Nota Fiscal Eletrônica – NF-e SAP Best Practices

Objetivo, benefícios e processos-chave abordados Este cenário descreve os processos de Nota Fiscal Eletrônica para: Cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica Contigência Manual ou Lançada em Contigência 2.1 Contigência Manual NF-e – Writer 2.2 Contigência Manual NF-e (Apenas Cancelar) – MM 2.3 Contigência Manual NF-e – SD 2.4 NF-e Lançada em Contigência Inutilização de Nota Fiscal Eletrônica Inutilização de GAPs para Nota Fiscal Eletrônica Benefícios Monitoração do processo / ação de usuários nos processos gerados por falta de comunicação com a SEFAZ ou GAPs ocorridos durante a execução de procedimentos

Aplicações SAP necessárias e Funções da empresa Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0 Funções da empresa Empregado (Localização Brasil) Encarregado de Depósito Administrador IT

Descrição detalhada do process Nota Fiscal Eletrônica Este cenário aborda os possíveis processos que são necessários para emissão de Nota Fiscal em Contigência (quando há problemas de comunicação com a SEFAZ) e possíveis Gaps que possam ocorrer durante os procedimentos de emissão de NF-e. Os processos são diferenciados da seguinte forma: Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica: Ocorre quando obtêm a resposta de autorização para emissão da SEFAZ, mas que por qualquer motivo a NF-e tem que ser cancelada. A partir deste momento, a empresa solicita o cancelamento da NF-e (XML) enviando-a para a SEFAZ. Contingência Manual NF-e – Writer: A utilização deste processo se dá quando existe a urgência na emissão da Nota, mas não existe uma resposta da SEFAZ por algum motivo (Ex.: sem conexão com a SEFAZ ou demora na resposta), por tanto o usuário marca a NF-e para Contingência Manual e cria uma nova NF-e que será impressa em formulário de segurança. Contingência Manual NF-e (Apenas Cancelar) – MM: se dá quando existe a necessidade da impressão da NF-e, mas não existe uma resposta da SEFAZ por algum motivo (Ex.: sem conexão com a SEFAZ ou demora na resposta), por tanto o usuário marca a NF-e para Contingência e impressa em formulário de segurança.

Descrição detalhada do process Contingência Manual NF-e – SD : A utilização deste processo se dá quando existe a necessidade da impressão da NF-e, mas não existe uma resposta da SEFAZ por algum motivo (Ex.: sem conexão com a SEFAZ ou demora na resposta), por tanto o usuário marca a NF-e para Contingência e cria uma nova NF-e que será impressa em formulário de segurança. NF-e Lançada em Contingência: Este processo se dá quando existe a necessidade de colocar a Filial em Contingência (Ex.: sem conexão com a SEFAZ ou demora na resposta), por tanto o usuário coloca a Filial em Contingência e as NF-e que serão impressas em formulário de segurança. Inutilização de Nota Fiscal Eletrônica: A Inutilização de uma Nota Fiscal Eletrônica pode ocorrer quando existe resposta da SEFAZ com rejeição, uma rejeição do Validador do Mensageria ou um GAP de numeração. A partir deste ponto a empresa solicita a inutilização da NF-e (XML) enviado para a SEFAZ por algum motivo específico. Inutilização de GAPs para Nota Fiscal Eletrônica: A Inutilização de GAPs para Nota Fiscal Eletrônica ocorre quando existe um intervalo (GAP) na numeração de NF-e. Você poderá descobrir que existe um GAP quando existir uma incompatibilidade na seqüência de numeração.

Diagrama do fluxo do processo Cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica Evento Cancelamento NF-e Empregado (Localização Brasil) Identifica a necessidade de Cancelar uma NFe Envia a solicitação de cancelamento a SEFAZ Cancelamento Aprovado? Não Envia nova solicitação de cancelamento a SEFAZ Sim NFe Cancelada

Diagrama do fluxo do processo Contigência Manual ou Lançada em Contigência Evento Contigência Manual NF Writer Contigência Manual NF-e (Apenas Cancelar) - MM Contigência Manual NF-e - SD NF-e lançada em Contigência Empregado (Localização Brasil) / Encarregado de Depósito Selecione a NFe no monitor J1BNFE e coloque em contigência Selecione a NFe no monitor J1BNFE e coloque em contigência Selecione a NFe no monitor J1BNFE e coloque em contigência Coloca o sistema em Contigência por Região ou local de negócido Estornar o Documento Original (transação MBST) Estornar o Documento Original (transação VF11) Na Transação J1B3N insira o numero do doc. Convertido em contigência Gera nota Fiscal Eletrônica em Contigência Colocar a filial em Contigência Aguarde a resposta da SEFAZ O sistema irá cancelar a nota Fiscal selecionada e irá gerar uma nova NF em Contigência Fim Crie uma nova NF-e em Contigência Acesse a transação VF01 c/ o numero da Remessa e crie uma nova NF-e em Contigência Fim Fim Fim

Diagrama do fluxo do processo Inutilização de Nota Fiscal Eletrônica Evento Inutilização de uma Nota Fiscal Eletrônica Inutilização de GAPs para Nota Fiscal Eletrônica Administrador IT Na Transação SE38 executar o programa J_1BNFECHECKNUMBERRANGES Empregado (Localização Brasil) Na Transação ZNFENUMGAPS verficar o status da solicitação Na Transação J1BNFE selecione a NFe rejeitada pela SEFAZ Status 1 ou 2 ? Utilizar a transação ZNFENUMCHECK para ajuste de numeração e reenviar a solicitaçãode inutilização a SEFAZ 2 Informar motivo e solicitar estorno a SEFAZ 1 Numeração de Nota Fiscal Eletrônica Inutilizada Recebe confirmação da SEFAZ Fim Fim

Legenda Símbolo Descrição Comentários da utilização Símbolo Descrição Faixa: identifica uma função do usuário, como revisor de faturas ou representante de vendas. Esta faixa também pode identificar uma unidade organizacional ou grupo de empresas, em vez de uma função específica. Os outros símbolos de fluxo do processo nesta tabela aparecem nestas linhas. Você tem tantas linhas quantas forem necessárias para cobrir todas as funções no cenário. A faixa de função contém tarefas comuns àquela função. Eventos externos: contém eventos que começam ou terminam o cenário, ou influenciam o curso de eventos do cenário. Linha de fluxo (sólida): a linha indica a seqüência normal de etapas e direção do fluxo no cenário. Linha de fluxo (pontilhada): a linha indica o fluxo de tarefas utilizadas com pouca freqüência ou tarefas condicionais em um cenário. A linha também pode levar a documentos envolvidos no fluxo do processo. Conecta duas tarefas em um processo de cenário ou um evento sem etapas Atividade comercial/evento: identifica uma ação que leva para dentro ou para fora do cenário, ou um processo externo que ocorre durante o cenário Não corresponde a uma etapa da tarefa no documento Processo da unidade: identifica uma tarefa que é abordada etapa a etapa no cenário Corresponde a uma etapa da tarefa no documento Referência a processo: se o cenário fizer referência a um outro cenário no total, coloque o número e nome do cenário aqui. Referência a sub-processo: se o cenário fizer referência a um outro cenário em parte, coloque aqui o número e o nome do cenário bem como os números das etapas daquele cenário Decisão do processo: identifica um ponto de decisão/ramificação, significando uma escolha a ser feita pelo usuário final. As linhas representam escolhas diferentes que surgem de partes diferentes do losango. Em geral, não corresponde a uma etapa da tarefa no documento; reflete uma escolha a ser feita após a execução da etapa Símbolo Descrição Comentários da utilização Para o próximo/Do próximo diagrama: leva à página seguinte/anterior do diagrama O fluxograma continua na página seguinte/anterior Impressão/documento: identifica um documento, relatório ou formulário impresso Não corresponde a uma etapa da tarefa em um documento; é utilizado para refletir um documento gerado por uma etapa da tarefa; essa forma não tem nenhuma linha de fluxo de saída Dados reais financeiros: indica um documento de lançamento financeiro Planejamento do orçamento: indica um documento de planejamento do orçamento Processo manual: cobre uma tarefa que é feita manualmente Em geral, não corresponde a uma etapa da tarefa em um documento; utilizado para refletir uma tarefa que é executada manualmente, como descarregar um caminhão em um depósito, que afeta o fluxo do processo. Versão/dados existentes: este bloco cobre dados que são alimentados de um processo externo Em geral, não corresponde a uma etapa da tarefa em um documento; essa forma reflete os dados provenientes de uma fonte externa; esta etapa não tem linhas de fluxo de entrada Decisão aprovar/reprovar do sistema: este bloco cobre uma decisão automática feita pelo software Em geral, não corresponde uma etapa da tarefa no documento; é utilizado para refletir uma decisão automática feita pelo sistema após a execução de uma etapa. Conexão do diagrama <Função> Impressão/ documento Externo ao SAP Dados reais financeiros Planejamento do orçamento Atividade comercial/ evento Processo da unidade Processo manual Referência a processo Versão/ dados existentes Referência a sub-processo Decisão do processo Decisão de aprovar/ reprovar do sistema