Bem-vindo Você foi eleito para o cargo de Secretário de Clube Treinamento para Secretários de Clube 1.

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1 Bem-vindo Você foi eleito para o cargo de Secretário de Clube Treinamento para Secretários de Clube 1

2 Objetivos Este treinamento lhe oferecerá as informações básicas e os recursos necessários para prepará-lo para o seu novo cargo. Assim que completar o curso você estará apto a:  Reconhecer o propósito de um Lions clube e o seu posicionamento dentro da estrutura de Lions Clubs International  Resumir as responsabilidades de um secretário de clube  Acessar recursos adicionais conforme necessário Treinamento para Secretários de Clube 2

3 Índice Clique nos links abaixo para navegar até uma seção específica, ou clique na seta para continuar para a Seção 1. Seção 1: IntroduçãoIntrodução Seção 2: A sua Equipe de Liderança de ClubeA sua Equipe de Liderança de Clube Seção 3: Responsabilidades do Secretário de ClubeResponsabilidades do Secretário de Clube Seção 4: Planejando a sua EquipePlanejando a sua Equipe Seção 5: RecursosRecursos Treinamento para Secretários de Clube 3

4 Introdução 4 Bem-vindo à Seção 1: Introdução Treinamento para Secretários de Clube Abra a página 1 da sua apostila.

5 Introdução 5 Como secretário, você é uma parte integral da equipe de liderança, trabalhando para apoiar o presidente do clube em seu trabalho de liderar o clube em atividades de serviços em prol da sua comunidade local e arredores. No entanto é importante lembrar que você é uma parte de algo muito maior. Treinamento para Secretários de Clube

6 Estrutura de Lions Clubs International 1 1 Clube Treinamento para Secretários de Clube 6 Lions Clubs International é composto por uma grande rede de Leões, tendo os clubes como parte central. Esta estrutura facilita a comunicação e promove o serviço em escala local, regional e global.

7 Estrutura de Lions Clubs International 1 1 Clube Treinamento para Secretários de Clube 7 O próximo slide o ajudará a completar a página 1 na sua apostila. Dedique alguns momentos para completar esta seção.

8 Estrutura de Lions Clubs International Área Jurisdicional Distrito Múltiplo Distrito Região* Divisão Clube Um clube consiste de no mínimo 20 associados Uma divisão consiste de 4 a 8 clubes Uma região consiste de 10 a 16 clubes * Um distrito é composto de pelo menos 35 clubes com 1250 associados ativos Vários distritos em uma determinada área geográfica compõem um distrito múltiplo Cada Lions Clube está localizado em uma das sete áreas jurisdicionais, que são representadas por pelo menos um diretor internacional *opcional Treinamento para Secretários de Clube 8

9 Estrutura de Lions Clubs International Área Jurisdicional Distrito Múltiplo Distrito Região* Divisão Clube Treinamento para Secretários de Clube 9 Os clubes e seus associados estão no epicentro da Associação. Sem o seu empenho em servir outras pessoas localmente, não poderíamos manter o nosso legado de serviço global.

10 Treinamento para Secretários de Clube 10 Como um clube que faz parte da grande Associação Internacional de Lions Clubes, a sua missão é: DAR PODER aos voluntários para que possam servir suas comunidades e atender às necessidades humanas, fomentar a paz e promover a compreensão mundial através dos Lions clubes.

11 Propósito dos Lions Clubes Para que a nossa missão torne-se realidade, os Lions clubes precisam servir muitos propósitos. Treinamento para Secretários de Clube 11 Vamos verificar rapidamente o Estatuto e Regulamentos Padrão de Clube para ver se você sabe todos os propósitos de um Lions Clube.

12 Propósito dos Lions Clubes Treinamento para Secretários de Clube 12 Você verá uma série de declarações. Selecione "Sim" se a declaração refletir um dos propósitos declarados de Lions clubes ou selecione "Não" se não for um propósito declarado de Lions clubes.

13 Propósito dos Lions Clubes O propósito de Lions clubes é… Unir os associados em laços de amizade, bom companheirismo e compreensão recíproca. SIM NÃO SIM este é um dos propósitos declarados de Lions clubes SIM este é um dos propósitos declarados de Lions clubes Treinamento para Secretários de Clube 13 Esta é a primeira declaração. Clique SIM ou NÃO

14 Propósito dos Lions Clubes O propósito de Lions clubes é… ENCORAJAR pessoas de mentalidade de serviço a servir suas comunidades sem recompensa financeira pessoal, estimular a eficiência e promover elevados padrões de ética no comércio, indústria, profissões, serviços públicos e empreendimentos privados. SIM NÃO SIM este é um dos propósitos declarados de Lions clubes SIM este é um dos propósitos declarados de Lions clubes Treinamento para Secretários de Clube 14 Esta é a próxima declaração. Clique SIM ou NÃO

15 Propósito dos Lions Clubes O propósito de Lions clubes é… Interessar-se ativamente pelo bem-estar cívico, cultural, social e moral da comunidade. SIM NÃO SIM este é um dos propósitos declarados de Lions clubes SIM este é um dos propósitos declarados de Lions clubes Treinamento para Secretários de Clube 15 Clique SIM ou NÃO Você está pronto para outra?

16 Propósito dos Lions Clubes Qual das seguintes declarações NÃO é um propósito declarado de Lions clubes? Treinamento para Secretários de Clube 16 Clique na resposta. Promover os princípios de bom governo e boa cidadania. Promover um fórum para livre discussão dos assuntos de interesse público… Criar e fomentar um espírito de compreensão entre os povos da Terra. Promover líderes políticos que apoiem a missão dos Lions clubes. OK, esses foram um pouco fáceis. Vamos tentar outro que seja um pouco mais difícil. Você pode analisar as 6 declarações de propósito no Artigo II do Estatuto Padrão de Clube Promover líderes políticos que apoiem a missão dos Lions clubes.

17 Propósito dos Lions Clubes Treinamento para Secretários de Clube 17 Como você pode ajudar a promover a missão e o propósito dos Lions clubes? Escreva a sua resposta na página 2 da apostila.

18 Treinamento para Secretários de Clube 18 Bem-vindo à Seção 2: A sua Equipe de Liderança de Clube Abra a página 3 da sua apostila.

19 Treinamento para Secretários de Clube 19 Cada Lions Clube é composto por uma equipe de líderes que apoiam as atividades do clube. O próximo slide o ajudará a completar o organograma do clube, na página 3 da sua apostila.

20 A sua Equipe de Liderança de Clube Vamos dar uma olhada no Organograma do Clube. Treinamento para Secretários de Clube 20 1º VP Club Members Board of Directors President Secretário Tesoureiro 2º VP Ex- Presidente Imediato Associados do clube Diretoria Presidente

21 A sua Equipe de Liderança de Clube Como secretário, você é o gerente dos negócios do clube.  Você é o elemento de ligação entre o clube e seu distrito, bem como a Associação  Você está sob a supervisão do presidente e da diretoria do clube Treinamento para Secretários de Clube 21 1º VP Club Members Board of Directors President Secretário Tesoureiro 2º VP Ex- Presidente Imediato Associados do clube Diretoria Presidente

22 A sua Equipe de Liderança de Clube A diretoria é composta por:  presidente  ex-Presidente Imediato  vice-presidentes  secretário  tesoureiro  diretor social (opcional)  diretor animador - torce rabo (opcional)  assessor de aumento de associados  outros diretores eleitos Treinamento para Secretários de Clube 22 Uma descrição de cada função pode ser encontrada na página 7 do Manual da Equipe de Dirigente de Clube.

23 A sua Equipe de Liderança de Clube Agora vamos dar uma olhada rápida em suas responsabilidades compartilhadas. Considerar e moldar todos os novos negócios e normas do clube antes de serem apresentados para a aprovação dos associados do clube. Manter os livros, contas e operações do clube auditados anualmente. Encaminhar todos os assuntos concernentes a novos programas e diretrizes aos respectivos comitês permanentes ou especiais do clube para estudo e recomendação à diretoria. Manter pelo menos dois (2) fundos separados, governados por princípios de contabilidade geralmente aceitos. Nomear, segundo recomendação do comitê de finanças, um banco ou bancos para o depósito dos fundos do clube. Ter o poder de modificar, anular ou rescindir a ação de qualquer dirigente do clube. Autorizar todos os gastos, não devendo criar qualquer tipo de endividamento para o clube. Não autorizar despesas para fins administrativos, de quaisquer recursos líquidos angariados do público. Determinar a garantia necessária para a fiança de qualquer dirigente do clube. Treinamento para Secretários de Clube 23 Clique uma vez no quebra-cabeças para revelar as suas responsabilidades compartilhadas. Juntos, os membros da diretoria devem…

24 A sua Equipe de Liderança de Clube Quais as medidas que você pode tomar como secretário do clube para garantir que a sua equipe de líderes trabalhe unida? Treinamento para Secretários de Clube 24 Escreva a sua resposta na página 4 da apostila.

25 Desenvolver habilidades de liderança Recursos adicionais Considere fazer os seguintes cursos online:  Introdução à Liderança Leonística  Escuta Eficaz  Equipes Eficazes Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui. Treinamento para Secretários de Clube 25 O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.

26 Treinamento para Secretários de Clube 26 Bem-vindo à Seção 3: Responsabilidades do Secretário de Clube Abra a página 5 da sua apostila.

27 Responsabilidades do Secretário de Clube Como gerente de negócios do clube e membro da diretoria do clube, suas principais responsabilidades são…  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão Treinamento para Secretários de Clube 27

28  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão Responsabilidades do Secretário de Clube  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão Treinamento para Secretários de Clube 28 De quantas reuniões você precisará de participar?

29 Responsabilidades do Secretário de Clube A seguinte programação é bastante comum: Tipos de reunião Anualmente Reunião de transição de dirigentes Aniversário de fundação do clube Conforme necessário Reuniões extraordinárias da diretora (quando solicitadas por 3 ou mais membros da diretoria) Reuniões extraordinárias do clube (solicitadas com pelo menos 10 dias de antecedência) Mensal Reunião ordinária da diretoria Reuniões ordinárias do clube Treinamento para Secretários de Clube 29

30  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão Responsabilidades do Secretário de Clube Uma grande parte da sua responsabilidade está ligada à organização das reuniões. Treinamento para Secretários de Clube 30  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão Vamos dar uma olhada.

31 Responsabilidades do Secretário de Clube Os seus deveres durante as reuniões são divididos em 3 estágios. 1.Antes da reunião 2.Durante a reunião 3.Após a reunião Treinamento para Secretários de Clube 31 Dedique alguns minutos respondendo as perguntas das páginas 5 e 6 da sua apostila.

32 Responsabilidades do Secretário de Clube  Enviar aviso prévio sobre a data/horário das reuniões  Juntamente com o presidente, elaborar uma agenda para a reunião  Reunir toda a correspondência para entregar aos devidos assessores e associados  Preparar prêmios e kits de novos associados, se necessário  Preparar a lista de associados para anotar a frequência Treinamento para Secretários de Clube 32 Estágio 1 – Antes da reunião

33 Responsabilidades do Secretário de Clube  Anotar a frequência  Registrar as atas das reuniões  Documentar todos os oradores convidados, visitantes não- Leões e Leões visitantes  Coletar e registrar as quotas fornecendo recibos aos associados  Compilar informações sobre as atividades dos presidentes de comitês  Solicitar aos novos associados que preencham os devidos formulários Treinamento para Secretários de Clube 33 Estágio 2 – Durante a reunião

34 Responsabilidades do Secretário de Clube  Registrar a frequência  Registrar os prêmios outorgados  Verificar o dinheiro arrecadado e registrar o pagamento de dívidas  Depositar ou apresentar o dinheiro arrecadado ao tesoureiro e obter recibo  Arquivar/distribuir uma cópia das atas após serem aprovadas  Fazer acompanhamento de quaisquer questões pendentes da reunião Treinamento para Secretários de Clube 34 Estágio 3 – Após a reunião

35 Responsabilidades do Secretário de Clube O secretário também é responsável por preparar as reuniões da diretoria. Peça aos participantes que abram a página 6 da apostila para mais detalhes. É importante lembrar que as responsabilidades dos secretários de clube variam de acordo com as práticas regionais e procedimentos locais. Você deve adaptar as sugestões neste módulo para atender às necessidades do seu clube. Treinamento para Secretários de Clube 35

36  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão Responsabilidades do Secretário de Clube Agora vamos dar uma olhada em como registrar as atas das reuniões. Treinamento para Secretários de Clube 36  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

37 Responsabilidades do Secretário de Clube Passe algum tempo com o secretário cessante para rever a forma atual dos registros das atas. Treinamento para Secretários de Clube 37 Tipo de reunião (ordinária, extraordinária, ou da diretoria) Data e local da reunião Nome da pessoa presidindo a reunião Se as atas anteriores foram aprovadas Todas as moções, quem fez a moção e por quem foram apoiadas ou negadas Todos os pontos dentro da ordem e apelos, e se foram apoiados ou negados Horário em que a reunião foi convocada e encerrada Geralmente, as atas são registradas…

38 Responsabilidades do Secretário de Clube As atas são destinadas a registrar o que o clube faz e não o que os membros da reunião dizem. Treinamento para Secretários de Clube 38 Portanto, os debates são considerados informais e não são registrados. Peça aos participantes que abram a página 7 da apostila para mais detalhes. Uma terminologia adequada é importante e deve ser usada.

39  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão Responsabilidades do Secretário de Clube Estaremos analisando a manutenção de registros do clube. Treinamento para Secretários de Clube 39  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

40  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão Responsabilidades do Secretário de Clube Treinamento para Secretários de Clube 40 Os arquivos do clube devem incluir: A carta constitutiva do clube O estatuto e regulamentos do clube O histórico do clube As atas de todas as reuniões do clube e da diretoria Relatórios anuais dos dirigentes do clube e comitês Relatórios de atividades Lista de todos os associados Se o seu clube não tem um sistema de manutenção de registros, incluindo atendimento e pagamento de dívidas, você deve implantá-lo agora. Dedique alguns minutos respondendo a pergunta da página 8 da sua apostila.

41  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão Responsabilidades do Secretário de Clube Estaremos analisando a correspondência do clube. Treinamento para Secretários de Clube 41  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

42 Responsabilidades do Secretário de Clube Treinamento para Secretários de Clube 42 O secretário do clube recebe inúmeras informações de LCI e outras mais, relacionadas a treinamentos, eventos e reuniões. A correspondência pode chegar por via eletrônica ou por correio, envolvendo o presidente, tesoureiro, comitês e / ou assessores de projetos. É importante que toda a correspondência seja aberta, lida e distribuída em tempo hábil. Você pode escrever anotações na página 9 da apostila.

43 Responsabilidades do Secretário de Clube Treinamento para Secretários de Clube 43 Recomendamos que o secretário se reúna com o presidente do clube no início do mandato para discutirem como a correspondência deverá ser respondida, arquivada e relatada. Em alguns clubes, o secretário é responsável pelo boletim do clube, que é parte integral das relações públicas do clube. Se você não é responsável por essas funções, será importante estar em contato com as pessoas responsáveis. Isso garante que todas as notícias importantes do clube sejam publicadas.

44  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão Responsabilidades do Secretário de Clube O preenchimento e o envio de relatórios do clube é outro importante dever do secretário. Treinamento para Secretários de Clube 44  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

45 Responsabilidades do Secretário de Clube É importante a apresentação de relatórios precisos e em tempo hábil, quando o seu clube se esforça em conseguir o Prêmio de Excelência de Clube. Treinamento para Secretários de Clube 45 Esses são alguns relatórios e formulários de sua responsabilidade: Informe Mensal de Movimento de Associados Relatório mensal de atividades de serviço de Lions Clube Relatório de Dirigente de Clube Formulário de Pedido de Materiais para Clubes

46 Responsabilidades do Secretário de Clube MyLCI é o website para o envio de relatórios utilizado por muitos Lions clubes de todo o mundo. Ele é acessado através do site de LCI e todos os formulários necessários são enviados por este sistema. * Treinamento para Secretários de Clube 46 *Nem todos os distritos usam o MyLCI. Se o seu não usa, verifique com o atual secretário como se faz o envio de relatórios referentes ao seu clube.

47 Responsabilidades do Secretário de Clube Treinamento para Secretários de Clube 47 O uso do MyLCI trás muitos benefícios Você pode: Enviar relatórios mensais de associados e formulários para relatórios de dirigentes Visualizar, atualizar e baixar informações sobre associados do clube ou imprimir cartões de associados Registrar as atividades de serviço do clube mensalmente Rever as atividades de serviços bem sucedidas compartilhadas por outros clubes Você pode escrever anotações na página 9 da apostila.

48 Responsabilidades do Secretário de Clube Treinamento para Secretários de Clube 48 Uma vez que os novos dirigentes do clube são relatados para a sede de LCI, um email será enviado, fornecendo informações sobre como acessar o sistema e escolher a sua senha. Você encontrará links para tutoriais em vídeo sobre o MyLCI e perguntas frequentes na seção de Recursos deste módulo de treinamento. Mais informações sobre a apresentação dos relatórios também podem ser encontradas no Manual da Equipe do Dirigente de Clube.

49 Responsabilidades do Secretário de Clube Esta é uma grande responsabilidade. Vamos revisar rapidamente o material que cobrimos até agora. Treinamento para Secretários de Clube 49 Oh!

50 Responsabilidades do Secretário de Clube Pergunta 1 Treinamento para Secretários de Clube 50 Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila. a) Tipo de reunião a ser realizada b) Data e local da reunião c) Quem disse o que durante a reunião d) Horário em que a reunião foi convocada As atas do clube tipicamente registram o que mencionamos abaixo, exceto Clique na resposta As discussões não são registradas, apenas os membros da reunião que fizeram uma moção ou a apoiaram.

51 Responsabilidades do Secretário de Clube Pergunta 2 Treinamento para Secretários de Clube 51 Ela seria reportada como "perdida" ou "derrotada" Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila. Clique na resposta Se uma moção não recebe votos suficientes, isto é relatado como tendo fracassado. VERDADEIRO FALSO

52 Responsabilidades do Secretário de Clube Pergunta 3 Esta é a última pergunta. Treinamento para Secretários de Clube 52 a) Encomendar materiais para clubes b) Agendar reuniões c) Ler e distribuir a correspondência do clube d) Manter os arquivos do clube Os secretários dos clubes são responsáveis ​​ por tudo, menos o seguinte? Clique na resposta O presidente do clube é responsável pelo agendamento de reuniões no entanto, o secretário do clube é responsável por notificar os participantes sobre a reunião. Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila.

53 Responsabilidades do Secretário de Clube O último tópico para cobrirmos sob responsabilidades é o seu compromisso além do âmbito do seu clube. Treinamento para Secretários de Clube 53  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão  Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube  Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI  Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

54 Responsabilidades do Secretário de Clube O último tópico para cobrirmos sob responsabilidades é o seu compromisso além do âmbito do seu clube. Comitê Consultivo do DG O Comitê Consultivo do Governador de Distrito O Comitê Consultivo do Governador de Distrito é composto por: presidente de divisão presidente de clube secretários dos clubes dentro da divisão Este comitê faz recomendações ao presidente de divisão sobre os assuntos da divisão e questões que afetam todos os clubes no distrito. O presidente de divisão compartilha recomendações com o governador de distrito e dirigentes do gabinete distrital. Treinamento para Secretários de Clube 54 Escreva a sua resposta na página 10 da apostila.

55 Responsabilidades do Secretário de Clube Comitê Consultivo do DG Como membro do Comitê Consultivo do Governador de Distrito, você deve…  Trabalhar junto ao presidente de divisão para assegurar que os clubes na divisão operem eficientemente e sigam o estatuto e regulamentos e demais normas da associação  Promover a participação em convenções internacionais, de distrito múltiplo e distritais  Promover o comparecimento às cerimônias de entrega de cartas constitutivas  Discutir meios de ajudar os clubes que precisam de assistência no aumento de associados ou no desenvolvimento da sua liderança  Promover várias funções e eventos do clube, como reuniões interclubes, posse de dirigentes e novos associados, cerimônias de outorga de Prêmios Chave e outros eventos de clube Treinamento para Secretários de Clube 55

56 Responsabilidades do Secretário de Clube Você também pode ser solicitado a…  Oferecer assistência a compilação de relatórios em preparação para as reuniões do comitê consultivo  Se o clube for escolhido para realizar uma reunião de divisão, oferecer assistência na preparação Treinamento para Secretários de Clube 56 Comitê Consultivo do DG

57 Responsabilidades do Secretário de Clube Benefícios O Comitê Consultivo do Governador de Distrito deve reunir-se pelo menos três vezes por ano. Participação nas reuniões… Permite a troca de ideias sobre programas, projetos, captação de recursos e questões de afiliação Oferece um fórum para estabelecer relações de cooperação entre os clubes Representam excelentes oportunidades para conhecer outros Leões de sua área Treinamento para Secretários de Clube 57 Escreva a sua resposta na página 10 da apostila.

58 Responsabilidades do Secretário de Clube Recursos adicionais Considere fazer os seguintes cursos online:  Relações Públicas  Oratória  Gerenciamento de Reuniões Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui. Treinamento para Secretários de Clube 58 O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.

59 Treinamento para Secretários de Clube 59 Bem-vindo à Seção 4: Planejando a sua Equipe Abra a página 11 da sua apostila.

60 Planejando a sua Equipe O objetivo desta seção é fornecer orientação para a estruturação do seu mandato como secretário do clube. Estaremos…  Identificando maneiras de prepará-lo para o seu papel e responsabilidades  Descrevendo os projetos em andamento que você precisará realizar no decorrer do seu mandato  Identificando questões a considerar no momento em que o seu clube faz a transição para a próxima equipe de liderança Treinamento para Secretários de Clube 60

61 Planejando a sua Equipe Preencha as páginas 11 e 12 em sua apostila para dar-lhe acesso rápido às suas responsabilidades durante o mandato. Treinamento para Secretários de Clube 61

62 Planejando a sua Equipe Antes de tomar posse oficialmente, há várias medidas que você pode tomar para se preparar melhor. Preparando-se para o seu mandato  Participar do treinamento para dirigentes de clube  Reunir-se com o atual secretário de rever as questões pendentes  Se você usar o MyLCI para relatórios, crie a sua conta e analise os materiais de treinamento  Verifique se as informação sobre os associados e dirigentes estão corretas na lista de associados e na sede, bem como no DM e distrito  Trabalhe junto ao presidente do clube e tesoureiro no tocante ao orçamento anual e ajude na formação de todas as comissões Treinamento para Secretários de Clube 62

63 Planejando a sua Equipe Você deverá fazer o seguinte todos os meses: Mensalmente  Participar das reuniões do clube e da diretoria  Enviar o Informe Mensal de Movimento de Associados  Enviar relatório de atividades  Mantenha os registros de associados sempre atualizados  Arrecadar e entregar o dinheiro ao tesoureiro obtendo um recibo  Responder / enviar cartas e correspondências Treinamento para Secretários de Clube 63

64 Planejando a sua Equipe Você deverá fazer o seguinte todos os trimestres: Trimestralmente  Participar da reunião da divisão junto com o presidente do clube  Reportar ao presidente e à diretoria sobre qualquer problema de inadimplência e as medidas tomadas para coletar os fundos devidos Treinamento para Secretários de Clube 64

65 Planejando a sua Equipe Duas vezes ao ano você deverá: Semestralmente  Confirmar a lista de associados com LCI comparando-a com a lista de quotas semestrais que é enviada ao tesoureiro junto com os registros do clube  Trabalhar com o tesoureiro do clube para emitir extratos de quotas semestrais para cada associado e conciliar outras obrigações financeiras devidas ao clube (o seu clube pode optar por fazer isso trimestral ou anualmente) Treinamento para Secretários de Clube 65

66 Planejando a sua Equipe Outras funções, conforme necessário: Conforme necessário  Revisar os novos pedidos de afiliação completos e arquivar nos registros do clube  Encaminhar informações sobre novos associados para LCI  Solicitar materiais para clubes e prêmios de LCI ou do fornecedor local Treinamento para Secretários de Clube 66

67 Planejando a sua Equipe Após a eleição anual, você deverá: Época de eleição  Enviar o Relatório Anual de Dirigentes de Clube (PU101)  Receber e distribuir informações sobre a convenção de Distrito, DM e internacional  Solicitar prêmios de LCI e Distrito para oferecimento aos associados Treinamento para Secretários de Clube 67

68 Planejando a sua Equipe Você ainda exercerá um papel importante no sucesso futuro do clube ao planejar uma transição eficaz. Treinamento para Secretários de Clube 68 Final do Mandato Você chegou ao final do seu mandato como secretário do clube.  Você deve verificar os registros de frequência 100% e os anos de prêmios por serviços  Preparar novo formulário de frequência para o próximo ano  Preparar o relatório anual de atividades, doações, horas, etc, para o banquete de fim de ano ou reunião  Confirmar se todos os arquivos do clube estão atualizados e prontos para serem transferidos para o secretário entrante do clube  Reunir-se com o secretário entrante para rever os registros e questões pendentes

69 Planejando a sua Equipe Quais são as metas que você espera atingir durante o seu mandato como secretário do clube? Faça uma lista na página 13 da apostila. Treinamento para Secretários de Clube 69

70 Planejando a sua Equipe Antes de terminar… Recursos adicionais Considere fazer os seguintes cursos online:  Como escrever a sua própria declaração de missão  Estabelecimento de Metas  Gerenciamento da Mudança Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui. Treinamento para Secretários de Clube 70 O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.

71 Treinamento para Secretários de Clube 71 Bem-vindo à Seção 5: Recursos Abra a página 14 da sua apostila.

72 Treinamento para Secretários de Clube 72 Você terá muitas coisas para se lembrar quando você começa o mandato como secretário do clube. Sempre que desejar, você poderá rever toda esta apresentação ou voltar para uma seção específica.

73 Recursos Você pode obter conhecimentos e informações adicionais ao familiarizar-se com os documentos e materiais de treinamento no seguinte website de Lions Clubs International. Páginas na Web: MyLCI Orientação para dirigentes de clube Centro de Recursos de Liderança Centro Leonístico de Aprendizagem Recursos para Associados de Lions Clubess Gerenciamento de Clubes Treinamento para Secretários de Clube 73

74 Recursos Treinamento para Secretários de Clube 74 Publicações: Estatuto e Regulamentos LA-1 – Internacional LA-2 – Padrão de Clube LA-4 – Distrito Manual da Equipe de Dirigentes de Clube A Arte do Reconhecimento Tutoriais do vídeo sobre o MyLCI: Introdução ao MyLCI Com usar o site do MyLCI

75 Treinamento para Secretários de Clube 75 Conseguimos cumprir nossos objetivos? Neste módulo online tivemos a oportunidade de: Examinar o propósito do seu clube e a posição importante que os clubes ocupam dentro da estrutura de Lions Clubs International Resumir as diversas responsabilidades que serão da sua alçada como secretário do clube Fornecer links e recursos adicionais necessários

76 Parabéns por ter concluído a primeira parte do seu Treinamento para Secretário de Clube. Treinamento para Secretários de Clube 76 O próximo passo será o de concluir o treinamento para secretário de clube em nível distrital. Aqui você obterá informações adicionais e poderá discutir sobre o trabalho em equipe dos dirigente do clube, além de estabelecer metas e criar planos de ação.

77 Obrigado por participar! Caso tiver perguntas, favor entrar em contato: GLT do Distrito Lc-2 CL Renato Modesto (11) 9.7459-5399 renatomalverde@uol.com.br Treinamento para Secretários de Clube 77