Comissão de Gestão Fazendária - COGEF 2015 Gestão do Conhecimento na SEFAZ-SP.

Apresentação em tema: "Comissão de Gestão Fazendária - COGEF 2015 Gestão do Conhecimento na SEFAZ-SP."— Transcrição da apresentação:

1 Comissão de Gestão Fazendária - COGEF 2015 Gestão do Conhecimento na SEFAZ-SP

2 2 Cenário inicial Planejamento Estratégico 2009: projeto de GC focado na implantação da ferramenta tecnológica que apoiaria a Gestão do Conhecimento (Share Point); Expectativa de um grande número de aposentadorias para os próximos anos; Para recompor o quadro, havia também uma expectativa de ingresso de novos servidores na Secretaria da Fazenda (e, consequentemente, novos concursos de remoção); Não havia uma metodologia de Gestão do Conhecimento na casa. Ações isoladas eram desenvolvidas por cada departamento ou unidade, sem coordenação; Financiamento do Banco Interamericano de Desenvolvimento - BID - disponível para alguns projetos de melhoria da gestão fazendária. Um dos projetos escolhidos para implantação foi o projeto Profisco 11.1 – “Gestão do Conhecimento na SEFAZ-SP aprimorada e estimulada”.

3 3 Não dá para começar do zero a cada dia! Planejamento Estratégico Filme “Como se fosse a primeira vez”. https://www.youtube.com/watch?v=Oq_4rhxICNk

4 4 Premissas/características do projeto Planejamento Estratégico 24 meses, 2 Coordenadorias (Tributária e Contratações Eletrônicas) e 3 etapas (sensibilização/diagnóstico/identificação/planejamento de iniciativas; implantação/acompanhamento e metodologia/governança/indicador geral); Integração com o Planejamento Estratégico e respeito às diferenças entre as áreas; Trabalho descentralizado: áreas são responsabilizadas pela implantação do projeto; TdR: concretização dos produtos e foco na implantação dos projetos; Sustentabilidade do projeto: TdR previu entrega de metodologia, governança e indicadores capazes de manterem os projetos vivos e mensuráveis nas áreas;

5 5 Cuidados com a contratação – o TdR Planejamento Estratégico - Ter produtos concretos, mesmo tratando de GC:

6 6 Cuidados com a contratação – o TdR Planejamento Estratégico - Pagamento vinculado à efetiva implantação dos projetos:

7 7 Cuidados com a contratação – o TdR Planejamento Estratégico - Foco na sustentabilidade da Gestão do Conhecimento:

8 8 Projeto da CCE – “Saber Fazer” Planejamento Estratégico Cenário da época: Conhecimentos fundamentais espalhados pela Coordenadoria, sem uma “casa” única; Experiências passadas poderiam ser melhor usadas para maximizar resultados futuros; Servidores usando boa parte de seu tempo em busca de informações para execução do trabalho. Objetivos do projeto: Disponibilizar de forma adequada e organizada informações essenciais ao desempenho do trabalho e evitar a perda do capital intelectual; Mobilizar as pessoas para permitir a exploração e a reutilização de experiências adquiridas; Integrar o conhecimento de diferentes fontes de informação como suporte aos processos decisórios.

9 9 Projeto da CCE – Portal “Saber Fazer” Planejamento Estratégico

10 10 Projeto da CCE – Portal “Saber Fazer” Planejamento Estratégico

11 11 Projeto da CCE – Portal “Saber Fazer” Planejamento Estratégico

12 12 Novo momento: como atuar sem consultoria? Planejamento Estratégico Grupo de trabalho formado para rever e detalhar metodologia proposta pelo projeto; Objetivo era fazer GC de forma autônoma e independente de consultorias; Necessário detalhar bem as etapas pois equipe não tinha tanta experiência prática; Para cada etapa do trabalho, foram criadas uma apresentação e um roteiro de reunião, que eram adaptados de acordo com as necessidades dos clientes; Equipe central do Departamento de Gestão Estratégica – DGE - passou a atuar como consultoria interna de GC nas áreas da SEFAZ-SP.

13 13 Resumo da metodologia Planejamento Estratégico Etapas prévias: - Compreensão geral do cenário atual da área e apresentação da metodologia de GC; - Escolha de um processo ou área, com apresentação do plano de trabalho específico; Processo de trabalho: 1. Identificação dos conhecimentos técnicos essenciais ao processo ou área escolhido (em conformidade com metodologia/instrumentos usados pela FDC); 2. Priorização dos conhecimentos da área, com identificação dos conhecimentos essenciais (relevância estratégica e prontidão); 3. Identificação das ações de registro/compartilhamento do conhecimento já executadas pela área; 4. Geração e escolha de possíveis ações para registro/compartilhamento dos conhecimentos prioritários; 5. Planejamento das ações escolhidas; 6. Apoio à implantação das ações escolhidas; 7. Desenvolvimento de indicadores para o acompanhamento do desempenho das ações; 8. Desenvolvimento de governança para a continuidade das ações. PC1 PC2 PC3 PC4 PC5 PC0 PC6

14 14 Etapa prévia 1 - Compreensão do cenário e apresentação da metodologia Planejamento Estratégico Objetivo: apresentar linhas gerais do trabalho de GC e colher insumos para a escolha do processo ou área foco do trabalho, com base nos pontos surgidos no PE da área

15 15 Etapa prévia 2 - Escolha de um processo/área e plano de trabalho específico Planejamento Estratégico PC0 Objetivo: apresentar a proposta de trabalho em GC do DGE, já contemplando a área ou processo escolhido. Ajustar a proposta para definição do escopo e plano de trabalho

16 Atividade 1 – após escolha de processo/área a ser abordado(a), explicação sobre o que são conhecimentos. Orientações sobre como preencher a tabela de identificação dos conhecimentos essenciais. 16 1. Identificação dos conhecimentos técnicos essenciais Planejamento Estratégico Objetivo: saber o que é essencial que a área conheça para executar este processo ou conduzir seu trabalho PC1

17 Atividade 2 – revisão da tabela entregue após etapa 1, explicação sobre como deve ser feita a classificação dos conhecimentos relacionados nela e sobre uso da matriz de priorização. 17 2. Priorização dos conhecimentos da área Planejamento Estratégico PC2 Objetivo: focar esforços nos conhecimentos mais importantes para o desempenho da área Formulário de priorização dos conhecimentos

18 18 2. Priorização dos conhecimentos da área Planejamento Estratégico Matriz de priorização de conhecimentos Relevância estratégica (Está ligado a quais objetivos? De que forma impacta na execução dos objetivos da organização?) + - + - Alta relevância estratégica Baixo nível de prontidão Esse é o quadrante prioritário para desenharmos ações de GC a fim de melhorar o estado destes conhecimentos Nível de prontidão do conhecimento (Já tenho este conhecimento no nível que preciso?) Risco de perda do conhecimento => Critério de desempate, se necessário, dentro do quadrante prioritário

19 19 Planejamento Estratégico Exemplo do grupo das Entidades Descentralizadas - CCE 2. Priorização dos conhecimentos da área Relevância estratégica (Está ligado a quais objetivos? De que forma impacta na execução dos objetivos da organização?) + - + - Confecção dos pleitos Modus operandi de cada entidade descentralizada Processos de trabalho Nível de prontidão do conhecimento (Já tenho este conhecimento no nível que preciso?) Orçamento anual das entidades (LOA) + quotas mensais Sistema de Informações das Entidades Descentralizadas (SIEDESC) Legislação de suporte (área jurídica) Rede de contatos/ relacionamento com entidades

20 Atividade 3 – apresentação da matriz de conhecimentos priorizados e explicação para preenchimento do formulário de identificação das ações de GC já realizadas pela área 20 3. Identificação das ações já executadas pela área Planejamento Estratégico Objetivo: saber o que a área já faz em GC para evitar redundâncias, organizar o trabalho e perceber oportunidades de aperfeiçoamento Formulário de identificação de ações de GC (registro e compartilhamento)

21 21 Planejamento Estratégico Exemplo da Consultoria Tributária 3. Identificação das ações já executadas pela área

22 Atividade 6 – apresentação da matriz de ações de GC priorizadas (esforço x impacto) e escolha da ação a ser implantada. Atividade 5 - área e DGE trazem novas opções de ações de GC. Atividade 4 - brainstorming de ações de GC voltadas ao registro/compartilhamento dos conhecimentos, segundo matriz de priorização. Explicação para que seja possível trazer novas sugestões de ações na reunião seguinte. 22 4. Geração e escolha de ações para registro e compartilhamento do conhecimento Planejamento Estratégico PC3 Objetivo: definir quais ações de GC são mais adequadas para solucionar os problemas identificados Tabela de ações de GC

23 23 Planejamento Estratégico Matriz de priorização das ações de GC Impacto (Qual o retorno que esta ação terá sobre o negócio da área?) Esforço (Quais recursos serão necessários mobilizar para executar a ação? Quanto tempo levará?) - - + + Alto impacto Baixo esforço Estas são as ações de GC prioritárias para trabalharmos na área. Dentro deste quadrante, ainda podemos adotar o critério do risco de perda do conhecimento para definir quais deles necessitam de atuação mais urgente. 4. Geração e escolha de ações para registro e compartilhamento do conhecimento

24 24 5. Planejamento das ações escolhidas Planejamento Estratégico Modelo usado pelo grupo de iniciativas do DGE Atividade 7 - explicação sobre planejamento e modelo de detalhamento de iniciativas. Objetivo: transformar em projeto a ação escolhida, definindo responsáveis e prazos para sua execução Estrutura Analítica do Projeto PC4

25 Atividade 8 - apresentação das fichas de projetos preenchidas e possíveis ajustes. 25 6. Apoio à implantação das ações escolhidas Planejamento Estratégico Material/ forma de apoio do DGE à área depende da ação escolhida. Implantação se dá sempre de acordo com o planejamento estratégico e priorização da área. Objetivo: facilitar a execução da ação escolhida pela área

26 26 7. Desenvolvimento de indicadores Planejamento Estratégico PC5 Objetivo: possibilitar o acompanhamento do desempenho da ação escolhida no tempo Atividade 9 - entrega da proposta de indicadores.

27 Atividade 10 - explicação sobre governança e modelos adotados, além da compreensão da governança geral adotada pela área. 27 8. Desenvolvimento de governança para garantir a continuidade das ações Planejamento Estratégico Objetivo: tornar mais fácil a organização da área para que a ação escolhida e outras possam ter sucesso no curto, médio e longo prazos Atividade 11 - entrega da proposta de governança e ajustes.

28 28 Etapa final: desenvolvimento de indicadores para acompanhamento da evolução da GC no tempo Planejamento Estratégico

29 29 Tabela resumo da metodologia Planejamento Estratégico AtividadeObjetivoMaterial de apoioProduto EP1. Compreensão geral do cenário atual da área e apresentação da metodologia de GC Apresentar linhas gerais do trabalho de GC e colher insumos para a escolha do processo ou área foco do trabalho, com base nos pontos surgidos no PE da área PE, mapeamento de processos, pesquisa de satisfação e indicadores da área ou processo + Apresentação específica sobre GC Ata da reunião, com direcionamento para escolha da área ou processo foco do trabalho EP2. Escolha de um processo ou área, com apresentação do plano de trabalho específico Apresentar a proposta de trabalho em GC do DGE, já contemplando a área ou processo escolhido. Ajustar a proposta para definição do escopo e plano de trabalho PE, mapeamento de processos, pesquisa de satisfação, indicadores e legislação específica + Área ou processo foco do trabalho validado + Apresentação da metodologia de GC e da proposta de trabalho específica para a área Plano de trabalho validado pela área cliente e termo de abertura do projeto assinado 1. Identificação dos conhecimentos essenciais ao processo escolhido Saber o que é essencial que a área conheça para executar este processo ou conduzir seu trabalho Tabela de identificação de conhecimentos essenciais Relação dos conhecimentos essenciais aos processos da área 2. Priorização dos K da área, com identificação dos K críticos (alta importância e risco de perda) Focar esforços nos conhecimentos mais importantes para o desempenho da área Formulário de priorização de conhecimentos, matriz de priorização e texto sobre K críticos Matriz com conhecimentos priorizados 3. Identificação das ações de registro/ compartilhamento já executadas pela área Saber o que a área já faz em GC para evitar redundâncias, organizar o trabalho e perceber oportunidades de aperfeiçoamento Formulário de identificação das ações de GC Relação com as ações de GC já empreendidas pela área 4. Geração e escolha de possíveis ações para registro/ compartilhamento dos K críticos Definir quais ações de GC são mais adequadas para solucionar os problemas identificados Tabela com possíveis ações de GC e sugestão de priorização (matriz esforço x impacto) Sugestão de ações de GC, priorizadas 5. Planejamento das ações escolhidas Transformar em projeto a ação escolhida, definindo responsáveis e prazos para sua execução Ficha de iniciativas/ficha de GC ou material usual da áreaFicha de iniciativas preenchida 6. Apoio à implantação das ações escolhidas Facilitar a execução da ação escolhida pela áreaDepende de cada ação escolhidaAção implantada 7. Desenvolvimento de indicadores para acompanhamento do desempenho das ações Possibilitar o acompanhamento do desempenho da ação escolhida no tempo Modelos de indicadores de GC Indicador de GC para a ação escolhida 8. Desenvolvimento de governança para continuidade das ações Tornar mais fácil a organização da área para que a ação escolhida e outras possam ter sucesso no curto, médio e longo prazos Modelos de governança de GC Proposta de governança de GC para a área PC1 PC2 PC3 PC4 PC5 PC0 PC6

30 Gestão do Conhecimento 2015 dge@fazenda.sp.gov.br (11) 3243-2351 Obrigado!