BOAS PRÁTICAS Controle operacional de estoque.

BOAS PRÁTICAS Controle operacional de estoque

INTRODUÇÃO A Contém1g está sempre buscando mecanismos, métodos e ferramentas para atingir a excelência em seus processos. Diante disso, criou um passo a passo de boas práticas para auxiliar seus franqueados na gestão do estoque no ponto de venda. As boas práticas para controle operacional de estoque abrangem um conjunto de medidas que devem ser adotadas para garantir que o estoque fique sempre controlado no dia a dia do PDV.

Entrada de Notas Fiscais – XML Sistema de Trocas Devolução de compra
PASSO A PASSO – CONTROLE OPERACIONAL DE ESTOQUE Entrada de Notas Fiscais – XML Sistema de Trocas Devolução de compra Baixa de produtos proves Balanço - Inventário Cancelamento de Cupom Fiscal - Devolução de Venda Transferência de Mercadorias entre Filiais Brindes Dicas Úteis

ok Entrada de Notas Fiscais - XML PROCEDIMENTO OPERACIONAL
BOAS PRÁTICAS PARA CONTROLE DE ESTOQUE

ENTRADA DE NOTAS FISCAIS - XML
Processo macro

Este procedimento deve ser utilizado para dar entrada da nota dos produtos recebidos pela Contém1g. Para isto, será necessário ter à disposição o arquivo XML enviado em seu . Procedimento sistema Microvix: Baixa de nota fiscal Através do Portal, acessar o menu: Suprimentos Estoque Entrada de compras Entrada de compras por arquivo XML

* Todos os campos marcados com asteriscos são de preenchimento obrigatório 1 - Buscar o local onde o arquivo .XML foi salvo 2 - Selecionar a natureza da operação: Para produtos comprados para comercialização = Compra de Mercadoria Para produtos proves, material de apoio ou para uso e consumo = Compra Material Uso e Consumo Nn nn 3 – Selecione Markup e o código do produto. 4- clique para prosseguir

Nesta tela serão apresentados todos os produtos constantes na nota. Verifique as informações e clique em Prosseguir.

O sistema já vem parametrizado com três depósitos:
ENTRADA DE NOTAS FISCAIS - XML * Na tela de finalização, verificar o campo “Depósito” desta mercadoria. 1 - Escolha o depósito: - Estoque: Este depósito será para a entrada de produtos que serão comercializados. - Prove : Este depósito será para a entrada dos produtos de uso e consumo, material de apoio e proves. - Devolvidos (Com defeito) : Este depósito será para os produtos com defeitos e que serão devolvidos, porem este depósito não deverá ser utilizado nesta rotina. O sistema já vem parametrizado com três depósitos: 2 - Verificar o plano de pagamento informado. 3 - clique para prosseguir

Nesta tela, verificar os valores referentes a “Total de produtos” e “Total da Nota Fiscal”. ATENÇÃO: Checar o campo “Detalhamento das faturas”. * Deverão ser verificados os vencimentos e valores das faturas 1 - Clique para prosseguir

Ao finalizar o processamento, será apresentada uma tela com a confirmação da entrada da nota e seus respectivos dados.

ok Sistema de trocas PROCEDIMENTO OPERACIONAL

SISTEMA DE TROCAS Processo macro

SISTEMA DE TROCAS 1 – Registro direto da venda com troca
O registro de venda com troca pode ser realizado de duas formas no sistema. 1 – Registro direto da venda com troca No POS, lançar normalmente a venda, registrando os produtos que a cliente está levando. 1- Clicar em pagamento * O registro direto, onde já são lançados os produtos de saída e os que estão sendo devolvidos.

SISTEMA DE TROCAS Tela de pagamento: clicar em troca e, em seguida, na lupa para pesquisar o produto que está sendo devolvido. 2 - Clicar na lupa para pesquisar o produto que está sendo devolvido. 1- Clicar na opção troca

SISTEMA DE TROCAS Nova tela
1- Clicar no menu de troca no canto superior direito. 2- Em seguida, clicar em Item.

SISTEMA DE TROCAS Tela de pesquisa
1- Informar o código do produto que está sendo devolvido 3 - Caso não saiba o código do produto, faça a pesquisa aqui. 2- Clicar em inserir

SISTEMA DE TROCAS Após inserir o produto devolvido, preencher a tela abaixo: ATENÇÃO: Antes de finalizar, verifique se os valores e o motivo de devolução estão corretos. 1- Clicar em finalizar A seguir será mostrada uma tela com o código da troca 2- IMPORTANTE: Será Apresentado o numero da troca que será utilizado na venda, anote-o. * Para sair desta tela e voltar ao POS clicar em “Cancelar”.

Em seguida “Finalizar” a venda normalmente.
SISTEMA DE TROCAS Tela POS: 1- Inserir o número da troca informado na tela anterior. O valor do produto será apresentado na forma de pagamento “Troca”, à esquerda na tela. Em seguida ,registre a forma de pagamento que o cliente irá pagar a diferença, caso ele esteja levando um produto de valor maior que o devolvido. Em seguida “Finalizar” a venda normalmente. 2 - Clicar OK

SISTEMA DE TROCAS 2 – Registro da devolução antes da venda
2- Vale Compras 1- Clicar na Gerencial

SISTEMA DE TROCAS Em seguida, será apresentada a mesma tela do procedimento anterior, no momento em que o cliente for passar novamente pelo caixa. 1- Inserir o número da troca informada anteriormente.

ok Devolução de Compra

DEVOLUÇÃO DE COMPRAS Processo macro

Procedimento sistema Microvix: Devolução
DEVOLUÇÃO DE COMPRAS Procedimento sistema Microvix: Devolução Através do portal, acessar o menu: Faturamento Emissão de Nota Fiscal ATENÇÃO: Para fazer a Devolução de Compras é fundamental que tenha a Nota Fiscal Eletrônica implantada.

DEVOLUÇÃO DE COMPRAS 1 – Selecione no campo Natureza de operação:
- Devolução Compra Mercadoria: Se o produto for destinado a venda ao consumidor. - Devolução Compra Mercadoria Uso e Consumo: Se o produto for material de apoio, proves ou uso e consumo. 2 - Informar o número da nota de origem da mercadoria que será devolvida à Fábrica. Clicar no botão indicado na imagem. caso não saiba a nota de origem, deve se marcar “Pesquisar NF durante a inserção dos itens”

DEVOLUÇÃO DE COMPRAS Caso possua o número da nota fiscal, siga este procedimento: Caso não saiba o numero da nota fiscal de origem do produto siga para a próxima tela. 2 - Caso os produtos a serem devolvidos estejam em mais de uma nota, clicar em . 3 – Assim que informar todas as notas de origem, clicar em “OK” e, em seguida, prosseguir. 1 - Informar o número e a série da nota de origem. 4 - O sistema irá apresentar todos os produtos listados na nota indicada de origem. Caso você esteja realizando a devolução total da nota, basta prosseguir. 5 - Se você está realizando uma devolução parcial, informe as quantidades que serão devolvidas.

DEVOLUÇÃO DE COMPRAS Caso não possua o numero de nota fiscal, seguir este procedimento: Após clicar no campo indicado para selecionar a Nota Fiscal de origem abrirá uma nova tela. 1 - Marque a opção: “Pesquisar NF durante a inserção dos itens” Informe o vendedor e clique em prosseguir. 2 – Informe a quantidade a ser devolvida e o Cod. de barras e clique em “Inserção rápida”. Se preferir clique em “Inserir Itens” e realize uma pesquisa para localizar o produto. 3 – informe a quantidade e clique em prosseguir. Uma listagem com a(s) Nota(s) de origem será apresentada, selecione uma nota de origem (pode ser a mais atual) e clique em prosseguir. Repita esta operação até incluir todos os produtos a serem devolvidos e em seguida clique em preosseguir.

DEVOLUÇÃO DE COMPRAS Nesta tela será apresentada a listagem dos produtos que serão devolvidos. 1 - Informar no campo “Plano de pagamento” a opção <em dinheiro> e prossiga até concluir a devolução.

ok Baixa de estoque de proves PROCEDIMENTO OPERACIONAL

BAIXA DE ESTOQUE DE PROVES
Pesquisar NF durante a inserção dos itens Pesquisar NF durante a inserção dos itens Pesquisar NF durante a inserção dos itens Pesquisar NF durante a inserção dos itens BAIXA DE ESTOQUE DE PROVES Processo macro

Procedimento sistema Microvix: Baixa de proves
BAIXA DE ESTOQUE DE PROVES Este procedimento é utilizado para o registro das saídas do estoque de produtos “proves “ que serão utilizados para uso e consumo do seu PDV. Lembrando que a entrada das notas destes produtos devem ser lançados no estoque “PROVES (3)”. ATENÇÃO: Para este procedimento, verifique com o seu contador responsável sobre a aplicação efetiva da legislação correspondente ao seu estado. Procedimento sistema Microvix: Baixa de proves Através do portal, acessar o menu: Suprimentos Estoque Produtos

1 – Pesquise pelo produto. Localize o produto na listagem apresentada de acordo com a pesquisa e clique em Então clique em “Ajuste de Saldo”. 2 - Após localizar o produto na pesquisa, clique em “Ajuste de Saldo”

Tela de ajuste de saldo 1 - Informar o depósito que prove será baixado, geralmente é “prove (3)” 2 – Inserir a quantidade para o novo saldo. 3 - Inserir o motivo da baixa, geralmente é “saída para uso no PDV”. 4 – Clique em “ajustar quantidade” para que o sistema assuma o novo saldo.

ok Balanço - Inventário PROCEDIMENTO OPERACIONAL

BALANÇO - INVENTÁRIO Processo macro

BALANÇO - INVENTÁRIO Este Módulo é utilizado para realizar o inventário de estoque do PDV. Primeiramente é necessário que seja realizada uma contagem física do seu estoque. Sugerimos que esta contagem seja realizada em um período onde não haja vendas para evitarmos quebra na contagem. ATENÇÃO: A contagem do estoque de produtos e do estoque de proves devem ser realizadas separadamente, pois o registro de balanço no sistema será realizado cada qual em seu respectivo estoque.

Procedimento sistema Microvix: Inventário
BALANÇO - INVENTÁRIO Procedimento sistema Microvix: Inventário 1 – Preparação do Arquivo de Importação. O inventário será importado para o sistema através de um arquivo de texto (Bloco de notas). Para que o sistema possa fazer a leitura deste arquivo é preciso identificar o código de produtos e suas respectivas quantidades, para isto no arquivo txt separe-os por um “;” como no exemplo abaixo. Exemplo: Os produtos de código 234 e 6789 possuem respectivamente as quantidadesde 128 e 1023 cada, devem ser colocados no arquivo txt conforme imagem abaixo.

BALANÇO - INVENTÁRIO Exportando o arquivo de importação do Excel. (“. xls" -> “. txt") 1 - Para importar os dados necessários da planilha Excel para um arquivo texto, você deverá excluir da planilha todas as demais colunas e deixar apenas a coluna de código e a coluna de quantidade. Exemplo: A coluna “B” que é a descrição do produto deverá ser excluída, e mantenha apenas as colunas “Código Prod.” e “Quantidade”. Obs. Os títulos das colunas também deverão serem excluídos. Após salvar o arquivo como no exemplo, feche o arquivo. Seu arquivo no Excel deverá ficar apenas com os códigos de produtos e quantidades, como neste exemplo abaixo: Ainda no Excel, clique em <salvar como> para salvar o arquivo selecionando o tipo “CSV (MS-DOS)”.

BALANÇO - INVENTÁRIO No local onde o arquivo foi salvo, clicar com o botão direito e selecionar “renomear”. Altere a extensão do arquivo de “.cvs” para “.txt”. Abrir o arquivo de texto (.txt), deverá ser como o exemplo da imagem abaixo: Obs.: Caso você realize a contagem de seu estoque através de um coletor de dados deverá “bipar” produto a produto e gerar o arquivo de importação apenas com os códigos de barras. Neste caso o sistema irá somar os códigos repetidos, definindo a quantidade correta de seu estoque.

BALANÇO - INVENTÁRIO O arquivo de importação somente com o código de barras, deverá ser elaborado como no exemplo abaixo. Neste exemplo veja que o código “ ” se repete quatro vezes, sendo assim ao processar o arquivo o sistema entenderá que existem quatro unidades do produto em estoque. Os códigos não precisam estar na sequência, pois o sistema fará a leitura de todo o arquivo e compactará as quantidades de acordo com os códigos repetidos. Caso seu coletor não exporte o arquivo diretamente para um arquivo de texto (.txt), mas exporte para um arquivo de Excel, basta abrir a planilha, clicar em <salvar como> e selecionar o tipo “Texto (MSDOS)”.

BALANÇO - INVENTÁRIO 2 – Envio do Arquivo para o Sistema. Suprimentos
Estoque Balanço Enviar arquivo 1 – Clique em procurar para localizar o arquivo, e depois selecione a opção “código de produtos e quantidades”. 2 - Clicar em enviar. A mensagem abaixo deverá ser apresentada. Caso não seja reconhecido algum código de produto, o sistema apresentará uma mensagem informando “código inconsistente”, se isto ocorrer favor verifique o arquivo e faça a correção, depois repita o procedimento.

BALANÇO - INVENTÁRIO 3 – Processando o Arquivo
1 - Após enviar o arquivo, clicar em “Clique Aqui”. 2 – Selecione o depósito “Depósito”: para os produtos que serão destinados a venda ao consumidor. “Prove”: para os produtos que serão destinados aos produtos proves para uso e consumo no PDV. 3 - Data de Lançamento: Informar nesse campo a data que foi realizada à contagem do estoque. O sistema considera o saldo final informado do dia. Ex.: Se você contou dia 01/06 após o encerramento da operaçao, considere a data de 01/06. Agora se você fez a contagem na parte da manha, lance com a data do dia anterior. No caso de nosso exemplo seria (31/05), dessa forma seu estoque estará considerando as vendas realizadas após a contagem. 4 - Zerar Quantidades - ATENÇÃO: Este parâmetro é utilizado para zerar todos os produtos no estoque que não constarem no arquivo enviado ao sistema. Ou seja, qualquer produto não listado terá seu saldo zerado. Este parâmetro só deve ser alterado para “SIM” quando o balanço informado no arquivo corresponder com a contagem da grade completa de produtos do seu PDV.

BALANÇO - INVENTÁRIO Após alterar os parâmetros, clicar em “Gerar Relatório” e em seguida em “Ok” na mensagem apresentada. Esta tela apresentará as informações do balanço lidas pelo sistema, conforme o arquivo enviado e as informações complementares.

Após o processamento será apresentado o relatório abaixo:
BALANÇO - INVENTÁRIO 4 – Lista Crítica A lista de crítica é um relatório onde serão apresentadas as informações de ajustes que o sistema irá realizar em seu estoque para a correção dos saldos. Para gerar, clicar no link “aqui”. Este link fica disponível ao final do relatório no canto direito da tela. Após o processamento será apresentado o relatório abaixo: ATENÇÃO: O sistema fará o ajuste com as quantidades para que fique igual ao informado na coluna Qtde Balanço, realizando assim a operação em diferença.

BALANÇO - INVENTÁRIO Note que em nosso exemplo o primeiro produto da lista consta uma diferença de quantidades. No registro de sistema é informado que este produto tem 16 unidades na loja e na contagem de balanço foi informada apenas 12 unidades. Gerando uma diferença de 4 unidades. ATENÇÃO: Nestes casos para o acerto do estoque será necessário emitir uma nota fiscal de Saída por Avaria ou Roubo/Perda (CFOP 5.927). Além da emissão da Nota Fiscal, o parceiro deverá registrar um (Boletim de Ocorrência) relatando o ocorrido.

BALANÇO - INVENTÁRIO 5 – Processando o Balanço
Após verificar as críticas geradas, localizar e clicar no botão “Processar Balanço” ao lado direito da lista de crítica. Aguardar o processamento e a mensagem de status estará como “concluído”, finalizando assim o procedimento do balanço.

BALANÇO - INVENTÁRIO Suprimentos Estoque Relatório
DICA – Análise de inventário Acessar o Microvix: Imprimir o relatório “Registro de Inventário”, copiar e colar no excel, ordenar por descrição e criar uma coluna para apontar as diferenças. Suprimentos Estoque Relatório

ok Cancelamento de Cupom Fiscal – Devolução de Venda
PROCEDIMENTO OPERACIONAL BOAS PRÁTICAS PARA CONTROLE DE ESTOQUE

Procedimento: Cancelamento de Cupom Fiscal
CANCELAMENTO DE CUPOM FISCAL – DEVOLUÇÃO DE VENDA Procedimento: Cancelamento de Cupom Fiscal Este procedimento pode ser utilizado para o cancelamento do cupom fiscal emitido através do POS. Porém, devido a um bloqueio da Impressora fiscal, só é possível realizar o cancelamento do último cupom emitido. Caso o cupom que queira cancelar não seja o ultimo emitido, então deverá ser feito uma nota de devolução de venda, assim será abatido o valor do imposto, o valor de venda do faturamento diário e a devolução da mercadoria para o estoque. Caso o PDV não possua o módulo de Nota Fiscal Eletrônica, você deverá emitir a nota de talão. 1- Cancelando o último cupom 2 - Em seguida clicar no botão “Cancelar Último Cupom" e confirmar cancelamento. 1- No POS, clique sobre o menu “Gerencial”

CANCELAMENTO DE CUPOM FISCAL – DEVOLUÇÃO DE VENDA
2- Nota de Devolução de Venda Faturamento Emissão de Nota Fiscal Você irá registrar a nota fiscal, onde deverá ser informado os dados de acordo com o cupom fiscal.

1 - No Campo “Natureza de Operação”, informar “Devolução de Venda”. 2- clicar em “Prosseguir”

Nesta tela preencher os dados referentes aos produtos de acordo com o cupom fiscal. Clicar em “Inserir Itens”, para pesquisar e informar as quantidades.

2- Informar a quantidade e clique em “Prosseguir”; 1-Pesquise o produto

Após incluir todos os produtos a serem devolvidos clicar em “Prosseguir”. Siga para as próximas telas até a conclusão.

Na tela Seguinte Informar o estoque ao qual o produto será devolvido e selecionar o plano de pagamento. IMPORTANTE: O sistema já vem parametrizado com três depósitos: 1- Estoque: Este depósito é composto por produtos destinados a vendas, aqui deverá ser feita a entrada dos produtos que serão novamente comercializados. 2- Devolvidos (com defeito): Este depósito é composto por produtos com defeitos, aqui deverá ser feita a entrada dos produtos com defeito. Os produtos constantes neste deposito não ficam disponibilizados para venda. 3- Prove: Este depósito é composto por produtos destinados ao uso e consumo, este depósito não deverá ser utilizado nesta rotina. Para finalizar, clicar em “Prosseguir” e na próxima tela em “confirmar”. Obs.: Este procedimento poderá ser utilizado para registrar devolução na qual o cliente não levou outro produto em troca.

ok Transferência de produtos entre Filiais PROCEDIMENTO OPERACIONAL

Procedimento sistema Microvix: Transferência
TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS ENTRE FILIAIS Para realizar a transferência de produtos entre filiais, iremos utilizar a rotina de “Emissão de Nota fiscal”, porém para este procedimento será necessário que o PDV esteja cadastrado no CRM do Sistema e identificado como sendo uma “Filial” dentro do portal. ATENÇÃO Este procedimento só poderá ser realizado caso as empresas no portal sejam legalmente Matriz e Filiais. Em caso de empresas que não sejam filiais estando dentro do mesmo portal, este procedimento não é amparado Fiscalmente e caso realize esse procedimento poderá gerar complicações com o Fisco. Procedimento sistema Microvix: Transferência 1 – Cadastro das “Filiais do Grupo”. Para realizar esta configuração acessar: Cadastrar Empresas filiais entre si CRM Cadastro Necessário realizar o cadastro de forma completa, em atenção para a “Classe fiscal”, informando o Estado:

TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS ENTRE FILIAIS
2– Identificação do PDV como “Filial do Grupo”. Para a liberação da rotina é necessário a identificação de todos os PDVs como sendo filiais entre si no grupo. Acessar: Empresa Dados da empresa No final da tela, em “Dados Adicionais” identificar a empresa do portal acessado, no campo Filial insira o código de cadastro no CRM, independente se é Matriz ou Filial do Grupo. IMPORTANTE: No portal da Loja 1 deve ser indicado o Código do CRM da Loja 1. Em seguida clicar em “Salvar”.

3– Registrando a Saída do produto na Filial Fornecedora. Você irá registrar a nota fiscal de saída, onde deverão ser informados os dados de acordo com a transferência a ser realizada. Acessar: Faturamento Emissão de Nota Fiscal

1 - No Campo “Natureza de Operação” informar ”transferencia entre filiais” 2 – Clicar em“Prosseguir”

Faturamento por período
TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS ENTRE FILIAIS Nesta tela preencher os dados referentes aos produtos a serem transferidos para o outro PDV. Seguir nas próximas telas como de costume até finalizar. Após Finalizar, o sistema gera um registro de saída dos produtos transferidos e já atualiza o saldo em estoque dos mesmos. Faturamento Relatórios Faturamento por período Acessar: 4– Recebendo os produtos na Filial de Destino. Para dar entrada em estoque dos produtos na filial de destino você deverá acessar: Nesta tela irão aparecer todas as notas de transferência que ainda não foram dadas a entrada neste PDV. Clique no ícone , à esquerda na mesma linha da nota para realizar a conferência. Conferir os produtos e marque em “Finalizar Conferência”. Após Finalizar, o sistema gera o registro de entrada dos produtos conferidos e atualiza o saldo em estoque dos mesmos. Suprimentos Estoque Transferências Conferências Suprimentos Estoque Relatórios Notas de Compra

ok Brindes PROCEDIMENTO OPERACIONAL

BRINDES Exemplos de produtos onde a saída pode ser feita como Brinde

Procedimento sistema Microvix: Brindes
ATENÇÃO: Para este procedimento, verificar junto ao contador responsável pela empresa, a validação da aplicação efetiva da legislação vigente de cada estado. Procedimento sistema Microvix: Brindes Através do portal, acessar o menu: Faturamento Emissão de Nota Fiscal

BRINDES 1 - No Campo “Natureza de Operação” selecione: “Saída bonificação e Brindes”. Após preencher estes dados, clicar em “Prosseguir”.

BRINDES Nesta tela será apresentada a listagem dos produtos que estão sendo retirados para brinde. 1 - Clicar em “Inserir Itens”, para pesquisar . 2 - Informar as quantidades. 3 – clicar em “Prosseguir”.

BRINDES Após incluir todos os produtos, clicar em “Prosseguir”.

BRINDES

BRINDES 1 - Informar o plano de pagamento em dinheiro e clicar em prosseguir.

BRINDES 1 - Para finalizar, selecionar o histórico “VALE COMPRAS AVULSO/FIDELIDADE” e clicar em confirmar.

ok Dicas Úteis PROCEDIMENTO OPERACIONAL

DICAS ÚTEIS Informações e Formulários de apoio Site Franqueado:
Portal treinamento:

Em caso de dúvidas, entre em contato com:
Júlia Queiroz Desenvolvimento e Planejamento Comercial  (11)

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