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15 anos15 anos. Onde encontrá-lo? Podemos encontrar todos os Procedimentos provenientes do SGQ disponibilizados em nossa rede pelo caminho : Z:\S G Q\Procedimentos.

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1 15 anos15 anos

2 Onde encontrá-lo? Podemos encontrar todos os Procedimentos provenientes do SGQ disponibilizados em nossa rede pelo caminho : Z:\S G Q\Procedimentos do Sistema\Procedimentos\Procedimentos Aprovados-Revisão Atual. PS-017

3 ABERTURA DE ORDEM DE SERVIÇO E CONTROLE DE DOCUMENTOS POR DIVISÃO DE PASTAS

4 TREINAMENTO PS-017 OBJETIVO: Definir diretrizes para as atividades de abertura de ordem de serviço, bem como a disposição padrão dos registros passivos inerentes as atividades de uma determinada ordem de serviço.

5 As responsabilidades e autoridades deste procedimento são conforme o quadro abaixo: Atividade Função Gerente / Gestor RD / Analista Qualidade CADColaboradores Abertura de OS XX Inclusão de documentos na pasta da OS XX Registrar documentos no SGQ XXXX Incluir ou excluir Pastas Digitais/Físicas X

6 Abertura da pasta digital da Ordem de Serviço Após receber o pedido de compra enviado pelo cliente, o colaborador do departamento comercial, recebe a proposta assinada pelo cliente, acessa o Sistema de Gerenciamento “E- SOFT” e o banco de dados do SGQ e inclui os dados da proposta comercial, necessários para a realização das atividades da Ordem de Serviço.

7 Após incluir as informações, o colaborador do departamento comercial, abre a pasta digital da Ordem de Serviço, acessando o endereço eletrônico “Y:\Engenharia\OS ”, abrindo a pasta e copiando como uma nova pasta, renomeando da seguinte forma: YY: Ano de abertura da OS ZZZ : Numeração seqüencial (sempre balizar pela última OS aberta) Cliente: Descrever o nome do cliente mais o escopo do serviço de forma sucinta.

8 Disponibilização da Ordem de Serviço/ Execução do escopo da proposta comercial O colaborador do departamento comercial comunica ao gerente de contratos, através de reunião, preferencialmente, que a OS está registrada e disponibilizada em meio digital.

9 O gerente de contratos entra em contato com o gestor da obra onde elaboram o planejamento das ações a serem realizadas, através de cronogramas, correio eletrônico ou qualquer outro meio de comunicação que se fizer necessário.

10 Abertura da Pasta Física da Ordem de Serviço O gestor da obra verifica o tipo de serviço da OS : AST : Assistência Técnica CAM: Fornecimento de Instalação de Campo ENG : Fornecimento de Engenharia e serviços “turn-key” EQT : Fornecimento de Equipamento MAN: Manutenção RTF : Retrofit.

11 Preenchimento do cabeçalho O Gestor da obra solicita à recepcionista ou outro colaborador qualquer a abertura da pasta física da OS, no endereço eletrônico “Z:\Papelaria\Formulários Gerais/ Formulário Modelo Capa da pasta física da Ordem de Serviço”

12 Preenche o cabeçalho : Imprime a capa da OS, anexa na pasta física e entrega ao gestor da obra.  Ordem de Serviço : Preencher com numeração da OS, conforme enviado pelo departamento comercial  Cliente : Preencher com o nome da empresa que contratou a ELBI  Cliente Final: Preencher com o nome da empresa onde o serviço será executado  Objeto: Preencher com o objeto do contrato, ou seja, uma breve descrição do que será em si a obra.

13 Inclusão dos documentos na pasta física da Ordem de Serviço Todos os documentos inerentes à Ordem de Serviço, são arquivados na pasta da OS respeitando um padrão determinado conforme:

14 Correspondências com Clientes Correio eletrônico Fax enviados e recebidos Cartas enviadas e recebidas Documentos Relacionados a Fornecedores PASTA 1 PASTA 2 Correspondências Cotações Ordem de Compra. Notas Fiscais

15 PASTA 3 Documentos do Cliente Projetos Cronogramas Normas Entre outros

16 PASTA 4 Documentos Gerados Informações Comerciais Ata de Reunião RDO - Relatório Dário de Obra Romaneio GD – Guia de Remessa de Documentos Planejamento e Check-list Projetos Segurança do Trabalho Diversos Medição Fotos FFFO

17 PASTA 5 Ordem de Serviço / Pedido de Compra / Contrato Ordens de Serviço Pedidos de Compra Contratos PASTA 6 Rascunhos Documentos utilizados que não são controlados no SGQ.

18 Inclusão de documentos na pasta digital da Ordem de Serviço (acréscimo de subpastas) Correspondências com Clientes Correio eletrônico Fax Cartas PASTA 1 Enviadas Recebidas

19 Documentos Relacionados a Fornecedores PASTA 2 Correspondências Cotações Ordem de Compra. Notas Fiscais Correspondências Cotações Ordem de Compra

20 PASTA 4 Documentos Gerados Informações Comerciais Ata de Reunião RDO - Relatório Dário de Obra Romaneio GD – Guia de Remessa de Documentos Planejamento e Check-list Projetos Segurança do Trabalho Diversos Medição Fotos FFFO Informações Comerciais Ata de Reunião RDO Romaneio GD – Guia de Remessa de Documentos Planejamento e Check-list Projetos Segurança do Trabalho Diversos Medição Fotos

21 Observação: Nas pastas 03, 05,06 e 07 não existem subpastas no meio Digital

22 A Agradece o empenho e a participação


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