontade e a ação de demonstrar o que sabe. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 3

4 4. O que é Avaliação de Competências?
As competências manifestam-se por resultados observáveis relacionados ao trabalho. Não é somente ter potencial de aplicação da competência, é a sua aplicação de fato no momento presente; Aplicação dentro da Instituição, no trabalho que desempenha; Apenas participar de capacitação formal não significa aplicar a competência. 4. O que é Avaliação de Competências? A Avaliação de Competências foi construída para auxiliar o desenvolvimento dos servidores, através da identificação das suas necessidades e expectativas para uma melhor atuação no trabalho, e na definição de ações para promover esse desenvolvimento. Com mais desenvolvimento e valorização dos servidores é possível prestar melhores serviços à sociedade. 5. O que será avaliado? Serão avaliadas as competências comportamentais (gerais e gerenciais), construídas com base na identidade organizacional e no mapa estratégico da SEFAZ e as técnicas, mapeadas em todas as suas áreas. As competências GERAIS são aplicadas a TODOS os servidores da Secretaria da Fazenda e são de natureza comportamental. Apenas os GESTORES serão avaliados nas competências GERENCIAIS. Se o profissional for gestor de pessoas e de processos, ele será avaliado em TODAS as competências gerenciais. Se for gestor de processos e não possuir subordinados, não será avaliado nas competências “Gestão de Pessoas” e “Delegação”. As competências TÉCNICAS foram identificadas e mapeadas de acordo com a necessidade, características e processos de trabalho de cada área, divididas por Espaços Ocupacionais, conjuntos de atribuições e responsabilidades do profissional. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 4

5 Competências Comportamentais Competências Técnicas
Avaliação de Competências Competências da SEFAZ: Comunicação Competências Gerais Competências Comportamentais Comprometimento (Postura Profissional) Competências Gerenciais Desenvolvimento Pessoal e Profissional Foco em Resultado Trabalho em equipe Delegação Visão Sistêmica Gestão de Pessoas Gestão Estratégica Gestão de Processos Tomada de Decisão Competências Técnicas Competências Técnicas são específicas para cada Espaço Ocupacional Justificar o Texto. Verificar se existem possibilidades de utilizar um vocabulário mais simples. (Exemplo: Evitar utilizar “mensurar”, etc.) Lista de evidências - Comunicação Argumenta de forma educada, assertiva e coerente ao debater com outros profissionais. Dialoga de forma paciente, clara e objetiva, demonstrando atenção e compreensão dos pontos de vista dos seus interlocutores. Informa com antecedência as mudanças relacionadas à execução do trabalho que impactem as atividades, disseminando a informação de forma igualitária para todos envolvidos no problema. Fornece, nas reuniões e relatórios, informações confiáveis, corretas e seguras. Envia os relatórios e s com eficiência, expressando-se com objetividade e clareza e respondendo as demandas com brevidade. Para obter maior objetividade na avaliação, melhor identificação e mensuração das competências, foi associada uma lista de EVIDÊNCIAS para cada uma delas. Estas evidências representam o que é esperado do servidor. 6. Quem participa da Avaliação de Competências? Elegíveis Serão avaliados em suas competências todos os profissionais em exercício na SEFAZ/PE, excetuando-se os estagiários e terceirizados. Para Servidores de outros órgãos a disposição da SEFAZ ou Cargos Comissionados: Serão avaliados, apenas os que possuírem mais de 12 meses consecutivos na Secretaria da Fazenda. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 5

6 2 3 7. Quais são os passos da Avaliação? Avaliador e Avaliado
Avaliação de Competências Avaliador e Avaliado A estrutura de avaliação será a que o servidor realiza sua autoavaliação e o gestor imediato realiza a avaliação do subordinado, conforme representação a seguir: Representa a avaliação do servidor sobre si mesmo Representa o gestor imediato do avaliado O gestor também deverá realizar sua autoavaliação 7. Quais são os passos da Avaliação? 1º passo: Confirmar seus dados presentes no sistema e a lista dos servidores a serem avaliados por você, caso seja gestor. 2º passo: Ler com atenção a competência a ser avaliada e a lista de evidências daquela competência. 3º passo: Informar se o avaliado possui algum ponto de melhoria a ser trabalhado, relacionado às evidências. Exemplo: *As listas de evidências encontram-se no Anexo I desta cartilha. Representa o gestor imediato do avaliado 2 3 Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 6

7 Lembre-se de ler a descrição dos níveis da escala de avaliação.
Avaliação de Competências 4º passo: Marcar o nível da competência de acordo com a escala de avaliação. Existem 4 (quatro) níveis com os quais se pode aferir o desenvolvimento profissional e identificar a contribuição do servidor, e a sua própria, no alcance dos propósitos estabelecidos para seu espaço ocupacional. 5º passo: É obrigatório justificar a avaliação quando da seleção do nível “Não atende”. 4 ATENÇÃO! Lembre-se de ler a descrição dos níveis da escala de avaliação. Nível Definição Competência não foi demonstrada na maior parte das vezes em que foi demandada. Profissional apresentou significativa dificuldade na realização dos trabalhos. Atende minimamente as expectativas AM Competência não demandada do servidor. Não demandada ND Competência foi demonstrada de forma parcial. O servidor está aprimorando/ desenvolvendo a competência e requer o acompanhamento de seu superior imediato ou de profissionais mais experientes para a realização de atividades complexas. Atende parcialmente AP Competência não foi demonstrada apesar de ter sido demandada. Atende NA Competência foi aplicada com excelência. Profissional apresentou atuação dentro dos padrões de qualidade e desempenho esperados. Demonstrou dominar os conhecimentos necessários e sua habilidades foram suficientes para exercer integralmente e com autonomia a competência. Atende ou supera as AE ATENÇÃO! Na justificativa é necessário descrever os fatos que evidenciam a avaliação. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 7

8 Avaliação de Competências
6º passo: Registrar os comentários sobre a competência, de forma geral, ou para evidências que representam os pontos que precisam ser melhorados. 7º passo: Finalizar a avaliação. 6 8. O que é feedback? Quando a Avaliação de Competências for finalizada, será realizada uma reunião de feedback entre o avaliado e seu gestor. Feedback é o processo de troca de informações entre duas pessoas sobre as atitudes e comportamentos percebidos, com base em informações objetivas, pautadas em padrões de comportamento e desempenho pré-estabelecidos. Ampliar a percepção do avaliado a respeito de seu desempenho em comparação com o que é esperado pela SEFAZ. Ajudar na identificação de características que o avaliado precisa desenvolver ou aperfeiçoar e registrar os pontos em que houve evolução ou não. Orientar o avaliado quanto aos direcionamentos que podem ser tomados em sua carreira, buscando conciliar sempre os interesses individuais e os da SEFAZ. Auxiliar o avaliado em seu crescimento profissional. Objetivos do feedback ATENÇÃO! Lembre-se que o feedback tem que ser CONSTRUTIVO, ou seja, tem que ajudar no desenvolvimento profissional! O feedback é baseado em fatos e não em julgamentos de valor! Ele deve ser fornecido de maneira individual, clara e objetiva. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 8

9 Ao dar feedback Ao receber feedback SEJA OPORTUNO SEJA IMPARCIAL
Avaliação de Competências Forneça feedbacks atuais e não baseado no passado. Agende um horário, escolha um lugar apropriado e esteja atento ao estado emocional do servidor. SEJA OPORTUNO Descreva apenas o comportamento e não use rótulos (“imaturo”, “preconceituoso”). Não exagere (“você é muito...” ou “ está sempre...”). Não utilize comparações ou julgamentos (“é melhor que...” ou “um mau...”). SEJA IMPARCIAL Ao dar feedback DEMONSTRE APLICABILIDADE Evidencie comportamentos que o avaliado possa mudar e que demonstrem a realidade do desempenho. Verificar padrão de apresentações Deloitte. Fundamente seu argumento com exemplos. Relate de forma objetiva e direta. SEJA ESPECÍFICO Expresse o feedback através de afirmações e não de perguntas, para evitar atitude defensiva e irritada do profissional. SEJA ASSERTIVO Por ser uma oportunidade de desenvolvimento, procure ser receptivo mesmo que no momento não seja agradável ouvir. Reflita com calma e posteriormente faça suas conclusões a respeito. DEMONSTRE INTERESSE Não tire conclusões precipitadas de uma conversa de feedback. Sempre pergunte, não suponha, para que não haja problemas de comunicação. PERGUNTE Ao receber feedback Se for preciso peça exemplos para que possa compreender melhor a situação e realizar os ajustes necessários. Através de exemplos você poderá corrigir falhas e aprimorar o que necessita. SOLICITE EXEMPLOS Não procure desculpas, culpados ou motivos para justificar o feedback. Assim você não ouvirá nem receberá o feedback de forma correta. NÃO SE JUSTIFIQUE Estabeleça pontos para melhorar conforme o feedback recebido, traçando metas, prazos, compromissos e foco em resultados. Avalie-se periodicamente e solicite novos feedbacks para ver se está no caminho certo. ASSUMA COMPROMISSOS Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 9

10 Educação Experiências
Avaliação de Competências 9. O que é Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)? Durante a reunião* de feedback, também será elaborado o Plano de Desenvolvimento Individual. O PDI é o “Plano de Ação” para o desenvolvimento do servidor e é construído com base nos 3 Eixos do Programa Permanente de Capacitação. *Recomenda-se que as reuniões de feedback e de construção do PDI sejam realizadas no mesmo momento. No entanto, podem ser realizadas em momentos diferentes caso gestor e/ou avaliado achem necessário. Perspectiva de Desenvolvimento Profissional Perspectiva de Desenvolvimento Pessoal PDI – Plano de Desenvolvimento Individual Modelo de Gestão por Competências Mapa Estratégico da SEFAZ Verificar padrão de apresentações Deloitte. 10. Programa Permanente de Capacitação O Programa Permanente de Capacitação está estruturado em 3 grandes eixos de atuação: Eixo Educação – Aprendizagem Formal: Composto por ações de desenvolvimento formais contempladas nos dois segmentos do Programa: Demandas Permanentes e Demandas Especiais. São eles: Segmento de Demandas Permanentes - cursos de características perenes, contínuas e cíclicas, que compõem a matriz curricular da ESAFAZ Segmento de Demandas Especiais – cursos de curta duração (palestras, congressos, seminários) e longa duração (especialização, mestrado, doutorado), que NÃO compõem a matriz curricular da ESAFAZ. . Educação Aprendizagem formal Desenvolvimento no trabalho Experiências Exposição/ Articulação Aplicação prática da educação e experiências adquiridas Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 10

11 Verificar padrão de apresentações Deloitte.
Avaliação de Competências Eixo Experiências – Desenvolvimento no trabalho: É composto por ações de desenvolvimento no ambiente de trabalho. Trata-se da promoção de experiências práticas aos servidores, buscando a aplicação e aprimoramento das suas competências na rotina de trabalho. Essas experiências práticas podem ser realizadas através de: Ampliação das suas atribuições Atuação em projetos Liderança de equipes Rotação de Atividades Eixo Exposição/ Articulação – Aplicação prática da educação e experiência adquiridas: Além do aprendizado teórico e da aplicação prática, a aquisição do conhecimento também pode vir da facilitação da articulação e da exposição dessas competências por parte do servidor. O eixo Exposição/Articulação pode ser desenvolvido através de: Participação em Grupos de Estudo Participação e responsabilização em Reuniões de avaliações de práticas ou monitoramento de resultados Criação/ ampliação de Redes de Relacionamento Verificar padrão de apresentações Deloitte. 11. Etapas da Avaliação de Competências As três etapas descritas a seguir deverão ocorrer no período estipulado para a Avaliação de Competências: ETAPA I ETAPA I Realização da avaliação e da autoavaliação ETAPA II Preparação e planejamento da reunião de feedback Gestor e Avaliado ETAPA III Reunião de feedback e construção do PDI Realizar sua autoavaliação e a avaliação das competências do servidor Realizar autoavaliação Gestor Avaliado Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 11

12 Educação Experiências Exposição/ Articulação
Avaliação de Competências ETAPA II Avaliador Agendar reunião de acordo com a disponibilidade de ambas as partes (reservar dia, horário e local privado e apropriado); Destacar pontos de atenção (oportunidades de melhoria) do resultado da Avaliação, através do relatório emitido pelo sistema; Levantar possibilidades de crescimento profissional e pessoal para o avaliado; Relacionar expectativas sobre desenvolvimento e performance do avaliado. Avaliado Ler previamente o resultado da Avaliação do gestor, através do relatório emitido pelo sistema, analisando e comparando-o com o resultado da sua autoavaliação; Traçar seus objetivos de desenvolvimento. ETAPA III Discussão dos pontos de atenção levantados previamente na avaliação, realizando o feedback ao avaliado; Alinhamento das expectativas e objetivos quanto ao desenvolvimento e crescimento pessoal e profissional do avaliado; Construir o PDI no sistema, de forma conjunta (gestor e avaliado), com as ações necessárias ao aprimoramento dos conhecimentos e competências do servidor, com base nos 3 (três) eixos do PPC. Educação Experiências Exposição/ Articulação 12. Dúvidas Em caso de dúvidas, entre em contato com a Equipe do Projeto de Gestão por Competências ou Superintendência de Gestão de Pessoas, através dos telefones: / / / Você pode ainda contar com o apoio dos Representantes Setoriais ou do seu gestor. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 12

13 Comprometimento Comunicação
Avaliação de Competências Anexo I – Lista de evidências Competências Gerais Comprometimento Realiza suas atividades de maneira ágil, organizada e comprometida, respeitando os prazos estabelecidos. Tem criatividade e determinação para solução de problemas relativos ao trabalho. É participativo se envolvendo com o trabalho, projetos, atividades e objetivos da SEFAZ, colaborando para execução destes de forma proativa. É assíduo no trabalho. Cumpre os horários estabelecidos com pontualidade. Cumpre com os deveres de acordo com o determinado pela função, focando nas atividades profissionais quando estiver no ambiente da SEFAZ ou em ação externa. Atua conforme os padrões éticos da SEFAZ, agindo com transparência e respeitando a legislação. Respeita as regras da instituição, distinguindo os interesses sociais e econômicos da SEFAZ dos seus próprios interesses. Verificar padrão de apresentações Deloitte. Comunicação Argumenta de forma educada, assertiva e coerente ao debater com outros profissionais. Dialoga de forma paciente, clara e objetiva, demonstrando atenção e compreensão dos pontos de vista dos seus interlocutores. Informa com antecedência as mudanças relacionadas à execução do trabalho que impactem as atividades, disseminando a informação de forma igualitária para todos envolvidos no problema. Fornece, nas reuniões e relatórios, informações confiáveis, corretas e seguras. Envia os relatórios e s com eficiência, expressando-se com objetividade e clareza e respondendo as demandas com brevidade. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 13

14 Desenvolvimento pessoal e profissional
Avaliação de Competências Anexo I – Lista de evidências Competências Gerais Desenvolvimento pessoal e profissional Compartilha conhecimentos e habilidades de forma organizada, clara, objetiva e entendível com os demais profissionais, objetivando promover o desenvolvimento coletivo e integrado. Se autodesenvolve continuamente, mantendo-se atualizado de acordo com suas atividades. Aplica o conhecimento técnico na prática do dia a dia do trabalho. Apresenta disposição para aprender e estudar sempre que tiver oportunidade. Realiza autoavaliação periodicamente reconhecendo os próprios erros. Verificar padrão de apresentações Deloitte. Foco em resultados Promove reuniões objetivas e concisas, que atinjam os resultados esperados. É pragmático e objetivo na realização das atividades profissionais, mantendo o foco e a concentração quando estiver no ambiente de trabalho. Discute o estabelecimento de metas previamente. Direciona suas atividades para o alcance de suas metas setoriais e corporativas, a fim de contribuir para a melhoria dos resultados da SEFAZ. Planeja as atividades a serem desenvolvidas, identificando prioridades e a forma de trabalho mais adequada, com o objetivo de atender aos prazos e executar todas as ações sob sua responsabilidade. Trabalha com dedicação e agilidade, com o objetivo de superar os resultados esperados e metas estabelecidas. Identifica oportunidades de melhorias em seus processos de trabalho, otimizando atividades, recursos e prazos. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 14

15 Trabalho em equipe Delegação
Avaliação de Competências Anexo I – Lista de evidências Competências Gerais Competências Gerenciais Trabalho em equipe É disponível para trabalhar em conjunto com os colegas da equipe direta e dos demais setores, compartilhando de um mesmo objetivo e propósito. Estabelece relações adequadas de respeito, confiança e lealdade com os colegas, reconhecendo e respeitando os direitos, limitações e características de todos. Dissemina e compartilha conhecimentos que possui, principalmente com os colegas que precisam de auxílio ou estejam com dúvidas na execução das tarefas. Busca auxiliar os colegas que estão com maior carga de trabalho, sempre que estiver com tempo disponível. Critica de forma positiva quando identifica oportunidades de melhoria. Toma iniciativa na promoção de um ambiente saudável e de cooperação, demonstrando discrição e interesse no tratamento de conflitos e falhas de comunicação. Verificar padrão de apresentações Deloitte. Delegação Delega as atividades com a antecedência necessária, evitando problemas decorrentes da urgência. Busca distribuir a carga de trabalho igualitariamente, flexibilizando a delegação de tarefas de acordo com o perfil de cada subordinado. Define as tarefas com clareza para os subordinados no início da execução. Estabelece prazos viáveis para execução de novas tarefas, considerando os recursos disponíveis. Cobra a entrega das tarefas dos subordinados nos prazos acordados e com os resultados esperados Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 15

16 Gestão de pessoas Anexo I – Lista de evidências
Avaliação de Competências Anexo I – Lista de evidências Competências Gerenciais Gestão de pessoas Lidera pelo exemplo, tomando atitudes coerentes com as que cobra dos subordinados. Motiva a equipe através de desafios constantes na rotina de trabalho. Solicita atividades e cobra os subordinados com cordialidade e respeito, sendo discreto ao chamar atenção dos servidores para não expor as pessoas em público. É imparcial na resolução de problemas, garantindo a escuta de todas as partes envolvidas e se baseando nas diretrizes institucionais. Busca valorizar as competências dos membros da equipe oferecendo atividades desafiadoras de acordo com suas aptidões, desejos profissionais e objetivos estratégicos da SEFAZ. Concede feedbacks oportunamente ao final de cada atividade, com respeito e objetividade, incentivando a melhoria continua dos subordinados e estabelecendo ações corretivas. Busca realizar o controle de frequência, concessão de diárias, férias e licenças conciliando as necessidades da SEFAZ e dos subordinados. Incentiva o desenvolvimento pessoal e profissional dos subordinados, observando os conhecimentos necessários para a execução dos projetos e alcance das metas da instituição. Defende os interesses da instituição e dos subordinados, no que concerne a melhoria das condições de trabalho para o alcance de resultados. Verificar padrão de apresentações Deloitte. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 16

17 Gestão de processos Gestão estratégica
Avaliação de Competências Anexo I – Lista de evidências Competências Gerenciais Gestão de processos Mantem uma rotina de discussões com os envolvidos sobre os problemas e soluções, antes da tomada de ações. Tem controle sobre os processos em que atua durante a execução dos serviços. Define rotina para atualização continua nas ferramentas de trabalho e apoia as iniciativas da equipe que tragam melhorias aos procedimentos. Apresenta os detalhes dos processos na etapa inicial da atividade a todos os envolvidos nos trabalhos. Coordena e monitora as ações e processos sob sua responsabilidade, com o objetivo de alcançar o padrão de qualidade requerido. Apoia efetivamente os subordinados, para que executem as atividades no dia a dia com segurança. Verificar padrão de apresentações Deloitte. Gestão estratégica Estabelece e controla o alcance de objetivos factíveis e mensuráveis com definição de indicadores eficientes. Planeja, aprova e gerencia projetos estratégicos associados a sua área de atuação e integrados com as demais áreas da SEFAZ, visando ao alcance das metas estabelecidas. Divulga para sua equipe as estratégias, planos e metas, utilizando os quadros de indicadores da área para monitoramento dos resultados e replanejamentos. Planeja e coordena as atividades da área em que atua, definindo prioridades, métodos de trabalho e avaliando o alcance de objetivos estratégicos sob sua responsabilidade. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 17

18 Tomada de decisão Visão sistêmica
Avaliação de Competências Anexo I – Lista de evidências Competências Gerenciais Tomada de decisão Tem segurança para tomar decisão e agir. Sugere ideias e argumenta atentando para não impor a sua opinião nos debates possibilitando a tomada de decisão de forma democrática. Toma decisões de forma ágil, não se eximindo de sua condição de gestor. Utiliza critérios bem estabelecidos na tomada de decisão, visando ao alcance dos objetivos e metas da instituição. Verificar padrão de apresentações Deloitte. Visão sistêmica Compreende a importância da interação das ações de sua equipe com as demais áreas da SEFAZ e com os agentes externos envolvidos, articulando a realização das atividades de modo a potencializar as influências positivas e minimizar os impactos negativos. Busca o consenso e a harmonia de interesses, negociando e articulando com pessoas e instituições, empenhando-se pela manutenção de bons relacionamentos e consecução dos objetivos organizacionais. Busca se integrar com os colegas que trabalham em outras áreas e localidades sempre que possível. Envolve-se em assuntos que não estão diretamente relacionados à sua área de atuação na realização das atividades diárias, buscando colaborar com os interesses da instituição. Debate com as áreas relacionadas antes de tomar decisões que alterem procedimentos comuns a todas. Projeto de Gestão por Competências SEFAZ 18


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