Treinamento do Microsoft® Access® 2010

Apresentação em tema: "Treinamento do Microsoft® Access® 2010"— Transcrição da apresentação:

1 Treinamento do Microsoft® Access® 2010
[Observação para os instrutores: Para obter ajuda detalhada sobre a personalização desse modelo, consulte o ultimo slide. Além disso, procure por textos de lições adicionais no painel de anotações de alguns slides.] Projetar tabelas para um novo banco de dados

2 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Conteúdo do curso Visão geral: planejar um bom design Lição: inclui nove seções com instruções Tarefas práticas sugeridas Teste Cartão de Referência Rápida Projetar tabelas para um novo banco de dados

3 Visão geral: planejar um bom design
Novo no Access 2010? Aqui você começará a aprender os conceitos básicos do Access, começando com um bom design, que garantirá que seu banco de dados capture todos os dados precisamente. Esse curso focará principalmente no design de tabelas e relações para um novo banco de dados. Projetar tabelas para um novo banco de dados

4 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Objetivos do curso Planejar a estrutura da tabela de um novo banco de dados. Planejar os campos — as colunas individuais em cada tabela. Planejar os campos de chave primária que permitem as relações entre suas tabelas. Criar tabelas para um banco de dados da web — banco de dados publicados em um site do Microsoft® SharePoint®. Projetar tabelas para um novo banco de dados

5 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Iniciar com um plano Para este curso, finja que você gerencia dados do ativo da empresa -- computadores, mesas e outros equipamentos. Você tem usado uma planilha para inserir e gerenciar os dados, mas o arquivo está se tornando tão grande que é difícil localizar e alterar dados, e alguns dos registros são imprecisos. A movimentação desses dados em um banco de dados do Access pode facilitar o seu trabalho, mas onde você começa? Poupe tempo e esforço com um plano. Projetar tabelas para um novo banco de dados

6 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Iniciar com um plano A linguagem ao redor do design do banco de dados pode se tornar bem técnica, você ouvirá termos como formulários normais, mas estas são as noções básicas: Primeiro, veja os dados que deseja capturar. Quantos desses dados são repetidos? Por exemplo, quantas vezes sua planilha lista fornecedores? Você olha para esses dados repetidos e os move para a respectiva tabela. Você repete esse processo até ter identificado os vários tipos de dados repetidos e ter movido cada tipo para sua própria tabela. Poupe tempo e esforço com um plano. Projetar tabelas para um novo banco de dados

7 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Iniciar com um plano Como parte disso, você assegura que cada tabela contém dados únicos. Por exemplo, uma tabela de dados do ativo não conterá informações de vendas, e uma tabela de dados de pagamento não poderá conter registros médicos. O processo de quebra dos dados em tabelas menores é chamado de normalização. Poupe tempo e esforço com um plano. Projetar tabelas para um novo banco de dados

8 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Iniciar com um plano Depois que normaliza seus dados, você os "casa novamente" ao vincular suas tabelas com relações. A imagem mostra isso. A planilha original coloca os dados em uma lista longa, enquanto o banco de dados os dividem em tabelas. Por sua vez, as tabelas estão relacionadas de forma que permita que você encontre informações e extraia significado dos dados. Poupe tempo e esforço com um plano. Projetar tabelas para um novo banco de dados

9 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Iniciar com um plano Esse conjunto de tabelas e relações é o suporte principal de qualquer banco de dados relacional. Sem ele, não há banco de dados. Portanto, continue e nós o mostraremos o processo de design passo a passo. Poupe tempo e esforço com um plano. Projetar tabelas para um novo banco de dados

10 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Decidir a finalidade A primeira etapa no planejamento de um novo banco de dados é escrever sua finalidade. Nesse caso, você precisa inserir e gerenciar os dados do ativo da empresa. Mas não pare aqui. Pergunte a si mesmo quem usará o banco de dados e como ele será usado. Certifique-se de que a declaração de finalidade aborda todas essas necessidades e utilizações diferentes. Por exemplo, um técnico que conserta uma máquina com defeito tem necessidades de informações diferentes de um contador que acompanha os custos. Quem, o que, quando, por que e como. Projetar tabelas para um novo banco de dados

11 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Decidir a finalidade Mantenha a sua declaração de finalidade útil e a consulte quando criar suas tabelas. Não tente tornar a declaração perfeita; você sempre poderá alterá-la e provavelmente irá. Quem, o que, quando, por que e como. Projetar tabelas para um novo banco de dados

12 Listar os dados que você deseja armazenar
Um bom design de banco de dados ajuda a evitar que você duplique dados. Também ajuda a garantir que seus dados estão completos e, o mais importante, são precisos. Todos os dados que cabem no armazenamento. Projetar tabelas para um novo banco de dados

13 Listar os dados que você deseja armazenar
Para alcançar esses objetivos, comece listando os dados que deseja capturar. Você pode começar com os dados existentes — nesse caso, sua planilha. Ou então, se você usa razões ou formulários de papel, reúna alguns exemplos. E não hesite em perguntar aos seus colegas de trabalho o que eles precisam. Todos os dados que cabem no armazenamento. Projetar tabelas para um novo banco de dados

14 Listar os dados que você deseja armazenar
Outra forma de identificar as informações que você precisa para armazenar é criar um fluxograma das tarefas associadas aos seus dados. Por exemplo, quem inserirá os dados, e como? Quais tipos de formulários eles precisam? Todos os dados que cabem no armazenamento. Projetar tabelas para um novo banco de dados

15 Listar os dados que você deseja armazenar
Enquanto estiver nele, pense sobre os relatórios ou correspondências que deseja produzir do banco de dados. Por exemplo, você deseja saber quando as mesas e as cadeiras precisam ser trocadas? Quem precisa dessas informações? Examinar os dados que você precisa inserir e consumir poderá ajudá-lo a decidir quais dados serão armazenados. Todos os dados que cabem no armazenamento. Projetar tabelas para um novo banco de dados

16 Agrupar dados por assunto
Conforme você listar os dados que deseja capturar, verá que eles se enquadram naturalmente em uma ou mais categorias ou grupos de assunto. Por exemplo, suas informações podem ser agrupadas desta forma: Dados do ativo, como modelos, datas de compra e custos. Conjuntos de informações únicas. Projetar tabelas para um novo banco de dados

17 Agrupar dados por assunto
Dados do fornecedor — aqueles que fornecem computadores, mesas e outros equipamentos. Provavelmente, esta categoria incluirá nomes de empresa, endereços, telefones e nomes de contato. Dados do suporte — aqueles que consertam e fazem a manutenção do equipamento. Esta categoria se parece com os dados do fornecedor porque também inclui empresas e nomes de contato. Conjuntos de informações únicas. Projetar tabelas para um novo banco de dados

18 Agrupar dados por assunto
O Agrupamento é importante porque cada grupo pode corresponder a uma tabela, como Ativos, Suporte e Fornecedores. Seus grupos podem não resultar em uma lista completa de tabelas, mas são um bom ponto de partida. Não tenha medo de reformulá-los. Basta ter certeza de que cada grupo contém dados únicos: apenas as informações do ativo em um grupo, somente os dados do fornecedor em outro, e assim por diante. Conjuntos de informações únicas. Projetar tabelas para um novo banco de dados

19 Projetar tabelas para um novo banco de dados
De grupos, campos A próxima etapa no seu design é listar os campos de cada tabela. Na tabela Access, as colunas são chamadas de campos e os registros individuais são chamados de linhas. Como regra, cada campo de uma tabela está relacionado a outros campos. Por exemplo, em uma tabela de dados de contatos comerciais, você normalmente tem campos para nome, sobrenome, empresa, telefones e muito mais. Você está começando nos mínimos detalhes. Projetar tabelas para um novo banco de dados

20 Projetar tabelas para um novo banco de dados
De grupos, campos Cada campo deve estar relacionado aos outros, e cada campo deve se aplicar somente a contatos comerciais. Esse conjunto de campos relacionados é chamado de relação, e é daí que vem o termo banco de dados relacional. Você planeja os campos ao decidir informações específicas que cada um de seus grupos deve capturar. Novamente, você pode consultar seus dados existentes: planilha, razão ou até seu arquivo de cartão. Também é possível abrir um banco de dados existente, como um dos modelos do banco de dados do Access e ver quais campos ele usa. Você está começando nos mínimos detalhes. Projetar tabelas para um novo banco de dados

21 Projetar tabelas para um novo banco de dados
De grupos, campos Para seu banco de dados do ativo, você provavelmente deseja listar cada item e informações sobre cada item, como datas de compra e custos. Como parte disso, tente reduzir cada campo para seu menor componente lógico. Em um design bom, um campo representa um único pedaço de dado, e o nome do campo identifica claramente esse dado. Por exemplo, suas tabelas devem ter campos separados para nome e sobrenome porque isso facilita a localização e classificação das suas informações. Além disso, pergunte a si mesmo se você precisa gravar dados internacionais. Se você fizer isso, precisará de campos para País, além de Região em vez de Estado, e Código Postal em vez de CEP. Você está começando nos mínimos detalhes. Projetar tabelas para um novo banco de dados

22 Projetar tabelas para um novo banco de dados
De grupos, campos Enquanto você trabalha, pode desejar usar dados de uma tabela em outra. Por exemplo, a imagem mostra que o grupo Ativos inclui campos de fornecedores e suporte. Isso é natural, você está vendo como precisa relacionar as tabelas, e vamos discutir essas relações em breve. Por enquanto, inclua todos os campos que você acha que cada tabela deve ter. Observação: se um nome de campo contiver mais de uma palavra, não separe as palavras com espaços. Eles podem tornar mais difícil a criação de outros componentes, como o código do Visual Basic for Applications e um tipo de fórmula denominada expressão. Se você precisar usar várias palavras em um nome de campo, elimine os espaços e coloque a primeira letra de cada palavra em maiúscula ou separe as palavras com um sublinhado. Você está começando nos mínimos detalhes. Projetar tabelas para um novo banco de dados

23 Projetar tabelas para um novo banco de dados
De grupos, campos Finalmente, caso esteja se perguntando, você não planeja as linhas. Elas surgem naturalmente conforme você insere dados nos campos. Você está começando nos mínimos detalhes. Projetar tabelas para um novo banco de dados

24 Planejar tipos de dados
Depois de listar os campos em cada tabela, você precisa decidir sobre um tipo de dados para cada campo. Um tipo de dados é uma propriedade que controla o que você pode ou não inserir em um campo. Por exemplo, se desejar armazenar dados textuais, como nomes e endereços, defina os campos com o tipo de dados Texto. Se desejar armazenar datas e horas, defina o campo como tipo de dados Data/Hora. Cada campo recebe um tipo de dados. Projetar tabelas para um novo banco de dados

25 Planejar tipos de dados
Os tipos de dados são um padrão para todos os bancos de dados relacionais, e eles ajudam a garantir a inserção de dados precisos. Por exemplo, você não pode inserir um nome em um campo definido para conter datas e horas. Além do mais, os tipos de dados também ajudam a controlar o tamanho do seu banco de dados porque eles controlam o tamanho dos seus campos. Você não perderá espaço colocando uma pequena quantidade de texto em um campo grande. Cada campo recebe um tipo de dados. Projetar tabelas para um novo banco de dados

26 Planejar tipos de dados
O Access faz com que seja fácil de definir tipos de dados. Por enquanto, conforme lista seus campos, observe o tipo de dados de cada um. Você encontrará uma lista completa de tipos de dados no Cartão de Referência Rápida, vinculado no final deste curso. Cada campo recebe um tipo de dados. Projetar tabelas para um novo banco de dados

27 Planejar suas chaves primárias
A próxima etapa no seu plano é adicionar um campo chave primária a cada uma de suas tabelas. Uma chave primária é um campo, ou uma combinação de campos, com um valor que faz com que cada registro – cada linha de uma tabela – seja único. Por exemplo, a empresa de telefonia mantém registro de todos os João da Silva, identificando-os com um valor único de chave primária. Um campo fundamental para todas as tabelas. Projetar tabelas para um novo banco de dados

28 Planejar suas chaves primárias
Além de identificar cada registro em seu banco de dados, você também usa chaves primárias nas relações entre suas tabelas. Na verdade, as chaves primárias são tão importantes que temos uma regra para elas: cada tabela do seu banco de dados deve ter uma chave primária. Sem elas, você não pode criar relações e extrair informações relevantes dos seus dados.. Sem as chaves primárias, você também poderá se deparar com registros duplicados e terá mais dificuldades para usar seus dados. Um campo fundamental para todas as tabelas. Projetar tabelas para um novo banco de dados

29 Planejar suas chaves primárias
O Access fornece várias maneiras de criar chaves primárias. Como você está apenas começando, a maneira mais simples é planejar um campo "ID", como "IDdoAtivo" ou "IDdoFornecedor", para cada uma das suas tabelas, e definir o campo para o tipo de dados Numeração Automática. Um campo fundamental para todas as tabelas. Projetar tabelas para um novo banco de dados

30 Planejar suas chaves primárias
O Access então incrementará o valor nesse campo por um sempre que você adicionar um novo registro. Além disso, se você estiver planejando publicar seu banco de dados no SharePoint, precisará usar os campos de Numeração Automática como as chaves primárias de todas as suas tabelas. Um campo fundamental para todas as tabelas. Projetar tabelas para um novo banco de dados

31 Planejar suas chaves estrangeiras
Mencionamos anteriormente neste curso que, depois de quebrar seus dados em tabelas, você os corresponde novamente com os vínculos chamados de relações. As relações da tabela podem se tornar complexas e ultrapassar o escopo desse curso. Por enquanto, você precisa planejá-las, e faz isso ao decidir onde colocar as chaves estrangeiras. A chave para as relações: compartilhando suas chaves. Projetar tabelas para um novo banco de dados

32 Planejar suas chaves estrangeiras
Uma chave estrangeira é simplesmente uma chave primária que você usa em outra tabela. A imagem mostra isso: você pode ver como as chaves primárias nas tabelas Fornecedores e Suporte tornam-se campos na tabela de Ativos. Esses campos duplicados na tabela Ativos são chaves estrangeiras. A chave para as relações: compartilhando suas chaves. Projetar tabelas para um novo banco de dados

33 Planejar suas chaves estrangeiras
Neste momento, você pode estar pensando: "Espere aí, compartilhar campos assim duplica alguns dados!". Não se preocupe, esse tipo de duplicação está correto. Valores de chave primária são pequenos, e você não pode extrair informações do seu banco de dados a menos que as use em relações. Então, como uma etapa em seu design, indique seus campos de chave estrangeira. Por exemplo, as relações na imagem permitem responder perguntas como: "Quem forneceu os monitores que compramos há dois anos?". No Cartão de Referência Rápida, vinculado no final deste curso, há indicadores para mais informações sobre as relações e o design do banco de dados. A chave para as relações: compartilhando suas chaves. Projetar tabelas para um novo banco de dados

34 Criar tabelas para SharePoint
Como etapa final no processo de design, decida se irá publicar seu banco de dados no SharePoint. Se você fizer isso, suas tabelas não poderão usar alguns dos recursos que o Access fornece. Por exemplo, você só pode usar o modo Folha de Dados para criar tabelas, e não o designer de tabela. Os bancos de dados da Web precisam de algum planejamento. Projetar tabelas para um novo banco de dados

35 Criar tabelas para SharePoint
Além disso, os únicos tipos de relações que você pode criar são chamados de Campos de Pesquisa. Esse é um tipo de relação que permite que você selecione os valores que residem em uma tabela a partir de uma lista em outra tabela. Os bancos de dados da Web precisam de algum planejamento. Projetar tabelas para um novo banco de dados

36 Criar tabelas para SharePoint
O Access impõe esses limites, porque o processo de publicação converte seu banco de dados em HTML dinâmico e ECMAScript, então você precisa evitar a criação de qualquer componente do banco de dados – o Access os chama de objetos – que não podem ser convertidos nessas linguagens. Então, como uma etapa final de seu plano, observe independentemente do fato de você publicar o banco de dados. É um pequeno detalhe, mas é fundamental. No Cartão de Referência Rápida, vinculado no final deste curso, há indicadores para mais informações sobre a criação de banco de dados para uso com o SharePoint. Os bancos de dados da Web precisam de algum planejamento. Projetar tabelas para um novo banco de dados

37 Sugestões para a prática
Iniciar o plano. Observar o modelo do banco de dados Ativos. Explorar maneiras de evitar dados redundantes sem criar tabelas [Observação para os instrutores: com o Access 2010 instalado em seu computador, você pode clicar no link do slide para acessar a prática online. Na prática, você pode resolver essas tarefas no Access 2010 através de instruções que lhe darão orientações. Importante: se não possuir o Access 2010, você não poderá acessar as instruções da prática.] Prática online (exige o Access 2010) Projetar tabelas para um novo banco de dados

38 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Questão do teste 1 Qual é a função de uma chave primária? (Escolha uma resposta.) Identificar exclusivamente cada registro em uma tabela. Criptografar e descriptografar seu banco de dados. Ajudar a garantir a inserção de dados na tabela correta. Projetar tabelas para um novo banco de dados

39 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Questão do teste 1 Qual é a função de uma chave primária? Resposta: Identificar exclusivamente cada registro em uma tabela. As chaves primárias fazem tudo isso, e todas as suas tabelas devem ter um campo de chave primária. Projetar tabelas para um novo banco de dados

40 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Questão do teste 2 Um bom design de banco de dados ajuda a garantir que seus dados são: (Escolha uma resposta.) Sempre salvos como backup. Completos e precisos. Duplicados, portanto, fáceis de localizar. Projetar tabelas para um novo banco de dados

41 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Questão do teste 2 Um bom design de banco de dados ajuda a garantir que seus dados são: Resposta: Completos e precisos. Completude e precisão são essenciais para a tomada de decisões acertadas. Projetar tabelas para um novo banco de dados

42 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Questão do teste 3 Você deve sempre colocar todos os seus dados em tabelas separadas. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Projetar tabelas para um novo banco de dados

43 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Questão do teste 3 Você deve sempre colocar todos os seus dados em tabelas separadas. Resposta: Falso. Se você só precisa armazenar e acompanhar alguns itens, pode usar um campo de pesquisa que contém uma lista de valores. Projetar tabelas para um novo banco de dados

44 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Questão do teste 4 Quantas tabelas um banco de dados bem projetado deve conter? (Escolha uma resposta.) Tantas quantas forem necessárias para capturar todos os seus dados sem redundância. Um. Dois. Projetar tabelas para um novo banco de dados

45 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Questão do teste 4 Quantas tabelas um banco de dados bem projetado deve conter? Resposta: Tantas quantas forem necessárias para capturar todos os seus dados sem redundância. Pode ser uma tabela ou dezenas. Projetar tabelas para um novo banco de dados

46 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Questão do teste 5 Você estabelece uma relação entre Tabela A e Tabela B: (Escolha uma resposta.) Mesclando a Tabela A com a Tabela B. Vinculando a Tabela A com a Tabela B. Adicionando a chave primária da Tabela A à Tabela B (ou vice-versa). Projetar tabelas para um novo banco de dados

47 Projetar tabelas para um novo banco de dados
Questão do teste 5 Você estabelece uma relação entre Tabela A e Tabela B: Resposta: Adicionando a chave primária da Tabela A à Tabela B (ou vice-versa). Quando você adiciona um campo de chave primária a outra tabela e cria uma relação, esse novo campo se torna uma chave estrangeira. Projetar tabelas para um novo banco de dados

48 Cartão de referência rápida
Para obter um resumo das tarefas que o curso engloba, consulte o Cartão de Referência Rápida. Projetar tabelas para um novo banco de dados

49 Usando esse modelo Como usar esse modelo Esse modelo do Microsoft PowerPoint® possui conteúdo de treinamento sobre a criação de tabelas do banco de dados e relações em um banco de dados do Microsoft Access® Seu conteúdo foi adaptado do curso de treinamento de Office.com, denominado "Criar tabelas para um novo banco de dados.” Layouts de slide: cada slide possui um layout personalizado. Para aplicar um layout personalizado a um novo slide, clique com o botão direito do mouse na miniature do slide, aponte para Layout e clique no layout a partir da galeria de Layouts. Para modificar os layouts, abra a exibição mestre e altere o layout mestre específico naquela exibição. Você pode localizar o título do layout ao apontar para a sua miniatura. Animações: efeitos de animação personalizados são aplicados em toda a apresentação. Inclusive Flutuação (opção Para cima ou Para baixo), Esmaecimento e Zoom. Para alterar os efeitos de animação, clique na guia Animações e use a galeria Adicionar Animação e as opções de Sincronização. As Opções de Efeito fornecem opções de efeitos; clique no Painel de Animação, na guia Animação para trabalhar com diversas animações. Transições: uma transição, Portas, é usada para enfatizar as seções da apresentação de slides. Ela é aplicada ao slide Conteúdo do Curso, ao slide Lição e ao primeiro slide do teste. Hiperlinks para o curso online: o modelo contém links para a versão online do curso de treinamento. Os links levam você à sessão de experiência prática de cada lição e ao Cartão de Referência Rápida, publicado neste curso. Observação: Você precisa ter o Access 2010 instalado para conseguir visualizar a seção de experiência prática. Se não possuir o Access 2010, você não poderá acessar as instruções da prática. Cabeçalhos e rodapés: o modelo possui um rodapé com o título do curso. Para adicionar rodapés, como data e números de slide, clique na guia Inserir e clique em Cabeçalhos e Rodapés. Consulte o painel de anotações ou acesse a página com as anotações completas (guia Visualizar, Página de Anotações) para obter ajuda detalhada a respeito desse modelo.